Mengenal Struktur Biaya Logistik dan Faktor yang Mempengaruhi

Biaya logistik merupakan berbagai pengeluaran yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memindahkan barang dari sumber hingga ke pelanggan akhir. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya logistik ini dapat mengurangi laba perusahaan.

Logistik yang efisien memungkinkan perusahaan menawarkan harga yang lebih kompetitif. Sebaliknya, biaya logistik yang tinggi dapat menyebabkan peningkatan harga produk, yang membuat pelanggan beralih ke kompetitor yang menawarkan harga lebih rendah. 

Oleh karena itu, pemahaman mendalam tentang komponen biaya logistik menjadi sangat penting bagi perusahaan agar dapat mengidentifikasi area/peluang mana elemen yang perlu dilakukan efisiensi.

Artikel ini akan mengupas secara mendalam tentang apa itu biaya logistik, komponen-komponennya, faktor-faktor yang memengaruhi, serta bagaimana cara melakukan identifikasi biaya logistik.

Apa Itu Biaya Logistik?

Biaya logistik adalah semua pengeluaran dalam rantai pasok, mulai dari pengadaan bahan baku, penyimpanan, transportasi, hingga distribusi, yang memastikan pergerakan barang dari asalnya hingga ke pelanggan akhir.

Dengan kata lain, biaya logistik merupakan biaya yang dikeluarkan untuk memastikan bahwa barang tersedia di tempat dan waktu yang tepat sesuai dengan permintaan pasar.

Bagi perusahaan, memahami biaya logistik sangat penting karena dapat berpengaruh terhadap total biaya operasional perusahaan. Oleh karenanya, biaya ini juga akan memengaruhi harga jual produk dan margin keuntungan yang akan didapatkan perusahaan.

Dalam skala makro, tingginya biaya logistik suatu negara dapat berdampak negatif terhadap pertumbuhan ekonomi. 

Jika biaya logistik suatu negara terlalu tinggi dibandingkan dengan Produk Domestik Bruto (PDB), maka harga barang ekspor menjadi kurang kompetitif di pasar global. 

Oleh karena itu, banyak negara berupaya menurunkan biaya logistik melalui peningkatan infrastruktur transportasi, digitalisasi rantai pasok, dan efisiensi proses distribusi.

Biaya logistik terbagi menjadi dua bagian utama:

1. Inbound Logistics – mencakup biaya yang terkait dengan pengadaan dan pengiriman bahan baku atau komponen dari pemasok ke pabrik atau gudang penyimpanan. Biaya ini meliputi transportasi, penyimpanan, dan administrasi pengadaan.
2. Outbound Logistics – mencakup biaya yang terkait dengan distribusi barang jadi dari pabrik atau gudang ke distributor, pengecer, atau langsung ke pelanggan akhir. Biaya ini termasuk biaya transportasi, penyimpanan, dan manajemen pemenuhan pesanan.

Komponen Utama Biaya Logistik

Biaya logistik terdiri dari berbagai elemen yang berkontribusi terhadap total pengeluaran dalam proses rantai pasok.

1. Transportasi

Transportasi merupakan salah satu komponen terbesar dalam biaya logistik karena mencakup pengiriman bahan baku, distribusi produk, serta pengiriman akhir ke pelanggan. 

Beberapa faktor utama yang memengaruhi biaya transportasi meliputi:

• Bahan Bakar – Fluktuasi harga bahan bakar dapat secara langsung meningkatkan biaya transportasi.
• Moda Transportasi – Pemilihan antara darat, laut, udara, atau kombinasi (multimodal) akan mempengaruhi biaya transportasi.
• Jarak dan Rute Pengiriman – Semakin jauh jarak pengiriman, semakin tinggi biaya yang dikeluarkan. 
• Biaya Tambahan – Termasuk biaya tol, biaya bongkar muat, dan parkir.
• Last-Mile Delivery – Biaya pengiriman ke pelanggan akhir sering kali lebih tinggi karena volume yang lebih kecil dan kebutuhan fleksibilitas dalam pengiriman.

2. Pergudangan (Warehouse)

Pergudangan adalah elemen biaya logistik yang mencakup penyimpanan bahan baku dan barang jadi sebelum dikirim ke pelanggan. Biaya pergudangan dapat menjadi beban besar bagi perusahaan, terutama jika tidak dikelola dengan baik.

