Pentingnya Verifikasi Pemasok Melalui Know Your Supplier (KYS) Untuk Mencegah Penipuan Bisnis

Risiko keuangan dapat muncul tidak hanya terkait dengan kesalahan dalam pengelolaan aset atau investasi, tetapi juga bisa muncul dari hubungan dengan pihak ketiga, seperti pemasok atau vendor. 

Modus operandi seperti invoice fraud, di mana penipu memalsukan detail bank pemasok, menjadi salah satu contoh yang sering terjadi. Dalam kasus ini, pembayaran yang seharusnya diterima pemasok sah dialihkan ke rekening bank penipu.

Nah, salah satu langkah yang dapat diambil untuk memitigasi risiko ini adalah dengan menerapkan prinsip Know Your Supplier (KYS).

Apa itu Know Your Supplier (KYS)?

Know Your Supplier (KYS) adalah proses yang dirancang untuk memastikan perusahaan mengenal pemasoknya dengan baik sebelum menjalin hubungan bisnis. 

Dalam proses vendor onboarding, perusahaan dapat melibatkan verifikasi identitas pemasok, penilaian risiko finansial, serta pemeriksaan kelayakan operasional. 

Proses KYS ini dilakukan sebagai bentuk upaya untuk mengurangi potensi risiko seperti penipuan keuangan, pencucian uang, dan pendanaan aktivitas ilegal.

Mengapa Pemeriksaan KYS Sangat Penting?

Pentingnya KYS tidak hanya terkait dengan praktik bisnis yang baik tetapi juga untuk memastikan perusahaan patuh terhadap peraturan atau regulatory compliance.

Berikut ini sejumlah alasan lain mengapa KYS sangat penting untuk diterapkan dalam kemitraan bisnis.

1. Mengurangi Risiko Penipuan Keuangan

Penipuan finansial seperti invoice fraud atau penggantian detail rekening pemasok menjadi ancaman besar bagi perusahaan. 

Modus ini sering kali dilakukan oleh penipu yang menyamar sebagai pemasok sah dan mengirimkan faktur palsu dengan informasi bank mereka sendiri. 

Melalui KYS, perusahaan dapat:

• Memverifikasi keaslian identitas pemasok.
• Mendeteksi aktivitas mencurigakan dalam transaksi keuangan.
• Melindungi aset perusahaan dari kehilangan finansial.

2. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi

Di banyak negara, termasuk Indonesia, pemeriksaan KYS adalah persyaratan hukum dalam rangka mematuhi regulasi Anti-Pencucian Uang (Anti-Money Laundering atau AML). Ketidakpatuhan perusahaan terhadap regulasi ini dapat mengakibatkan:

• Kejatuhan sanksi pidana atau denda.
• Rusaknya reputasi perusahaan.
• Pencabutan izin usaha.

3. Mencegah Adanya Pendanaan Aktivitas Ilegal

Pencucian uang dan pendanaan terorisme sering kali dilakukan melalui jaringan bisnis yang kompleks, termasuk memanfaatkan jaringan pemasok. Dengan adanya proses KYS, perusahaan dapat:

• Memastikan bahwa pemasok bukan bagian dari aktivitas ilegal.
• Memverifikasi pemilik manfaat akhir (Ultimate Beneficial Owner atau UBO) dari pemasok.
• Meningkatkan transparansi dalam hubungan bisnis.

   

4. Meningkatkan Kepercayaan dan Reputasi

Dengan menerapkan sistem KYS, perusahaan telah menunjukkan komitmennya terhadap integritas dan transparansi. 

Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya terhadap perusahaan.

5. Mengurangi Risiko Ancaman Siber

Selain itu, meningkatnya ancaman siber menuntut perusahaan untuk lebih waspada dalam melindungi data sensitif pemasok.

Proses Know Your Supplier (KYS)

Memilih pemasok memerlukan beberapa tahapan, termasuk proses KYS ini. Proses KYS merupakan rangkaian langkah sistematis yang dirancang untuk memverifikasi identitas pemasok, menilai risiko, dan memastikan bahwa pemasok mematuhi standar hukum dan operasional yang berlaku.

