Otomasi Invoice: Mengapa Harus Menggunakannya Dan Bagaimana Cara Kerjanya

Sebagai seorang akuntan, tumpukan faktur (invoice) yang harus diproses setiap minggu sudah menjadi rutinitas yang tak terhindarkan. Puluhan hingga ratusan invoice perlu diperiksa, disetujui, dan diproses dalam waktu yang singkat. Proses ini sering kali melibatkan banyak kertas dan waktu berjam-jam untuk memastikan tidak ada kesalahan angka atau informasi yang terlewat.

Setiap kali ditemukan kesalahan, proses harus diulang dari awal, yang tidak hanya memperlambat ritme kerja, tetapi juga menyita banyak waktu dan menambah biaya operasional perusahaan. Proses manual yang menumpuk ini tidak hanya menguras energi, tetapi juga membebani anggaran perusahaan.

Laporan dari American Productivity & Quality Center (APQC) menunjukkan biaya untuk memproses satu invoice secara manual bisa mencapai sekitar $10, dan bisa lebih rendah hingga 80% jika perusahaan mengoptimalkan prosesnya dengan memanfaatkan otomasi pembayaran invoice.

Dengan jumlah invoice yang terus bertambah, angka ini jelas memangkas anggaran yang bisa lebih efektif digunakan untuk kebutuhan lain.

Inilah mengapa di era digital seperti sekarang, Kyrim hadir dengan solusi inovatif berupa otomasi proses pembayaran invoice.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut bagaimana teknologi otomasi pembayaran invoice dapat merubah cara perusahaan menangani proses ini—dari sistem manual yang lambat dan mahal, menjadi sistem otomatis yang cepat, efisien, dan hemat biaya.

Apa itu Otomasi Proses Pembayaran Invoice?

Otomasi proses pembayaran invoice adalah penggunaan teknologi untuk menyederhanakan dan mempercepat alur kerja dalam pengelolaan faktur.

Proses-proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pencatatan data, pencocokan faktur, dan persetujuan pembayaran kini dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien, mengurangi ketergantungan pada entri manual yang rentan terhadap kesalahan.

Sistem otomatisasi ini memberikan solusi bagi perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan keuangan, memastikan arus kas yang lebih lancar, dan memperkuat hubungan dengan pemasok melalui pembayaran yang tepat waktu dan akurat.

Dengan cara ini, faktur dapat disetujui tanpa melalui proses manual yang panjang.

Bagaimana Proses Pembayaran Invoice Manual Berjalan?

Proses pembayaran invoice konvensional melibatkan serangkaian langkah manual yang panjang, mulai dari penerimaan hingga pencatatan pembayaran.

Meski telah digunakan oleh banyak perusahaan selama bertahun-tahun, metode ini kerap menjadi sumber kesalahan dan keterlambatan karena ketergantungannya pada manusia.

Berikut ini adalah tahapan umum yang biasanya dilalui dalam proses pembayaran invoice manual:

1. Penerimaan Invoice

Penerimaan invoice dari pemasok/vendor, yang biasanya dilakukan melalui email, surat fisik, atau bahkan faksimili.

Tim bagian akun (accounts payable atau AP) kemudian mencatat setiap invoice yang masuk.

Pada titik ini, sudah ada potensi kesalahan dan keterlambatan, karena faktur yang dikirim dalam bentuk fisik rentan hilang, salah tempat, atau terlambat diterima.

2. Entri Data

Setelah menerima invoice, langkah berikutnya adalah entri data secara manual ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan.

Data yang diinput biasanya mencakup nama pemasok, tanggal faktur, jumlah pembayaran, syarat pembayaran, dan informasi lainnya. Namun, karena entri data ini dilakukan oleh staf secara manual, risiko kesalahan cukup tinggi.

Duplikasi atau kesalahan angka adalah masalah yang kerap terjadi, yang bisa mengakibatkan double payment (pembayaran ganda) atau ketidaksesuaian angka dalam laporan keuangan.

