Payroll digunakan untuk membayar hak karyawan. Biaya operasional digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan.
Keduanya sama-sama menghasilkan transaksi keluar, tetapi tujuan, approval, bukti, jadwal, dan pencatatannya berbeda. Karena itu, payroll dan biaya operasional perlu dicatat secara terpisah agar HR dan Finance dapat mengetahui dengan jelas ke mana dana perusahaan digunakan.
Ketika semua pembayaran dimasukkan ke dalam satu file atau kategori yang sama, proses rekonsiliasi menjadi lebih sulit. Finance harus memeriksa ulang mana yang merupakan gaji, reimbursement, cash advance, perjalanan dinas, atau pembayaran kebutuhan lapangan.
Apa perbedaan payroll dan biaya operasional?
Payroll adalah proses penghitungan dan pembayaran kompensasi kepada karyawan. Komponennya dapat meliputi gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, komisi, potongan, serta pajak penghasilan.
Direktorat Jenderal Pajak menjelaskan bahwa PPh Pasal 21 merupakan pemotongan pajak atas penghasilan yang berhubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan yang diterima wajib pajak orang pribadi. Artinya, pembayaran payroll juga memiliki konsekuensi administrasi dan perpajakan yang perlu dikelola secara tepat.
Sementara itu, biaya operasional merupakan pengeluaran yang dibutuhkan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan. Contohnya meliputi:
- perjalanan dinas;
- konsumsi rapat;
- transportasi pegawai lapangan;
- pembelian perlengkapan;
- biaya komunikasi;
- cash advance;
- reimbursement;
- pembayaran akomodasi;
- kebutuhan proyek.
Secara sederhana, perbedaannya dapat dilihat dari tabel berikut.
| Aspek | Payroll | Biaya operasional |
|---|---|---|
| Tujuan | Membayar hak karyawan | Mendukung kegiatan perusahaan |
| Penerima | Karyawan | Karyawan, PIC, vendor, atau penyedia jasa |
| Jadwal | Berkala dan terjadwal | Sesuai kebutuhan |
| Dasar pembayaran | Data penggajian | Pengajuan, anggaran, invoice, atau bukti transaksi |
| Approval | HR, Finance, dan approver payroll | Manager, budget owner, dan Finance |
| Pelaporan | Laporan payroll | Laporan pengeluaran atau proyek |
| Pajak | Umumnya berkaitan dengan PPh 21 | Bergantung pada jenis transaksi |
Kenapa payroll dan biaya operasional harus dipisahkan?
Pemisahan bukan hanya masalah membuat kategori pada laporan. Pemisahan menentukan bagaimana dana diminta, disetujui, dibayarkan, dan dipertanggungjawabkan.
Berikut beberapa alasan utamanya.
1. Payroll dan biaya operasional memiliki tujuan berbeda
Gaji merupakan hak karyawan yang harus dibayarkan sesuai periode dan ketentuan perusahaan. Regulasi pengupahan juga mengatur bentuk serta cara pembayaran upah sebagai bagian dari perlindungan pekerja. Informasi regulasi pengupahan dapat diperiksa melalui JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Biaya operasional memiliki tujuan berbeda. Dana tersebut diberikan agar karyawan atau tim dapat menjalankan pekerjaan tertentu.
Sebagai contoh, seorang supervisor lapangan dapat menerima dana untuk:
- transportasi tim;
- konsumsi;
- akomodasi;
- pembelian material;
- biaya komunikasi.
Dana tersebut bukan bagian dari gaji supervisor. Karena itu, transaksi dan pertanggungjawabannya tidak boleh masuk ke kategori payroll.
2. Alur approval-nya tidak sama
Payroll biasanya mengikuti kalender tetap. HR mengumpulkan data, menghitung gaji, melakukan validasi, lalu mengirimkannya kepada Finance dan approver yang berwenang.
Biaya operasional dapat muncul setiap hari dan berasal dari berbagai divisi. Approval-nya bergantung pada:
- jenis kebutuhan;
- nominal transaksi;
- pemilik anggaran;
- proyek;
- lokasi;
- bukti pendukung.
Apabila payroll dan biaya operasional menggunakan approval yang sama, perusahaan akan kesulitan menentukan siapa yang berhak menyetujui setiap transaksi.
Payroll seharusnya tidak perlu menunggu approval dari project manager. Sebaliknya, pengajuan perjalanan dinas seharusnya tidak otomatis disetujui hanya karena sudah masuk dalam file pembayaran karyawan.
