Cara Membuat Laporan Umur Utang, Lengkap dengan Analisis dan Contohnya

Laporan umur utang (Accounts Payable Aging Report) adalah dokumen keuangan yang merangkum rincian kewajiban utang bisnis kepada pemasok, diurutkan berdasarkan kategori umur utang. 

Dengan mengelompokkan utang berdasarkan jangka waktu sejak jatuh tempo, laporan ini memberikan gambaran jelas mengenai tanggungan bisnis yang belum diselesaikan. Misalnya, laporan ini dapat menunjukkan utang yang masih dalam jangka waktu normal (0–30 hari) hingga yang sudah lama melewati jatuh tempo (lebih dari 90 hari).

Pentingnya laporan umur utang ini terletak pada kemampuannya untuk membantu pelaku bisnis menjaga kesehatan keuangannya dan hubungan baik dengan pemasok. 

Dengan memahami kapan dan berapa banyak pembayaran yang jatuh tempo, pemilik bisnis dapat mengelola arus kas secara lebih efektif, menghindari penalti keterlambatan, dan bahkan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal yang ditawarkan oleh pemasok.

Nah, untuk penjelasan mengenai laporan umur utang ini bisa di baca selengkapnya pada penjelasan di bawah ini.

Komponen Utama Laporan Umur Utang

Untuk memastikan laporan ini dapat digunakan secara efektif, memahami komponen utamanya menjadi hal yang sangat penting. 

Berikut adalah komponen utama yang biasanya terdapat dalam laporan umur utang:

1. Struktur dan Format

Laporan umur utang umumnya disusun dalam format tabel yang dirancang untuk menyajikan informasi secara sistematis dan mudah dibaca. Beberapa elemen penting dalam struktur laporan ini meliputi:

• Nama Pemasok: Identitas pemasok atau vendor yang memberikan barang atau jasa.
• Nomor Faktur: Nomor unik untuk setiap faktur yang dikeluarkan oleh pemasok.
• Tanggal Faktur: Tanggal ketika faktur diterbitkan.
• Tanggal Jatuh Tempo: Tanggal terakhir pembayaran harus dilakukan tanpa dikenakan penalti.
• Jumlah Utang: Total saldo utang yang terutang untuk setiap faktur.
• Kategori Umur Utang: Pengelompokan faktur berdasarkan usia atau lamanya waktu sejak jatuh tempo (misalnya, 0–30 hari, 31–60 hari, 61–90 hari, dan >90 hari).

Format ini memungkinkan pemilik bisnis untuk dengan cepat mengidentifikasi utang yang perlu segera ditangani, terutama yang sudah melewati jatuh tempo.

2. Kategori Umur Utang

Pengelompokan utang berdasarkan umur menjadi inti dari laporan ini. Kategori umur utang biasanya disegmentasikan ke dalam beberapa rentang waktu, seperti:

• 0–30 Hari: Utang yang masih dalam batas jatuh tempo. Biasanya dianggap dalam kondisi normal.
• 31–60 Hari: Utang yang telah melewati jatuh tempo awal. Perlu perhatian untuk segera menyelesaikan pembayaran.
• 61–90 Hari: Utang yang mulai memasuki keterlambatan signifikan. Hal ini dapat memengaruhi hubungan dengan pemasok.
• >90 Hari: Utang yang sangat terlambat dan memerlukan tindakan khusus seperti negosiasi atau restrukturisasi pembayaran.

Kategori ini memberikan prioritas yang jelas untuk pembayaran berdasarkan urgensi dan risiko.

3. Informasi Tambahan

Selain elemen inti, laporan umur utang sering kali dilengkapi dengan informasi tambahan untuk mendukung pengambilan keputusan, seperti:

• Syarat Pembayaran: Informasi mengenai syarat kredit yang disepakati, misalnya, pembayaran dalam 30 hari (net 30) atau diskon untuk pembayaran lebih awal.
• Nomor Purchase Order (PO): Nomor referensi pesanan yang terkait dengan faktur.
• Memo/Nota Kredit: Catatan tentang pengembalian dana atau potongan harga yang telah diterima.
• Total Utang: Akumulasi keseluruhan utang dari semua kategori umur.

Baca juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice, Otomatisasi Prosesnya Mengapa Tidak?

Informasi ini tidak hanya membantu dalam memantau kewajiban keuangan tetapi juga memastikan bahwa catatan pembayaran tetap akurat dan terkini.

Tujuan Pembuatan Laporan Umur Utang

Berikut adalah tujuan dibuatnya laporan umur utang.

