FAQ

Tentang Kyrim

Apa itu Kyrim?

Kyrim merupakan aplikasi spend management platform yang membantu perusahaan untuk mengelola kebutuhan operasional pembayaran perusahaan. Kyrim membantu perusahaan melakukan pembayaran sekaligus banyak ke 1.000 dengan file .xls, pembayaran invoice, pembayaran reimbursement, dan pembayaran payroll. Saat in Kyrim sudah berlisensi PJP 3 oleh Bank Indonesia.

Apa fitur pembayaran yang ada di aplikasi Kyrim?

Aplikasi Kyrim membantu perusahaan mengelola proses pembayaran dari awal hingga akhir, mulai dari melakukan pengumpulan dokumen seperti invoice dan receipt, sistem untuk melakukan review pembayaran oleh maker checker maupun manajer, lalu melakukan pembayaran ke tujuan transfer seperti vendor atau karyawan. Menggunakan aplikasi Kyrim, pengguna dapat melakukan bulk transfer, melakukan proses review dan pembayaran invoice, melakukan proses review dan pembayaran reimbursement dan payroll.

Bagaimana aplikasi Kyrim membantu proses operasional pembayaran perusahaan saya?

Aplikasi Kyrim dirancang untuk membuat proses operasional pembayaran lebih efisien dan aman dengan bantuan otomatisasi dan AI.

Beberapa contoh otomatisasi dan AI untuk membantu operasional seperti :

Sistem penginputan invoice untuk vendor dan reimbursement untuk karyawan. Tim finance tidak butuh mengumpulkan dokumen secara manual via email atau chat.
Penginputan data diotomatisasi dan dicek dengan OCR dan AI. Sistem OCR secara langsung mengekstrak data seperti nominal, nama perusahaan, detail invoice dan receipt, sehingga pengguna tidak perlu menginputkan satu persatu.
Dengan sistem approval aplikasi Kyrim, proses approval manager dan pembayaran dilakukan pada satu tempat sehingga Anda tidak perlu melakukan pengecekan di beberapa aplikasi untuk melakukan suatu pembayaran.

Apakah Kyrim aman?

Sebagai perusahaan pembayaran, keamanan aplikasi menjadi prioritas kami. Perusahaan Kyrim sudah mendapatkan standarisasi keamanan ISO 27001:2022. Semua data dan transaksi pada aplikasi Kyrim dienkripsi untuk memastikan keamanan transaksi pengguna.

Apakah Kyrim berizin?

Kyrim merupakah perusahaan pembayaran yang sudah berlisensi Bank Indonesia pada PJP kategori 3 yang dapat dilihat pada halaman berikut. Semua kegiatan operasional dan keamanan Kyrim sesuai dengan aturan dan memenuhi standar yang berlaku di Indonesia.

Berapa biaya penggunaan aplikasi Kyrim?

Untuk mendapatkan informasi terkait harga aplikasi Kyrim, silakan menjadwal meeting pada link berikut ini. Tim kami akan menghubungi Anda segera.

Kyrim memberikan berbagai promo menarik pada awal penggunaan dengan skema transfer gratis.

Bagaimana cara membuat akun di Kyrim?

Anda bisa melakukan pendaftaran akun demo pada dashboard Kyrim, kami akan melakukan pengecekan pada data Anda. Selanjutnya kami perlu melakukan KYC kepada perusahaan Anda dan Anda perlu menyediakan beberapa dokumen untuk kami validasi seperti dokumen akta dan NPWP perusahaan, data direktur perusahaan, dan lainnya. Setelah proses KYC selesai, kami akan memberikan akses akun live / production kepada perusahaan Anda dan Anda dapat mengundang pengguna lainnya ke akun Kyrim perusahaan Anda.

Akun & Akses

Apa itu Demo, Trial, dan Verified account di Kyrim?

Demo: Akun simulasi, hanya untuk mencoba fitur tanpa transaksi nyata. Berlaku 14 hari.
Trial: Akun uji coba transaksi nyata, maksimal 10 transfer dengan limit Rp1.000.000. Berlaku 14 hari.
Verified: Akun penuh setelah menyelesaikan proses KYB (Know Your Business). Tidak ada batasan transaksi.

Apa yang terjadi jika masa berlaku Demo/Trial habis?

Akun tidak ditutup, namun pengguna tidak bisa lagi mengakses atau menggunakan fitur Kyrim. Untuk dapat kembali menggunakan layanan, akun harus di-upgrade ke Verified dengan menyelesaikan proses KYB (Know Your Business).

Bagaimana cara upgrade ke akun Verified?

Lakukan proses verifikasi KYB dengan mengunggah dokumen perusahaan sesuai instruksi. Proses ini bisa diajukan dari akun Demo atau Trial.

Apa saja jenis role yang tersedia di Kyrim?

Kyrim menyediakan tiga peran akses utama:

Admin – mengelola akun, rekening perusahaan, kategori, serta melakukan reset password/PIN.
Maker – menambahkan penerima, membuat transaksi, dan mengajukan refund.
Checker – memverifikasi dan menyetujui/menolak penerima, transaksi, dan refund.
Payroll Maker – role Maker khusus untuk fitur Karyawan, Reimbursement & Payroll, bertugas membuat pengajuan payroll and menambahkan karyawan.
Payroll Checker – role Checker khusus untuk fitur Karyawan, Reimbursement & Payroll, bertugas meninjau dan menyetujui/menolak pengajuan payroll, reimbursement, penambahan karyawan.
Manager – tidak memiliki akses ke Kyrim Dashboard, namun dapat menyetujui pembayaran invoice dan reimbursement langsung melalui email.

Siapa yang otomatis menjadi Admin?

Orang yang pertama kali membuat akun Kyrim akan otomatis ditetapkan sebagai Admin.

Apa saja hak akses Admin?

Admin dapat:

Mengundang anggota tim
Menambahkan/menghapus rekening perusahaan
Menambahkan/menghapus kategori transfer & kategori penerima
Melakukan reset password & PIN
Mengelola akun & kode OTP

Apa tugas utama Maker?

Maker bertugas membuat pengajuan transaksi kepada Checker. Maker dapat:

Menambahkan & menghapus penerima
Membuat transaksi transfer
Membuat pengajuan refund

Apa tugas utama Checker?

