Indonesian 
English (United States) 
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh pelaku bisnis adalah jumlah staf keuangan yang terbatas. Bukan karena kelangkaan tenaga kerja, melainkan karena kebutuhan untuk menghemat biaya operasional, sehingga jumlah staf yang dipekerjakan harus seminimal mungkin.
Meskipun jumlah staf keuangan terbatas, bisnis tetap membutuhkan pencatatan yang akurat, pengelolaan arus kas yang baik, serta kepatuhan terhadap regulasi perpajakan dan keuangan. Jumlah staf keuangan yang terbatas ini dapat meningkatkan risiko kesalahan pencatatan, memperlambat proses administrasi, dan menghambat pengambilan keputusan strategis.
Oleh karena itu, pemilik bisnis perlu menerapkan strategi yang tepat agar tetap dapat mengelola keuangan secara efisien meskipun dengan tim yang kecil.
Artikel ini akan membahas tantangan yang dihadapi pelaku usaha dengan stafnya yang terbatas serta berbagai solusi yang dapat diterapkan untuk mengatasi kendala tersebut.
Tantangan Bisnis dengan Staf Keuangan Terbatas
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi pebisnis dengan jumlah staf terbatas:
1. Beban Kerja yang Tinggi
Dalam banyak kasus, staf keuangan harus menangani berbagai tugas, mulai dari pencatatan transaksi, pengelolaan arus kas, pembayaran pajak, hingga pembuatan laporan keuangan.
Beban kerja yang tinggi ini dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penyelesaian tugas dan menurunkan produktivitas.
Selain itu, jika hanya ada seorang staf yang menangani keuangan, absensi atau adanya turnover/pergantian karyawan dapat menghambat operasional bisnis.
Ketika staf keuangan tidak hadir atau meninggalkan perusahaan, tugas-tugas keuangan akan terhenti sementara. Hal ini yang akan menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran dan berdampak pada buruknya arus kas bisnis.
2. Risiko Kesalahan Pencatatan dan Pelaporan
Dengan jumlah staf yang terbatas, kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan menjadi lebih tinggi.
Kesalahan ini dapat berdampak besar, seperti laporan keuangan yang tidak akurat, ketidaksesuaian dengan regulasi perpajakan, atau bahkan kehilangan peluang dalam pengambilan keputusan bisnis.
Selain itu, jika tidak ada proses audit internal yang memadai, risiko terjadinya fraud semakin besar.
3. Proses Manual yang Tidak Efisien
Banyak pemilik bisnis masih mengandalkan pencatatan manual atau sistem yang kurang terintegrasi, sehingga proses administrasi keuangan menjadi lebih lambat dan rentan terhadap kesalahan.
Tanpa otomatisasi, tugas-tugas seperti rekonsiliasi bank, pengelolaan faktur, dan pencatatan transaksi dapat memakan banyak waktu dan tenaga. Akibatnya, staf keuangan menjadi terbebani dengan pekerjaan administratif yang berulang, sementara tugas strategis seperti analisis keuangan dan perencanaan bisnis kurang mendapatkan perhatian.
4. Kurangnya Waktu untuk Perencanaan Strategis
Selain tugas operasional harian, tim keuangan berperan dalam memberikan wawasan strategis bagi bisnis. Namun, jika staf keuangan terlalu sibuk dengan tugas administratif, mereka tidak memiliki cukup waktu untuk menganalisis data keuangan, merancang strategi pertumbuhan, atau memberikan rekomendasi bagi pemilik usaha.
Akibatnya, pemilik bisnis dapat mengalami kehilangan peluang untuk meningkatkan omset penjualan.
Strategi Efektif untuk Mengatasi Kekurangan Staf Keuangan
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diterapkan ketika sebuah bisnis memiliki jumlah staf terbatas dan tetap ingin menjaga efisiensi operasional dan akurasi laporan keuangan:
1. Menyediakan panduan keuangan yang mudah diakses:
Agar pengelolaan keuangan tetap terstruktur, bisnis perlu memiliki dokumen sederhana yang menjelaskan kebijakan keuangan internal. Dokumen ini harus mencakup prosedur pengeluaran, tata cara pencatatan transaksi, serta panduan penyusunan laporan keuangan.
Dengan adanya panduan ini, staf non-keuangan juga dapat memahami dasar-dasar pengelolaan keuangan, sehingga mengurangi kesalahan dalam pencatatan transaksi dan meningkatkan efisiensi kerja.
2. Meningkatkan Literasi Keuangan Tim
Di banyak bisnis, staf yang menangani keuangan sering kali tidak memiliki latar belakang akuntansi atau keuangan yang kuat. Kurangnya pemahaman tentang prinsip dasar keuangan dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, atau bahkan risiko kebocoran kas.
Pemilik bisnis dapat menyelenggarakan pelatihan internal atau mengikuti kursus online tentang dasar-dasar akuntansi, pengelolaan arus kas, serta cara membaca laporan keuangan.
Platform seperti blog Kyrim, Coursera, Udemy, atau webinar dari penyedia layanan keuangan dapat menjadi pilihan.
