Cara Mudah Membuat Nota Kredit yang Benar dan Contohnya

Maret 17, 2025
9:27 am

Bayangkan sebuah situasi di mana salah satu pelangganmu mengembalikan barang yang telah dibeli dan meminta nota kredit.

Sebagai pelaku usaha baru, kamu mungkin bertanya-tanya apakah ada yang salah dengan produknya, padahal barang sudah dikirim. Selama ini, setiap perubahan atau pengembalian selalu terjadi sebelum faktur dibayarkan, sehingga cukup dengan menyesuaikan jumlah dalam faktur asli. Namun, kali ini situasinya berbeda, dan kamu perlu memahami cara menerbitkan nota kredit dengan benar.

Tenang, karena kabar baiknya adalah menerbitkan nota kredit bukanlah hal yang rumit. Dengan memahami konsep dan prosedurnya, kamu dapat mengelola transaksi ini dengan mudah.

Dalam panduan ini, kamu akan mempelajari segala hal tentang nota kredit, mulai dari definisi, kegunaan, perbedaan dengan bukti pengembalian dana, hingga cara membuat dan memprosesnya dalam pencatatan keuangan.

Apa Itu Nota Kredit?

Nota kredit, atau yang juga dikenal sebagai memo kredit (credit memorandum), adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli untuk menunjukkan bahwa ada pengurangan jumlah yang harus dibayarkan dalam transaksi bisnis.

Dokumen ini digunakan untuk menyesuaikan saldo faktur yang telah diterbitkan sebelumnya, baik karena adanya pengembalian barang, kesalahan dalam penagihan, atau perubahan dalam kontrak penjualan.

Pada dasarnya, nota kredit berfungsi sebagai pencatatan transaksi yang mengurangi piutang usaha bagi penjual dan mengurangi hutang usaha bagi pembeli. Ketika nota kredit diterbitkan, jumlah yang tercantum dalam faktur asli akan dikurangi sesuai dengan nominal yang ada pada nota kredit tersebut.

Sebagai contoh, jika seorang pelanggan membeli produk senilai Rp5.000.000, tetapi kemudian mengembalikan sebagian barang dengan nilai Rp1.000.000, maka penjual akan menerbitkan nota kredit sebesar Rp1.000.000.

Hal ini memungkinkan pelanggan untuk mengurangi jumlah yang harus dibayarkan pada faktur tersebut atau menggunakan saldo kredit tersebut untuk pembelian berikutnya.

Fungsi dan Tujuan Nota Kredit

Beberapa fungsi dan tujuan utama dari diterbitkannya nota kredit, yaitu:

1. Mencatat Pengembalian Barang

Jika pelanggan mengembalikan barang karena rusak, cacat, atau tidak sesuai dengan pesanan, nota kredit digunakan untuk mengurangi jumlah yang harus dibayarkan.

2. Mengoreksi Kesalahan dalam Faktur

Jika terdapat kesalahan harga, jumlah barang, atau biaya tambahan yang tidak sesuai dalam faktur asli, nota kredit akan dikeluarkan untuk memperbaikinya.

3. Menyesuaikan Harga Setelah Penjualan

Jika ada perubahan harga setelah transaksi dilakukan, seperti pemberian diskon tambahan atau kesepakatan baru dalam kontrak, nota kredit diterbitkan untuk mencerminkan perubahan tersebut.

4. Menghindari Pengembalian Dana Tunai

Daripada mengembalikan uang tunai kepada pelanggan, penjual dapat memberikan saldo kredit yang dapat digunakan untuk pembelian di masa mendatang.

Bagaimana Nota Kredit Memengaruhi Akuntansi?

Dari sisi akuntansi, nota kredit mempengaruhi pencatatan keuangan baik untuk penjual maupun pembeli.

Bagi penjual, penerbitan nota kredit berarti adanya pengurangan pendapatan yang diakui dalam pembukuan. Hal ini juga berimbas pada saldo piutang usaha yang menurun karena adanya pengurangan jumlah yang seharusnya diterima dari pelanggan.