Checker bertugas memverifikasi semua transaksi sebelum diproses Kyrim. Checker dapat:

Menyetujui/menolak daftar penerima
Menyetujui/menolak transaksi transfer
Menyetujui/menolak pengajuan refund

Apa tugas utama Payroll Maker?

Payroll Maker bertugas membuat pengajuan terkait fitur Karyawan, Reimbursement & Payroll. Payroll Maker dapat:

Menambahkan data karyawan untuk payroll.
Membuat pengajuan pembayaran gaji (payroll).
Mengirimkan pengajuan payroll/reimbursement ke Payroll Checker untuk direview.

Apa tugas utama Payroll Checker?

Payroll Checker bertugas meninjau dan memverifikasi pengajuan yang dibuat Payroll Maker. Payroll Maker dapat:

Menyetujui atau menolak data karyawan baru terkait payroll.
Menyetujui atau menolak pengajuan pembayaran gaji (payroll).
Menyetujui atau menolak pengajuan reimbursement karyawan.
Memberikan catatan/alasan saat menolak pengajuan, agar Payroll Maker dapat melakukan perbaikan.

Apa tugas utama Manager?

Manager bertugas menyetujui pembayaran yang diajukan tim tanpa harus masuk ke Kyrim Dashboard. Manager dapat:

Menyetujui atau menolak pembayaran invoice melalui email.
Menyetujui atau menolak reimbursement karyawan melalui email.
Memberikan persetujuan cepat tanpa akses penuh ke sistem, sehingga menjaga keamanan sekaligus mempermudah proses persetujuan.

Bagaimana cara menambahkan akun pengguna?

Masuk ke Pengaturan > Kelola Akun, klik Tambah Akun, isi email dan nama lengkap, pilih peran pengguna, lalu klik Tambah Akun. Masukkan PIN untuk validasi. Sistem akan mengirim link aktivasi ke email yang berlaku 24 jam.

Bagaimana jika link aktivasi kedaluwarsa?

Anda dapat klik Aktivasi Ulang, dan sistem akan mengirim email baru untuk aktivasi.

Bagaimana cara menghapus akun pengguna?

Masuk ke Pengaturan > Kelola Akun, pilih akun yang ingin dihapus, klik ikon Hapus, lalu konfirmasi dengan PIN. Akun akan dihapus dan tidak bisa lagi mengakses Kyrim.

Apakah satu orang bisa menjadi Maker dan Checker bersamaan?

Tidak. Demi keamanan, peran Maker dan Checker wajib dipisahkan.

Bagaimana cara reset password/PIN jika saya lupa?

Hubungi admin Anda. Admin akan melakukan reset password/PIN melalui halaman Kelola Akun, dan sistem akan mengirim link reset ke email Anda.

Bagaimana admin mereset password/PIN untuk user?

Masuk ke Pengaturan > Kelola Akun, pilih email user, lalu klik Reset Password atau Reset PIN. Konfirmasi dengan PIN, kemudian sistem mengirimkan email reset password.

Apakah ada batas waktu untuk link reset password/PIN?

Ya, link reset password/PIN hanya berlaku 24 jam. Jika kedaluwarsa, admin perlu melakukan reset ulang.

Pengaturan Dasar

Apa itu rekening perusahaan di Kyrim?

Rekening perusahaan adalah nomor rekening bank resmi atas nama perusahaan yang digunakan untuk transaksi refund dan pencatatan keuangan di Kyrim.

Bagaimana cara menambahkan rekening perusahaan?

Masuk ke menu Pengaturan > Rekening Perusahaan, klik Tambah Akun, pilih bank perusahaan Anda, masukkan nomor rekening, lalu klik Cek Rekening untuk memverifikasi nama pemilik rekening. Jika sesuai, masukkan PIN untuk validasi, lalu klik Simpan.

Apakah ada batas jumlah rekening perusahaan yang bisa ditambahkan?

Ya, Anda bisa menyimpan hingga 5 rekening perusahaan dalam satu akun.

Apakah rekening yang ditambahkan harus atas nama perusahaan?

Ya, rekening wajib atas nama perusahaan. Rekening pribadi tidak bisa digunakan.

Kenapa saya tidak bisa menambahkan rekening perusahaan baru?

Pastikan jumlah rekening belum melebihi batas maksimal (5 rekening). Juga pastikan nomor rekening yang dimasukkan benar dan sesuai dengan nama perusahaan.

Bagaimana cara menghapus rekening perusahaan?

Masuk ke Pengaturan > Rekening Perusahaan, pilih rekening yang ingin dihapus, lalu klik Hapus. Konfirmasi dengan memasukkan PIN dan klik Ya, Hapus Rekening.

Apakah saya bisa menghapus semua rekening perusahaan?

Tidak. Minimal harus ada 1 rekening perusahaan aktif agar proses refund tetap dapat dilakukan.

Apa itu kategori penerima di Kyrim?

Kategori penerima adalah label yang membantu Anda mengelompokkan penerima transfer. Setiap akun minimal memiliki 1 kategori, dan maksimal dapat membuat hingga 10 kategori.

Bagaimana cara menambahkan kategori penerima baru?

Masuk ke menu Pengaturan > Kategori Penerima, klik Tambah Kategori, masukkan nama kategori baru, lalu masukkan PIN untuk validasi. Klik Simpan, dan kategori baru siap digunakan.

Apakah ada kategori default?

Ya, aplikasi Kyrim menyediakan 3 kategori bawaan yang tidak dapat dihapus sepenuhnya.

Bagaimana cara menghapus kategori penerima?

Masuk ke Pengaturan > Kategori Penerima, pilih kategori yang ingin dihapus lalu klik Hapus. Anda akan diminta memindahkan semua penerima ke kategori lain. Masukkan PIN, lalu klik Ya, Hapus Kategori. Minimal harus selalu ada 1 kategori yang tersisa.

Apakah saya bisa memindahkan penerima saat menghapus kategori?

Ya, sebelum kategori dihapus, sistem meminta Anda memilih kategori lain untuk memindahkan seluruh penerima.

Kenapa saya tidak bisa menambahkan kategori penerima?

Pastikan jumlah kategori Anda belum mencapai batas maksimal (10 kategori). Jika sudah, hapus salah satu kategori sebelum menambahkan yang baru.

