Procurement dan Purchasing Itu Berbeda! Ini 8 Aspek Pentingnya

Saat butuh alat tulis kantor untuk perusahaan, kamu menyebutnya pengadaan (procurement) atau pembelian (purchasing)? Banyak bisnis sering kali menganggap procurement dan purchasing itu sama, padahal sebenarnya dua istilah yang berbeda dalam keuangan dan operasional perusahaan.

Procurement lebih ke strategi jangka panjang—memilih pemasok terbaik, menegosiasikan harga, dan memastikan rantai pasok tetap aman. Sementara purchasing lebih ke urusan teknis, seperti membeli barang atau jasa dengan cepat, sesuai kebutuhan, dan dengan harga terbaik.

Kalau kamu paham perbedaannya, strategi pengadaan dan pembelian di perusahaan kamu dapat dipastikan akan lebih baik. Hasilnya? Pengeluaran lebih efisien, operasional makin lancar, dan hubungan dengan pemasok pun lebih bagus.

Di artikel ini, kita bakal kupas tuntas perbedaan procurement dan purchasing, bagaimana keduanya saling melengkapi, serta strategi terbaik untuk mengelolanya supaya bisnis tetap kompetitif dan berkelanjutan.

8 Aspek Perbedaan Procurement dan Purchasing

Berikut ini delapan perbedaan procurement dan purchasing, yaitu:

1. Fokus Pekerjaan

Procurement berfokus pada strategi jangka panjang dalam mendapatkan barang atau jasa dengan mempertimbangkan efisiensi biaya, kualitas, serta hubungan dengan pemasok. Procurement mencakup berbagai tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pemantauan kinerja pemasok.

Purchasing, di sisi lain, merupakan bagian dari procurement yang lebih berorientasi pada transaksi. Fokus utama purchasing adalah memenuhi kebutuhan bisnis secara langsung, seperti melakukan pemesanan, menerima barang, dan menyelesaikan pembayaran.

2. Tujuan

Procurement bertujuan untuk menciptakan efisiensi dan keunggulan kompetitif dengan memilih pemasok yang tepat, sesuai dengan syarat dan kualifikasi yang dibutuhkan.

Sementara itu, purchasing bertujuan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam waktu yang tepat, dengan harga yang sesuai, serta memastikan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Skill yang Dibutuhkan

Tanggung jawab yang berbeda dalam procurement dan purchasing juga menuntut keterampilan yang berbeda untuk petugasnya.

• Procurement membutuhkan keterampilan berikut:
  
  • Manajemen hubungan – Kemampuan membangun dan memelihara hubungan jangka panjang dengan pemasok untuk memastikan kerja sama yang berkelanjutan.
    
  • Negosiasi – Keterampilan berunding untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan.
    
  • Strategic thinking – Kemampuan menganalisis tren pasar, menilai risiko, dan mengambil keputusan berbasis data untuk strategi pengadaan jangka panjang.
    
• Purchasing membutuhkan keterampilan berikut:
  
  • Manajemen inventaris – Kemampuan mengelola stok agar selalu tersedia tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan yang dapat merugikan perusahaan.
    
  • Quality control – Keahlian dalam mengevaluasi kualitas barang atau jasa yang diterima agar sesuai dengan spesifikasi dan standar perusahaan.
    
  • Analisis keuangan – Kemampuan memahami harga pasar, membandingkan penawaran, serta memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

4. Proaktif vs. Reaktif

Procurement bersifat proaktif, yaitu mengidentifikasi kebutuhan di masa depan, menganalisis pasar, dan memastikan bahwa perusahaan memiliki pemasok cadangan untuk mengurangi risiko. Procurement bekerja sama dengan berbagai departemen dalam perusahaan untuk mengantisipasi perubahan pasar dan mencari solusi terbaik.

Sementara itu, purchasing lebih bersifat reaktif, yaitu dilakukan hanya ketika ada kebutuhan yang harus segera dipenuhi. Purchasing bertugas memastikan barang atau jasa yang diperlukan tersedia secepat mungkin sesuai dengan permintaan yang sudah ditetapkan.

5. Manajemen Hubungan dengan Vendor

Procurement berorientasi pada kemitraan strategis dengan pemasok. Hal ini mencakup evaluasi kinerja vendor, pengelolaan kontrak, serta negosiasi jangka panjang untuk mendapatkan keuntungan dalam harga, kualitas, dan stabilitas pasokan.

