Mengatasi Invoice Fraud: Penyebab, Jenis, dan Solusi Praktis untuk Menghindari Kerugian Finansial

Penipuan invoice (invoice fraud) menjadi salah satu ancaman dalam dunia keuangan bisnis. Dengan semakin berkembangnya teknologi dan digitalisasi sistem transaksi, penipuan jenis invoice fraud ini pun semakin berkembang.

Invoice fraud dapat merugikan keuangan perusahaan dan sekaligus menghancurkan reputasi perusahaan itu sendiri.

Bayangkan sebuah perusahaan yang menerima tagihan palsu yang tampaknya sah dan tepat, namun sebenarnya merupakan manipulasi yang disengaja.

Menurut penelitian Forbes pada tahun 2022, perusahaan menengah rata-rata kehilangan sekitar $280.000 setiap tahunnya akibat penipuan invoice. Lebih memprihatinkan lagi, divisi keuangan seringkali menerima upaya penipuan yang terjadi secara rutin, hampir tiap bulan setidaknya menerima satu kasus invoice fraud.

Contoh dari dampak serius yang ditimbulkan oleh penipuan invoice sangat banyak, lho. Raksasa teknologi Google dan Facebook pernah menjadi korban dari skema penipuan dan phishing yang menyebabkan kerugian senilai $120 juta selama dua tahun, mulai tahun 2013 hingga 2015.

Tidak hanya itu, Detroit Metro Airport bahkan terpaksa membayar $1,5 juta untuk produk yang tidak pernah dibeli pada rentang 2012 sampai 2014, dan seorang karyawan di perusahaan publikasi cybersecurity berhasil mengumpulkan $6 juta dalam empat tahun melalui invoice palsu, yang terungkap pada tahun 2020 (Sumber: Justice.gov).

Kasus-kasus ini memperlihatkan betapa besar dampak penipuan invoice terhadap perusahaan. Tak ada perusahaan yang kebal dari sasaran invoice fraud ini.

Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi/perusahaan mengambil langkah-langkah preventif agar tidak menjadi korban penipuan invoice yang dapat menghancurkan keuangan perusahaan.

Pada artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang penyebab, jenis-jenis penipuan invoice yang umum terjadi, serta langkah-langkah yang dapat diambil untuk mencegah dan menanggulangi masalah ini.

Penyebab Kemungkinan Timbulnya Invoice Fraud

Terdapat beberapa faktor yang menjadi penyebab utama terjadinya penipuan invoice ini. Mari kita bahas lebih dalam penyebab-penyebab tersebut.

1. Kurangnya Kesadaran

Banyak perusahaan yang tidak sepenuhnya menyadari dampak finansial yang ditimbulkan oleh invoice fraud.

Menurut studi yang diterbitkan oleh Forbes pada tahun 2022, sekitar seperempat profesional keuangan mengaku tidak tahu atau tidak bisa memperkirakan biaya yang ditimbulkan oleh invoice fraud bagi organisasi mereka.

Perusahaan yang tidak memiliki kesadaran akan potensi risiko invoice fraud sering kali gagal untuk memperkuat kontrol internal, yang memberikan ruang terjadinya penipuan invoice ini.

2. Ancaman Digital yang Berkembang

Dengan berkembangnya metode pembayaran digital, taktik penipuan invoice pun semakin canggih. Beberapa bentuk penipuan yang paling umum dalam kategori ini adalah invoice palsu yang dikirim perusahaan fiktif, invoice untuk produk yang tidak pernah dibeli, invoice ganda, dan klaim invoice dengan harga yang tidak sesuai.

Penipu kini semakin kreatif dalam menggunakan berbagai cara untuk mengeksploitasi celah yang ada. Beberapa contoh penipuan digital yang umum terjadi adalah:

• Phony Vendors: Penipu mengelabui perusahaan yang tidak memiliki proses verifikasi pemasok yang ketat, dengan cara mengajukan invoice bernominal kecil, namun jika dibiarkan dalam waktu lama, jumlah totalnya bisa sangat besar.
• Invoice Impersonation: Dalam menjalankan aksinya, penipu membuat invoice tiruan dengan mengubah detail informasinya, seperti informasi rekening. Modifikasi kecil ini bisa sangat sulit dideteksi oleh sistem yang tidak memadai.
• Traditional Checks: Meski penggunaan pembayaran digital semakin meningkat, metode tradisional seperti cek masih digunakan oleh banyak perusahaan. Metode ini tetap menjadi ancaman karena penipu dapat mengubah informasi payee pada cek yang dikirimkan.

