Mengenal Kontrak Kerjasama Vendor, Fungsi dan Jenisnya

Bayangkan kamu mengelola sebuah perusahaan manufaktur kertas dengan skala produksi besar. Setiap harinya, kamu membutuhkan pasokan bahan baku dari vendor. Mulai dari bahan baku seperti pulp, bahan kimia, hingga kertas daur ulang yang harus tiba tepat waktu agar proses produksi berjalan lancar.m

Dalam kondisi ini, dibutuhkan kontrak kerjasama vendor yang berfungsi untuk mengatur segala prosesnya agar sesuai dengan harapan.

Tanpa adanya kontrak yang jelas dan rinci ini, ada risiko besar terhadap kualitas barang yang diterima atau potensi keterlambatan pengiriman yang dapat mengganggu seluruh rantai pasokan.

Apa itu Kontrak Vendor? Ini Fungsinya

Kontrak vendor adalah perjanjian hukum antara dua pihak, yaitu vendor (penyedia barang atau jasa) dan pembeli (klien atau perusahaan), yang menetapkan syarat dan ketentuan terkait penyediaan barang atau jasa.

Baca juga: Cara Memilih Vendor yang Tepat

Kontrak ini menjadi landasan dalam setiap transaksi bisnis yang melibatkan vendor untuk memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai tanggung jawab, hak, dan kewajiban selama kerjasama berlangsung.

Nah, beberapa fungsi kontrak vendor antara lain:

1. Menentukan Lingkup Pekerjaan

Kontrak vendor merinci produk atau jasa yang harus disediakan oleh vendor, termasuk jumlah, kualitas, spesifikasi teknis, dan metode pengiriman.

2. Mengatur Tenggat Waktu (Jatuh Tempo)

Kontrak menetapkan jadwal pengiriman barang atau pelaksanaan layanan, yang membantu memastikan semua barang atau jasa disediakan tepat waktu dan tidak mengganggu operasional bisnis.

3. Kompensasi dan Pembayaran

Kontrak vendor mengatur harga yang harus dibayar oleh pembeli serta metode pembayaran. Di dalam kontrak juga dicantumkan mengenai syarat-syarat pembayaran seperti tenggat waktu pembayaran, denda keterlambatan, atau insentif jika vendor menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari yang dijadwalkan.

4. Menjaga Kerahasiaan dan Hak Kekayaan Intelektual

Dalam beberapa kerjasama, terutama yang melibatkan teknologi atau informasi sensitif, kontrak vendor dapat mencakup klausul kerahasiaan untuk melindungi hak kekayaan intelektual dan data perusahaan.

5. Mengelola Risiko dan Konflik

Kontrak vendor mencakup ketentuan mengenai tindakan apa yang harus diambil jika salah satu pihak melanggar kontrak, seperti keterlambatan pengiriman atau produk tidak sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.

Selain itu, kontrak ini juga bisa mencantumkan solusi penyelesaian sengketa, baik melalui mediasi, arbitrase, maupun jalur hukum.

Manfaat Adanya Kontrak Vendor

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari adanya kontrak vendor dalam kerjasama bisnis:

1. Alur Kerja yang Lebih Efisien

Kontrak vendor merinci semua aspek dari proyek yang akan dilakukan, termasuk cakupan pekerjaan, tenggat waktu, tugas-tugas spesifik, fitur produk, dan hasil yang diharapkan.

Dengan semua detail tertulis dan disepakati sejak awal, kedua belah pihak memiliki gambaran yang jelas tentang tanggung jawabnya masing-masing.

2. Mengurangi Risiko dan Kesalahpahaman

Salah satu risiko terbesar dalam bisnis adalah kesalahpahaman yang bisa mengarah pada kegagalan proyek atau konflik antara pihak-pihak yang terlibat.

Dengan kontrak vendor, risiko ini dapat diminimalkan. Setiap pihak yang menandatangani kontrak sepakat untuk memenuhi kewajibannya, seperti mematuhi tenggat waktu, menjaga kualitas produk, atau merahasiakan informasi sensitif.

