Mengapa OCR adalah Solusi Tepat untuk Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Keuangan Perusahaan

September 7, 2024

Optical Character Recognition (OCR) telah merevolusi berbagai sektor industri dengan menyederhanakan proses pengolahan data dan dokumen.

Dalam industri keuangan dan akuntansi, OCR memainkan peran yang sangat penting dengan menawarkan berbagai manfaat.

Teknologi ini, yang berbasis kecerdasan buatan, memungkinkan komputer untuk membaca, menerjemahkan, dan mengubah gambar serta teks dari dokumen fisik menjadi data digital yang dapat diproses secara otomatis.

Nah, artikel ini bertujuan untuk membantu pemilik bisnis dan profesional di bidang keuangan dan akuntansi memahami manfaat dari teknologi OCR. Kami akan mengeksplorasi bagaimana OCR berfungsi, perannya dalam industri keuangan dan akuntansi, serta manfaatnya dalam berbagai aspek bisnis.

Apa itu OCR?

Optical Character Recognition (OCR), atau Pengenalan Karakter Optik, adalah teknologi berbasis kecerdasan buatan yang memungkinkan komputer untuk membaca dan menginterpretasikan teks dari gambar atau dokumen fisik.

Secara sederhana, OCR mengubah dokumen berbentuk fisik—seperti kertas, foto, atau tulisan—menjadi format data digital yang dapat dibaca dan diproses oleh mesin.

Teknologi ini berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan informasi dengan cara mengurangi ketergantungan pada entri data manual dan memungkinkan otomatisasi proses.

Bagaimana OCR Berperan dalam Industri Keuangan dan Akuntansi?

Berikut adalah beberapa cara bagaimana OCR berperan dalam industri keuangan dan akuntansi:

1. Verifikasi Identitas

Dalam industri keuangan, pastinya tidak terlepas dari aktivitas membaca dan memverifikasi dokumen identitas seperti paspor, KTP, ataupun SIM. Verifikasi ini bertujuan untuk memvalidasi informasi mengenai nasabah.

Nah, dengan OCR, proses ini memungkinkan otomatisasi verifikasi identitas secara digital, yang dilengkapi dengan fitur Know Your Customer (KYC) dan Anti Money Laundering (AML). Dengan fitur tersebut, kamu dapat memastikan nasabah tidak terlibat dalam aktivitas ilegal seperti pencucian uang atau penipuan.

2. Otomatisasi Proses Laporan Keuangan

OCR dapat memproses berbagai dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, dan laporan transaksi secara otomatis. Dengan memindai dan mengonversi dokumen tersebut ke format digital, teknologi ini mampu menghemat waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan mengolah data.

3. Meningkatkan Akurasi Laporan

Kesalahan dalam data dapat berakibat fatal bagi sebuah perusahaan. Dengan menggunakan OCR, perusahaan dapat mengurangi kesalahan akibat entri data manual. Teknologi ini memastikan bahwa informasi yang dipindai dan diproses lebih akurat, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan lebih dapat diandalkan dan sesuai dengan standar akuntansi.

4. Pemrosesan Pembayaran dan Hutang Dagang

OCR memfasilitasi pemrosesan pembayaran, termasuk pembayaran kepada vendor, penggajian, dan reimbursement. OCR bekerja dengan cara memindai faktur dari berbagai vendor dan mengonversinya menjadi data digital yang langsung terintegrasi dengan sistem akuntansi perusahaan. Data yang dipindai dari dokumen dikonversi ke format yang siap digunakan dalam sistem akuntansi, sehingga dapat mengurangi kebutuhan untuk entri data manual.

5. Audit

OCR memungkinkan penyimpanan digital dari tanda terima (kuitansi) dan dokumen akuntansi lainnya, yang memudahkan auditor dalam mengakses dan memverifikasi informasi. Digitalisasi dokumen mempercepat proses audit dan mengurangi kebutuhan untuk meneliti dokumen fisik yang jumlahnya ratusan atau bahkan ribuan.

6. Pengurangan Penggunaan Kertas

Dengan mengonversi dokumen fisik menjadi format digital, OCR mengurangi kebutuhan untuk mencetak, menyimpan, atau mengarsipkan salinan kertas. Hal ini tentu saja dapat mengurangi biaya operasional terkait pengelolaan dokumen fisik dan mendukung upaya menuju lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan.

Cara Kerja OCR dalam Proses Keuangan dan Akuntansi

Dengan memahami cara kerja OCR ini, kamu nantinya dapat mengoptimalkan penggunaannya, di mana teknologi ini dapat menguntungkan proses keuangan dan akuntansi di perusahaan.

1. Pre-pemrosesan

Tahap pertama dalam penggunaan OCR adalah pre-pemrosesan dokumen. Pada tahap ini, dokumen yang akan dipindai mengalami beberapa langkah untuk meningkatkan kualitas gambar sebelum karakter dikenali.