Kenapa kategori penerima tidak bisa dihapus?

Minimal harus ada 1 kategori yang aktif di akun Anda. Jika hanya tersisa 1 kategori, sistem tidak mengizinkan penghapusan.

Apa itu kategori transfer di Kyrim?

Kategori transfer digunakan untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan jenis atau tujuan transfer. Setiap akun minimal memiliki 1 kategori dan maksimal dapat membuat hingga 20 kategori.

Bagaimana cara menambahkan kategori transfer baru?

Masuk ke menu Pengaturan > Kategori Transfer, klik Tambah Kategori, masukkan nama kategori transfer baru, lalu masukkan PIN untuk validasi. Klik Simpan, dan kategori baru siap digunakan.

Apakah ada kategori default untuk transfer?

Ya, aplikasi Kyrim menyediakan 5 kategori transfer bawaan yang tidak dapat dihapus sepenuhnya.

Bagaimana cara menghapus kategori transfer?

Masuk ke pengaturan > kategori transfer, pilih kategori yang ingin dihapus, lalu klik hapus. masukkan pin untuk validasi, konfirmasi di popup dengan klik ya, hapus kategori, dan kategori akan dihapus. minimal harus selalu ada 1 kategori yang tersisa.com

Kenapa saya tidak bisa menambahkan kategori transfer baru?

Pastikan jumlah kategori Anda belum mencapai batas maksimal (20 kategori). Jika sudah, hapus salah satu kategori sebelum menambahkan yang baru.

Kenapa kategori transfer tidak bisa dihapus?

Minimal harus ada 1 kategori yang aktif di akun Anda. Jika hanya tersisa 1 kategori, sistem tidak mengizinkan penghapusan. Selain itu, kategori yang sudah dihapus tidak dapat dipilih lagi saat transaksi.

Transfer Domestik

Bagaimana cara menambahkan penerima baru di Kyrim?

Masuk ke Menu Penerima > Tambah Penerima, pilih bank tujuan, masukkan nomor rekening dan email penerima, pilih kategori penerima, lalu klik Tambah Penerima untuk menambahkan baris baru. Setelah semua data diisi, klik Cek Rekening untuk validasi nomor rekening.

Apa yang harus dicek setelah mengisi data penerima?

Pastikan setiap baris penerima berstatus OK setelah validasi. Anda bisa mengedit data dengan ikon Edit, atau menghapus dengan ikon X sebelum finalisasi.

Bagaimana proses finalisasi penerima baru?

Setelah validasi berhasil, klik Tambah Penerima, masukkan PIN, dan data penerima baru akan diteruskan ke Checker untuk direview.

Bagaimana cara Checker mereview daftar penerima baru?

Masuk ke Menu Penerima > Review, pilih penerima yang ingin ditinjau. Anda bisa menggunakan Multi Aksi untuk menyetujui atau menolak sekaligus, atau pilih satu per satu. Setelah selesai, klik Simpan lalu masukkan PIN.

Apa hasil akhir setelah Checker mereview penerima baru?

Jika disetujui, penerima baru akan ditambahkan ke daftar aktif. Jika ditolak, data penerima tidak akan tersimpan, dan Maker mendapat informasi penolakan.

Bagaimana cara membuat transfer menggunakan Input Data?

Masuk ke Menu Transfer Uang > Input Data, pilih kategori penerima, lalu pilih penerima yang ingin ditransfer. Masukkan nominal transfer (minimal Rp10.000), tambahkan berita transfer (opsional), lalu klik Lanjut.

Apakah saya bisa menambahkan keterangan transfer?

Ya, Anda dapat memilih Kategori Transfer sebagai keterangan tambahan, serta menambahkan file pendukung (format PDF, ukuran maks. 2 MB) jika diperlukan.

Bagaimana langkah setelah mengisi data transfer?

Klik Lanjut, pilih metode pembayaran, lalu cek ringkasan transfer. Jika sudah sesuai, klik Transfer, masukkan PIN untuk validasi, dan transaksi akan dikirim ke Checker.

Kapan dana perlu ditransfer ke metode pembayaran?

Setelah Checker menyetujui, Anda bisa melakukan transfer ke metode pembayaran yang telah dipilih.

Apa arti status transfer di Kyrim?

Menunggu Persetujuan: Dibuat Maker, menunggu Checker.
Lunasi: Disetujui Checker tapi dana belum ditransfer.
Diproses: Dana sudah dikirim oleh pengguna, Kyrim sedang menyalurkan ke penerima.
Berhasil/Lunas: Dana berhasil sampai ke penerima.
Refund: Dana dikembalikan ke perusahaan.
Kedaluwarsa: Transaksi tidak disetujui dalam 24 jam atau tidak dibayar dalam 24 jam setelah disetujui.
Ditolak: Transaksi ditolak oleh Checker.

Bagaimana cara membuat transfer dengan Upload Data?

Masuk ke Menu Transfer Uang > Unggah Data, lalu unggah file .CSV sesuai template. Jika belum memiliki template, klik Generate File .CSV terlebih dahulu. Untuk mengisi kolom ID Penerima, Anda dapat memperolehnya dari menu Penerima dengan memilih penerima yang diinginkan lalu klik tombol Download.

Bagaimana langkah selanjutnya setelah data terunggah?

Data pada file CSV akan otomatis terisi ke dalam sistem transfer. Pastikan semua data benar, lalu klik Lanjut. Pilih metode pembayaran, cek ringkasan transfer, lalu klik Transfer. Masukkan PIN untuk validasi. Transaksi akan dikirim ke Checker untuk persetujuan.

Bagaimana cara Checker menyetujui permintaan transfer?

Masuk ke Menu Transfer Uang > Review, cari transaksi (gunakan filter jika perlu), lalu klik ID Transaksi untuk melihat detail. Tinjau data & lampiran, kemudian klik Setuju. Akan muncul popup konfirmasi, masukkan catatan (opsional), lalu klik Ya, Setujui Transaksi. Validasi dengan PIN. Status transaksi berubah menjadi Disetujui dan Maker mendapat email notifikasi untuk melakukan transfer sebelum batas waktu berakhir.

Bagaimana cara Checker menolak permintaan transfer?

