11 Permasalahan yang Sering Dihadapi Account Receivable (AR) dan Solusinya

Mengapa pengelolaan Account Receivable (AR) begitu penting? Alasan utamanya adalah karena AR merupakan representasi dari uang yang menjadi hak perusahaan dari pelanggan atas barang atau jasa yang telah diberikan.

Ketika pelanggan tidak membayar tepat waktu atau proses pengelolaannya tidak efisien, hal ini dapat memengaruhi kelancaran arus kas, membatasi modal kerja, dan bahkan mengancam stabilitas finansial perusahaan.

Penelitian terbaru dari Upflow mengungkapkan bahwa lebih dari setengah faktur yang belum dibayar (57%) mengalami keterlambatan pembayaran, dengan sepertiga faktur (33%) membutuhkan waktu lebih dari 90 hari untuk dilunasi. Kondisi ini menggambarkan tantangan nyata yang dihadapi oleh tim AR di berbagai perusahaan, baik skala kecil maupun besar.

Situasi ini semakin mendorong perusahaan untuk menemukan solusi yang lebih inovatif dan efektif dalam mengatasi tantangan yang dihadapi oleh tim Accounts Receivable (AR).

Nah, untuk selengkapnya sebagai bentuk antisipasi yang bisa kamu lakukan untuk menghindari/menyelesaikan masalah yang sering dihadapi AR, berikut artikel ini akan menjelaskan tantangan yang dihadapi AR dan solusinya.

11 Tantangan Utama dalam Account Receivable

Dalam praktiknya, mengelola agar faktur dibayar tepat waktu bukanlah tugas yang sederhana. Berikut ini sejumlah tantangan yang biasanya dihadapi tim AR:

1. Siklus Pembayaran yang Lambat

Siklus pembayaran yang lambat adalah masalah yang sering dihadapi oleh tim AR. Ketergantungan pada metode manual seperti pengiriman invoice/faktur fisik ke pelanggan, atau pengelolaan faktur melalui spreadsheet menyebabkan proses penagihan menjadi lebih lama dari yang seharusnya.

Akibatnya, penerimaan pembayaran tertunda, yang pada akhirnya menghambat kelancaran arus kas perusahaan.

2. DSO (Days Sales Outstanding) yang Tinggi

DSO yang tinggi adalah indikasi pelanggan membutuhkan waktu terlalu lama untuk melunasi utangnya.

Hal ini dapat mengakibatkan likuiditas perusahaan terganggu dan menghambat fleksibilitas dalam memenuhi kebutuhan operasional atau investasi.

DSO yang tinggi, melebihi rata-rata industri, juga menunjukkan bahwa proses manajemen piutang memerlukan perbaikan mendesak.

3. Piutang Buruk (Bad Debt)

Piutang buruk adalah tantangan terbesar dalam pengelolaan AR. Hal ini terjadi ketika pelanggan gagal membayar, baik karena alasan finansial seperti kebangkrutan maupun karena sengaja menghindari kewajiban.

Selain merugikan perusahaan secara finansial, piutang pelanggan yang buruk juga memengaruhi kepercayaan tim terhadap pelanggan lain dan menambah beban kerja untuk menindaklanjuti kasus tersebut.

4. Melacak Invoice dan Rekonsiliasi Pembayaran

Melacak invoice (invoice tracking) dan mencocokannya dengan pembayaran yang masuk merupakan aktivitas ang membutuhkan ketelitian tinggi.

Dalam lingkungan kerja yang masih bergantung pada proses manual, kesalahan seperti pembayaran yang tidak tercatat dapat dengan mudah terjadi.

Hal ini memperlambat proses rekonsiliasi dan menambah tekanan pada tim AR, terutama ketika volume transaksi yang harus ditangani cukup besar.

5. Pengelolaan Data AR yang Tersebar dalam Berbagai Sistem

Ketika data AR tersebar di berbagai sistem, seperti spreadsheet, laporan manual, atau perangkat lunak yang tidak saling terintegrasi, tim AR menghadapi kesulitan dalam mendapatkan gambaran yang jelas tentang status piutang.

Hal ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan dalam pelaporan dan pengambilan keputusan. Akibatnya, upaya penagihan menjadi kurang efektif dan efisiensi operasional terganggu.

6. Kesalahan Entri Data pada Faktur

Kesalahan dalam proses pembuatan faktur, seperti salah mencantumkan jumlah pembayaran, nomor faktur, atau informasi pelanggan, dapat mengakibatkan kebingungan bagi pelanggan.

Faktur yang salah memerlukan klarifikasi atau revisi. Hal ini tentu menyebabkan terjadinya keterlambatan pembayaran dan juga dapat mencerminkan kurangnya profesionalisme perusahaan di mata pelanggan.

7. Sengketa Faktur

Sengketa faktur terjadi ketika pelanggan tidak setuju dengan detail dalam faktur, seperti jumlah pembayaran, deskripsi barang/jasa, atau ketentuan pembayaran.

Sengketa ini dapat memakan waktu untuk diselesaikan dan sering kali mengakibatkan penundaan pembayaran.

8. Mempertahankan Hubungan dengan Pelanggan yang Membayar Terlambat

Selanjutnya, menagih pembayaran dari pelanggan yang sering terlambat merupakan tantangan yang cukup rumit bagi AR. Staf AR harus mampu menemukan cara yang pas antara bersikap tegas dan tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggannya saat menagih invoice.