Berbagai biaya gudang meliputi:

• Sewa atau Kepemilikan Gudang – Ruang penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan barang, baik dengan cara menyewa atau membelinya.
• Peralatan Gudang – Termasuk rak penyimpanan, forklift, dan perangkat otomatisasi gudang.
• Sistem Manajemen Gudang (WMS) – Teknologi ini membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok dan pemrosesan pesanan.
• Asuransi Gudang – Untuk melindungi stok dari risiko seperti kebakaran, pencurian, atau bencana alam.
• Biaya Stok Lama (Dead Stock) – Barang yang terlalu lama disimpan dapat menimbulkan biaya tambahan atau bahkan kehilangan nilai jual.

3. Pemenuhan Pesanan (Fulfillment)

Pemenuhan pesanan adalah proses menyiapkan dan mengirimkan pesanan kepada pelanggan. Biaya pemenuhan pesanan dapat sangat bervariasi tergantung pada volume pesanan dan kompleksitas operasionalnya.

Komponen biaya dalam pemenuhan pesanan meliputi:

• Biaya Pengemasan – Termasuk bahan kemasan seperti kotak, bubble wrap, label, dan segel keamanan.
• Biaya Pengembalian (Returns Processing) – Jika pelanggan mengembalikan barang, perusahaan harus menanggung biaya pemrosesan pengembalian, pemeriksaan kualitas, dan penyimpanan ulang.
• Biaya Manajemen Akun – Beberapa penyedia layanan fulfillment mengenakan biaya tambahan untuk pengelolaan data pelanggan dan pesanan.

4. Persediaan (Inventory)

Biaya persediaan berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan stok barang yang tersedia untuk produksi maupun penjualan. 

Persediaan yang berlebihan dapat menyebabkan pemborosan, sementara persediaan yang terlalu sedikit dapat menghambat operasional.

Komponen utama dalam biaya persediaan meliputi:

• Biaya Pemesanan (Ordering Cost), di mana biaya ini timbul setiap kali perusahaan memesan barang dari pemasok, termasuk biaya administrasi dan biaya inspeksi.
• Biaya Kekurangan Stok (Stockout Cost), terjadi ketika persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Kekurangan stok juga dapat menyebabkan biaya tambahan seperti pengiriman ekspres untuk memenuhi permintaan mendesak.
• Biaya Kehilangan dan Penyusutan (Shrinkage Cost), di mana penyusutan stok dapat terjadi akibat pencurian, kesalahan pencatatan, atau kerusakan barang selama penyimpanan.

5. Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja merupakan salah satu pengeluaran terbesar dalam rantai pasok, mencakup gaji, tunjangan, dan pelatihan bagi karyawan yang terlibat dalam berbagai aspek logistik, mulai dari manajemen gudang hingga layanan pelanggan.

Komponen utama dalam biaya tenaga kerja meliputi:

• Gaji dan Upah Karyawan, yaitu mencakup pembayaran untuk staf gudang, pengemudi, petugas administrasi logistik, serta tenaga kerja di pusat pemenuhan pesanan.
• Biaya Lembur (Overtime Cost), di mana jika perusahaan mengalami lonjakan permintaan karyawan mungkin harus bekerja lembur, yang dapat meningkatkan biaya penggajian.
• Asuransi dan Tunjangan Karyawan
  Perusahaan biasanya harus menyediakan asuransi kesehatan, serta manfaat tambahan lainnya untuk tenaga kerja tetap.
• Perekrutan dan Pelatihan Karyawan
  Biaya ini termasuk proses seleksi, onboarding, serta pelatihan tenaga kerja untuk memastikan mereka memiliki keterampilan yang dibutuhkan dalam operasional logistik.

Faktor yang Mempengaruhi Biaya Logistik

Biaya logistik dalam suatu perusahaan tidak bersifat tetap dan dapat mengalami fluktuasi tergantung pada berbagai faktor eksternal maupun internal. 

Faktor-faktor ini dapat memengaruhi efisiensi operasional dan menentukan apakah perusahaan dapat mengoptimalkan biaya logistik atau justru mengalami pembengkakan pengeluaran.

Berikut adalah beberapa faktor utama yang memengaruhi biaya logistik:

1. Harga Bahan Bakar di Pasar

Harga bahan bakar memiliki dampak langsung terhadap total biaya pengiriman. Fluktuasi harga minyak dunia dapat meningkatkan atau menurunkan biaya operasional kendaraan logistik.

2. Biaya Tenaga Kerja untuk Pengemudi dan Pekerja Logistik

Gaji dan upah tenaga kerja logistik, termasuk pengemudi, pekerja gudang, serta staf administrasi, merupakan faktor yang berpengaruh terhadap biaya logistik. Kenaikan upah minimum, regulasi ketenagakerjaan, serta tingginya permintaan tenaga kerja di sektor logistik dapat meningkatkan beban biaya perusahaan.