Masuk ke Menu Transfer Uang > Review, cari transaksi, klik ID Transaksi untuk membuka detail, lalu pilih Tolak. Isi catatan penolakan (opsional), klik Ya, Tolak Transaksi, lalu masukkan PIN. Status transaksi berubah menjadi Ditolak dan Maker mendapat email notifikasi untuk membuat transaksi baru.

Apa yang terjadi setelah Checker menyetujui transfer?

Transaksi diteruskan ke Maker yang akan menerima notifikasi email. Maker harus segera melakukan transfer ke metode pembayaran yang dipilih sebelum batas waktu kadaluarsa.

Apa yang terjadi setelah Checker menolak transfer?

Maker akan menerima email bahwa transaksi ditolak beserta catatan penolakan (jika ada). Maker perlu membuat transaksi transfer baru.

Berapa lama batas waktu transfer setelah disetujui Checker?

24 jam sejak persetujuan. Jika lewat, status berubah menjadi Kedaluwarsa.

Transfer Internasional

Bagaimana cara menambahkan penerima untuk transfer internasional?

Masuk ke Menu Penerima Internasional > Tambah Penerima Internasional, lalu isi data sesuai jenis penerima:

Individual (perorangan):
- Negara tujuan & mata uang
- Nama lengkap penerima sesuai identitas resmi
- Kewarganegaraan
- Alamat lengkap
- Email penerima
- Kode SWIFT/BIC bank tujuan
- Nomor rekening/IBAN penerima
- Tujuan transaksi
Perusahaan:
- Nama perusahaan
- Alamat lengkap
- Email penerima
- Kode SWIFT/BIC bank tujuan
- Nomor rekening/IBAN penerima
- Tujuan transaksi
- Sumber penghasilan perusahaan
- Hubungan dengan penerima

Setelah data diisi dengan benar, klik lanjut lalu simpan dengan memasukkan PIN.

Apakah data penerima internasional berbeda dengan penerima domestik?

Ya. Selain nomor rekening, Anda wajib mengisi kode SWIFT/BIC/IBAN dan alamat bank tujuan untuk memastikan dana sampai ke bank penerima.

Bagaimana proses review penerima internasional?

Sama seperti penerima domestik, penerima internasional akan masuk ke antrian Review Checker. Checker dapat menyetujui atau menolak sebelum penerima aktif digunakan untuk transfer.

Apakah ada batas jumlah penerima internasional yang bisa ditambahkan?

Tidak ada batasan khusus, namun untuk efisiensi sebaiknya gunakan kategori agar daftar penerima lebih terstruktur.

Bagaimana cara membuat transfer internasional dengan input data?

Masuk ke Menu Transfer Internasional > Input Data, pilih negara tujuan dan mata uang, lalu pilih penerima yang ingin ditransfer. Masukkan nominal transfer (minimal Rp10.000), tambahkan berita transfer (opsional), lalu klik Lanjut.

Apakah ada batas minimal dan maksimal nominal untuk transfer internasional?

Minimal transfer internasional sama dengan transfer domestik yaitu Rp10.000. Maksimal nominal per transaksi adalah Rp250.000.000 untuk menjaga kepatuhan terhadap regulasi dan sistem bank koresponden.

Apakah saya bisa menambahkan keterangan tambahan pada transfer internasional?

Bisa. Anda dapat menambahkan berita transfer atau catatan tambahan yang akan diteruskan ke penerima.

Bagaimana proses setelah Maker mengajukan transfer internasional?

Transaksi akan masuk ke antrian Checker untuk disetujui atau ditolak. Setelah Checker menyetujui, Anda perlu melakukan pembayaran sesuai instruksi agar transfer diproses oleh Kyrim.

Berapa lama dana transfer internasional sampai ke penerima?

Estimasi waktu (Service Level Agreement / SLA) adalah 1–2 hari kerja setelah pembayaran berhasil dilakukan dan dokumen pendukung lengkap. Waktu aktual dapat bervariasi tergantung negara tujuan, bank koresponden, serta cut-off time bank internasional.

Vendor & Invoice

Bagaimana cara menambahkan vendor baru di Kyrim?

Masuk ke menu Vendor > Tambah Vendor, lalu isi data wajib yaitu nama vendor, tipe badan usaha, nama PIC, email PIC, nama bank, dan nomor rekening. Setelah itu, Anda dapat melengkapi dokumen opsional seperti perjanjian kerja sama, NPWP, atau SPPKP bila tersedia. Setelah data diisi, klik Cek Rekening untuk validasi, lalu simpan dengan memasukkan PIN.

Apakah ada cara lain untuk menambahkan vendor di Kyrim?

Ya. Selain mengisi data vendor secara manual, Anda juga bisa menambahkan vendor melalui tautan undangan. Masuk ke menu Vendor > Tambah Vendor, klik Kirim Link, lalu isi nama vendor dan email PIC vendor. Sistem akan mengirim email berisi tautan agar vendor dapat melakukan onboarding sendiri ke dalam sistem Kyrim.

Bagaimana cara mengunggah atau membuat invoice untuk vendor?

Masuk ke menu Invoice > Kelola Invoice, klik Invoice Manual, pilih vendor yang sudah tersimpan, lalu masukkan nomor invoice, tanggal jatuh tempo, nominal, dan deskripsi. Anda dapat melampirkan dokumen pendukung seperti file PDF atau gambar invoice. Setelah itu, klik Simpan untuk mencatat invoice.

Bagaimana cara membayar invoice vendor melalui Kyrim?

Sebelum dibayar, setiap invoice harus disetujui terlebih dahulu oleh PIC pemberi kerja, kemudian oleh Maker, dan terakhir oleh Checker. Setelah semua pihak memberikan persetujuan, invoice dapat dibayar melalui menu Invoice > Kelola Invoice, pilih tab Disetujui, lalu klik Bayar. Periksa detail invoice dan rekening tujuan vendor, pilih metode pembayaran, lalu validasi dengan PIN. Pembayaran akan langsung diproses ke metode pembayaran yang telah dipilih.

Apakah invoice harus selalu disetujui Checker sebelum dibayar?

Ya, semua pembayaran invoice yang diajukan Maker harus melewati persetujuan Checker. Setelah disetujui, Maker atau sistem akan melanjutkan pembayaran ke vendor.

Apakah Manager juga bisa menyetujui pembayaran invoice?