3. Finance membutuhkan laporan yang akurat
Finance perlu mengetahui berapa banyak dana yang benar-benar digunakan untuk kompensasi karyawan dan berapa banyak yang digunakan untuk menjalankan operasional.
Jika semua transaksi dicampur, laporan dapat memberikan gambaran yang keliru.
Sebagai contoh, perusahaan mentransfer:
- gaji kepada seorang supervisor;
- dana transportasi tim;
- reimbursement penginapan;
- cash advance untuk proyek.
Apabila seluruh transaksi tersebut dicatat sebagai pembayaran karyawan, biaya payroll terlihat lebih tinggi daripada kondisi sebenarnya. Sementara itu, biaya proyek terlihat lebih rendah karena sebagian pengeluarannya tercatat di kategori yang salah.
Pemisahan membantu perusahaan menganalisis:
- total payroll;
- biaya per divisi;
- biaya per proyek;
- pengeluaran perjalanan dinas;
- penggunaan cash advance;
- reimbursement yang belum diselesaikan.
4. Bukti dan pertanggungjawabannya berbeda
Payroll dibayarkan berdasarkan data penggajian yang telah disetujui. Dokumen pendukungnya dapat berupa payroll register, slip gaji, data pajak, dan bukti transfer.
Biaya operasional membutuhkan bukti yang berbeda, seperti:
- invoice;
- struk;
- tiket;
- kuitansi;
- laporan perjalanan;
- formulir reimbursement;
- laporan penggunaan dana.
Untuk beberapa kebutuhan, perusahaan dapat menggunakan reimbursement. Namun, metode tersebut mengharuskan karyawan mengeluarkan uang pribadi terlebih dahulu dan menyerahkan bukti transaksi.
Alternatif lainnya adalah memberikan dana sebelum kegiatan melalui sistem lumpsum atau cash advance. Perbandingan mekanisme tersebut telah dibahas dalam artikel Kyrim mengenai pengelolaan perjalanan dinas menggunakan lumpsum dan reimbursement.
Kyrim juga membahas penggunaan sistem per diem untuk mengontrol pengeluaran perjalanan dinas, khususnya ketika perusahaan ingin menetapkan batas pengeluaran harian yang lebih jelas.
5. Rekonsiliasi menjadi lebih mudah
Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan pembayaran yang direncanakan, disetujui, dan benar-benar terjadi.
Untuk payroll, tim perlu memastikan:
- setiap karyawan menerima nominal yang tepat;
- tidak ada pembayaran ganda;
- transaksi gagal sudah ditangani;
- total pembayaran sesuai payroll register.
Untuk biaya operasional, tim perlu memastikan:
- dana digunakan sesuai pengajuan;
- bukti transaksi sudah lengkap;
- sisa dana telah dikembalikan;
- pengeluaran masuk ke proyek dan kategori yang benar.
Jika keduanya dicampur, Finance harus memilah transaksi secara manual sebelum dapat memulai rekonsiliasi.
Apa risiko jika payroll dan biaya operasional dicampur?
Mencampurkan kedua jenis pengeluaran dapat menimbulkan beberapa risiko.
Laporan biaya karyawan menjadi tidak akurat
Pengeluaran operasional dapat terbaca sebagai bagian dari payroll. Hal ini membuat perusahaan sulit mengetahui biaya tenaga kerja yang sebenarnya.
Pengeluaran proyek tidak tercatat lengkap
Dana proyek yang ditransfer kepada PIC dapat masuk ke kategori pembayaran karyawan, sehingga nilai pengeluaran proyek terlihat lebih kecil dari kondisi sebenarnya.
Audit trail menjadi sulit ditelusuri
Tim Finance harus membuka chat, spreadsheet, dan bukti transfer untuk mengetahui tujuan suatu transaksi.
Dana pribadi dan dana perusahaan tercampur
Karyawan dapat menerima gaji, reimbursement, serta cash advance melalui rekening yang sama tanpa keterangan transaksi yang jelas.
Risiko pembayaran ganda meningkat
Biaya yang sudah diberikan melalui cash advance dapat kembali dibayarkan sebagai reimbursement jika catatannya tidak terhubung.