Tidak hanya staf keuangan, tetapi juga tim pemasaran, operasional, dan penjualan perlu memahami bagaimana keputusan dari divisi mereka dapat berdampak pada kondisi finansial bisnis.
Contohnya, tim pemasaran perlu memahami anggaran promosi dan bagaimana pengeluarannya harus dikontrol agar tetap menguntungkan.
3. Digitalisasi dan Otomatisasi Keuangan
Teknologi dapat membantu menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola keuangan. Otomatisasi mengurangi pekerjaan manual yang rawan kesalahan dan mempercepat proses administrasi.
Banyak tugas akuntansi seperti pembuatan invoice, pencocokan transaksi, dan pembuatan laporan dapat dilakukan secara otomatis melalui software akuntansi. Sebagai contohnya, penggunaan aplikasi seperti Kyrim dapat membantu dalam mengontrol pengeluaran bisnis mulai dari pembayaran invoice dan reimbursement hingga pembayaran gaji karyawan.
Dengan digitalisasi, pemilik bisnis dapat menghemat waktu administrasi, meminimalkan kesalahan pencatatan, serta meningkatkan transparansi dalam pengelolaan keuangan.
Cara Merekrut Profesional Staf Keuangan
Merekrut staf keuangan yang kompeten bukan hal mudah—apalagi ketika bisnis harus hemat anggaran dan waktu. Berikut ini adalah beberapa pendekatan yang dapat dilakukan oleh rekruiter.
1. Tidak Ada “Kandidat Sempurna”
Banyak pebisnis terjebak dalam proses perekrutan yang panjang karena berusaha mencari kandidat yang memiliki semua keterampilan ideal. Padahal, semakin lama proses perekrutan, semakin besar beban kerja yang harus ditanggung tim yang ada.
Fokus pada kandidat yang memiliki keterampilan inti yang diperlukan, seperti pencatatan transaksi, pengelolaan arus kas, dan penyusunan laporan keuangan.
Selain itu, gunakan pendekatan hire for attitude, train for skills—rekrut orang dengan etos kerja dan kemauan belajar yang tinggi, lalu berikan pelatihan yang dibutuhkan.
2. Rekrut Berdasarkan Potensi dan Soft Skills
Selain keterampilan teknis, pemilik bisnis juga perlu mencari kandidat yang memiliki soft skills seperti komunikasi yang baik, kemampuan analitis, dan pemecahan masalah.
Prioritaskan kandidat yang menunjukkan motivasi tinggi dan kemampuan berpikir kritis. Coba berikan studi kasus sederhana tentang pengelolaan arus kas untuk mengetahui cara mereka berpikir dan memecahkan suatu permasalahan.
3. Pertimbangkan untuk merekrut pekerja kontrak
Jika belum dapat merekrut staf tetap, pemilik bisnis dapat mempertimbangkan untuk menggunakan tenaga kerja kontrak atau freelancer. Hal ini bisa menjadi solusi fleksibel untuk menangani beban kerja yang meningkat tanpa menambah biaya tetap perusahaan.
Gunakan freelance jasa akuntan atau konsultan keuangan untuk menangani laporan pajak, audit, atau pembuatan laporan keuangan bulanan.
Coba untuk memanfaatkan platform seperti Upwork, Freelancer, atau penyedia jasa akuntansi berbasis langganan untuk mendapatkan tenaga profesional dengan biaya yang lebih fleksibel.
Kapan Saatnya Menambah Staf Keuangan, dan Kapan Harus Memilih Otomatisasi
Meningkatkan literasi tim dan menyusun panduan keuangan internal dapat menjadi solusi jangka pendek yang efektif. Namun, ketika beban kerja terus meningkat dan tantangan semakin kompleks, merekrut tenaga tambahan — baik secara permanen maupun lewat freelancer — menjadi langkah strategis yang tak bisa dihindari.
Meski begitu, banyak bisnis saat ini memilih pendekatan yang lebih efisien: mengandalkan teknologi untuk menggantikan proses manual yang memakan waktu.
Otomatisasi menjadi solusi untuk efisiensi waktu dan juga meningkatkan akurasi serta transparansi keuangan tanpa harus terus menambah jumlah staf.
Kyrim: Solusi Otomasi Keuangan untuk Tim Kecil yang Efisien
Di tengah kebutuhan akan efisiensi dan ketepatan dalam pengelolaan keuangan, Kyrim hadir sebagai solusi otomasi yang dapat diandalkan. Kyrim membantu bisnis dalam:
- Mengelola pengeluaran dan reimbursement,
- Memproses invoice secara otomatis,
- Menyederhanakan pembayaran gaji,
- Serta memberikan visibilitas real-time terhadap kondisi keuangan bisnis.
Dengan menggunakan Kyrim, bisnis dapat tetap berjalan lancar dan rapi meskipun hanya dengan tim keuangan yang kecil. Waktu staf tak lagi habis untuk entri data, melainkan dapat dialihkan untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih strategis.
Mulai transformasi keuangan bisnis kamu dengan Kyrim sekarang — agar tim kecil kamu bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