Bisa. Manager tidak memiliki akses ke dashboard Kyrim, namun dapat menyetujui atau menolak pembayaran invoice langsung melalui email notifikasi yang dikirim sistem.

Apakah ada cara lain untuk input invoice vendor di Kyrim?

Ya. Selain dibuat langsung oleh Maker di dashboard, invoice juga bisa diunggah sendiri oleh vendor menggunakan tautan upload invoice. Vendor akan menerima email berisi link untuk mengunggah invoice secara mandiri. Setelah invoice berhasil dikirim, vendor dapat memantau status pembayaran invoice melalui tautan tracking yang juga dikirim ke email mereka.

Karyawan

Bagaimana cara menambahkan karyawan baru di Kyrim?

Ada dua cara untuk menambahkan karyawan baru di Kyrim Dashboard, yaitu secara manual dan melalui unggahan massal (bulk upload).

Tambah Manual:

Masuk ke menu Employee → Daftar Karyawan → Semua Karyawan.
Klik tombol “Tambah Karyawan”.
Isi seluruh data karyawan seperti informasi pribadi, status karyawan, data pajak dan BPJS, informasi bank, serta gaji pokok.
Pastikan seluruh kolom bertanda bintang (*) terisi dengan benar.
Setelah semua data diisi, klik Simpan, lalu masukkan PIN 6 digit untuk konfirmasi.
Data karyawan baru akan dikirim ke tab Status Review dan menunggu persetujuan dari Payroll Checker sebelum muncul di daftar utama karyawan.

Tambah Massal (Bulk Upload):

Masuk ke menu Employee → Daftar Karyawan → Semua Karyawan.
Klik tombol “Import Karyawan”.
Unduh template Excel
Isi file sesuai panduan dalam template (maksimum 50 karyawan per unggahan). Pastikan format tanggal, NIK, email, dan rekening bank sesuai dengan validasi sistem
Unggah file kembali ke sistem dan tinjau hasil pratinjau (preview). Bila ada kesalahan data, sistem akan menampilkan pesan error di baris terkait.
Setelah data berhasil di validasi, klik Kirim, lalu masukkan PIN 6 digit untuk mengonfirmasi.
Seluruh karyawan yang diunggah akan masuk ke tab Status Review untuk disetujui oleh Payroll Checker sebelum aktif.

Apakah karyawan yang sudah ditambahkan langsung muncul di payroll?

Ya. Setelah karyawan ditambahkan, datanya otomatis tersedia di fitur payroll tanpa perlu input ulang.

Siapa yang dapat menyetujui penambahan karyawan baru?

Data karyawan baru harus disetujui oleh Payroll Checker sebelum aktif digunakan di fitur payroll dan reimbursement.

Apakah data karyawan di Kyrim digunakan untuk fitur lain?

Ya. Data karyawan otomatis terintegrasi dengan fitur Payroll dan Reimbursement agar semua proses HR dan keuangan berjalan sinkron di satu platform.

Bagaimana cara memproses pengajuan pengunduran diri karyawan di Kyrim?

Untuk memproses pengunduran diri (resign) karyawan, ikuti langkah-langkah berikut:

Masuk ke menu Employee → Daftar Karyawan → Semua Karyawan.
Pilih karyawan yang akan resign, lalu klik “Pengunduran Diri”.
Isi tanggal pengunduran diri dan alasan resign.
Tambahkan detail kompensasi jika ada (tunjangan, pesangon, cuti, dll).
Klik Kirim, lalu masukkan PIN 6 digit untuk konfirmasi.
Pengajuan akan masuk ke Status Review dan menunggu persetujuan dari Payroll Checker.
Setelah disetujui, status karyawan otomatis berubah menjadi Resign dan tidak akan muncul lagi di daftar aktif atau payroll berikutnya.

Bagaimana cara membatalkan pengajuan pengunduran diri karyawan di Kyrim?

Masuk ke menu Employee → Status Review → Pengunduran Diri.
Temukan karyawan dengan status Menunggu Persetujuan.
Klik tombol “Batalkan Pengajuan” di baris karyawan tersebut.
Masukkan PIN 6 digit untuk konfirmasi pembatalan.
Setelah dibatalkan, status karyawan akan kembali menjadi Aktif dan data pengunduran diri tidak akan diproses lebih lanjut.

Apakah karyawan yang resign akan otomatis dikeluarkan dari payroll?

Ya. Setelah pengajuan resign disetujui oleh Payroll Checker, karyawan tersebut otomatis dikeluarkan dari daftar payroll aktif.

Reimbursement

Siapa yang bisa mengajukan reimbursement di Kyrim?

Reimbursement hanya bisa diajukan langsung oleh karyawan melalui link form reimbursement.

Data apa saja yang harus diisi saat mengajukan reimbursement?

Karyawan wajib melampirkan bukti pembayaran atau invoice, memilih kategori reimbursement, memasukkan tanggal, deskripsi, serta jumlah reimbursement yang diajukan.

Apa alur persetujuan reimbursement di Kyrim?

Pengajuan reimbursement disetujui berjenjang, dimulai dari Manager, kemudian Payroll Maker, lalu Payroll Checker. Setelah semua menyetujui, reimbursement siap diproses pembayaran.

Bagaimana cara membayar reimbursement yang sudah disetujui?

Masuk ke menu Reimbursement > Kelola Reimbursement, pilih tab Disetujui, lalu pilih reimbursement yang ingin dibayar. Reimbursement akan diproses bersama transaksi lainnya, bukan dibayar secara terpisah. Setelah pembayaran dilakukan ke Kyrim, dana akan diteruskan secara real time ke rekening karyawan.

Apakah ada SLA waktu pencairan reimbursement?

Dana reimbursement diterima secara real time setelah pembayaran ke Kyrim berhasil dilakukan.

Bagaimana karyawan memantau status reimbursement mereka?

Karyawan dapat memantau status reimbursement melalui link tracking yang dikirim via email setelah mereka melakukan pengajuan.

Apakah ada batas maksimal nominal reimbursement?

Ya, maksimal reimbursement adalah Rp250.000.000 per transaksi.

Apa saja kategori reimbursement yang tersedia?

Kategori reimbursement yang dapat dipilih adalah akomodasi, kesehatan, langganan software, makanan & minuman, pelatihan, pembelian barang, dan transportasi. Perusahaan tidak dapat menambahkan kategori baru.