Kontrol terhadap bukti dan approval juga penting dalam pembayaran vendor. Artikel Kyrim mengenai invoice fraud dan cara mencegahnya menjelaskan bagaimana dokumen palsu, perubahan rekening, atau pembayaran ganda dapat merugikan perusahaan.
Bagaimana cara memisahkan payroll dan biaya operasional?
Perusahaan dapat memulainya dengan lima langkah.
1. Buat kategori transaksi yang jelas
Minimal, pisahkan:
- payroll;
- reimbursement;
- cash advance;
- perjalanan dinas;
- vendor;
- biaya proyek;
- pembayaran internasional.
2. Gunakan approval flow berbeda
Tentukan siapa yang membuat, memeriksa, dan menyetujui setiap jenis pembayaran.
3. Pisahkan sumber data
Payroll harus bersumber dari data penggajian yang sudah disetujui. Biaya operasional harus bersumber dari pengajuan, anggaran, invoice, atau bukti transaksi.
4. Cantumkan tujuan pada setiap transaksi
Setiap pembayaran perlu memiliki kategori, deskripsi, divisi, proyek, dan penerima yang jelas.
5. Gunakan dashboard yang terintegrasi
Sistem terintegrasi membantu Finance melihat seluruh pengeluaran tanpa menyatukan semua transaksi ke dalam kategori yang sama.
Mengelola payroll dan biaya operasional dengan Kyrim
Kyrim menyatukan HRIS dan spend management dalam satu platform sehingga perusahaan dapat mengelola pembayaran karyawan sekaligus pengeluaran bisnis dengan alur yang lebih terstruktur.
Melalui fitur All-in-One Payroll, perusahaan dapat mengelola data karyawan, komponen gaji, THR, pajak, approval, hingga pembayaran. Penjelasan lebih lengkap dapat dibaca pada artikel All-in-One Payroll di Kyrim.
Untuk kebutuhan operasional, Kyrim juga membantu perusahaan:
- mengelola reimbursement;
- mengajukan dan menyetujui pengeluaran;
- mentransfer dana kepada PIC lapangan;
- membayar banyak penerima;
- memantau status transaksi;
- menyimpan riwayat pembayaran;
- memisahkan kategori pengeluaran.
Fitur bulk transfer, maker-checker, dan dashboard transaksi Kyrim dijelaskan lebih lanjut dalam artikel 5 Fitur Kyrim yang Bikin Transfer Uang Makin Mudah dan Murah.
Dengan menggunakan satu platform, HR dan Finance tidak perlu memilih antara visibilitas terpusat dan pencatatan terpisah. Semua pembayaran dapat dipantau melalui dashboard yang sama, tetapi tetap dikelompokkan berdasarkan tujuan dan alurnya.
Kelola payroll dan biaya operasional secara lebih rapi melalui Kyrim. Jadwalkan demo untuk melihat bagaimana HRIS dan spend management dapat digunakan dalam satu platform.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah reimbursement termasuk payroll?
Tidak selalu. Reimbursement merupakan penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan untuk kebutuhan perusahaan. Pembayaran tersebut bukan bagian dari gaji, meskipun penerimanya adalah karyawan.
Apakah cash advance termasuk biaya operasional?
Ya. Cash advance biasanya diberikan sebelum kegiatan dilakukan untuk membiayai kebutuhan operasional tertentu dan perlu dipertanggungjawabkan setelah kegiatan selesai.
Kenapa biaya operasional tidak boleh dimasukkan ke gaji?
Karena tujuan, bukti, approval, perlakuan pajak, dan pelaporannya berbeda. Mencampurkannya dapat membuat laporan payroll dan pengeluaran menjadi tidak akurat.
Apakah payroll dan pengeluaran bisnis dapat dikelola dalam satu platform?
Bisa. Platform terintegrasi dapat menampilkan seluruh pembayaran dalam satu dashboard sambil tetap memisahkan kategori, approval, dan laporan setiap jenis pengeluaran.
Kesimpulan
Payroll dan biaya operasional harus dicatat terpisah karena keduanya memiliki tujuan, approval, bukti, perlakuan, dan proses rekonsiliasi yang berbeda.
Pemisahan membantu HR memastikan hak karyawan dibayarkan dengan benar, sekaligus membantu Finance memahami penggunaan dana perusahaan secara akurat.
Dengan platform terintegrasi seperti Kyrim, perusahaan dapat mengelola payroll dan pengeluaran bisnis dari satu tempat tanpa mencampurkan pencatatan keduanya.
