Apakah Bisnismu Memerlukan Software Procurement? Cek 7 Pilihan Terbaik dan Alternatifnya

Software procurement hadir sebagai solusi digital untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara lebih sistematis dan otomatis. Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengurangi dan bahkan menghilangkan kendala ataupun risiko yang biasanya muncul dalam proses pengadaan.

Software procurement memungkinkan perusahaan untuk memiliki satu sumber kebenaran (single source of truth) dalam menyimpan informasi pengadaan. Aplikasi ini membantu koordinasi antardivisi yang terlibat dalam proses pengadaan. 

Dengan sistem yang terpusat, staf pengadaan, purchasing dan bahkan tim finance dapat dengan mudah mengakses data pemasok, memantau proses pengadaan, membayar tagihan pemasok, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.

Apa Itu Software Procurement?

Software procurement adalah aplikasi atau sistem berbasis digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa secara otomatis. 

Dengan menggunakan software ini, penggunanya dapat mencari pemasok, melakukan pembelian, mengelola inventaris, serta memantau transaksi dalam satu platform.

Software ini sering disebut juga sebagai software manajemen pembelian, karena mencakup berbagai aspek dalam proses procurement. Pengguna dengan mudah dapat melakukan identifikasi, mengevaluasi dan memilih pemasok. 

Tidak hanya itu, fitur manajemen kontrak hingga fitur pembayaran kepada pemasok juga tersedia. Dengan fitur otomatisasi, software procurement dapat menghilangkan hambatan administratif dan meningkatkan efisiensi operasional.

Software procurement berperan penting dalam rantai pasokan, terutama dalam memastikan ketersediaan barang dan layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Perbedaan Software Procurement dan Metode Pengadaan Manual

Berikut beberapa perbedaan utama antara penggunaan software procurement dan metode pengadaan manual:

Dengan adanya otomatisasi dan pengelolaan data yang lebih terstruktur, software procurement jelas lebih unggul dibandingkan metode pengadaan secara manual dalam hal efisiensi, akurasi, dan transparansi.

Mengapa Menggunakan Software Procurement?

Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa bisnis sebaiknya menggunakan software procurement:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan otomatisasi proses pengadaan, staf pengadaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan berbagai tugas administratif seperti pencarian pemasok, pembuatan pesanan pembelian, dan pemrosesan faktur. Hal ini memungkinkan tim procurement untuk fokus pada strategi bisnis yang lebih besar.

2. Mengurangi Risiko dan Kesalahan Manual

Penggunaan software procurement membantu mengurangi kesalahan manusia dalam penginputan data, pencocokan faktur, dan pembuatan kontrak. Sistem otomatis akan memastikan semua transaksi dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku.

3. Meningkatkan Transparansi dan Kontrol Pengeluaran

Software procurement menyediakan visibilitas penuh atas semua transaksi pengadaan, memungkinkan penggunanya untuk lebih mudah memantau dan mengontrol anggaran. 

Dengan fitur analisis data, Chief Financial Officer (CFO) perusahaan yang memiliki tugas mengelola keuangan, juga dapat mengidentifikasi area di mana penghematan dapat dilakukan.

Artikel lain yang mungkin bermanfaat: Rekomendasi Software CFO Yang Dibutuhkan Zaman Sekarang

4. Mempercepat Proses Persetujuan dan Pembayaran

Dengan adanya alur kerja otomatis, proses persetujuan pengadaan menjadi lebih cepat dan efisien. Selain itu, sistem procure-to-pay memungkinkan pembayaran dilakukan dengan lebih akurat dan tepat waktu. 

Dengan demikian, staf account payable (AP) dapat bekerja tanpa takut mendapatkan risiko denda akibat keterlambatan pembayaran (penalty fee).

5. Meningkatkan Hubungan yang Lebih Baik dengan Pemasok

Dengan sistem manajemen pemasok yang terintegrasi, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan vendor. 

Komunikasi yang lebih transparan dan pembayaran yang lebih tepat waktu akan meningkatkan kepercayaan dan kerja sama jangka panjang dengan pemasok.

Fitur Utama Software Procurement

Software procurement memiliki berbagai fitur utama yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses pengadaan.

 Berikut adalah beberapa fitur utama yang umumnya terdapat dalam solusi e-procurement:

1. Identifikasi dan Evaluasi Pemasok

Fitur ini memungkinkan perusahaan mengidentifikasi serta mengevaluasi pemasok dengan lebih efisien. 