Nah, selengkapnya seperti di bawah ini.

1. Verifikasi Identitas Legal Pemasok

Langkah pertama dalam KYS adalah memeriksa keabsahan dokumen legal pemasok. Hal ini mencakup:

• Pemeriksaan dokumen pendirian perusahaan, seperti sertifikat registrasi dan izin usaha.
• Verifikasi alamat fisik dan informasi kontak.
• Konfirmasi status hukum pemasok, termasuk tidak adanya catatan kriminal atau pelanggaran hukum.

2. Penilaian Risiko Finansial Pemasok

Setelah identitas pemasok diverifikasi, langkah berikutnya adalah menilai risiko finansial mereka. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pemasok memiliki kapasitas finansial yang memadai untuk memenuhi kewajibannya. 

Langkah ini meliputi:

• Analisis laporan keuangan pemasok, termasuk aset, utang, dan arus kas.
• Pemeriksaan riwayat dan skor kredit untuk mengidentifikasi potensi masalah pembayaran.
• Penilaian stabilitas finansial untuk memastikan pemasok mampu mendukung operasi jangka panjang.

3. Evaluasi Risiko Operasional

Selain risiko finansial, perusahaan juga perlu mengevaluasi risiko operasional pemasok. Hal ini mencakup:

• Identifikasi pemilik manfaat akhir (Ultimate Beneficial Owner atau UBO) untuk memastikan tidak ada keterlibatan dalam aktivitas ilegal.
• Pemeriksaan hubungan bisnis pemasok dengan pihak ketiga lainnya.
• Penilaian rekam jejak kinerja pemasok dalam memenuhi pesanan atau kontrak sebelumnya.

4. Monitoring dan Pemantauan Berkelanjutan

KYS bukanlah proses yang dilakukan sekali saja. Perusahaan perlu memantau pemasok secara berkelanjutan untuk mengidentifikasi perubahan yang mungkin memengaruhi hubungan bisnis. Langkah-langkah ini meliputi:

• Pemantauan pembaruan data pemasok, termasuk perubahan detail rekening bank.
• Audit berkala untuk memastikan kepatuhan pemasok terhadap standar yang ditetapkan.
• Penggunaan alat otomatisasi untuk mengidentifikasi risiko baru secara real-time.

Platform yang Dapat Digunakan untuk Optimasi Proses KYS

Penggunaan alat otomatisasi dalam proses Know Your Supplier (KYS) memberikan solusi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. 

Platform ini membantu perusahaan mengelola data pemasok dengan lebih baik, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. 

Salah satu manfaat utama dari alat otomatisasi KYS adalah kemampuannya untuk menghemat waktu dengan memproses data dalam skala besar secara cepat. 

Platform ini juga meningkatkan akurasi karena mengurangi kesalahan manusia yang kerap terjadi dalam pemeriksaan manual. Selain itu, fitur keamanannya memastikan informasi sensitif terkait pemasok terlindungi dengan baik.

Fitur-fitur utama yang harus dimiliki oleh alat otomatisasi KYS mencakup kemampuan untuk melakukan verifikasi identitas pemasok secara otomatis melalui dokumen legal, seperti sertifikat registrasi. Fitur lainnya adalah pemantauan real-time yang memungkinkan perusahaan untuk memantau perubahan data pemasok, seperti detail rekening bank atau struktur kepemilikan. 

Satu platform yang dapat digunakan untuk mendukung KYS ini adalah Kyrim. Perangkat lunak ini tidak hanya mampu membantu menyederhanakan proses invoice, namun juga dirancang khusus untuk mempermudah proses verifikasi pemasok. 

Dengan fitur seperti pemantauan risiko pemasok secara real-time dan integrasi dengan sistem keuangan, Kyrim membantu perusahaan mengelola data pemasok dengan lebih efisien. 

Dengan menggunakan platform Kyrim ini, proses KYS menjadi lebih efisien, akurat, dan aman. Teknologi ini bisa dijadikan sebagai investasi strategis yang membantu perusahaan kamu dalam menjaga keberlanjutan dan kepatuhan bisnis baik di pasar Indonesia maupun global yang semakin kompleks.