Mengenal Sistem Pembiayaan Per Diem untuk Mengontrol Anggaran Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis sering kali memerlukan biaya yang tidak sedikit. Bagi kamu yang mengelola keuangan perusahaan, mengontrol biaya perjalanan karyawan bisa menjadi tantangan tersendiri. Jika tidak diatur dengan baik, pengeluaran dapat membengkak dan sulit dikontrol.

Sementara bagi karyawan, sistem reimbursement—di mana mereka harus menyimpan setiap tanda terima dan mengajukan klaim penggantian—sering kali merepotkan dan memakan waktu. Untuk mengatasi tantangan ini, banyak bisnis menerapkan sistem per diem, yaitu tunjangan harian yang diberikan kepada karyawan guna menutupi biaya perjalanan mereka.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengontrol anggaran perjalanan lebih mudah, sementara karyawan tidak perlu khawatir dengan proses penggantian biaya yang berbelit.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai konsep per diem, manfaatnya, cara menentukan tarif biaya yang tepat, serta tips untuk mengelola pengeluaran per diem secara efisien.

Apa Itu Per Diem?

Istilah “per diem” berasal dari bahasa Latin yang berarti “per hari.” Dalam konteks perjalanan bisnis, per diem merujuk pada tunjangan harian yang diberikan kepada karyawan untuk menutupi biaya perjalanan mereka, seperti makanan, akomodasi, dan pengeluaran kecil lainnya.

Per diem berbeda dengan sistem reimbursement, di mana karyawan harus menyimpan tanda terima dan mengajukan klaim penggantian biaya setelah perjalanan. Sebaliknya, per diem diberikan di muka dengan jumlah sesuai kebijakan perusahaan, sehingga memudahkan karyawan dalam mengatur pengeluaran mereka tanpa harus menalangi biaya terlebih dahulu.

Mengapa Perusahaan Sebaiknya Memilih Per Diem?

Beberapa alasan utama mengapa per diem menjadi pilihan banyak bisnis:

1. Mengurangi Beban Administrasi

Metode reimbursement mengharuskan karyawan menyimpan bukti transaksi dan menyusun laporan pengeluaran yang panjang. Dengan per diem, beban administrasi ini berkurang secara signifikan.

2. Lebih Mudah Mengontrol Anggaran

Perusahaan bisa menetapkan jumlah tunjangan yang tetap, sehingga anggaran perjalanan lebih terkontrol dan tidak membengkak akibat klaim yang tidak terduga.

3. Meningkatkan Efisiensi Perjalanan Bisnis

Dengan per diem yang diberikan di muka, karyawan bisa lebih fokus menjalankan tugasnya tanpa khawatir mengeluarkan uang pribadi atau menunggu proses reimbursement.

4. Memberikan Fleksibilitas bagi Karyawan

Karyawan bisa memilih tempat makan atau akomodasi yang sesuai dengan preferensi mereka, tanpa harus mengikuti prosedur reimbursement yang rumit.

5. Mengurangi Risiko Pengeluaran Berlebihan 

Dengan sistem yang transparan, risiko klaim berlebihan atau pengeluaran yang tidak perlu bisa diminimalkan.

Sebagian besar bisnis juga mengizinkan karyawan menyimpan sisa per diem yang tidak digunakan, sehingga mereka lebih bijak dalam mengelola pengeluaran. Dengan berbagai manfaat ini, per diem menjadi solusi efisien dibandingkan sistem reimbursement.

Komponen Biaya Per Diem

Biaya per diem tidak mencakup seluruh pengeluaran perjalanan bisnis. Umumnya, per diem hanya menanggung tiga jenis biaya utama yang berkaitan langsung dengan kebutuhan dasar karyawan selama perjalanan dinas. 

Berikut adalah komponen utama dalam biaya per diem:

1. Akomodasi

Akomodasi mencakup biaya penginapan, seperti hotel, apartemen sewa jangka pendek, atau penginapan lainnya yang diperlukan selama perjalanan bisnis. Perusahaan biasanya menetapkan batas maksimal atau standar harga untuk akomodasi yang dapat diklaim.

Namun, dalam beberapa kasus, jika karyawan menginap di rumah keluarga atau teman, mereka hanya akan menerima per diem untuk komponen lain, seperti makanan dan biaya tambahan.

2. Makanan (Meals)

Per diem juga mencakup biaya makan selama perjalanan bisnis. Biasanya, tunjangan ini sudah mencakup sarapan, makan siang, dan makan malam.

Beberapa perusahaan membedakan tunjangan makan berdasarkan waktu perjalanan. Misalnya:

• Jika perjalanan dimulai setelah makan siang, maka hanya diberikan per diem untuk makan malam.
• Jika perjalanan selesai sebelum makan malam, maka per diem hanya mencakup makan siang.

3. Biaya Tambahan (Incidental Expenses)

Komponen ini mencakup pengeluaran kecil yang diperlukan selama perjalanan, seperti:

• Tip untuk staf hotel atau pelayan restoran.
• Biaya binatu atau dry cleaning jika perjalanan berlangsung lebih dari beberapa hari.
• Biaya akses internet.
• Biaya layanan kamar atau air minum tambahan di hotel.

