Utang Usaha Termasuk Aset atau Liabilitas? Ini Cara Mengelolanya

Mengelola keuangan bisnis artinya memastikan kelangsungan operasional perusahaan. Salah satu bagian penting dari pengelolaan keuangan ini adalah memahami posisi dan fungsi accounts payable atau yang sering disebut sebagai utang usaha.

Banyak pemilik bisnis baru yang merasa bingung apakah utang usaha termasuk dalam kategori aset atau liabilitas dalam pembukuan.

Jawabannya sebenarnya cukup sederhana: utang usaha adalah liabilitas.

Namun, untuk benar-benar memahami mengapa utang usaha masuk dalam kategori tersebut, penting bagi kita untuk mengenal lebih jauh konsep aset, liabilitas, dan bagaimana cara mengelola utang usaha agar arus kas perusahaan dalam kondisi yang stabil.

Pengertian Utang Usaha

Utang usaha, atau yang dalam bahasa Inggris disebut accounts payable (A/P), adalah kewajiban keuangan jangka pendek yang harus dibayarkan oleh perusahaan atas barang atau jasa yang telah diterima.

Biasanya, utang usaha timbul saat perusahaan membeli bahan baku, inventaris, atau menggunakan jasa dari pihak ketiga, tetapi pembayarannya dilakukan di kemudian hari sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur membeli bahan mentah dari pemasoknya dan diberikan jangka waktu pembayaran 30 hingga 90 hari.

Untuk lebih memahami utang usaha, berikut adalah beberapa ciri utamanya:

1. Jangka Pendek: Utang usaha memiliki periode pembayaran yang relatif singkat, biasanya kurang dari satu tahun, sering kali dalam rentang 30 hingga 90 hari.
2. Tidak Dibebani Bunga: Berbeda dengan pinjaman bank atau notes payable, utang usaha biasanya tidak mengandung bunga, akan tetapi biasanya dikenai denda penalti akibat keterlambatan pembayaran.
3. Metode Akrual: Utang usaha dicatat menggunakan metode akuntansi berbasis akrual, yaitu mencatat transaksi pada saat terjadinya, bukan pada saat uang diterima atau dibayarkan.
4. Tercatat Sebagai Liabilitas: Dalam neraca keuangan, utang usaha dicatat di bawah kategori liabilitas lancar, karena merupakan kewajiban jangka pendek.
   
   

Baca juga: Tantangan yang Sering Dihadapi Staf Account Payable

Cara Mengelola Utang Usaha

Pengelolaan utang usaha (accounts payable management) adalah proses yang mencakup pengelolaan tagihan dan faktur, memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan, serta menjaga transparansi dan akurasi dalam pencatatan keuangan perusahaan.

Tanpa pengelolaan yang baik, perusahaan berisiko menghadapi denda keterlambatan, hubungan yang buruk dengan pemasok, atau bahkan gangguan pada operasional bisnis.

Nah, berikut ini adalah tahapan dan cara mengelola utang usaha yang baik:

1. Menerima Tagihan atau Invoice

Staf account payable menerima invoice/faktur dari pemasok atau vendor. Setelah itu, pihaknya perlu melakukan verifikasi faktur yang diterima, apakah sudah sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order).

Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Ini Cara Membuatnya

2. Meninjau dan Validasi Faktur

Faktur yang diterima harus ditinjau dan divalidasi untuk memastikan keakuratannya. Hal ini mencakup pemeriksaan terhadap deskripsi barang/jasa, jumlah yang unit/barang, syarat pembayaran, dan apakah sudah sesuai dengan kontrak ataukah belum.

Faktur yang memiliki kesalahan atau ketidaksesuaian harus segera diklarifikasi dengan pemasok untuk mencegah penundaan pembayaran.

3. Persetujuan Faktur

Setelah validasi selesai, faktur harus mendapatkan persetujuan. Proses ini sering kali melibatkan manajer keuangan atau departemen akuntansi untuk memastikan faktur tersebut sah dan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

4. Pencatatan dalam Buku Besar

Faktur yang disetujui dicatat dalam buku besar sebagai kewajiban (liabilities) pada akun utang usaha. Proses pencatatan ini bertujuan untuk memastikan transaksi dicatat secara akurat dalam laporan keuangan perusahaan.

5. Pembayaran kepada Pemasok

Saat tanggal jatuh tempo mendekat, staf account payable bertanggung jawab untuk memproses pembayaran kepada pemasok. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank, cek, atau metode lain yang disepakati.