3. Pencocokan Invoice (Invoice Matching)

Pencocokan invoice adalah tahap penting yang dilakukan untuk memastikan akurasi detail invoice sebelum disetujui untuk pembayaran.

Dalam proses konvensional, staf AP harus secara manual mencocokkan setiap invoice dengan dokumen terkait, seperti pesanan pembelian (Purchase Order) dan tanda terima barang (Goods Received Note).

Proses pencocokan ini biasanya melibatkan pencocokan dua arah (2-way matching) atau pencocokan tiga arah (3-way matching), yang dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah dan deskripsi di invoice sesuai dengan pesanan yang diterima.

4. Alur Persetujuan

Setelah invoice diverifikasi dan dicocokkan, langkah berikutnya adalah persetujuan dari pihak-pihak terkait.

Namun, karena persetujuan ini bergantung pada waktu ketersediaan pihak terkait (misalnya, manajer keuangan), invoice bisa tertunda jika pihaknya tidak segera memberikan tanggapan.

Ketika terdapat persetujuan fisik yang panjang inilah, yang sering kali menimbulkan bottleneck, di mana aliran kerja tertahan oleh satu atau lebih pihak yang terlambat memberikan persetujuan.

5. Otorisasi Pembayaran

Setelah invoice disetujui, tahap berikutnya adalah otorisasi pembayaran. Pada tahap ini, invoice yang telah disetujui dikirim ke tim keuangan untuk diproses.

Proses pembayaran bisa melibatkan penerbitan cek atau transfer bank secara manual.

6. Pembayaran dan Pencatatan

Tahap terakhir dalam proses konvensional adalah pembayaran dan pencatatan. Setelah pembayaran dilakukan, transaksi tersebut harus dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan dan dokumen-dokumen terkait diarsipkan untuk kebutuhan audit nantinya.

Namun, pencatatan manual ini sering kali memakan waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan yang akan berpengaruh pada laporan keuangan akhir perusahaan.

Selain itu, pengarsipan manual membuat pencarian dokumen lebih sulit, terutama ketika dibutuhkan untuk audit atau pemeriksaan.

Mengapa Harus Menggunakan Otomasi Invoice?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan untuk mengimplementasikan otomasi dalam pembayaran invoice:

1. Mengurangi Biaya Administrasi

Proses pembayaran manual membutuhkan banyak sumber daya, mulai dari tenaga kerja hingga waktu yang dialokasikan untuk tugas administratif seperti entri data, pencocokan faktur, dan persetujuan.

Dengan otomasi, banyak tugas administratif dapat dihilangkan atau diminimalkan. Sistem otomatisasi mengurangi beban kerja tim keuangan, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

2. Mencegah Terjadinya Keterlambatan Pembayaran

Keterlambatan pembayaran ini sering kali terjadi karena prosedur yang berbelit-belit dan ketergantungan pada proses persetujuan alur kerja manual.

Dengan sistem otomatisasi, faktur yang masuk dapat langsung diproses dan dialihkan ke pihak terkait untuk persetujuan tanpa harus menunggu atau mengalami hambatan.

Pengaturan pengingat otomatis dan penjadwalan pembayaran memastikan semua pembayaran invoice dilakukan tepat waktu, membantu perusahaan menghindari penalti atau denda keterlambatan.

3. Mencegah Terjadinya Human Error

Human error adalah masalah umum dalam pengelolaan keuangan, terutama saat proses masih bergantung pada entri data manual.

Otomasi mengurangi risiko ini dengan menggunakan teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR) untuk capturing dan menginput data dari faktur secara otomatis.

Dengan pengurangan intervensi manual, perusahaan dapat menghindari kesalahan entri data yang umum terjadi.

