Procurement Fraud: Jenis, Dampak, dan Cara Pencegahannya

Fraud dalam pengadaan (procurement fraud) dapat terjadi karena adanya kelemahan dalam tahapan pengadaan yang dimanfaatkan oleh oknum tidak bertanggung jawab. Oknum tersebut bisa masuk ke dalam tahapan pengadaan manapun, dari tahap perencanaan hingga pembayaran.

Kompleksitas proses pengadaan sering kali membuat praktik kecurangan sulit terdeteksi, terutama jika terjadi kolusi antara pihak internal perusahaan dan vendor. Celah dalam sistem manual dan kurangnya transparansi dalam pengelolaan data menjadi faktor utama yang memungkinkan terjadinya fraud.

Banyak perusahaan mulai menyadari risiko ini dan mengadopsi sistem digital dalam mengelola pengadaan. Penasaran dengan sistem digital yang mampu memperketat pengawasan dalam setiap tahapan pengadaan sehingga fraud dapat dihindari?

Nah, artikel di bawah ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu fraud dalam pengadaan, bagaimana bentuk-bentuknya, dampak yang ditimbulkan bagi perusahaan, serta upaya pencegahan yang bisa dilakukan.

Apa Itu Procurement Fraud?

Procurement fraud adalah tindakan kecurangan yang terjadi dalam proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan, baik di sektor swasta maupun pemerintahan.

Kecurangan ini dapat dilakukan oleh berbagai pihak, termasuk pegawai internal, vendor, atau bahkan melalui kolusi antara keduanya.

Salah satu tantangan utama dalam mendeteksi fraud dalam pengadaan adalah sifatnya yang tersembunyi serta prosesnya yang melibatkan banyak pihak.

Fraud dalam pengadaan mencakup berbagai bentuk manipulasi yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan finansial secara tidak sah.

Praktik ini dapat muncul dalam tahapan yang berbeda dalam siklus pengadaan, seperti penyusunan spesifikasi barang atau jasa, proses tender, negosiasi kontrak, penerimaan barang, ataupun pembayaran kepada vendor.

Setiap penyimpangan dalam proses ini berpotensi menyebabkan kerugian dan dapat mengganggu operasional perusahaan.

Jenis-Jenis Procurement Fraud

Fraud dalam pengadaan dapat dikategorikan ke dalam berbagai jenis berdasarkan metode dan tujuannya.

Berikut adalah beberapa jenis fraud dalam pengadaan yang paling umum terjadi:

1. Markup Harga

Salah satu bentuk fraud yang paling umum dalam pengadaan adalah penggelembungan harga. Pelaku kecurangan menaikkan harga barang atau jasa yang dikontrak agar memperoleh keuntungan lebih besar.

Praktik ini sering terjadi jika perusahaan tidak membandingkan harga dari berbagai vendor. Selain itu, jenis praktik ini bisa terjadi ketika oknum dari staf internal perusahaan bekerja sama dengan vendor tertentu untuk menaikkan harga secara tidak wajar.

2. Suap (Kickback)

Suap merupakan jenis fraud di mana vendor memberikan imbalan kepada karyawan perusahaan agar memenangkan kontrak secara tidak sah.

Imbalan ini dapat berupa uang tunai, hadiah, atau manfaat lain yang mengarah pada manipulasi hasil tender dan mengganggu persaingan sehat dalam proses pengadaan.

3. Perusahaan Fiktif (Shell Companies)

Dalam skema ini, pelaku fraud merupakan pihak eksternal perusahaan. Ia membuat perusahaan fiktif dengan kredensial palsu untuk mengajukan penawaran dalam proses pengadaan.

Setelah memenangkan kontrak, vendor abal-abal tersebut mengeluarkan faktur fiktif atau mengirimkan barang/jasa dengan kualitas yang jauh di bawah standar.

4. Kolusi dalam Proses Tender

Vendor dan pihak internal perusahaan bekerja sama dalam mengatur spesifikasi tender agar hanya vendor tertentu yang memenuhi syarat.