Meski biaya tambahan ini relatif kecil, tetap penting bagi perusahaan untuk memasukkannya dalam kebijakan per diem agar karyawan tidak perlu mengeluarkan uang pribadi.

Catatan Penting: Per Diem Tidak Mencakup Transportasi

Perlu diketahui bahwa per diem tidak mencakup biaya transportasi seperti tiket pesawat, sewa mobil, taksi, atau transportasi umum. Umumnya, biaya ini ditanggung terpisah oleh perusahaan melalui metode reimbursement atau langsung dibayarkan oleh perusahaan sebelum perjalanan dimulai.

Dengan memahami komponen biaya per diem ini, kamu dapat menyusun kebijakan yang adil dan transparan bagi karyawannya.

Kelebihan dan Kekurangan Per Diem

Sistem per diem menjadi pilihan banyak perusahaan karena menawarkan kemudahan dalam mengelola biaya perjalanan dinas. Namun, seperti kebijakan keuangan lainnya, per diem memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum diterapkan.

Kelebihan Per Diem

Adapun kelebihan penerapan biaya per diem untuk perjalanan dinas adalah sebagai berikut.

1. Anggaran Lebih Mudah Dikontrol

Dengan per diem, perusahaan dapat menetapkan jumlah tunjangan harian tetap, sehingga lebih mudah memprediksi dan mengontrol anggaran perjalanan bisnis. Tidak perlu lagi mengelola penggantian biaya yang bervariasi, karena jumlahnya sudah ditentukan sebelumnya.

2. Fleksibilitas bagi Karyawan

Karyawan memiliki kebebasan untuk memilih tempat makan dan akomodasi yang sesuai dengan preferensinya, selama tetap dalam batasan per diem yang diberikan. Hal ini memberikan kenyamanan bagi karyawan dalam merencanakan perjalanan mereka sendiri.

3. Kesadaran Pengeluaran Lebih Tinggi

Karena jumlah per diem tetap, karyawan cenderung lebih bijaksana dalam mengelola pengeluaran. Mereka akan lebih selektif dalam menggunakan dana yang diberikan, sehingga mengurangi kemungkinan pemborosan.

4. Administrasi Lebih Sederhana

Dengan sistem per diem, perusahaan tidak perlu menangani tumpukan tanda terima atau laporan pengeluaran yang detail dari karyawan. Hal ini mengurangi beban administrasi, mempercepat proses pencatatan, dan mempermudah akuntansi perusahaan.

Kekurangan Per Diem

Sementara itu, kekurangan per diem dibandingkan sistem reimbursement adalah.

1. Menyesuaikan Tarif yang Mungkin saja Menimbulkan Kerumitan

Tarif per diem dapat bervariasi tergantung pada lokasi, musim, dan biaya hidup di daerah tujuan. Jika tidak diperbarui secara berkala, perusahaan bisa saja memberikan tunjangan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah, yang berdampak pada efisiensi keuangan.

Perusahaan harus secara rutin mengevaluasi tarif per diem agar tetap relevan dengan kondisi ekonomi. Jika per diem tetap sama sepanjang tahun, ada risiko over-budgeting atau under-budgeting.

2. Karyawan Bisa Menjadi Terlalu Hemat

Beberapa karyawan mungkin memilih untuk menghemat per diem dengan mengorbankan kenyamanan atau profesionalisme, seperti menginap di tempat yang kurang layak atau makan di tempat yang kurang higienis. Hal ini bisa saja berdampak pada produktivitas dan citra profesional saat bertemu klien.

3. Konflik dengan Reimbursement Klien

Jika perjalanan bisnis dilakukan dalam rangka proyek klien, terkadang klien sudah menanggung sebagian atau seluruh biaya perjalanan, seperti akomodasi atau makanan. Dalam situasi ini, memberikan per diem tambahan bisa menyebabkan pengeluaran ganda yang tidak efisien.

Contohnya, jika seorang konsultan proyek dikirim ke luar kota dan klien sudah menanggung biaya hotel dan makan, tetapi perusahaan tetap memberikan per diem penuh, maka ada risiko perusahaan mengeluarkan dana yang tidak perlu. Untuk menghindari pemborosan ini, kamu perlu memastikan kebijakan per diem selaras dengan sistem reimbursement klien.

Mekanisme dan Pengawasan Pembiayaan Per Diem

Berikut ini beberapa prosedur yang harus diikuti agar sistem pembiayaan per diem ini berjalan efektif dan transparan.

1. Penentuan Tarif Per Diem

Sebelum memberlakukan sistem pembiayaan per diem, perusahaan perlu menentukan besaran tunjangan harian yang sesuai. Beberapa faktor yang memengaruhi tarif per diem antara lain:

• Lokasi perjalanan – Biaya hidup di kota besar umumnya lebih tinggi dibandingkan dengan daerah kecil.
• Durasi perjalanan – Perjalanan jangka pendek dan jangka panjang mungkin memiliki struktur per diem yang berbeda.
• Jenis pengeluaran yang ditanggung – Apakah per diem mencakup akomodasi, makanan, dan biaya tambahan, atau hanya makanan dan pengeluaran kecil lainnya?
• Kebijakan internal perusahaan – Setiap perusahaan memiliki standar sendiri dalam menentukan besaran per diem sesuai dengan anggaran dan kebijakan keuangan.