3. Keterlambatan Pengiriman di Pelabuhan

Pelabuhan adalah salah satu titik kritis dalam rantai pasok global. Keterlambatan dalam bongkar muat, kepadatan lalu lintas kapal, atau gangguan operasional dapat meningkatkan biaya logistik secara signifikan.

Untuk mengurangi dampak dari keterlambatan ini adalah, perusahaan memastikan dokumen pengiriman sudah lengkap untuk mempercepat proses kepabeanan.

4. Pembatasan Perdagangan Internasional dan Regulasi

Perusahaan yang terlibat dalam ekspor dan impor harus memperhitungkan kebijakan perdagangan global, termasuk tarif, bea cukai, dan peraturan ekspor-impor. Setiap perubahan dalam regulasi, seperti perang dagang atau perubahan kebijakan bea masuk, dapat menambah beban biaya logistik.

Langkah yang dapat diambil untuk mengelola faktor risiko ini adalah, dengan menggunakan strategi nearshoring. Nearshoring merupakan memindahkan kegiatan produksi lebih dekat ke pasar utama untuk mengurangi ketergantungan pada rantai pasok global.

5. Kenaikan Biaya Sewa dan Fasilitas Gudang

Harga sewa gudang dapat meningkat karena berbagai faktor, seperti pertumbuhan e-commerce yang mendorong permintaan ruang penyimpanan, lokasi strategis yang semakin mahal, serta kenaikan biaya utilitas dan perawatan fasilitas.

Untuk mengatasi kenaikan biaya sewa dan fasilitas gudang, perusahaan dapat menerapkan sistem cross-docking, di mana barang langsung dikirim ke tujuan tanpa perlu disimpan terlalu lama di gudang. 

Selain itu, efisiensi pergudangan dapat ditingkatkan dengan mengoptimalkan tata letak gudang, menggunakan sistem digital untuk pelacakan inventaris, dan memanfaatkan teknologi otomatisasi untuk mempercepat proses pemrosesan barang.

Cara Mengidentifikasi Biaya Logistik

Biaya logistik yang tinggi dapat mengurangi profitabilitas dan daya saing perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi elemen biaya logistik secara rinci serta menghematnya untuk meningkatkan efisiensi operasional.

1. Melakukan Audit Biaya Logistik Secara Berkala

Audit logistik membantu perusahaan memahami struktur biaya logistiknya, menemukan inefisiensi, dan mengidentifikasi peluang untuk dapat dilakukan penghematan. Beberapa hal yang bisa diperiksa dalam audit logistik:

• Biaya transportasi per pengiriman dan apakah ada opsi pengiriman yang lebih hemat.
• Biaya penyimpanan dan tingkat pemanfaatan kapasitas gudang.
• Biaya tenaga kerja logistik dibandingkan dengan produktivitas yang dihasilkan.
• Biaya yang timbul akibat keterlambatan atau kesalahan dalam pemenuhan pesanan.

2. Menghitung Biaya Per Unit Produk

Untuk memahami efektivitas biaya logistik, perusahaan harus menghitung biaya logistik per unit produk yang dikirim. Hal ini bisa dilakukan dengan:

• Membagi total biaya logistik dengan jumlah unit produk yang dikirimkan dalam periode tertentu.
• Menganalisis perbedaan biaya logistik berdasarkan tujuan pengiriman, jenis produk, atau metode distribusi yang digunakan.

3. Mengidentifikasi Biaya Tersembunyi

Sering kali, ada biaya yang tidak langsung terlihat dalam laporan keuangan tetapi berdampak pada pengeluaran logistik. Contoh biaya tersembunyi termasuk:

• Biaya keterlambatan pengiriman, yang dapat menyebabkan kehilangan pelanggan.
• Biaya pengembalian barang (reverse logistics) akibat kesalahan dalam pemrosesan pesanan.
• Biaya stok mati yang tidak terjual tetapi masih memakan ruang gudang.

Kyrim: Solusi Pengelolaan Pembayaran Vendor Logistik yang Lebih Efektif

Mengelola pembayaran vendor dan biaya logistik secara manual sering kali menjadi proses yang kompleks, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan. 

Dari pengumpulan dokumen seperti invoice dan tanda terima, proses persetujuan pembayaran, hingga transfer ke vendor, setiap tahap membutuhkan koordinasi yang baik untuk memastikan efisiensi operasional dan transparansi keuangan.

Kyrim hadir sebagai solusi Spend Management Platform yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola proses pembayaran dari awal hingga akhir dengan lebih cepat, aman, dan efisien.