Pendekatan yang terlalu agresif dapat merusak hubungan bisnis, sementara terlalu longgar dapat memperpanjang keterlambatan pembayaran.

Pelanggan yang merasa diperlakukan dengan tidak adil atau tidak dihargai mungkin memilih untuk tidak melanjutkan kerja sama, sehingga berdampak negatif pada pendapatan jangka panjang perusahaan.

9. Pengelolaan Beberapa Mata Uang

Untuk bisnis yang beroperasi secara internasional, mengelola pembayaran dalam berbagai mata uang menjadi tantangan tersendiri.

Perubahan nilai tukar, biaya konversi mata uang, dan kebutuhan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi sering kali menambah kerumitan.

Ketidaksesuaian nilai tukar juga dapat menyebabkan perbedaan jumlah pembayaran yang diterima dibandingkan yang diharapkan, sehingga mempersulit rekonsiliasi.

10. Pencurian Identitas dan Terjadinya Penipuan (Fraud)

Kasus pencurian identitas dan fraud menjadi tantangan serius dalam pengelolaan AR, terutama dalam era digital.

Penipuan dapat menyebabkan pembayaran dilakukan ke pihak yang tidak berwenang.

Risiko ini meningkat ketika perusahaan tidak memiliki langkah keamanan yang memadai untuk melindungi data pelanggan dan informasi pembayaran.

Baca juga: Penyebab Dan Jenis Invoice Fraud Serta Cara Mencegahnya

11. Syarat dan Ketentuan Pembayaran yang Tidak Konsisten

Ketidakkonsistenan dalam menetapkan syarat dan ketentuan pembayaran dapat menyebabkan kebingungan di pihak pelanggan.

Misalnya, perubahan mendadak dalam tenggat waktu pembayaran atau metode yang diterima bisa membuat pelanggan jadi berpikir ulang untuk segera melakukan transaksi pembayaran.

Hal ini juga mempersulit tim AR dalam menegakkan aturan pembayaran tepat waktu.

Solusi untuk Mengatasi Tantangan Account Receivable

Setelah mengidentifikasi tantangan utama dalam pengelolaan Accounts Receivable (AR), langkah berikutnya adalah merancang solusi yang tepat.

Berikut adalah beberapa solusi yang dapat diterapkan:

1. Mempercepat Proses Pengiriman Faktur

Untuk menghindari keterlambatan pembayaran, hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah mengirimkan faktur secara cepat dan akurat.

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan e-invoicing, yang memungkinkan pengiriman faktur elektronik secara lebih efisien.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengatur pengingat otomatis untuk faktur yang mendekati tanggal jatuh tempo.

Dengan solusi ini, siklus pembayaran menjadi lebih cepat, dan risiko faktur tertunda akibat pengiriman manual dapat diminimalkan.

Baca juga: Software Invoice Processing Terbaik yang Siap Bantu Bisnis Jauh Lebih Efisien

2. Menyediakan Beragam Metode Pembayaran

Kemudahan dalam memilih metode pembayaran sering kali menjadi faktor yang mendorong pelanggan untuk membayar lebih cepat.

Perusahaan dapat menyediakan berbagai opsi pembayaran digital, seperti transfer bank, kartu kredit, atau dompet elektronik (e-wallet).

Dengan memberikan fleksibilitas ini, pelanggan merasa lebih mudah melakukan pembayaran.

3. Mengurangi DSO (Days Sales Outstanding)

Untuk menurunkan DSO, perusahaan perlu mengoptimalkan strategi penagihan.

Salah satu caranya adalah dengan memberikan insentif berupa diskon bagi pelanggan yang melakukan pembayaran lebih awal.

Selain itu, kebijakan pembayaran yang tegas namun fleksibel dapat membantu mempercepat proses pengumpulan pembayaran.

4. Mengatasi Piutang Buruk dengan Kebijakan Kredit yang Tepat

Menangani piutang buruk membutuhkan penerapan kebijakan kredit yang efektif.

Pemeriksaan kredit untuk pelanggan baru menjadi langkah awal untuk menilai kemampuan pembayaran yang sekiranya bisa dilakukan.

Selanjutnya, kamu dapat menetapkan batas kredit yang wajar dan meninjau ulang batas tersebut secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya.

Sebagai perlindungan tambahan, asuransi kredit dapat digunakan untuk memitigasi risiko jika pelanggan gagal membayar.

5. Menyelesaikan Sengketa Faktur dengan Cepat

Sengketa faktur dapat memperlambat pembayaran. Untuk mengatasinya adalah dengan menjalin komunikasi yang baik dan pastikan faktur dikirim lengkap dan akurat.

Jika memungkinkan, gunakan portal pelanggan yang memungkinkan pelanggan melihat dan mengklarifikasi faktur dengan mudah.

Untuk menghindari sengketa faktur ini, kamu dapat memanfaatkan spend management platform seperti Kyrim. Dengan platform ini, kamu dapat menerima pembayaran dari pelanggan secara transparan, memastikan keakuratan faktur, serta mencegah potensi fraud dalam proses pembayaran.

Jangan biarkan sengketa faktur menghambat keuangan perusahaan kamu! Coba demo gratisnya sekarang.