2. Metode Pembayaran Per Diem

Perusahaan dapat memberikan per diem kepada karyawan dengan dua metode utama:

• Dibayar di muka – Karyawan menerima dana sebelum perjalanan bisnis dimulai. Hal ini membantu mereka mengelola pengeluaran lebih baik tanpa harus menggunakan uang pribadi.
• Dibayar setelah perjalanan (tetap dalam format per diem) – Perusahaan memberikan per diem sesuai tarif yang telah ditentukan setelah perjalanan selesai, tetapi tanpa memerlukan bukti transaksi terperinci seperti sistem reimbursement tradisional.

3. Pelaporan Pengeluaran

Meskipun karyawan tidak perlu menyimpan semua bukti transaksi seperti pada sistem reimbursement, mereka tetap diwajibkan untuk membuat laporan perjalanan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Laporan ini biasanya mencakup:

• Tanggal, waktu, dan lokasi perjalanan
• Jumlah per diem yang diterima
• Tujuan bisnis dari perjalanan

Beberapa perusahaan juga meminta karyawan untuk melampirkan bukti bahwa mereka benar-benar melakukan perjalanan bisnis, seperti tiket pesawat atau bukti check-in hotel.

4. Audit Pengeluaran Secara Berkala

Meskipun per diem diberikan dalam jumlah tetap, tetap penting bagi perusahaan untuk melakukan audit berkala terhadap pengeluaran perjalanan karyawan. Audit ini dapat membantu dalam:

• Mengidentifikasi pola pengeluaran yang tidak wajar.
• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Mengurangi potensi penyalahgunaan atau pengeluaran yang tidak perlu.

Baca juga: Cara Efektif Melakukan Audit Keuangan

5. Evaluasi dan Sesuaikan Kebijakan Per Diem Secara Berkala

Kebijakan per diem tidak boleh statis dan harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan tetap relevan. Beberapa pertimbangan dalam evaluasi kebijakan meliputi:

• Apakah tarif per diem masih sesuai dengan kondisi ekonomi dan inflasi?
• Apakah ada perubahan dalam pola perjalanan bisnis perusahaan?
• Apakah ada umpan balik dari karyawan mengenai efektivitas per diem?

Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan perlu melakukan revisi kebijakan agar tetap efektif dan kompetitif.

Alternatif Per Diem

Meskipun per diem adalah metode yang umum digunakan untuk mengelola pengeluaran perjalanan bisnis, beberapa perusahaan mencari alternatif yang lebih fleksibel dan efisien. Salah satu tantangan dalam sistem per diem adalah penyesuaian tarif berdasarkan lokasi, transparansi penggunaan, serta proses administrasi yang tetap diperlukan.

Sebagai solusi, perusahaan dapat mempertimbangkan alternatif modern berbasis teknologi, seperti penggunaan platform keuangan yang memungkinkan pengelolaan pengeluaran perjalanan dengan lebih mudah dan akurat.

1. Kartu dan Dompet Digital untuk Perjalanan Dinas

Alih-alih memberikan per diem dalam bentuk tunai atau transfer langsung ke rekening karyawan, perusahaan dapat menggunakan kartu atau dompet digital yang dapat digunakan secara khusus untuk pembayaran pengeluaran bisnis. 

Beberapa manfaat dari metode ini antara lain:

• Mengurangi risiko penyalahgunaan dana per diem – Dana hanya dapat digunakan untuk transaksi yang telah disetujui.
• Pelacakan real-time – Perusahaan dapat memonitor transaksi langsung melalui platform digital.
• Lebih fleksibel – Jika karyawan membutuhkan tambahan dana, perusahaan dapat dengan cepat menambah saldo tanpa harus melalui proses penggantian biaya yang panjang.

2. Reimbursement Berbasis Digital dengan Kyrim

Salah satu tantangan utama dalam sistem per diem adalah ketika tarif per diem tidak sesuai dengan kebutuhan aktual di lokasi tertentu. Sebagai alternatif, perusahaan dapat menggunakan Kyrim sebagai solusi pengelolaan pengeluaran perjalanan dinas yang lebih fleksibel dan hemat biaya.

Dengan menggunakan Kyrim, perusahaan dapat:

• Proses reimbursement lebih cepat dan efisien – Karyawan cukup mengunggah bukti transaksi, dan perusahaan dapat dengan mudah menyetujui serta mentransfer dana melalui Kyrim.
• Memastikan transparansi pengeluaran – Semua transaksi dapat dilacak dalam satu dashboard, mengurangi risiko penyalahgunaan dana atau kehilangan tanda terima.

Dengan solusi seperti Kyrim, perusahaan dapat menghindari masalah administrasi yang sering terjadi pada sistem per diem, sekaligus memberikan fleksibilitas lebih besar bagi karyawan dalam mengelola pengeluarannya.