1. Memberikan Informasi Akurat tentang Kewajiban Utang

Laporan umur utang bertujuan untuk menyediakan gambaran yang jelas tentang jumlah utang bisnis kepada pemasok dan status jatuh temponya. 

Dengan informasi ini, manajemen dapat memahami kewajiban yang harus segera diselesaikan dan utang yang masih dalam periode pembayaran normal.

2. Mendukung Perencanaan Arus Kas

Dengan melihat jumlah utang yang dikelompokkan berdasarkan kategori umur, pemilik bisnis dapat memprediksi kebutuhan dana di masa mendatang. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola arus kas secara lebih efektif dan menghindari kekurangan dana operasional.

3. Mencegah Keterlambatan Pembayaran

Keterlambatan pembayaran dapat merusak hubungan dengan pemasok dan menimbulkan biaya tambahan berupa penalti. 

Laporan umur utang membantu mengidentifikasi faktur yang hampir jatuh tempo sehingga perusahaan dapat segera mengambil langkah pembayaran.

4. Memastikan Kepatuhan dengan Syarat Kredit

Laporan ini mendukung perusahaan dalam mematuhi syarat kredit yang telah disepakati dengan pemasok, seperti diskon pembayaran awal atau batas waktu pembayaran tertentu.

5. Mendukung Proses Audit dan Rekonsiliasi

Laporan umur utang membantu memastikan jumlah yang tertera dalam laporan keuangan sesuai dengan catatan pemasok. Dengan begitu, laporan ini mempermudah proses audit dan meningkatkan akurasi data keuangan.

Cara Membuat Laporan Umur Utang

Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam menyusun laporan umur utang.

Langkah 1: Mengumpulkan Data Utang

Kumpulkan semua informasi yang relevan terkait utang usaha. Data yang dibutuhkan mencakup:

• Nama pemasok atau vendor.
• Nomor faktur.
• Tanggal penerbitan faktur.
• Tanggal jatuh tempo faktur.
• Jumlah total utang.

Pastikan data yang dikumpulkan sudah diperiksa akurasinya untuk menghindari kesalahan pada laporan.

Langkah 2: Kategorisasi Utang Berdasarkan Umur

Kelompokkan faktur yang belum dibayar berdasarkan usia atau waktu sejak jatuh tempo. Biasanya, kategori yang digunakan adalah:

• Saat Ini: Faktur yang belum jatuh tempo.
• 0–30 Hari Lewat Jatuh Tempo: Faktur yang sudah melewati batas waktu hingga 30 hari.
• 31–60 Hari Lewat Jatuh Tempo: Faktur yang sudah melewati jatuh tempo selama 31–60 hari.
• 61–90 Hari Lewat Jatuh Tempo: Faktur yang tertunggak selama 61–90 hari.
• >90 Hari Lewat Jatuh Tempo: Faktur yang sangat terlambat dibayar.

Kategori ini memberikan pandangan yang jelas tentang tingkat urgensi setiap utang.

Langkah 3: Menyusun Format Laporan

Susun data ke dalam tabel dengan kolom yang relevan, seperti:

• Nama pemasok.
• Nomor faktur.
• Tanggal faktur.
• Tanggal jatuh tempo.
• Kategori umur utang.
• Jumlah utang dalam setiap kategori.
• Total utang.

Format ini dapat disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis, baik dalam bentuk laporan rinci maupun ringkasan.

Analisis dan Tindak Lanjut Laporan Umur Utang

Setelah laporan umur utang berhasil disusun, kamu dengan mudah dapat mengetahui daftar faktur yang belum dibayar. Selain itu, kamu juga dapat menganalisis dan membandingkan jumlah total utang dengan kondisi keuangan perusahaan sehingga kamu dapat menyusun strategi pembayaran yang lebih baik. 

Berikut adalah langkah-langkah dalam menganalisis dan menindaklanjuti laporan umur utang agar bisnis tetap sehat secara finansial.

1. Mengidentifikasi Pola Pembayaran

Periksa laporan untuk memahami pola pembayaran perusahaan terhadap pemasok. 

Jika terdapat utang yang terus menerus terlambat pada pemasok tertentu, evaluasi apakah ini disebabkan oleh masalah internal, seperti kendala arus kas, atau karena syarat pembayaran yang kurang sesuai. 

Diskusikan dengan pemasok untuk menegosiasikan syarat pembayaran yang lebih fleksibel jika diperlukan.