Payroll

Apa itu fitur Payroll di Kyrim?

Fitur Payroll di Kyrim membantu perusahaan mengelola dan membayarkan gaji karyawan secara otomatis dan terpusat. Proses perhitungan gaji, THR, BPJS, dan pajak dilakukan otomatis, serta pembayaran gaji dikirim langsung ke rekening masing-masing karyawan secara real time.

Siapa yang dapat membuat dan menyetujui payroll?

Payroll dibuat oleh Payroll Maker dan disetujui oleh Payroll Checker. Setelah disetujui, pembayaran dapat dilakukan langsung dari dashboard Kyrim.

Bagaimana cara membuat payroll di Kyrim Dashboard?

Masuk ke menu Payroll > Riwayat Payroll.
Klik tombol “Buat Payroll”. Pastikan seluruh Pengaturan Payroll sudah diatur sebelumnya.
Pilih Periode Payroll (bulan dan tahun penggajian).
Tentukan apakah ingin menyertakan THR dengan mencentang opsi Sertakan perhitungan THR.
Pilih daftar karyawan yang ingin dibayarkan gajinya pada periode tersebut.
Tambahkan tunjangan dan potongan bila diperlukan (opsional, berdasarkan komponen yang sudah diatur di Pengaturan Payroll).
Tinjau kembali detail total gaji, lalu konfirmasi dengan memasukkan PIN 6 digit untuk mengirim payroll ke Payroll Checker untuk disetujui.

Apakah bisa membayar sebagian payroll saja?

Bisa. Perusahaan bebas memilih karyawan mana yang akan dibayarkan tanpa harus mencairkan semua payroll sekaligus.

Apakah payroll dibayarkan secara real time?

Ya, semua payroll dibayarkan secara real time setelah pembayaran perusahaan berhasil dilakukan melalui sistem Kyrim.

Apakah Kyrim mendukung perhitungan THR dan BPJS?

Ya. Fitur payroll mendukung komponen THR, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan, termasuk perhitungan PPh 21 secara otomatis.

Apakah perusahaan bisa mengunduh laporan payroll?

Ya, laporan payroll lengkap bisa diunduh langsung dari dashboard, mencakup detail gaji, status pembayaran, dan riwayat transaksi.

Apa batas maksimal nominal payroll per karyawan?

Maksimal Rp250.000.000 per karyawan per transaksi.

Apa saja status transaksi yang ada di fitur Payroll?

Berikut daftar status transaksi yang digunakan untuk memantau proses payroll di Kyrim:

Menunggu Persetujuan: Payroll telah dibuat oleh Payroll Maker dan menunggu persetujuan dari Payroll Checker.
Ditolak: Payroll ditolak oleh Payroll Checker dan tidak dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran.
Disetujui: Payroll telah disetujui dan siap diproses untuk pembayaran.
Menunggu Pembayaran: Payroll disetujui dan sudah diproses untuk pembayaran, namun pembayaran belum dilakukan.
Kedaluwarsa: Payroll disetujui dan sudah diproses untuk pembayaran, tetapi tidak dibayarkan hingga melewati batas waktu pembayaran.
Lunas: Payroll berhasil dibayarkan dan proses transfer ke rekening karyawan sedang dilakukan atau telah selesai.

Apa saja status transfer yang ada di fitur Payroll?

Status transfer digunakan untuk menunjukkan progres pengiriman dana ke rekening karyawan:

Diproses: Transfer sedang dilakukan oleh sistem Kyrim, dan dana sedang dikirim ke rekening tujuan.
Gagal: Transfer tidak berhasil diproses karena kendala seperti kesalahan nomor rekening, saldo tidak mencukupi, atau gangguan sistem bank.
Berhasil: Transfer telah selesai dan dana sudah diterima di rekening karyawan.

Apa fungsi Pengaturan Payroll di Kyrim?

Pengaturan Payroll digunakan untuk mengatur seluruh komponen penggajian di perusahaan, seperti tunjangan, potongan, BPJS, pajak, THR, jadwal kerja, dan kebijakan prorata. Semua pengaturan ini otomatis diterapkan setiap kali payroll dijalankan.

Apa saja komponen yang bisa diatur di Pengaturan Payroll?

Komponen yang bisa diatur meliputi:

Pengaturan pajak karyawan
ID TKU
Tunjangan dan Potongan
NPP BPJS
Pengaturan THR (Tunjangan Hari Raya)
Pengaturan perhitungan pro rata gaji
Jadwal Kerja & Hari Libur

Apa itu pengaturan pajak karyawan (Gross / Gross Up)?

Pengaturan pajak menentukan siapa yang menanggung pajak penghasilan karyawan:

Gross: Pajak ditanggung karyawan.
Gross Up: Pajak dibayarkan oleh perusahaan untuk menanggung beban pajak karyawan.

Apa itu ID TKU dan NPP BPJS di Pengaturan Payroll?

ID TKU (Tempat Kegiatan Usaha) digunakan untuk keperluan administrasi perpajakan perusahaan.
NPP BPJS digunakan untuk menentukan tarif JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) sesuai tingkat risiko pekerjaan di perusahaan.

Apakah saya bisa menambah atau menghapus komponen tunjangan dan potongan sendiri?

Bisa. Kyrim memungkinkan perusahaan menambahkan tunjangan atau potongan khusus sesuai kebijakan internal.

Apa itu pengaturan pro-rate di Kyrim?

Pengaturan pro-rate digunakan untuk menghitung gaji atau THR karyawan yang belum bekerja penuh selama periode tertentu, bisa berdasarkan:

Hari kerja (hanya menghitung hari aktif bekerja), atau
Hari kalender (berdasarkan jumlah total hari dalam bulan berjalan).

Apa fungsi pengaturan eligibilitas THR?

Opsi ini menentukan masa kerja minimum agar karyawan baru bisa menerima THR, misalnya setelah bekerja selama 3 bulan atau lebih.

Apa itu pembulatan dan pengali THR?

Pembulatan THR: Jika masa kerja karyawan melebihi batas hari tertentu (contoh 15 hari), maka dibulatkan menjadi 1 bulan.
Pengali THR: Menentukan tambahan THR berdasarkan lama masa kerja, misalnya karyawan dengan masa kerja 5 tahun akan mendapatkan THR sebanyak 2 kali.