Dengan teknologi berbasis data, sistem ini membantu pengguna saat ingin membandingkan harga dan kualitas dari berbagai pemasok. Selain itu, pengguna dapat melakukan negosiasi kontrak secara digital dan mengelola daftar pemasok yang telah disetujui untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.

2. Manajemen Pemasok

Fitur ini membantu perusahaan mengelola hubungan dengan pemasok lebih efektif. 

Proses onboarding pemasok baru menjadi lebih mudah, memastikan mereka memenuhi standar yang ditetapkan perusahaan. 

Selain itu, fitur ini memungkinkan pemantauan kinerja pemasok secara berkala serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. 

Dengan manajemen pemasok yang terstruktur, perusahaan dapat meminimalkan risiko dalam rantai pasokan dan menjaga kelancaran operasional.

3. Manajemen Kontrak

Untuk memastikan kesepakatan dengan pemasok berjalan sesuai rencana, sistem e-procurement juga dilengkapi dengan kemampuan manajemen kontrak. 

Dengan adanya fitur ini, kontrak dapat dibuat secara otomatis berdasarkan data pengadaan yang tersedia. 

Pemantauan tenggat waktu dan kepatuhan terhadap kontrak menjadi lebih mudah. Penyimpanan kontrak secara digital juga memastikan aksesibilitas yang lebih baik serta kemudahan dalam proses audit.

4. Manajemen Katalog

Manajemen katalog turut menjadi bagian penting dalam software procurement karena menyediakan daftar produk dan layanan yang dapat dibeli oleh perusahaan.

Fitur ini mempermudah pencarian dan pemesanan barang. Integrasi dengan pemasok juga memungkinkan pembaruan stok secara real-time.

Selain itu, pengelolaan produk dapat dilakukan dengan lebih transparan dan terstruktur, sehingga efisiensi dalam pengadaan barang semakin meningkat.

5. Procure-to-Pay (P2P) Automation

Procure-to-Pay mencakup seluruh siklus pembelian, mulai dari pemesanan hingga pembayaran. 

Otomatisasi pembuatan purchase order (PO) memungkinkan pengguna dapat memantau status pesanan secara real-time. 

Selain itu, faktur dan pembayaran dapat dikelola secara digital untuk mengurangi kesalahan manual. 

Hal ini tidak hanya mengurangi kesalahan, tetapi juga memastikan proses pengadaan berjalan dengan lebih cepat dan akurat.

Dengan berbagai fitur yang saling terintegrasi ini, software procurement mampu meningkatkan efisiensi serta transparansi dalam proses pengadaan perusahaan secara keseluruhan.

7 Rekomendasi Software Procurement Terbaik

Berikut adalah software procurement yang paling direkomendasikan agar kendala dan risiko pengadaan dapat diminimalisir.

1. Kissflow Procurement Cloud

Kissflow Procurement Cloud adalah solusi e-procurement berbasis cloud yang menawarkan otomatisasi penuh dalam proses pengadaan. Software ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola pesanan pembelian, katalog produk, manajemen pemasok, serta persetujuan kontrak dengan lebih mudah dan terorganisir.

Fitur Utama:

• E-procurement dengan sistem berbasis cloud
• Otomatisasi proses pengadaan dan persetujuan kontrak
• Portal pemasok yang memudahkan komunikasi dengan vendor
• Integrasi dengan sistem lain melalui API dan Webhooks
• Analisis dan pelaporan pengeluaran secara real-time

Dengan fitur yang komprehensif, Kissflow Procurement Cloud sangat cocok untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan.

2. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud adalah platform e-procurement yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari pencarian pemasok hingga pembayaran. Dengan teknologi berbasis cloud, Oracle Procurement Cloud memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan operasional pengadaan secara efisien.

Fitur Utama:

• Analisis pengeluaran berbasis AI
• Manajemen pemasok dan kontrak yang komprehensif
• Otomatisasi alur kerja pengadaan
• E-invoicing untuk mempermudah pembayaran
• Kemampuan integrasi dengan sistem ERP lainnya

Oracle Procurement Cloud sangat cocok untuk perusahaan skala besar yang membutuhkan solusi pengadaan yang canggih dan terintegrasi.