Langkah-langkah pre-pemrosesan meliputi:

Peningkatan Kualitas Gambar: Mengurangi noise, mengoreksi distorsi, dan meningkatkan kontras untuk mempermudah pengenalan karakter.
Pengaturan Orientasi: Memastikan dokumen berada pada posisi yang benar (misalnya, tegak lurus) agar teks dapat dibaca dengan akurat.

2. Segmentasi

Setelah pre-pemrosesan, dokumen yang telah diperbaiki dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah diproses. Proses segmentasi ini mencakup:

Pembagian Teks: Memisahkan teks dari background dan bagian lain dari sebuah dokumen.
Pemisahan Baris dan Kolom: Mengidentifikasi dan memisahkan baris serta kolom dalam dokumen berbasis tabel, seperti faktur atau laporan keuangan.

3. Ekstraksi

Tahap ekstraksi melibatkan pengambilan fitur unik dari bagian-bagian yang telah dipisahkan. Proses ini meliputi:

Identifikasi Karakter: Menentukan fitur-fitur khusus dari setiap karakter, seperti bentuk dan ukuran, untuk membantu dalam pengenalan karakter.
Pengumpulan Informasi: Mengumpulkan informasi yang diperlukan dari teks yang telah diekstraksi, seperti tanggal, jumlah, dan nama vendor dalam faktur.

4. Pengenalan Karakter

Pada tahap ini, OCR membaca karakter yang telah diekstraksi dan mencocokkannya dengan karakter yang telah dikenal.

Langkah-langkahnya meliputi:

Pencocokan Karakter: Mencocokkan karakter yang diidentifikasi dengan database karakter yang telah diprogram sebelumnya.
Verifikasi dan Koreksi: Menggunakan algoritma untuk memverifikasi akurasi pengenalan dan melakukan koreksi jika diperlukan, memastikan bahwa teks digital sesuai dengan teks asli.

5. Pasca-pemrosesan

Tahap terakhir dalam proses OCR adalah pasca-pemrosesan, di mana data yang telah diproses diperbaiki dan diubah menjadi format yang dapat digunakan. Ini melibatkan:

Perbaikan Karakter: Mengoreksi kesalahan pengenalan yang mungkin terjadi selama proses sebelumnya.
Konversi Format: Mengubah data yang telah dikenali menjadi format digital yang sesuai, seperti teks yang dapat diimpor ke dalam sistem akuntansi atau laporan keuangan.

Jenis Dokumen Keuangan dan Akuntansi yang Dapat Diproses OCR

Berikut ini adalah beberapa jenis dokumen keuangan dan akuntansi yang dapat diproses menggunakan teknologi OCR:

1. Dokumen Data Terstruktur

Dokumen data terstruktur adalah jenis dokumen yang memiliki format yang sangat terorganisir dan konsisten.
Contohnya termasuk laporan keuangan, faktur, dan bukti pembayaran yang disusun dalam format tabel dengan baris dan kolom.

Data dalam dokumen ini sudah terdefinisi dengan jelas, sehingga memudahkan proses pemrosesan dan analisis oleh sistem OCR.

Contoh Dokumen:

Laporan keuangan bulanan
Faktur dengan tabel item
Dokumen anggaran dengan baris dan kolom

2. Dokumen Data Semi Terstruktur

Dokumen semi terstruktur memiliki pola data yang dapat dikenali tetapi tidak sepenuhnya teratur. Ini termasuk dokumen yang memiliki format dengan beberapa elemen yang dapat dikenali oleh OCR, seperti tag atau markup, tetapi tidak memiliki struktur tabel yang kaku.

Contoh Dokumen:

Laporan transaksi dengan format XML atau JSON
Formulir pengajuan biaya dengan beberapa elemen tetap
Slip gaji dengan elemen informasi yang dapat dikenali

3. Dokumen Data Tidak Terstruktur

Dokumen data tidak terstruktur adalah dokumen yang tidak memiliki format atau pola yang jelas, seperti teks bebas, gambar, atau dokumen dengan campuran elemen.

Contoh Dokumen:

Tanda terima dengan berbagai format dan informasi bebas
Dokumen scan dari catatan tangan atau nota
Gambar atau foto dari dokumen akuntansi

Bayangkan betapa mudahnya sebuah data keuangan diolah dengan implementasi teknologi OCR (Optical Character Recognition) ini. Dengan kemampuan untuk mengkonversi dokumen fisik menjadi data digital, OCR membantu perusahaan dalam mengelola informasi keuangan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.

Tertarik untuk memulai perjalanan bisnismu dengan berbantuan OCR? Nah, Kyrim punya produk layanannya. Kyrim dapat menolong tim keuanganmu, vendor, atau pegawai untuk mengolah data lebih cepat.

Dengan mengintegrasikan OCR dari Kyrim dalam sistem keuangan perusahaan, kamu bisa mengoptimalkan proses keuangan dengan mengurangi beban kerja yang dilakukan secara manual, menghilangkan fraud, meningkatkan akurasi data, dan menyederhanakan proses laporan keuangan.

Jadi tunggu apa lagi? Kamu bisa segera daftarkan bisnismu sekarang juga dan coba demonya secara gratis dengan klik button di bawah ini.