Apakah bisa mengatur jadwal kerja dan hari libur di Pengaturan Payroll?

Bisa. Kamu dapat menentukan jadwal kerja standar (misalnya Senin–Jumat) dan hari libur nasional atau cuti bersama untuk perhitungan prorata dan absensi payroll.

Apakah perubahan di Pengaturan Payroll langsung diterapkan ke payroll aktif?

Ya, setiap perubahan yang disimpan di Pengaturan Payroll akan otomatis digunakan saat menjalankan payroll berikutnya. Namun, payroll yang sudah dikirim untuk persetujuan tidak akan terpengaruh.

Apakah Kyrim menghitung BPJS dan pajak otomatis?

Ya. Kyrim otomatis menghitung kontribusi BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan PPh 21 berdasarkan komponen gaji dan status karyawan.

Apakah saya bisa mengunduh laporan perhitungan payroll?

Bisa. Laporan lengkap payroll, termasuk rincian potongan, tunjangan, BPJS, dan pajak, bisa diunduh langsung dari dashboard Kyrim.

Apakah Payroll di Kyrim bisa digunakan untuk pembayaran di luar gaji (bonus, lembur, dsb.)?

Bisa. Kamu dapat menambahkan komponen tunjangan tambahan seperti bonus, lembur, atau insentif, baik sementara maupun permanen.

Apakah data Payroll di Kyrim aman?

Sangat aman. Seluruh data payroll, karyawan, dan transaksi disimpan secara terenkripsi dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki izin sesuai peran (Payroll Maker dan Payroll Checker).

HRIS

Bagaimana cara mendaftarkan karyawan ke Platform Karyawan?

Pastikan karyawan sudah ditambahkan di Dashboard dan melalui alur persetujuan. Setelah disetujui, sistem akan otomatis mengirim email undangan ke email karyawan. Di email tersebut, karyawan klik tombol Aktivasi Akun untuk membuat password dan menyelesaikan registrasi.

Apa yang dilakukan karyawan saat menerima email undangan Platform Karyawan?

Klik tombol Aktivasi Akun di email, lalu buat password (minimal 8 karakter), centang Syarat & Ketentuan (wajib), kemudian submit. Jika berhasil, akun aktif dan karyawan akan diarahkan ke halaman utama Platform Karyawan.

Apakah karyawan bisa daftar tanpa undangan?

Tidak. Halaman sign-up hanya bisa diakses melalui link undangan yang valid, dan karyawan tidak bisa registrasi tanpa undangan.

Bagaimana jika link undangan registrasi karyawan kedaluwarsa atau sudah tidak bisa dipakai?

Link registrasi bersifat unik per karyawan, memiliki masa berlaku, dan akan tidak valid setelah registrasi selesai. Jika link kedaluwarsa/invalid, HR/Payroll perlu melakukan kirim undangan ulang agar sistem mengirim link registrasi yang baru. Link registrasi bersifat unik per karyawan, memiliki masa berlaku, dan akan tidak valid setelah registrasi selesai. Jika link kedaluwarsa/invalid, HR/Payroll perlu melakukan kirim undangan ulang agar sistem mengirim link registrasi yang baru.

Apa bedanya link undangan registrasi dengan link login Platform Karyawan?

Link registrasi itu unik per karyawan (untuk aktivasi akun) dan ada masa berlaku. Sedangkan link login Employee Platform bersifat sama untuk semua karyawan dalam 1 perusahaan.

Bagaimana cara membagikan link login Platform Karyawan ke karyawan?

Masuk ke Karyawan > Daftar Karyawan, lalu klik tombol Bagikan Link. Pilih karyawan yang ingin dikirimi email, kemudian klik Kirim Email. Sistem akan mengirim email login Platform Karyawan ke karyawan yang dipilih.

Bagaimana cara menyalin link login Platform Karyawan untuk dibagikan via chat?

Masuk ke Karyawan > Daftar Karyawan, klik Copy Link. Sistem akan menyalin link login Platform Karyawan perusahaan dan menampilkan notifikasi “Berhasil menyalin link”.

Apakah saya bisa mengirim email login ke semua karyawan sekaligus?

Bisa. Di modal Bagikan Link ke Karyawan, centang Pilih semua karyawan, lalu klik Kirim Email. Tombol Kirim Email akan aktif hanya jika ada karyawan yang dipilih.

Kenapa ada karyawan yang tidak muncul saat saya ingin bagikan link ke Karyawan?

Karena daftar di modal hanya menampilkan karyawan dengan status registrasi Bergabung. Karyawan dengan status Tertunda tidak akan muncul dan tidak bisa dikirimi email login dari menu ini.

Bagaimana cara kirim ulang email login Platform Karyawan?

Masuk ke Karyawan > Daftar Karyawan, klik Bagikan Link, lalu pilih karyawan dengan status Bergabung yang ingin dikirimi ulang email login, kemudian klik Kirim Email.

Bagaimana cara melihat laporan kehadiran karyawan di Kyrim Dashboard?

Masuk ke menu Karyawan > Kehadiran. Di halaman ini, Anda bisa melihat data kehadiran per karyawan dengan filter tanggal dan pencarian nama.

Filter apa saja yang tersedia di laporan Kehadiran?

Anda bisa memilih tanggal tunggal atau rentang tanggal, dan melakukan pencarian berdasarkan Nama Karyawan. Default tanggal adalah tanggal hari ini.

Bagaimana cara export laporan Kehadiran ke Excel?

Klik tombol Export di kanan atas tabel. File akan terunduh dalam format Excel (.xlsx), berisi semua kolom pada tabel, dan datanya mengikuti filter & range tanggal yang sedang dipakai.

Di mana saya bisa melihat laporan cuti karyawan?

Masuk ke Karyawan > Cuti Kerja.

Data apa saja yang tampil di tabel Laporan Cuti?

Tabel menampilkan kolom seperti Status Karyawan, Nama, Tanggal Pengajuan, Tanggal Cuti, Tipe Cuti, Status, Manager (PIC Approval), Departemen, Jabatan, Level Jabatan.

Filter apa saja yang tersedia di laporan Cuti Kerja?

Anda bisa memilih bulan (single month) dan mencari berdasarkan Nama Karyawan. Kedua filter bisa dipakai bersamaan.