Fungsi Pengelolaan Utang Usaha

Proses pengelolaan utang usaha memiliki fungsi dan tujuan, yaitu:

1. Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok

Pembayaran tepat waktu membangun reputasi yang baik dan membuka peluang negosiasi untuk syarat pembayaran yang lebih menguntungkan.

2. Menghindari Kesalahan dan Penalti

Proses yang terorganisir mengurangi risiko kesalahan pencatatan atau keterlambatan pembayaran yang dapat mengakibatkan denda.

3. Optimalisasi Arus Kas

Mengelola jadwal pembayaran utang usaha dengan baik memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan sumber daya keuangan secara optimal.

Apa Itu Aset?

Aset adalah semua sumber daya yang dimiliki dan dikontrol oleh perusahaan, yang memiliki nilai finansial dan dapat digunakan untuk menghasilkan pendapatan di masa kini maupun masa depan.

Aset mencerminkan kekayaan perusahaan yang dapat digunakan untuk menjalankan operasional, berinvestasi, atau memenuhi kewajiban.

Jenis-Jenis Aset

Aset dapat diklasifikasikan berdasarkan likuiditas, bentuk fisik, atau penggunaannya:

1. Berdasarkan Likuiditas:

• Aset Lancar: Aset yang paling likuid dan dapat diubah menjadi uang tunai dalam waktu kurang dari satu tahun. Contoh: uang tunai, piutang usaha, dan inventaris.
• Aset Tetap: Aset dengan likuiditas rendah yang digunakan untuk jangka panjang. Contoh: properti, bangunan, dan peralatan.

2. Berdasarkan Bentuk Fisik:

• Aset Berwujud: Aset berupa objek fisik seperti tanah, peralatan/mesin, dan inventaris.
• Aset Tak Berwujud: Aset non-fisik seperti hak paten, merek dagang, atau kekayaan intelektual.

3. Berdasarkan Penggunaannya:

• Aset Operasional: Aset yang digunakan dalam operasional sehari-hari perusahaan, seperti peralatan dan inventaris.
• Aset Non-Operasional: Aset yang tidak secara langsung digunakan dalam operasional, seperti investasi atau tanah yang tidak digunakan.

Apa Itu Liabilitas?

Liabilitas adalah kewajiban finansial yang dimiliki perusahaan kepada pihak lain, baik itu pemasok, bank, atau pemerintah.

Dengan kata lain, liabilitas mencerminkan utang atau tanggungan yang harus dibayar oleh perusahaan di masa mendatang.

Mengapa liabilitas terkadang dibutuhkan atau dianggap penting bagi perusahaan? Karena, liabilitas dapat membantu perusahaan memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk ekspansi atau operasi. Namun, harus tetap berhati-hati karena manajemen liabilitas yang buruk dapat membahayakan kesehatan keuangan perusahaan.

Jenis-Jenis Liabilitas

Liabilitas dapat dibagi menjadi dua kategori utama:

1. Liabilitas Lancar: Kewajiban yang harus dibayar perusahaan dalam kurung waktu kurang dari satu tahun. Contoh: utang usaha, utang pajak, dan pinjaman jangka pendek.
2. Liabilitas Jangka Panjang: Kewajiban yang memiliki jangka waktu pembayaran lebih dari satu tahun. Contoh: pinjaman hipotek atau obligasi jangka panjang.

Hubungan antara Aset, Liabilitas, dan Ekuitas

Ekuitas (equity) adalah perbedaan antara total aset dan total liabilitas. Dalam rumus sederhana:

Ekuitas = Aset – Liabilitas

Ekuitas mencerminkan nilai bersih perusahaan setelah semua kewajiban diselesaikan. Semakin besar aset dibandingkan liabilitas, semakin tinggi ekuitas perusahaan, yang menunjukkan kesehatan keuangan yang baik.

Baca juga: Cara Menghitung Rasio Utang (Debt Ratio)

Utang Usaha: Liabilitas atau Aset?

Utang usaha, sebagai bagian dari liabilitas lancar, merupakan kewajiban yang timbul karena pembelian barang atau jasa berbasis kredit.

Meskipun mendukung operasional perusahaan, utang usaha tidak dapat dianggap sebagai aset karena mewakili kewajiban yang harus dibayar dalam jangka pendek.

Berikut adalah penjelasan mendalam tentang mengapa utang usaha dikategorikan sebagai liabilitas:

1. Pencatatan Utang Usaha dalam Akun Liabilitas

Utang usaha dicatat dalam akun liabilitas karena merepresentasikan kewajiban perusahaan untuk membayar barang atau jasa yang telah diterima tetapi belum dibayarkan.

