Contoh Biaya Tak Terduga dalam Bisnis dan Cara Cerdas Mengelolanya

Dalam menjalankan bisnis, perencanaan anggaran menentukan keberlanjutan operasional. Namun, tidak semua pengeluaran dapat diprediksi dengan akurat. Biaya tak terduga sering kali muncul secara mendadak dan mendesak.

Jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran tak terduga ini dapat menyebabkan pembengkakan anggaran dan mempengaruhi keuntungan bisnis. Terlebih untuk bisnis kecil dengan sumber daya keuangan yang lebih terbatas, biaya tak terduga ini bisa memiliki dampak yang lebih besar terhadap kelangsungan bisnis. 

Oleh sebab itu, memahami dan mengantisipasi biaya tak terduga menjadi langkah penting dalam menjaga stabilitas keuangan. Yuk, cari tahu cara mengelola biaya tak terduga pada penjelasan artikel di bawah ini!

Pengertian Biaya Tak Terduga (Insidental)

Biaya tak terduga adalah pengeluaran yang tidak direncanakan dan sering kali muncul secara tiba-tiba di luar anggaran yang telah disusun. 

Biaya ini bisa terjadi dalam berbagai bentuk, seperti perbaikan peralatan kantor yang mendadak, atau biaya tambahan dalam perjalanan bisnis. 

Jika bisnis tidak memiliki strategi untuk menangani biaya ini, maka dapat berisiko mengalami kesulitan keuangan dan terganggunya operasional sehari-hari.

Dalam pengelolaan keuangan bisnis, penting untuk membedakan antara biaya rutin dan biaya insidental:

• Biaya Rutin: Pengeluaran yang terjadi secara berkala dan dapat diprediksi, seperti gaji karyawan, sewa tempat usaha, serta tagihan listrik dan internet.
• Biaya Insidental: Pengeluaran yang muncul secara tidak terduga dan tidak dapat diprediksi dengan mudah, seperti perbaikan mendadak, atau denda yang tidak direncanakan.

Contoh Biaya Tak Terduga dalam Bisnis

Untuk memperdalam pemahaman mengenai biaya tak terduga, berikut ini adalah sejumlah contohnya.

1. Perbaikan dan Penggantian Peralatan Kerja

Peralatan kerja yang berfungsi dengan baik sangat penting bagi kelancaran bisnis. 

Misalnya, jika kamu menjalankan bisnis restoran, lemari pendingin yang tiba-tiba mati bisa menyebabkan bahan makanan rusak dan mengganggu operasional dapur. Atau, jika kamu mengoperasikan studio fotografi dan kamera utama mengalami kerusakan, maka pekerjaan akan tertunda hingga peralatan diperbaiki atau diganti. 

Biaya perbaikan ini bisa cukup besar, tetapi jika peralatan tersebut esensial untuk operasional bisnis, maka pengeluaran ini menjadi hal yang tidak dapat dihindari.

2. Biaya Jasa Profesional 

Sebagai pemilik usaha kecil, kamu mungkin memiliki pemahaman mendalam tentang produk atau layanan yang bakal ditawarkan ke pasar. Namun, dalam hal administrasi keuangan, perpajakan, atau masalah hukum, ada kalanya kamu memerlukan bantuan profesional seperti akuntan atau pengacara.

Contohnya, seorang pemilik restoran mungkin perlu menyewa ahli hukum untuk meninjau kontrak sewa lokasi yang baru. Biaya ini sering kali tidak rutin, tetapi sangat penting untuk melindungi bisnis dari risiko hukum dan keuangan.

3. Pengeluaran Terkait Karyawan 

Gaji karyawan memang sudah termasuk dalam anggaran rutin, tetapi ada biaya tambahan yang sering kali muncul tanpa diduga. 

Misalnya, jika seorang karyawan mengundurkan diri secara mendadak, perusahaan mungkin harus mengeluarkan biaya untuk rekrutmen dan pelatihan, guna mendapatkan kandidat yang tepat. 

Selain itu, jika terjadi peningkatan kebutuhan operasional, perusahaan bisa saja harus membayar lembur atau bonus tak terduga untuk menjaga produktivitas.

4. Biaya Tak Terduga Saat Perjalanan Bisnis 

Ketika melakukan perjalanan bisnis, ada banyak pengeluaran kecil yang mungkin terabaikan dalam perencanaan anggaran. 

Misalnya, biaya parkir mendadak di lokasi rapat, tip untuk layanan hotel, atau biaya tambahan bagasi saat penerbangan.

Selain itu, kebutuhan mendesak seperti membeli perlengkapan alat tulis kantor (ATK) saat presentasi di luar kota juga bisa menjadi pengeluaran yang tidak direncanakan.

5. Dekorasi Mendadak untuk Acara Perusahaan 

Acara bisnis seperti peluncuran produk atau perayaan pencapaian perusahaan sering kali membutuhkan dekorasi tambahan yang tidak masuk dalam anggaran awal. 

Misalnya, sebuah kantor yang mendadak mengadakan acara peluncuran produk bisa saja mengeluarkan biaya ekstra untuk dekorasi panggung, penyewaan peralatan audiovisual, atau pengadaan makanan dan minuman.

6. Denda atau Biaya Keterlambatan 

Denda karena keterlambatan pembayaran atau ketidaksesuaian dengan regulasi bisa menjadi biaya tak terduga yang menguras kas bisnis. 