3. Kurangnya Langkah Verifikasi

Selanjutnya faktor yang menyebabkan invoice fraud adalah kurangnya langkah verifikasi dalam proses pembayaran dan pengelolaan vendor. Banyak perusahaan, dengan jumlah volume transaksi yang sangat besar, seringkali mengabaikan langkah-langkah verifikasi ini, terutama untuk transaksi yang bernominal kecil.

Ketidakhati-hatian dalam memverifikasi data pemasok antara tiga dokumen utama—faktur (invoice), pesanan pembelian (purchase order), dan tanda terima barang (goods received note)—dapat menimbulkan risiko penipuan. Hal ini dapat dimanfaatkan oleh penipu untuk melakukan tindakan curang secara berulang.

Jenis-Jenis Penipuan Invoice

Terdapat berbagai jenis penipuan invoice yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, mulai dari tindakan yang sederhana seperti pengajuan invoice duplikat, hingga penipuan yang lebih canggih yang melibatkan teknologi dan social engineering.

Berikut adalah beberapa jenis penipuan invoice yang umum terjadi.

1. Bill Padding (Penambahan Biaya Fiktif)

Bill padding terjadi ketika vendor atau pemasok memodifikasi jumlah atau harga dalam invoice untuk mendapatkan lebih banyak uang daripada yang sebenarnya disepakati.

Hal ini biasanya dilakukan dengan menaikkan harga per unit, menambahkan biaya tambahan yang tidak pernah disetujui sebelumnya, atau menyertakan barang atau layanan yang tidak pernah dikirimkan.

Penipuan jenis ini sering kali sulit dideteksi, karena pemasok berargumen kesalahan tersebut terjadi karena kelalaian atau ketidaksengajaan. Namun, dengan memeriksa secara teliti item yang tertera dalam invoice dan membandingkannya dengan kontrak atau purchase order, perusahaan dapat mendeteksi perbedaan yang mencurigakan dan mencegah kerugian lebih lanjut.

2. Duplicate Invoices (Invoice Duplikat)

Invoice duplikat adalah salah satu jenis penipuan yang cukup umum dan sering terjadi. Pada penipuan ini, vendor mengirimkan invoice yang sama lebih dari sekali, dengan harapan perusahaan akan membayar invoice yang sama dua kali.

Fraud ini sering terjadi ketika sebuah perusahaan menerima banyak invoice dalam jangka waktu yang pendek, dan staff yang menangani pembayaran tidak memeriksa dengan cermat apakah suatu invoice sudah dibayar sebelumnya.

Seringkali, invoice duplikat terjadi karena kesalahan administratif atau kelalaian dari staf internal yang tidak cukup teliti dalam mencatat dan memverifikasi pembayaran.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem manajemen invoice yang efektif untuk melacak pembayaran dan mencegah terjadinya pengajuan invoice yang sama lebih dari sekali.

3. Fake Orders (Pesanan Palsu)

Penipuan ini terjadi ketika pihak yang tidak bertanggung jawab mengklaim sebuah perusahaan telah melakukan pemesanan barang atau jasa, padahal pesanan tersebut tidak pernah ada.

Penipu berpura-pura menjadi vendor yang sah dan mengirimkan invoice untuk barang atau jasa yang tidak pernah diminta atau diterima.

Dalam beberapa kasus, penipu meniru proses pemesanan yang sah atau menggunakan informasi yang diperoleh dari komunikasi internal untuk memanipulasi sistem dan meminta pembayaran atas pesanan yang tidak valid.

4. Internal Fraud (Penipuan Internal)

Penipuan internal terjadi ketika karyawan internal terlibat dalam penipuan invoice, baik dengan membuat akun vendor palsu atau berkolusi dengan pihak luar untuk mengajukan invoice fiktif.

Dalam kasus ini, karyawan yang memiliki akses ke sistem pembayaran atau akun vendor membuat entitas vendor palsu, memasukkan invoice yang tidak sah, dan mengalihkan pembayaran ke rekening mereka sendiri atau ke pihak ketiga yang berkolusi.

Jenis penipuan ini lebih sulit dideteksi karena melibatkan karyawan kepercayaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki pengawasan yang memadai terhadap transaksi keuangan, untuk mencegah terjadinya fraud dari dalam.

5. Misdirection (Pengalihan Pembayaran)

Misdirection adalah jenis penipuan di mana penipu mengubah informasi rekening atau alamat email yang tercantum dalam invoice untuk mengalihkan pembayaran yang sah ke rekening pribadi.

Biasanya, penipu akan meretas email perusahaan atau menggunakan rekayasa sosial (social engineering) untuk mengubah informasi pembayaran.