Sedangkan purchasing cenderung tidak terlalu memperhatikan hubungan dengan vendor secara mendalam. Fokusnya lebih pada mendapatkan barang atau jasa dengan harga terbaik dalam waktu yang sesingkat mungkin. Oleh karena itu, manajemen hubungan dengan vendor dalam purchasing lebih minimal dibandingkan dengan procurement.

6. Mitigasi Risiko vs. Fleksibilitas Operasional

Proses pengadaan mempertimbangkan faktor-faktor risiko seperti ketidakstabilan pemasok, perubahan regulasi, dan fluktuasi harga. Misalnya, dalam procurement, perusahaan mungkin melakukan audit pemasok dan meninjau kontrak untuk memastikan kepatuhan terhadap standar tertentu. 

Sementara itu, proses pembelian harus cepat dan fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis dengan segera.

7. Nilai Barang vs. Harga

Purchasing berfokus pada harga terendah – Tujuannya adalah mendapatkan barang dengan harga terbaik untuk memenuhi kebutuhan langsung bisnis.

Sementara itu, procurement mempertimbangkan nilai jangka panjang – Lebih fokus pada total biaya kepemilikan (Total Cost of Ownership/TCO) yang mencakup biaya pengiriman, pemasangan, pemeliharaan, serta potensi perbaikan atau penggantian.

8. Urutan Operasi

Procurement mencakup keseluruhan proses dari mengidentifikasi kebutuhan hingga pembayaran, sedangkan purchasing lebih fokus pada tahap akhir setelah kebutuhan dikonfirmasi dan siap dieksekusi.

Tahapan dalam Procurement:

• Mengidentifikasi kebutuhan bisnis
• Mengajukan permintaan pembelian (purchase requisition)
• Meninjau dan menyetujui permintaan pembelian
• Membangun dan menjalin kerja sama dengan vendor
• Mengevaluasi dan menandatangani kontrak
• Mengelola pesanan dan pengiriman
• Menyetujui serta menyelesaikan pembayaran faktur
• Mencatat dan mendokumentasikan transaksi
  

Tahapan dalam Purchasing:

• Menerima dan memproses permintaan pembelian
• Mencari serta membandingkan penawaran dari vendor
• Menerima barang atau bahan baku dan memastikan sesuai pesanan
• Memproses persetujuan dan pencocokan faktur
• Tim keuangan (account payable) melakukan pembayaran ke pemasok

Dengan memahami perbedaan dalam urutan operasi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses procurement dan purchasing untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis.

Persamaan Procurement dan Purchasing

Meskipun procurement dan purchasing memiliki banyak perbedaan, keduanya tetap memiliki beberapa persamaan yang menjadikannya bagian dari rantai pasokan perusahaan.

1. Tujuan

Baik procurement maupun purchasing memiliki tujuan utama untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Keduanya berperan dalam memastikan bahwa operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar dengan ketersediaan sumber daya yang memadai.

2. Bagian dari Supply Chain Management 

Procurement dan purchasing merupakan bagian dari manajemen rantai pasokan (supply chain management). Keduanya bekerja sama dalam mengelola aliran barang dan jasa dari pemasok ke perusahaan.

3. Keterlibatan dalam Proses Keuangan 

Baik procurement maupun purchasing melibatkan transaksi keuangan, mulai dari perencanaan anggaran hingga pembayaran kepada pemasok. 

Oleh karena itu, keduanya memerlukan koordinasi dengan departemen keuangan untuk memastikan kepatuhan terhadap anggaran dan kebijakan pengeluaran perusahaan.

Kyrim: Solusi Pengelolaan Pengeluaran untuk Purchasing dan Procurement

Dalam proses purchasing dan procurement, kamu perlu memastikan setiap pembayaran dilakukan dengan efisien, transparan, dan sesuai anggaran. 

Kyrim membantu menyederhanakan pembayaran yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, mengurangi risiko keterlambatan serta kesalahan transaksi melalui otomatisasi. 

Beberapa manfaat utama dari otomatisasi ini meliputi:

• Pengajuan dan persetujuan pembayaran lebih cepat.
• Dokumentasi transaksi lebih terorganisir untuk menghindari kesalahan pencatatan.
• Mengirim pembayaran domestik dan internasional dengan biaya lebih hemat.
• Enkripsi data dan kontrol akses untuk melindungi informasi keuangan.
• Audit trail, yang memungkinkan perusahaan melacak dan memverifikasi setiap transaksi dengan jelas.
  

Dengan fitur Kyrim yang mendukung transparansi dan efisiensi, kamu dapat memastikan setiap transaksi bisnismu berjalan lancar tanpa terbebani oleh proses administratif yang kompleks.