Baca juga: 8 Cara Sukses Negosiasi dengan Vendor

2. Mengidentifikasi Kesalahan dan Inkonsistensi

Selanjutnya, pastikan laporan sudah diperiksa untuk mendeteksi adanya faktur ganda yang menyebabkan pencatatan utang berlebihan.

Selain itu, periksa apakah ada faktur yang sudah dibayar tetapi masih muncul dalam daftar utang. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan kewajiban yang sebenarnya. 

Saldo negatif dalam laporan juga perlu dicermati, karena ini bisa menjadi indikasi adanya memo kredit dari pemasok akibat retur barang atau koreksi harga yang belum diperhitungkan. Saldo negatif ini dapat terjadi jika ada pengembalian dana (refund) dari pemasok akibat kelebihan pembayaran yang belum tercatat. 

Jika ditemukan ketidaksesuaian seperti ini, segera lakukan koreksi dalam sistem agar laporan tetap akurat dan dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan.

3. Mengelompokkan dan Memprioritaskan Pembayaran

Berdasarkan laporan umur utang, identifikasi faktur yang sudah melewati jatuh tempo dan tentukan prioritas pembayaran. Faktur yang mendekati batas jatuh tempo atau yang sudah lama tertunggak sebaiknya segera diselesaikan untuk menghindari denda keterlambatan dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. 

Jika kondisi keuangan perusahaan tidak memungkinkan untuk membayar seluruh kewajiban sekaligus, pertimbangkan untuk menyusun jadwal pembayaran bertahap berdasarkan urgensi dan negosiasi dengan pemasok.

Contoh Laporan Umur Utang

Dengan menyusun data dalam format tabel yang sistematis, laporan ini mempermudah analisis dan pengambilan keputusan terkait prioritas pembayaran. 

Pada bagian ini, kita akan melihat beberapa contoh laporan umur utang dalam format ringkasan dan rinci.

1. Contoh Laporan Ringkasan Umur Utang Berdasarkan Kategori Umur

Contoh dari format ini menampilkan total utang yang terutang kepada setiap pemasok, dikelompokkan berdasarkan kategori umur.

Berikut adalah contoh laporan ringkasan umur utang:

Penjelasan:

• Saat Ini: Utang yang belum jatuh tempo.
• 0-30 Hari hingga >90 Hari: Utang yang lewat tanggal jatuh tempo.
• Total Tertunggak: Akumulasi dari semua kategori umur untuk setiap pemasok.

Laporan ringkasan ini membantu bisnis mengidentifikasi pemasok dengan jumlah utang terbesar dan rentang keterlambatan.

2. Contoh Laporan Rinci Umur Utang Lengkap dengan Detail Fakturnya

Contoh format laporan umur utang ini memberikan informasi lebih mendalam dengan menampilkan setiap fakturnya. Format ini cocok untuk keperluan audit atau analisis yang lebih mendalam.

Berikut ini adalah contohnya:

Penjelasan:

• Pemasok dan Nomor Faktur: Detail tentang pemasok dan dokumen terkait.
• Jatuh Tempo: Batas waktu pembayaran untuk setiap faktur.
• Umur: Membantu mengidentifikasi tingkat keterlambatan utang.
• Keterangan: Status pembayaran, misalnya “Belum Dibayar” atau “Sudah Dibayar”.
  
  

Sudah Saatnya Automasi Laporan Umur Utang dengan Kyrim

Kyrim hadir sebagai solusi inovatif yang membantu perusahaan dalam mencatat dan mengelola data utang dengan lebih terstruktur. 

Dengan Kyrim, kamu bisa mencatat semua tagihan dan kewajiban pembayaran dalam satu platform terpusat, membuat pencatatan lebih sistematis dan rapi. 

Setiap faktur dari pemasok dapat diunggah secara digital dan langsung terhubung dengan pemasok terkait, sehingga tidak ada lagi faktur yang tercecer. 

Selain itu, kamu dapat dengan mudah memantau status pembayaran—menandai faktur sebagai belum dibayar, dalam proses pembayaran, atau sudah dibayar—agar semuanya tetap terorganisir. 

Kyrim juga memudahkanmu dengan fitur notifikasi dan automasi pembayaran. Kamu akan mendapatkan pengingat sebelum faktur jatuh tempo agar terhindar dari keterlambatan pembayaran. 

Tidak hanya itu, fitur automasi pembayaran memungkinkanmu menjadwalkan pembayaran secara otomatis sesuai kesepakatan dengan pemasok. 

Dengan berbagai kemudahan ini, Kyrim membantumu mengelola utang dengan lebih cerdas, efisien, dan tanpa ribet.