Pengalihan pembayaran ini bisa terjadi dengan sangat cepat, sehingga perusahaan tidak menyadari pembayaran telah dipindahkan ke rekening penipu. Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu memiliki sistem verifikasi ganda dan prosedur pengaman email yang ketat agar informasi pembayaran tidak mudah diubah oleh pihak yang tidak berwenang.

Langkah-Langkah untuk Melindungi Perusahaan dari Invoice Fraud

Selain mencegah reimbursement fraud, perusahaan juga perlu melakukan pencegahan invoice fraud yang keduanya dapat berdampak buruk bagi keuangan perusahaan.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk melindungi perusahaan dari penipuan invoice.

1. Implementasi Prosedur Verifikasi yang Ketat

Langkah pertama yang harus diambil oleh perusahaan untuk melindungi dari penipuan invoice adalah dengan menerapkan prosedur verifikasi yang ketat pada setiap invoice yang masuk.

Hal ini meliputi memastikan setiap invoice yang diterima sesuai dengan purchase order (pesanan pembelian) yang dilakukan.

Untuk memastikan semua informasi dalam invoice akurat, perusahaan dapat melakukan verifikasi dengan berbagai cara, seperti:

• Verifikasi dengan pihak internal: Melakukan konfirmasi dengan departemen terkait, seperti tim pembelian, untuk memastikan barang atau jasa telah diterima sesuai dengan kesepakatan.
• Cross-check dengan kontrak: Membandingkan detail dalam invoice dengan kontrak atau perjanjian yang ada dengan pemasok untuk memverifikasi harga, jumlah, dan tanggal pengiriman.
• Pengecekan duplikasi: Memastikan invoice belum pernah dibayar sebelumnya atau tidak diajukan dua kali.

2. Penggunaan Sistem Manajemen Invoice Otomasi

Sistem otomasi invoice dapat membantu perusahaan untuk mengelola dan memverifikasi invoice lebih efisien.

Dengan menggunakan perangkat lunak atau sistem manajemen pengeluaran (spend management platform), perusahaan dapat mengotomatisasi sebagian besar proses verifikasi, seperti pencatatan data invoice secara otomatis dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR).

3. Pelatihan Karyawan

Untuk meminimalisir kejadian penipuan invoice berikutnya adalah dengan memastikan seluruh staf yang terlibat dalam proses pengelolaan keuangan memiliki pemahaman yang baik tentang potensi penipuan dan bagaimana cara menghindarinya.

Karyawan, terutama yang bekerja di bagian akun payable (A/P) dan pembelian, harus diberikan pelatihan secara berkala tentang cara mengenali tanda-tanda penipuan invoice, seperti:

• Menyadari invoice yang tidak biasa, misalnya vendor yang tidak dikenal atau alamat email yang mencurigakan.
• Mengidentifikasi kemungkinan terjadinya perubahan informasi rekening atau permintaan perubahan pembayaran yang tidak biasa.
• Mengenali tanda-tanda rekayasa sosial, seperti email phishing yang mencoba memperoleh informasi sensitif.

4. Pembatasan Akses ke Sistem Keuangan

Akses ke sistem keuangan dan akun pembayaran perusahaan harus dibatasi hanya untuk staf yang memerlukannya.

Pembatasan akses ini diperlukan guna untuk mencegah penipuan internal dan penyalahgunaan wewenang oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Implementasi sistem persetujuan berlapis dapat mengurangi risiko penipuan internal, karena akan ada lebih banyak pihak yang memeriksa setiap transaksi sebelum diproses.

Misalnya, sebelum pembayaran dilakukan, setidaknya dua pihak yang berbeda harus memverifikasi invoice tersebut sah dan tidak ada kesalahan.

5. Penerapan Keamanan Cyber yang Ketat

Penipuan invoice sering kali melibatkan pengubahan informasi rekening bank atau email melalui peretasan sistem perusahaan.

Oleh karena itu, sistem yang dimiliki perusahaan harus didukung dengan keamanan cyber yang memadai. Beberapa langkah yang dapat diambil termasuk:

• Enkripsi data: Mengenkripsi email dan informasi transaksi untuk melindungi data yang dikirimkan dan diterima.
• Autentikasi ganda (Two-Factor Authentication): Menggunakan autentikasi dua faktor untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses sistem pembayaran dan informasi sensitif.
• Monitoring sistem secara rutin: Melakukan pemantauan dan audit sistem secara teratur untuk mendeteksi adanya akses tidak sah atau aktivitas mencurigakan.

6. Evaluasi dan Seleksi Vendor

Sebelum bekerja dengan vendor baru, perusahaan harus melakukan evaluasi yang cermat terhadap reputasi dan kredibilitasnya. Hal ini mencakup memeriksa ulasan atau referensi dari perusahaan lain yang telah bekerja dengan vendor tersebut.