Akibatnya, persaingan dalam tender menjadi kurang kompetitif, dan perusahaan harus membayar harga lebih tinggi untuk produk atau layanan yang seharusnya bisa diperoleh dengan biaya lebih rendah.

5. Faktur Palsu

Vendor atau staf pengadaan dapat memalsukan faktur dengan menaikkan harga barang atau jasa yang telah disepakati.

Dalam beberapa kasus, faktur bahkan dapat diajukan untuk barang atau jasa yang tidak pernah dikirimkan. Jika perusahaan tidak memiliki sistem audit yang baik, skema ini dapat berjalan tanpa terdeteksi dalam jangka waktu yang lama.

Dampak Procurement Fraud terhadap Perusahaan

Berikut adalah beberapa dampak utama yang dapat terjadi akibat fraud dalam pengadaan:

1. Kerugian Finansial

Fraud dalam pengadaan dapat menyebabkan kerugian finansial yang besar bagi perusahaan. Kerugian ini bisa berasal dari:

• Pembayaran atas barang atau jasa yang tidak pernah diterima.
• Harga kontrak yang terlalu tinggi akibat kolusi atau mark-up harga.
• Suap dan kickback yang mengarah pada pengeluaran yang tidak seharusnya.
• Kehilangan dana akibat transaksi dengan perusahaan fiktif.

Semua faktor ini mengurangi efektivitas penggunaan anggaran perusahaan dan dapat mengganggu stabilitas keuangan.

2. Reputasi Perusahaan Rusak

Perusahaan yang terlibat dalam skandal fraud pengadaan akan mengalami dampak negatif terhadap reputasinya. Dampak ini meliputi:

• Kehilangan kepercayaan dari vendor dan mitra bisnis.
• Ketidakpercayaan dari pemegang saham dan investor.
• Penurunan loyalitas pelanggan akibat citra buruk perusahaan.

3. Gangguan Operasional

Fraud dalam pengadaan dapat menghambat efisiensi operasional perusahaan. Dampak yang sering terjadi meliputi:

• Keterlambatan dalam pengiriman barang/jasa akibat vendor yang tidak kompeten atau fiktif.
• Menurunnya kualitas barang/jasa karena pemilihan vendor yang tidak berdasarkan pertimbangan kualitas tetapi karena adanya konflik kepentingan.
• Penundaan proyek atau kegagalan implementasi proyek akibat ketidaksesuaian antara kebutuhan perusahaan dan barang/jasa yang diterima.

Gangguan operasional ini dapat berdampak besar pada kinerja perusahaan dan menyebabkan ketidakseimbangan dalam rantai pasokan.

Upaya Pencegahan dalam Procurement Fraud

Sebagaimana disebutkan di atas, fraud dalam pengadaan dapat membawa dampak yang merugikan bagi perusahaan, baik dari sisi keuangan, reputasi, maupun operasional.

Oleh karena itu, langkah-langkah pencegahan harus diterapkan secara sistematis untuk meminimalkan risiko kecurangan.

Berikut adalah beberapa strategi utama dalam mencegah fraud dalam pengadaan:

1. Memilih Vendor dengan Cermat dan Melakukan Audit Berkala

Perusahaan harus mampu memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Beberapa langkah yang dapat dilakukan agar tidak terjadi fraud dalam proses pemilihan vendor, yaitu:

• Melakukan due diligence (pemeriksaan menyeluruh) terhadap vendor melalui Know your Supplier (KYS) sebelum bekerja sama.
• Memeriksa rekam jejak dan kredibilitas vendor melalui referensi, laporan keuangan, dan ulasan dari pelanggan sebelumnya.
• Melakukan audit berkala terhadap vendor untuk memastikan bahwa mereka mematuhi standar etika dan peraturan pengadaan yang berlaku.