Proses pencatatannya mengikuti prinsip dasar akuntansi dengan mencerminkan transaksi dalam buku besar sebagai:

• Debit: Dicatat pada akun aset, seperti persediaan, untuk mencerminkan peningkatan nilai barang atau jasa yang diterima.
• Kredit: Dicatat pada akun utang usaha untuk menunjukkan adanya kewajiban perusahaan kepada pemasok.

2. Utang Usaha sebagai Kewajiban Jangka Pendek yang Mendukung Sirkulasi Arus Kas

Sebagai liabilitas lancar, utang usaha biasanya memiliki periode jatuh tempo yang relatif singkat, antara 30 hingga 90 hari.

Hal ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan dalam mengelola arus kas, karena memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan dana yang tersedia untuk kebutuhan lain sebelum kewajiban jatuh tempo.

Mengapa Utang Usaha Mendukung Arus Kas?

• Memberikan waktu bagi perusahaan untuk menghasilkan pendapatan sebelum melunasi kewajiban.
• Memungkinkan perusahaan memprioritaskan kebutuhan operasional lainnya tanpa harus segera mengalokasikan dana untuk pembayaran.

3. Posisi Utang Usaha di Neraca Keuangan

Dalam laporan keuangan akuntansi, utang usaha dicatat di bawah liabilitas lancar pada neraca keuangan. Posisi ini mencerminkan kewajiban jangka pendek perusahaan yang harus dilunasi dalam waktu kurang dari satu tahun.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Umur Utang dan Contohnya

Dengan menempatkan utang usaha di kategori ini, perusahaan dapat memberikan gambaran yang jelas tentang kewajiban jangka pendeknya kepada pihak eksternal, seperti pemegang saham dan kreditor.

Mengapa Dicatat di Liabilitas Lancar?

• Periode pembayaran utang usaha biasanya kurang dari 12 bulan.
• Utang usaha merupakan kewajiban yang terkait langsung dengan operasional bisnis sehari-hari, seperti pembelian bahan baku, inventaris, atau jasa.

Contoh Cara Mencatat Utang Usaha Dalam Laporan Keuangan

Untuk memahami bagaimana utang usaha dicatat dan memengaruhi laporan keuangan, mari kita bahas skenario yang relevan berikut.

PT Nusantara Jaya Foods adalah perusahaan besar yang memproduksi makanan beku untuk pasar domestik dan ekspor. Untuk meningkatkan kapasitas produksi, perusahaan memesan 10 unit mesin pendingin dari distributor besar dengan total nilai Rp1 miliar. Pembayaran dilakukan dengan skema kredit selama 60 hari.

Detail Transaksi:

1. • Nilai transaksi: Rp1 miliar.
   • Skema pembayaran: Kredit bertahap selama 60 hari.

Pencatatan Akuntansi di Buku Besar PT Nusantara Jaya Foods

1. Saat Transaksi Terjadi:

Ketika mesin pendingin diterima, pencatatan di buku besar mencerminkan peningkatan aset tetap perusahaan sekaligus mencatat kewajiban pembayaran kepada distributor.

• Debit (Aset Tetap): Rp1 miliar (mesin pendingin).
• Kredit (Utang Usaha): Rp1 miliar (kewajiban kepada distributor).

2. Ketika Pembayaran Dilakukan Secara Bertahap:

Dalam skema pembayaran kredit bertahap, perusahaan melakukan pembayaran sebagian sesuai jadwal yang disepakati. Sebagai contoh:

a. Pada hari ke-30, PT Nusantara Jaya Foods membayar 50% dari utang, yaitu Rp500 juta.

• Debit (Utang Usaha): Rp500 juta (mengurangi kewajiban).
• Kredit (Kas): Rp500 juta (mengurangi aset kas).

b. Pada hari ke-60, perusahaan melunasi sisa utang sebesar Rp500 juta.

• Debit (Utang Usaha): Rp500 juta (mengurangi kewajiban).
• Kredit (Kas): Rp500 juta (mengurangi aset kas).

Automasi Pengelolaan Utang Usaha dengan Kyrim

Mengelola utang usaha (accounts payable) secara manual sering kali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan.

Proses manual tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia, keterlambatan pembayaran, dan kurangnya visibilitas terhadap kewajiban keuangan perusahaan.

Kyrim, sebuah platform spend management, dirancang untuk membantu bisnis mengelola utang usaha secara lebih efisien dan terstruktur. Dengan berbagai fitur canggih yang mendukung proses pengelolaan utang usaha, Kyrim menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin memodernisasi sistem keuangannya.