Jika perlu, perusahaan dapat melakukan audit terhadap vendor untuk memastikannya memiliki rekam jejak yang baik dalam hal keandalan dan transparansi.

Selain itu, penting untuk memastikan hubungan bisnis dengan vendor dilengkapi dengan kontrak yang jelas mengenai pembayaran, harga, dan ketentuan pengiriman barang atau jasa.

Kontrak yang jelas akan mengurangi kemungkinan terjadinya sengketa atau penipuan terkait invoice.

7. Audit dan Review Secara Berkala

Perusahaan perlu melakukan audit internal dan eksternal secara berkala untuk memastikan prosedur yang ada sudah dijalankan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Review ini juga harus mencakup pemeriksaan terhadap semua transaksi yang telah dilakukan untuk mendeteksi adanya kejanggalan atau inkonsistensi dalam proses pembayaran.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan dapat segera mengambil tindakan korektif untuk mencegah kerugian lebih lanjut.

Solusi untuk Mencegah Penipuan Invoice: Menggunakan Kyrim

Salah satu solusi perangkat lunak yang bisa diandalkan dalam mencegah penipuan invoice adalah Kyrim. Kyrim adalah alat yang mengotomatisasi proses audit kredensial pemasok dan pembayaran invoice, memberikan cara yang lebih aman dan efisien untuk memverifikasi keabsahan invoice sebelum pembayaran dilakukan.

Berikut adalah penjelasan tentang bagaimana Kyrim berfungsi, serta keunggulannya dibandingkan dengan metode pemeriksaan manual.

Fitur Kyrim mampu melakukan verifikasi informasi terkait pemasok, seperti alamat email, nomor rekening bank, dan informasi penting lainnya, sebelum pembayaran dilakukan.

Dengan cara ini, Kyrim memastikan setiap pembayaran hanya dilakukan ke rekening yang sah dan telah diverifikasi sebelumnya.

Sistem ini akan segera memberikan peringatan jika ada perubahan yang mencurigakan pada informasi pembayaran atau jika terdapat anomali dalam data pemasok yang terdaftar di dalam sistem.

Selain itu, Kyrim juga dapat memastikan hanya pemasok yang telah disetujui yang dapat mengajukan invoice, mencegah potensi invoice palsu dari pihak yang tidak berwenang.

Keunggulan Kyrim Dibandingkan Pemeriksaan Manual yang Rentan Kesalahan

Sistem manual dalam memeriksa kredensial pemasok dan verifikasi invoice rentan terhadap kesalahan manusia, terutama ketika perusahaan menangani volume invoice yang besar dalam waktu singkat.

Proses manual memerlukan perhatian yang detail saat memeriksa setiap informasi atau membandingkannya dengan data pesanan pembelian (purchase order), dan tanda terima barang (goods received note). Hal ini bisa membuka peluang bagi penipu untuk mengeksploitasi ketidaktelitian tersebut dan melakukan penipuan.

Di sisi lain, Kyrim mengotomatiskan seluruh proses ini dengan teknologi yang dapat memeriksa ribuan data dalam waktu singkat, mengurangi potensi kesalahan yang dapat terjadi dalam pemeriksaan manual.

Manfaat Penggunaan Kyrim dalam Mencegah Penipuan Invoice

1. Keamanan yang Lebih Tinggi: Dengan automasi pengecekan kredensial, Kyrim memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan ke pihak yang sah dan terverifikasi.
2. Efisiensi Waktu dan Biaya: Mengotomatisasi proses verifikasi dan audit mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses setiap invoice, sekaligus mengurangi biaya operasional yang timbul akibat kesalahan manual.
3. Pengurangan Risiko Kesalahan Manusia: Sistem otomatis mengurangi ketergantungan pada keputusan manusia yang rentan terhadap kesalahan, memberikan tingkat akurasi yang lebih tinggi dalam pengecekan pembayaran.
4. Pemantauan Real-Time: Kyrim memungkinkan perusahaan untuk memantau transaksi secara real-time, memberikan notifikasi segera jika ada transaksi yang mencurigakan atau data yang tidak sesuai.
5. Pengelolaan Data yang Lebih Terstruktur: Semua data terkait pemasok dan transaksi dicatat dan dikelola dalam satu sistem terpusat, mempermudah pencarian dan audit di masa depan.

Dengan menggunakan Kyrim, perusahaan dapat terhindar dari ancaman penipuan invoice yang semakin canggih. Otomatisasi yang ditawarkan oleh sistem ini membuat proses verifikasi dan pengecekan lebih aman, cepat, dan akurat, yang pada akhirnya membantu perusahaan menjaga keuangan dan operasional mereka tetap terjaga.