Platform Karyawan

Apa itu Platform Karyawan Kyrim?

Employee Platform adalah portal self-service untuk karyawan agar bisa mengakses aktivitas HR (mis. absensi, cuti, reimbursement, dan dokumen) secara mandiri melalui link khusus perusahaan.

Bagaimana cara karyawan login ke Platform Karyawan?

Akses melalui link Platform Karyawan perusahaan, lalu login menggunakan email karyawan dan password yang terdaftar. Jika berhasil, Anda akan diarahkan ke Homepage.

Apakah karyawan bisa mengakses data karyawan lain?

Tidak. Platform Karyawan hanya bisa diakses oleh karyawan yang sudah login, dan data yang ditampilkan harus terbatas pada akun karyawan tersebut (tidak ada akses lintas karyawan).

Bagaimana cara keluar dari Platform Karyawan?

Klik tombol Keluar di kanan atas. Sistem akan menghapus sesi/login Anda dan mengarahkan kembali ke halaman login Platform Karyawan.

Apa saja yang tampil di Homepage Platform Karyawan?

Homepage menampilkan sapaan dan akses menu/fitur utama seperti Request Absensi, Kehadiran, Cuti, Reimbursement, Dokumen, dan Riwayat.

Riwayat di Homepage menampilkan data apa saja?

Riwayat menampilkan maksimal 10 pengajuan terbaru (gabungan cuti dan reimbursement).

Bagaimana cara mengajukan Request Absensi?

Field wajib adalah:

Tanggal
Clock In
Clock Out

Data apa saja yang wajib diisi saat Request Absensi?

Field wajib adalah:

Tanggal
Clock In
Clock Out

Apakah Catatan dan Lampiran wajib saat Request Absensi?

Tidak. Catatan dan Lampiran bersifat opsional dan tidak menghambat pengajuan jika tidak diisi.

Tanggal apa saja yang bisa dipilih untuk Request Absensi?

Anda hanya bisa memilih tanggal maksimal 7 hari terakhir (termasuk hari ini).

Kenapa ada tanggal yang tidak bisa dipilih saat Request Absensi?

Tanggal akan dinonaktifkan jika:

Lebih lama dari 7 hari dari hari ini
Tanggal di masa depan
Tanggal tersebut sudah pernah diajukan Request Absensi sebelumnya

Format lampiran apa yang didukung untuk Request Absensi?

Lampiran mendukung JPG, PNG, dan PDF, dan Anda bisa menghapus lampiran sebelum submit.

Apakah saya bisa mengajukan Request Absensi lebih dari satu kali di tanggal yang sama?

Tidak. Sistem mencegah pengajuan ganda untuk tanggal yang sama.

Bagaimana cara mengajukan cuti di Platform Karyawan?

Masuk ke menu Cuti, klik “Ajukan Cuti Kerja”, isi form cuti, lalu klik “Kirim permintaan”. Setelah berhasil, Anda diarahkan kembali ke Homepage dan muncul notifikasi “Request cuti kerja berhasil”.

Jenis cuti apa yang tersedia?

Default tersedia Cuti Tahunan (Annual Leave) dan Cuti Sakit (Sick Leave).

Apakah bisa mengajukan cuti setengah hari?

Bisa. Opsi Full Day / Half Day muncul ketika Anda memilih single date (1 tanggal).

Apakah alasan cuti wajib diisi?

Tidak. Field Alasan bersifat opsional.

Apakah saya bisa menambahkan lampiran saat pengajuan cuti?

Bisa (opsional). Lampiran mendukung PDF, PNG, JPEG dengan ukuran maksimal 2 MB.

Setelah mengajukan cuti, apakah saya menerima notifikasi email?

Ya. Sistem mengirim email konfirmasi ke karyawan setelah pengajuan cuti berhasil dikirim, berisi detail tanggal/durasi, jenis cuti, alasan, dan tombol untuk melacak status.

Siapa yang menerima notifikasi untuk menyetujui pengajuan cuti?

PIC Approval/Manager akan menerima email “menunggu persetujuan” dengan tombol untuk membuka halaman persetujuan.

Bagaimana cara melihat riwayat cuti saya?

Masuk ke menu Cuti untuk melihat daftar pengajuan cuti Anda.

Status apa saja yang ada di pengajuan cuti?

Status yang ditampilkan:

Menunggu Persetujuan
Disetujui
Ditolak
Dibatalkan

Apa saja yang tampil di halaman detail cuti?

Detail cuti menampilkan status, waktu pengajuan, tanggal & durasi cuti, jenis cuti, riwayat persetujuan, alasan, serta lampiran (bisa diunduh).

Apakah pengajuan cuti bisa diubah setelah dikirim?

Tidak. Pengajuan cuti tidak dapat diedit setelah disubmit.

Bagaimana cara membatalkan pengajuan cuti?

Tombol “Batalkan Pengajuan” hanya muncul jika status masih Menunggu Persetujuan. Jika dibatalkan, status berubah menjadi Dibatalkan dan pengajuan tetap terlihat di riwayat.

Apakah karyawan bisa mengajukan reimbursement dari Platform Karyawan?

Bisa. Platform Karyawan menyediakan akses untuk karyawan melihat riwayat reimbursement, cek status/detail, dan mengajukan reimbursement langsung.

Apakah karyawan bisa melihat reimbursement karyawan lain?

Tidak. Karyawan hanya bisa melihat dan mengajukan reimbursement untuk dirinya sendiri.

Dokumen apa saja yang tersedia di menu Dokumen?

Di menu Dokumen, karyawan dapat melihat:

Payslip (bulanan)
Bukti Potong (tahunan)

Bagaimana cara mengunduh Bukti Potong?

Masuk ke menu Dokumen, pilih tahun, lalu unduh Bukti Potong dalam format PDF jika tersedia.

Kenapa Bukti Potong saya tidak muncul di daftar dokumen?

Bukti Potong hanya ditampilkan jika dokumen tersebut sudah resmi digenerate untuk karyawan dan tahun tersebut.

Apakah link download dokumen bisa dibuka tanpa login?

Tidak. Download harus melalui sesi login (authenticated). Sistem mencegah akses URL publik langsung dan membatasi dokumen hanya untuk karyawan serta perusahaan yang sesuai.