Sementara itu, dari sisi pembeli, penerimaan nota kredit mengurangi jumlah hutang usaha mereka terhadap penjual. Dengan adanya pengurangan ini, saldo yang harus dibayarkan menjadi lebih kecil, sehingga dapat membantu dalam memperbaiki arus kas.

Perbedaan Nota Kredit dan Bukti Pengembalian Dana

Nota kredit dan bukti pengembalian dana sering dianggap sebagai dokumen yang serupa karena keduanya berhubungan dengan koreksi transaksi dan pengembalian nilai kepada pelanggan.

Namun, meskipun memiliki fungsi yang mirip, keduanya memiliki perbedaan mendasar seperti yang ada dalam tabel di bawah ini.

Aspek	Nota Kredit	Bukti Pengembalian Dana
Pengertian	Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual untuk menunjukkan pengurangan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.	Dokumen yang menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima pengembalian uang setelah mengembalikan barang atau membatalkan layanan yang telah dibeli.
Tujuan Utama	Mengurangi saldo hutang pelanggan tanpa mengembalikan uang tunai.	Mengembalikan uang pelanggan setelah transaksi dibatalkan atau barang dikembalikan.
Dampak Keuangan	Mengurangi jumlah faktur atau memberikan kredit untuk pembelian berikutnya.	Mengurangi pendapatan penjual karena ada pengembalian dana tunai.
Metode Pemberian	Kredit diterapkan ke akun pelanggan atau mengurangi jumlah faktur yang belum dibayar.	Dana dikembalikan langsung ke metode pembayaran pelanggan.
Situasi Penggunaan	Pengembalian barang, kesalahan faktur, perubahan kontrak, atau penyesuaian harga.	Pelanggan ingin pengembalian dana penuh setelah mengembalikan produk atau membatalkan layanan.
Pencatatan Akuntansi	Dicatat sebagai pengurangan piutang usaha dan retur penjualan.	Dicatat sebagai pengurangan pendapatan dan kas keluar.

Komponen Nota Kredit

Berikut adalah komponen penting yang harus ada dalam setiap nota kredit:

1. Informasi Bisnis Penjual

Nota kredit harus mencantumkan informasi lengkap tentang penjual atau pemasok yang menerbitkannya. Ini mencakup nama perusahaan atau individu penjual, alamat lengkap. nomor telepon dan alamat email, dan juga nomor identifikasi pajak atau yang dikenal sebagai NPWP (jika diperlukan).

2. Informasi Pelanggan

Untuk memastikan nota kredit diterapkan ke akun yang benar, informasi pelanggan harus ditulis dengan lengkap, seperti nama pelanggan atau perusahaan, alamat lengkap, dan nomor telepon/alamat email.

3. Tanggal Penerbitan Nota Kredit

Tanggal penerbitan merupakan kapan nota kredit mulai berlaku. Tanggal ini juga diperlukan untuk keperluan pencatatan keuangan dan pelaporan pajak.

4. Nomor Nota Kredit

Setiap nota kredit harus memiliki nomor unik untuk referensi dan pelacakan. Nomor ini membantu dalam pencatatan dan memastikan tidak ada duplikasi dokumen dalam sistem akuntansi.

5. Nomor Faktur Terkait

Karena nota kredit diterbitkan sebagai koreksi terhadap faktur sebelumnya, dokumen ini harus mencantumkan nomor faktur asli yang dikoreksi atau dikurangi jumlah pembayarannya.

6. Nomor Pesanan Pembelian (Jika Ada)

Jika transaksi awal melibatkan purchase order (PO), maka mencantumkan nomor pesanan dapat membantu dalam menghubungkan dokumen dengan transaksi yang sesuai.

7. Deskripsi Barang atau Layanan yang Dikreditkan

Bagian ini berisi nama barang atau layanan yang dikreditkan, kuantitas yang dikembalikan atau dikreditkan, harga per unit, dan jumlah total kredit yang diberikan.

8. Alasan Penerbitan Nota Kredit

Menjelaskan alasan penerbitan nota kredit sangat penting untuk transparansi dan dokumentasi audit.

9. Jumlah Total Kredit

Bagian ini mencantumkan jumlah total kredit yang diberikan kepada pelanggan. Jika ada pajak yang perlu disesuaikan, pajak yang dikurangi juga harus dicantumkan dengan jelas.