4. Sistem Keamanan yang Lebih Baik

Dengan otomasi, sistem dapat memberikan lapisan keamanan tambahan melalui pengaturan akses berbasis peran, audit trails, dan fitur pendeteksi fraud.

Sistem otomatisasi memungkinkan kontrol lebih baik terhadap siapa yang dapat mengakses atau mengotorisasi pembayaran, memastikan data aman dan transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5. Meningkatkan Transparansi

Dengan otomasi, perusahaan mendapatkan visibilitas penuh atas status pembayaran dan riwayat faktur. Tim keuangan dengan mudah dapat melacak setiap invoice dan status pembayarannya secara real-time, sehingga memudahkan identifikasi invoice yang mungkin mengalami kendala.

Transparansi ini sangat bermanfaat dalam perencanaan keuangan, karena memungkinkan perusahaan untuk memantau arus kas dengan lebih akurat dan membuat keputusan berbasis data.

6. Efisiensi Rekonsiliasi dan Pelaporan

Rekonsiliasi manual sering kali memakan waktu dan menjadi beban bagi tim keuangan, terutama jika terdapat banyak faktur yang harus dicocokkan dengan transaksi pembayaran.

Otomasi memungkinkan proses rekonsiliasi berjalan lebih cepat dan akurat, karena sistem otomatis akan mencocokkan pembayaran dengan faktur yang relevan secara langsung.

Selain itu, fitur pelaporan real-time memberikan kemudahan bagi tim keuangan untuk mengakses informasi keuangan secara menyeluruh, sehingga mempermudah penyusunan laporan dan meminimalkan waktu yang dibutuhkan dalam proses audit.

7. Membangun Hubungan Baik dengan Pemasok

Dengan otomatisasi, kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran yang dapat merusak hubungan bisnis dapat dikurangi.

Pemasok yang menerima pembayaran tepat waktu cenderung memberikan respons positif. Jika beruntung, pemasok dapat membuka peluang untuk memberikan diskon pembayaran awal atau penawaran khusus lainnya.

Bagian-Bagian Proses yang Dapat Diotomatisasi

Dalam proses pembayaran invoice, ada beberapa bagian yang dapat diotomatisasi.Berikut adalah bagian-bagian utama dalam proses pembayaran invoice yang bisa diotomatisasi:

1. Pengajuan dan Capturing Dokumen Invoice

Pengajuan dan pengumpulan dokumen merupakan langkah awal dalam proses pembayaran invoice, di mana faktur yang diterima dari pemasok dimasukkan ke dalam sistem.

Dengan otomasi, invoice dapat diajukan secara digital melalui portal khusus, dan sistem otomatis akan menangkap serta mengekstraksi data dari faktur tersebut menggunakan teknologi Optical Character Recognition (OCR).

OCR memungkinkan sistem membaca dan mengonversi informasi dari faktur fisik atau PDF ke dalam format digital, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk entri data secara manual.

2. Pencocokan Three-Way Matching

Pencocokan tiga arah atau three-way matching adalah proses yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian antara tiga dokumen utama: faktur (invoice), pesanan pembelian (Purchase Order) dan tanda terima barang (Goods Received Note).

Dalam metode manual, pencocokan ini dilakukan secara manual oleh staf AP, yang sering kali membutuhkan proses yang lama dan rentan terjadi kesalahan.

Dengan otomasi, sistem dapat melakukan pencocokan secara otomatis antara ketiga dokumen tersebut. Jika terdapat perbedaan jumlah atau harga, sistem akan memberi tanda untuk dilakukan tinjauan ulang.

Otomatisasi pencocokan ini mempercepat proses verifikasi dan mengurangi terjadinya kebutuhan untuk komunikasi bolak-balik dengan pihak pemasok.

3. Alur Persetujuan Otomatis (Approval Routing)

Alur persetujuan atau approval routing memastikan setiap faktur mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum dilakukan pembayaran. Dalam sistem manual, persetujuan ini sering kali membutuhkan waktu karena harus melalui email atau dokumen fisik, yang dapat menyebabkan keterlambatan.