3. Hubungan Bisnis yang Lebih Terpercaya

Menggunakan kontrak vendor menunjukkan bahwa kamu adalah mitra bisnis yang profesional dan dapat diandalkan.

Ketika kedua belah pihak bersedia untuk menandatangani dokumen legal yang mengikat, itu menciptakan rasa saling percaya dan komitmen terhadap kesuksesan bersama.

Dari perspektif vendor, kontrak juga memberikan jaminan bahwa pihaknya akan menerima pembayaran tepat waktu, asalkan memenuhi syarat yang telah ditetapkan.

4. Mengelola dan Mencegah Konflik

Kontrak vendor menyusun pedoman yang jelas mengenai bagaimana sengketa atau konflik akan diselesaikan. Apakah itu melalui negosiasi, mediasi, arbitrase, atau pengadilan, semua langkah penyelesaian konflik dapat dicantumkan dalam kontrak.

Jenis-Jenis Kontrak Vendor

Terdapat berbagai jenis kontrak vendor yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing bisnis. Berikut adalah beberapa jenis kontrak vendor yang paling umum digunakan:

1. Kontrak Harga Tetap (Fixed Price Contract)

Kontrak harga tetap adalah jenis kontrak di mana vendor setuju untuk menyediakan barang atau jasa dengan harga yang sudah ditetapkan sejak awal.

Dalam kontrak ini, risiko finansial bagi pembeli relatif rendah karena biaya sudah pasti dan tidak berubah meskipun terjadi fluktuasi harga di pasar.

Kontrak Harga Tetap ini dibagi menjadi dua tipe yaitu:

a. Kontrak Lumpsum (Lump-Sum Contract)

Pada tipe kontrak ini, vendor dan pembeli sepakat atas harga keseluruhan proyek atau pengadaan, terlepas dari waktu atau jumlah pekerjaan yang dibutuhkan.

Kontrak lump-sum sering digunakan dalam proyek konstruksi, di mana biaya telah diperhitungkan secara keseluruhan sebelum dimulainya pekerjaan.

b. Kontrak Satuan Harga (Unit Price Contract)

Harga dihitung berdasarkan unit volume atau ukuran tertentu. Kontrak ini umum digunakan dalam proyek di mana harga per unit lebih mudah diukur, seperti pengadaan material dalam jumlah besar.

Dengan kontrak ini, pembeli membayar vendor sesuai dengan jumlah unit yang diberikan.

2. Kontrak Biaya-Plus (Cost-Reimbursable Contracts)

Kontrak biaya-plus adalah jenis kontrak di mana vendor dibayar atas biaya yang mereka keluarkan untuk menyelesaikan proyek, ditambah dengan kompensasi tambahan sebagai keuntungan.

Jenis kontrak ini sering digunakan ketika ada ketidakpastian terkait lingkup pekerjaan atau risiko proyek.

Kontrak Biaya-Plus dibagi menjadi empat tipe, yaitu:

a. Biaya Plus Biaya Tetap (Cost Plus Fixed Fee)

Vendor dibayar sebesar biaya proyek yang sebenarnya ditambah dengan biaya tetap yang sudah disepakati sebelumnya, terlepas dari kinerja vendor.

b. Biaya Plus Penghargaan (Cost Plus Award Fee)

Vendor mendapatkan kompensasi berdasarkan pencapaian target tertentu, seperti menyelesaikan proyek lebih cepat atau sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

c. Biaya Plus Insentif (Cost Plus Incentive Fee)

Insentif diberikan kepada vendor jika mereka berhasil mencapai target kinerja tertentu, seperti mengurangi biaya proyek atau menyelesaikan lebih awal.

d. Biaya Plus Persentase Biaya (Cost Plus Percentage of Costs)

Vendor menerima persentase tambahan dari biaya proyek sebagai keuntungan mereka. Semakin tinggi biaya proyek, semakin besar keuntungan vendor.

3. Kontrak Waktu dan Material (Time and Materials Contract)

Kontrak waktu dan material adalah jenis kontrak di mana pembeli membayar vendor berdasarkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek dan biaya material yang digunakan.