10. Label “Nota Kredit” atau “Memo Kredit”

Agar dokumen tidak disalahartikan sebagai faktur biasa, kata “NOTA KREDIT” harus tertulis secara jelas dan mencolok di bagian atas dokumen.

11. Ketentuan Penggunaan Kredit

Jika nota kredit diberikan sebagai saldo kredit untuk pembelian di periode berikutnya, maka harus ada ketentuan yang mengatur penggunaannya, seperti:

Apakah kredit bisa ditukar dengan uang tunai atau hanya digunakan untuk transaksi berikutnya?
Batas waktu atau tanggal kedaluwarsa kredit (jika ada)
Apakah kredit bisa digunakan untuk semua jenis produk atau hanya untuk produk tertentu?

12. Otorisasi dan Tanda Tangan

Nota kredit harus disetujui oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan, seperti manajer keuangan. Otorisasi ini memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan telah melalui proses verifikasi internal sebelum diterbitkan kepada pelanggan.

Cara Menulis Nota Kredit

Menulis nota kredit harus jelas, akurat, dan sesuai dengan standar akuntansi serta peraturan perpajakan yang berlaku. Berikut adalah langkah-langkah dalam menulis nota kredit yang baik:

Langkah 1: Mencantumkan Informasi Dasar

Langkah pertama dalam menulis nota kredit adalah mencantumkan informasi dasar yang mencakup nama dan alamat perusahaan penerbit nota kredit, nomor nota kredit, tanggal penerbitan, serta rincian informasi terkait identitas pelanggan.

Langkah 2: Menjelaskan Alasan Penerbitan Nota Kredit

Setelah informasi dasar dicantumkan, langkah berikutnya adalah menjelaskan alasan mengapa nota kredit diterbitkan. Alasan ini bisa berupa pengembalian barang karena cacat, kesalahan dalam penagihan, diskon tambahan, atau penyesuaian pajak.

Langkah 3: Memasukkan Detail Barang atau Jasa yang Dikoreksi

Selanjutnya, nota kredit harus mencantumkan rincian barang atau jasa yang mengalami perubahan.

Detail ini mencakup deskripsi produk atau layanan, jumlah yang dikembalikan atau disesuaikan, harga per unit, total nilai pengembalian, serta pajak yang berlaku.

Langkah 4: Meninjau dan Menyelesaikan Dokumen

Langkah terakhir adalah menghitung total nilai yang dikoreksi dan memastikan bahwa angka tersebut sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.

Nota kredit harus mencantumkan jumlah akhir yang dikembalikan atau dikoreksi, baik sebelum maupun sesudah pajak.

Selain itu, tanda tangan atau persetujuan juga perlu dicantumkan untuk mengesahkan dokumen tersebut.

Contoh Nota Kredit Sederhana

Perusahaan: ABC Elektronik

Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Email: info@abcelectronic.com

NOTA KREDIT

No: NC-2025-015
Tanggal: 28 Februari 2025

Kepada:
Nama Pelanggan: PT Sukses Makmur Sentosa
Alamat: Jl. Merdeka No. 45, Bandung

Nomor Faktur Terkait: INV-2025-045

Deskripsi	Qty	Harga Satuan (Rp)	Total (Rp)
Laptop Gaming XYZ	1	15.000.000	15.000.000
Total Kredit			15.000.000

Alasan Kredit:
“Barang yang dikirim memiliki cacat produksi, pelanggan mengajukan pengembalian.”

Ketentuan:
Nota kredit ini dapat digunakan untuk transaksi berikutnya dalam waktu 3 bulan.

Disetujui oleh:

(Tanda tangan & Nama Pihak Berwenang)

Permudah Pengelolaan Sengketa dan Percepat Pengembalian Dana dengan Kyrim

Sebagai penjual, menangani sengketa berarti memastikan proses pengembalian dana berjalan lancar dan efisien. Kyrim, sebagai platform manajemen pengeluaran, memberikan solusi untuk menyederhanakan proses ini dengan alat yang tepat dan visibilitas penuh terhadap setiap transaksi.