Dengan sistem otomatisasi, faktur yang masuk langsung diarahkan ke pihak yang berwenang untuk disetujui berdasarkan aturan yang telah ditetapkan.

4. Pengarsipan Data dan Pelaporan

Sistem otomatisasi dapat menyimpan catatan transaksi secara otomatis dalam format digital, yang membuat pengarsipan lebih rapi dan mudah diakses.

Sistem ini juga menyediakan fitur pelaporan real-time, yang memungkinkan tim keuangan untuk mendapatkan akses langsung ke informasi penting tentang status pembayaran, pengeluaran, dan arus kas.

Dengan pelaporan otomatis, perusahaan dapat memantau pengeluaran dengan lebih baik, membuat keputusan keuangan yang lebih cepat, dan mempersiapkan audit dengan lebih efisien.

Bagaimana Kyrim Dapat Membantu Otomasi Invoice

Kyrim adalah salah satu platform manajemen pengeluaran yang menawarkan solusi dalam membantu perusahaan menjalankan otomatisasi pembayaran invoice dengan aman, cepat, dan transparan.

Dengan berbagai fitur canggih yang didukung teknologi terkini, Kyrim memberikan kemudahan bagi tim keuangan dalam memproses pembayaran sekaligus memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Berikut adalah beberapa cara Kyrim dapat membantu perusahaan dalam mengotomatisasi proses pembayaran invoice:

1. Pencatatan Data Otomatis dengan Teknologi OCR

Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan invoice adalah memasukkan data yang sering kali membutuhkan entri manual. Untuk mengatasi masalah ini, Kyrim menggunakan teknologi Optical Character Recognition (OCR) yang secara otomatis menangkap dan mengekstraksi data dari faktur yang diterima, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Dengan OCR, informasi seperti nama pemasok, tanggal faktur, jumlah pembayaran, dan syarat pembayaran dapat langsung dimasukkan ke dalam sistem tanpa perlu entri data manual.

Hal ini tidak hanya mempercepat proses pengelolaan faktur tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan input yang sering terjadi pada proses manual.

2. Alur Persetujuan Otomatis (Automated Approval Workflows)

Kyrim memiliki fitur alur persetujuan otomatis yang dirancang untuk menyederhanakan proses persetujuan faktur.

Dengan fitur ini, faktur yang masuk langsung diteruskan ke pihak yang berwenang untuk disetujui berdasarkan aturan yang telah ditentukan.

Selain itu, sistem ini juga mendukung pengingat otomatis dan notifikasi bagi pihak terkait, sehingga mengurangi kemungkinan keterlambatan dalam persetujuan.

3. Kontrol Keuangan dan Pencegahan Fraud

Kyrim menawarkan berbagai fitur keamanan untuk melindungi perusahaan dari invoice fraud, termasuk multi-level approval, audit trails, dan akses multi-user yang membantu menjaga integritas proses pengelolaan faktur.

Dengan adanya audit trail, setiap aktivitas dalam sistem tercatat dengan jelas, sehingga memungkinkan tim keuangan untuk melacak siapa yang melakukan persetujuan atau perubahan pada faktur.

4. Real-Time Tracking dan Akses Laporan Keuangan

Kyrim menyediakan fasilitas untuk melakukan pengecekan secara real-time terhadap status invoice, pembayaran, dan arus kas, yang memberikan visibilitas penuh kepada tim keuangan.

Dengan akses ke laporan keuangan yang akurat dan up-to-date, perusahaan dapat memantau pengeluaran dan mengidentifikasi tren pengeluaran untuk keperluan perencanaan anggaran.

Fitur laporan ini juga memungkinkan tim keuangan untuk menghasilkan laporan yang siap diaudit kapan saja, sehingga mempermudah persiapan audit dan menjaga kepatuhan terhadap regulasi keuangan.