Dengan cara ini, perusahaan dapat melakukan proses onboarding vendor dengan memastikan bahwa mereka bekerja sama dengan vendor yang tepat dan terpercaya.

2. Melakukan Rotasi dan Pengawasan terhadap Staf Pengadaan

Rotasi pegawai dalam tim pengadaan dapat mencegah monopoli informasi dan mengurangi peluang terjadinya fraud.

Salah satu langkah yang bisa diterapkan adalah sistem pengawasan silang (cross-check) di antara tim pengadaan.

Selain itu, supervisi dari manajemen juga perlu dilakukan untuk memastikan setiap keputusan dalam proses pengadaan berjalan transparan dan sesuai prosedur.

Dengan pengawasan yang ketat, risiko kecurangan dalam pengadaan dapat diminimalkan.

3. Pemisahan Tugas dalam Proses Pengadaan

Salah satu prinsip utama dalam pencegahan fraud adalah pemisahan tugas (segregation of duties). Prinsip ini memastikan bahwa tidak ada satu individu yang memiliki kendali penuh atas seluruh proses pengadaan.

Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi:

• Memisahkan tugas antara pihak yang melakukan pemesanan, verifikasi faktur, dan persetujuan pembayaran.
• Mengalokasikan tanggung jawab pengadaan kepada lebih dari satu departemen untuk meningkatkan transparansi.
• Menggunakan sistem approval workflow dan verifikasi ganda sebelum menyetujui kontrak atau pembayaran kepada vendor.

Dengan adanya pemisahan tugas, perusahaan dapat mengurangi peluang bagi individu untuk melakukan kecurangan tanpa terdeteksi.

4. Menerapkan Kontrol Internal dalam Prosesnya

Selain mengawasi staf pengadaan, perusahaan perlu menerapkan kontrol internal yang kuat untuk memastikan transparansi dalam setiap tahapan pengadaan.

Salah satu bentuk kontrol adalah mewajibkan persetujuan dari beberapa level manajemen sebelum menyetujui pembelian dalam jumlah besar.

Selain itu, penggunaan sistem otomatisasi juga penting untuk mencatat semua transaksi pengadaan secara real-time.

Dengan kontrol yang ketat, risiko kecurangan dapat ditekan, dan seluruh proses pengadaan menjadi lebih akuntabel.

5. Menggunakan Sistem Digital untuk Proses yang Aman dan Akuntabel

Teknologi dapat membantu dalam mendeteksi dan mencegah fraud dalam pengadaan. Sistem manajemen pengeluaran yang berbasis digital memungkinkan setiap transaksi pengadaan direkam dan dilacak dengan transparansi penuh.

Selain itu, penggunaan sistem berbasis AI dalam verifikasi transaksi dapat mengurangi risiko manipulasi dokumen. Dengan penerapan teknologi yang tepat, proses pengadaan menjadi lebih aman dan akuntabel.

Kurangi Risiko Fraud dengan Kyrim

Fraud dalam pengelolaan keuangan perusahaan dapat dicegah secara efektif dengan menggunakan sistem manajemen pengeluaran yang andal.

Salah satu solusi terbaik untuk mengurangi risiko kecurangan dalam pengadaan adalah dengan menggunakan Kyrim, platform yang dirancang khusus untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Kyrim menawarkan berbagai fitur unggulan yang membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran dan mencegah praktik fraud:

1. Otomatisasi Pemantauan dan Pelacakan Pengeluaran

Dengan sistem digital, Kyrim mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual yang rentan terhadap manipulasi. Semua data pengeluaran tersimpan dalam sistem yang aman, meminimalkan risiko kehilangan atau perubahan informasi secara tidak sah.

2. Membantu Proses Vendor Onboarding

Kyrim mempermudah proses onboarding vendor dengan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Dengan verifikasi yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi risiko bekerja sama dengan vendor yang tidak kredibel atau memiliki riwayat fraud.

Lindungi bisnis kamu dari risiko kecurangan dengan Kyrim!