3. Precoro

Precoro adalah software procurement berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pengadaan. Dengan fitur seperti pembuatan pesanan pembelian (purchase order), analitik pengeluaran, dan manajemen pemasok, Precoro membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

Fitur Utama:

• Permintaan dan pesanan pembelian otomatis
• Manajemen pemasok dan katalog produk
• Pelaporan pengeluaran berbasis data
• Sistem pencocokan three-way matching untuk validasi faktur sebelum pembayaran dilakukan
• Manajemen anggaran secara real-time

Dengan fitur-fitur yang intuitif, Precoro merupakan solusi ideal bagi bisnis kecil hingga menengah yang ingin meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan.

4. HashMicro

HashMicro adalah software procurement yang membantu perusahaan mengontrol dan mengelola pengadaan barang dan jasa dengan lebih efisien. Software ini dilengkapi dengan fitur otomatisasi yang mendukung proses pembelian dan pengelolaan vendor secara terstruktur.

Fitur Utama:

• Sistem pembelian otomatis
• Portal permintaan pembelian online
• Vendor rating untuk evaluasi pemasok
• Manajemen backorder yang efisien
• Analisis pengeluaran dan pelaporan

Dengan sistem yang fleksibel dan dapat disesuaikan, HashMicro sangat cocok untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan kontrol dalam pengadaan barang dan jasa.

5. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics menawarkan solusi pengadaan yang terintegrasi dengan sistem ERP dan manajemen rantai pasokan. Software ini dirancang untuk mengoptimalkan setiap tahap dalam proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran vendor.

Fitur Utama:

• Manajemen pengadaan terintegrasi
• Pengelolaan vendor dan persediaan
• Pelacakan pesanan pembelian secara real-time
• Otomatisasi pemrosesan faktur
• Dukungan multi-mata uang dan multi-bahasa

Microsoft Dynamics sangat ideal bagi perusahaan yang ingin memiliki kontrol penuh atas seluruh proses pengadaan dalam satu platform.

6. SAP Ariba

SAP Ariba adalah solusi e-procurement berbasis cloud yang menyediakan alat untuk mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari identifikasi pemasok hingga pembayaran.

Fitur Utama:

• Manajemen pemasok dan risiko
• Analisis pengeluaran berbasis AI
• Otomatisasi siklus procure-to-pay
• Manajemen kontrak berbasis digital
• Integrasi dengan sistem SAP lainnya

Dengan skalabilitas yang tinggi, SAP Ariba sangat cocok untuk perusahaan besar yang ingin meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan.

7. Procurify

Procurify adalah platform manajemen pengadaan berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan dalam proses pengadaan.

Fitur Utama:

• Permintaan dan persetujuan pembelian otomatis
• Manajemen vendor dan katalog
• Anggaran real-time dan pelacakan pengeluaran
• Aplikasi seluler untuk kemudahan akses
• Analitik dan pelaporan yang mendetail

Procurify adalah solusi ideal bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kontrol dan transparansi dalam pengadaan mereka.

Pilih yang Mana, Software Procurement atau Spend Management Platform?

Meskipun software procurement menawarkan solusi menyeluruh untuk proses pengadaan, tidak semua perusahaan membutuhkannya. 

Jika fokus utama kamu adalah mengelola dan mengoptimalkan pengeluaran daripada keseluruhan proses procurement, maka spend management platform bisa menjadi pilihan yang lebih tepat.

Kyrim bisa menjadi solusi yang lebih ringan dan fleksibel dalam mengelola pengeluaran bisnis. Dengan platform ini, kamu akan lebih mudah dalam dalam memantau, mengendalikan, dan menganalisis pengeluaran tanpa harus mengelola seluruh siklus procurement. 

Kyrim dilengkapi dengan fitur seperti:

• Vendor onboarding –  Mempermudah proses pendaftaran dan verifikasi vendor baru. Dengan sistem yang terstruktur, pengguna tehindar dari risiko bekerja dengan vendor yang tidak terpercaya serta dapat mempercepat proses kerja sama.
• Pelacakan Pengeluaran Real-Time – Memungkinkan kamu untuk melihat bagaimana anggaran perusahaan digunakan secara langsung.
• Otomatisasi Persetujuan Pembayaran – Memastikan pengeluaran hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang.

Jika kamu masih menimbang-nimbang antara software procurement yang lebih komprehensif atau spend management platform yang lebih sederhana, mungkin Kyrim bisa menjadi pilihan yang lebih fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Apapun pilihan kamu, pastikan solusi yang dipilih dapat mendukung strategi bisnis jangka panjang dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.