Misalnya, bisnis yang terlambat membayar pajak bisa dikenakan denda tambahan.

Selain itu, keterlambatan dalam pengiriman pesanan kepada pelanggan juga bisa berujung pada penalti atau kompensasi yang harus dibayarkan kepada pelanggan.

Baca juga: Cara Menghitung Besaran Penalty Fee dari Supplier

Tantangan dalam Mengelola Pengeluaran Biaya Tak Terduga (Insidental)

Mengelola biaya tak terduga tidak terlepas dari sejumlah tantangan, seperti berikut.

1. Sulit Direncanakan dan Dilacak 

Pengeluaran insidental sering kali tidak dapat diprediksi, sehingga sulit untuk dianggarkan dengan akurat. Selain itu, beberapa pengeluaran kecil seperti tip atau biaya parkir mungkin tidak memiliki bukti transaksi, yang membuat pencatatan menjadi lebih menantang.

2. Risiko Penipuan Pengeluaran 

Kurangnya tanda terima atau bukti transaksi dapat membuka celah bagi karyawan untuk mengajukan klaim pengeluaran/reimbursement yang tidak valid. 

Tanpa sistem pelacakan yang baik, bisnis dapat mengalami kebocoran dana akibat laporan pengeluaran yang tidak sesuai kenyataan.

3. Data yang Tidak Akurat atau Hilang 

Karena pengeluaran ini sering kali kecil dan tidak tercatat dengan baik, risiko kehilangan atau kesalahan pencatatan menjadi lebih tinggi. Hal inilah yang dapat menyebabkan laporan keuangan tidak akurat dan menyulitkan proses pengambilan keputusan keuangan.

4. Masalah dalam Alokasi Anggaran 

Ketika biaya insidental tidak diperhitungkan dengan baik, bisnis dapat mengalami pembengkakan anggaran atau terpaksa memangkas dana dari area lain yang sebenarnya penting. Inilah yang kadang dapat menghambat pertumbuhan dan stabilitas bisnis dalam jangka panjang.

Cara Mengelola Pengeluaran Tak Terduga dalam Bisnis

Nah, setelah membahas sejumlah tantangannya, berikut ini adalah cara mengelola pengeluaran tak terduga dalam sebuah bisnis. 

1. Tentukan Proses Pengelolaan Pengeluaran 

Setiap bisnis perlu memiliki prosedur yang jelas untuk menangani pengeluaran tak terduga. Misalnya, setiap pengeluaran insidental harus melalui persetujuan manajer atau pemilik bisnis sebelum diproses. 

Selain itu, bisnis harus menetapkan persyaratan untuk dokumentasi, seperti bukti transaksi atau tanda terima, guna menghindari pengeluaran yang tidak transparan.

Baca juga: Cara Menyusun SOP Reimbursement dan Contohnya

2. Tetapkan Anggaran Darurat 

Berikutnya, untuk menghadapi biaya tak terduga adalah dengan menyisihkan dana cadangan dalam anggaran. 

Idealnya, bisnis sebaiknya memiliki dana darurat yang cukup untuk menutupi biaya operasional selama tiga hingga enam bulan. Caranya adalah dengan menyisihkan 20% dari pendapatan.Dana ini bisa disimpan dalam rekening khusus yang mudah diakses ketika diperlukan.

4. Menggunakan Kartu Kredit Bisnis secara Bijak 

Jika dana darurat belum mencukupi atau perlu disimpan untuk kebutuhan mendesak lainnya, kartu kredit bisnis dapat menjadi solusi fleksibel untuk menutupi pengeluaran tak terduga. 

Kartu kredit dapat digunakan untuk membayar perbaikan peralatan atau biaya tak terduga lainnya. Banyak kartu kredit menawarkan suku bunga rendah dan manfaat seperti cashback, yang dapat membantu mengurangi biaya pengeluaran.

5. Tetapkan Panduan Pengeluaran Perjalanan Bisnis 

Untuk mengontrol pengeluaran tak terduga dalam perjalanan bisnis, perusahaan bisa menetapkan kebijakan tunjangan harian (per diem). 

Dengan adanya batasan pengeluaran harian, karyawan tidak akan melebihi anggaran yang telah ditentukan, sehingga pengeluaran tetap terkendali.

Baca juga: Format SOP Perjalanan Dinas

6. Kontrol atas Pengeluaran Diskresioner 

Biaya insidentil sering kali termasuk dalam pengeluaran diskresioner, yang berarti pengeluaran tersebut tidak esensial dan dapat dikendalikan sampai batas tertentu.

Dengan memahami dan mengelola pengeluaran ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih bijak tentang bagaimana dan kapan membelanjakan uang, serta memprioritaskan tujuan keuangan bisnis.

7. Otomatisasi Pelacakan Pengeluaran 

Mengelola pengeluaran perusahaan, termasuk pengeluaran insidental, bisa menjadi tugas yang rumit. Gunakan spend management platform, seperti Kyrim, untuk mengotomatisasi proses pelacakan pengeluaran dan mengurangi beban kerja administratif. 

Dengan teknologi yang tepat ini, kamu dapat mengontrol keuangan dengan lebih baik dan menghindari pemborosan yang tidak perlu.