Kontrak ini memberikan fleksibilitas bagi vendor dan pembeli karena biaya disesuaikan dengan jumlah pekerjaan yang dilakukan dan material yang digunakan.

Namun, kontrak ini memiliki risiko lebih besar bagi pembeli karena biaya bisa meningkat jika waktu pengerjaan atau jumlah material lebih besar dari yang diperkirakan.

Biasanya, kontrak waktu dan material dilengkapi dengan estimasi durasi pekerjaan dan perkiraan biaya untuk membantu mengurangi risiko biaya yang tidak terduga.

4. Perjanjian Subkontrak (Subcontract Agreement)

Perjanjian subkontrak adalah jenis kontrak di mana vendor bertindak sebagai subkontraktor, yaitu pihak yang mengerjakan sebagian dari tugas yang lebih besar dalam proyek.

Vendor hanya bertanggung jawab atas bagian pekerjaan tertentu yang ditugaskan kepadanya, bukan keseluruhan proyek.

Jenis kontrak ini sering digunakan dalam proyek-proyek besar, seperti konstruksi, yang melibatkan beberapa vendor atau spesialis mekanikal elektrikal (ME), plumbing dan drainase, finishing interior dan eksterior, dan lain sebagainya.

5. Kontrak Pengiriman Tidak Terbatas (Indefinite Delivery Contracts)

Kontrak pengiriman tidak terbatas adalah jenis kontrak yang mencakup jangka waktu yang pasti, tetapi tidak menentukan jumlah pasti barang atau jasa yang akan disediakan oleh vendor.

Jenis kontrak ini sering digunakan dalam proyek jangka panjang di mana kebutuhan barang atau jasa mungkin berubah seiring waktu, tetapi ada kepastian bahwa vendor akan bersedia untuk memenuhi permintaan dalam batas-batas tertentu.

6. Perjanjian Distribusi (Distribution Agreement)

Perjanjian distribusi adalah kontrak di mana vendor dan distributor sepakat mengenai syarat-syarat distribusi produk, termasuk kapan, di mana, dan bagaimana produk tersebut akan didistribusikan.

Dalam perjanjian ini, distributor biasanya menerima persentase dari penjualan sebagai kompensasi.

Beberapa perjanjian distribusi memberikan hak distribusi eksklusif kepada distributor tertentu. Dalam hal ini, distributor menjadi satu-satunya pihak yang diizinkan untuk menjual produk vendor di wilayah atau pasar tertentu.

Optimalkan Manajemen Kontrak Vendor dengan Kyrim

Manajemen kontrak vendor bukanlah tugas yang mudah, terutama ketika berurusan dengan banyak vendor, berbagai kontrak, dan tuntutan operasional yang berbeda-beda.

Dari menjaga alur kerja yang efisien, memastikan kepatuhan terhadap jadwal dan kualitas, hingga mengelola risiko pembayaran serta konflik, setiap tahap membutuhkan perhatian yang detail dan proses yang terstruktur.

Di sinilah Kyrim, sebagai Spend Management Platform, memainkan peran penting dalam mengatasi tantangan-tantangan tersebut.

Salah satu masalah umum dalam manajemen kontrak vendor adalah pengeluaran yang tidak terkendali, sering kali terjadi karena karyawan melakukan pembelian di luar kebijakan pengadaan yang ditetapkan, atau dikenal sebagai maverick spending.

Kyrim memungkinkan kamu untuk memantau setiap transaksi dan pengeluaran dengan vendor secara detail.

Platform ini membantu mengidentifikasi pembelian yang tidak sesuai dengan kontrak atau yang tidak diotorisasi, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan cepat untuk mencegah kerugian.

Selain itu, proses audit dan pelaporan keuangan sering kali menjadi tantangan besar, terutama jika perusahaan bekerja dengan banyak vendor di berbagai lokasi. Kyrim menyederhanakan proses ini dengan menyediakan data yang terstruktur dan laporan otomatis terkait setiap transaksi dan pembayaran vendor.