Apa Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice? Ini Penjelasan Lengkapnya

Transaksi keuangan yang dilakukan Business to Business (B2B) memerlukan dokumen yang jelas dan profesional. Dua dokumen yang sering digunakan adalah Purchase Order (PO) dan Invoice. Namun, bagi banyak pemilik bisnis baru, masih bingung membedakan keduanya.

Secara umum, purchase order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari vendor, sedangkan invoice dikeluarkan oleh penjual sebagai tagihan pembayaran atas barang atau jasa yang ditujukan kepada pembeli. Meskipun memiliki beberapa kesamaan, seperti mencantumkan detail transaksi dan informasi vendor, keduanya memiliki fungsi yang berbeda dalam proses bisnis.

Artikel ini akan membahas tentang purchase order dan invoice, mulai dari definisi, fungsi, perbedaan keduanya, hingga pentingnya mengelola kedua dokumen ini secara efektif.

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen pemesanan barang/jasa yang dikeluarkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual/vendor. 

Purchase order bersifat mengikat secara hukum setelah disetujui oleh vendor. Artinya, vendor berkewajiban untuk memenuhi pesanan sesuai dengan spesifikasi yang tertulis dalam PO, dan pembeli berkewajiban untuk melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

Fungsi dan Tujuan Purchase Order

Purchase Order memiliki beberapa fungsi utama dalam transaksi bisnis, di antaranya:

1. Mengontrol dan Memonitor Pengeluaran

PO membantu pembeli dalam melacak setiap pembelian yang dilakukan. Dengan adanya dokumen ini, pengeluaran bisnis dapat dikontrol lebih baik, sehingga mencegah pembelian yang tidak perlu atau di luar anggaran.

2. Menjadi Bukti Transaksi yang Sah

Sebagai dokumen resmi, PO berfungsi sebagai bukti sah bahwa pembelian telah disetujui. 

3. Memastikan Kesepakatan Jelas antara Pembeli dan Vendor

PO mencantumkan detail pesanan secara lengkap, seperti harga, jumlah, syarat pembayaran, dan syarat pengiriman. Hal ini menghindari miskomunikasi dan memastikan bahwa kedua belah pihak memahami ketentuan transaksi.

4. Meningkatkan Efisiensi Manajemen Inventaris

Dengan adanya PO, baik pembeli maupun penjual dapat lebih mudah mengelola stok barang yang dimilikinya. Informasi tentang pesanan yang masuk membantu tim inventaris dalam memperkirakan kebutuhan dan mencegah kekurangan stok.

5. Mencegah Kelebihan Biaya dan Duplikasi Pesanan

Tanpa PO, ada kemungkinan pembelian dilakukan secara berlebihan atau terjadi pemesanan ganda. Dengan menerapkan sistem PO, pembeli dapat mengontrol jumlah barang yang dipesan dan menghindari biaya berlebih.

Kapan Purchase Order Digunakan?

Purchase Order digunakan dalam berbagai situasi bisnis untuk memastikan transaksi pembelian berlangsung secara terstruktur dan terdokumentasi dengan baik. 

Beberapa kondisi utama di mana PO diterbitkan antara lain:

1. Setelah Permintaan Pembelian Disetujui

Sebelum Purchase Order dibuat, perusahaan umumnya melalui tahap persetujuan internal. Setelah permintaan pembelian mendapat persetujuan dari pihak berwenang, seperti manajer atau departemen keuangan, PO dapat diterbitkan dan dikirim ke penjual/vendor sebagai dokumen resmi pemesanan.

2. Saat Proses Pengadaan Melalui Tender

PO sering digunakan setelah perusahaan menyelesaikan proses tender atau negosiasi dengan vendor. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis dari kesepakatan yang telah dicapai, termasuk spesifikasi barang atau jasa, harga, serta jadwal pengiriman yang disepakati.

Jenis Purchase Order

Berdasarkan kebutuhan dan sifat transaksi, terdapat beberapa jenis Purchase Order (PO) yang umum digunakan dalam bisnis:

1. Standard Purchase Order (PO Standar)

Jenis PO ini paling umum digunakan dan mencantumkan detail spesifik mengenai barang/jasa yang dipesan, termasuk harga, jumlah, serta jadwal pengiriman. PO standar biasanya digunakan untuk transaksi yang bersifat sekali beli atau tidak berulang.

2. Blanket Purchase Order (BPO)

Blanket Purchase Order digunakan ketika perusahaan ingin melakukan pembelian dalam jumlah besar dengan pengiriman bertahap dalam periode tertentu. 

Jenis PO ini sering digunakan dalam hubungan bisnis jangka panjang untuk mendapatkan diskon volume atau harga tetap selama periode tertentu.

3. Standing Purchase Order (SPO)

Standing PO digunakan untuk pemesanan berulang dalam jangka waktu tertentu tanpa perlu membuat PO baru setiap kali pemesanan dilakukan. 

Contohnya, jika perusahaan secara rutin membeli alat tulis dari vendor yang sama setiap bulan, maka SPO dapat diterapkan untuk menyederhanakan proses pemesanan.

4. Contract Purchase Order (CPO)

Contract PO digunakan ketika pembeli dan penjual telah menyetujui kontrak jangka panjang untuk pembelian barang atau jasa, tetapi detail spesifik seperti jumlah dan jadwal pengiriman akan ditentukan kemudian. 

Informasi dalam Purchase Order

Untuk memastikan transaksi berjalan dengan lancar, PO harus mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas. 

Berikut adalah elemen-elemen utama yang biasanya terdapat dalam sebuah Purchase Order:

1. Nomor Purchase Order (PO Number)

Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak pesanan tertentu. Nomor PO memudahkan pencatatan dan referensi dalam sistem keuangan perusahaan.

2. Tanggal Pembuatan PO

Tanggal ketika PO diterbitkan. Informasi ini penting untuk menentukan jadwal pemenuhan pesanan dan sebagai referensi dalam pencatatan transaksi.

3. Informasi Pembeli dan Vendor

Sebuah PO harus mencantumkan informasi yang jelas mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi, yaitu pembeli dan vendor. 

Informasi ini mencakup nama dan alamat perusahaan pembeli, nama serta alamat vendor atau pemasok, serta kontak yang dapat dihubungi.

4. Deskripsi Barang atau Jasa yang Dipesan

Bagian ini memuat detail mengenai barang atau jasa yang dipesan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman atau pelaksanaan layanan. 

Informasi yang harus dicantumkan meliputi nama produk atau layanan, spesifikasi seperti ukuran, warna, bahan, atau model, jumlah yang dipesan, serta harga per unit.

5. Total Harga dan Syarat Pembayaran

Harga total dalam PO dihitung berdasarkan jumlah barang atau jasa yang dipesan, termasuk pajak atau biaya tambahan lainnya jika ada. Selain itu, syarat pembayaran juga harus dijelaskan secara rinci.

6. Alamat Pengiriman

Menentukan cara pengiriman barang serta ke mana barang harus dikirim. Informasi ini penting untuk memastikan barang diterima di lokasi yang benar.

7. Ketentuan Tambahan (Opsional)

Ketentuan lain yang dapat disertakan dalam PO mencakup metode pengiriman, batas waktu pengiriman,  kebijakan retur, garansi, atau klausul khusus yang disepakati antara pembeli dan vendor.

Apa itu Invoice?

Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi yang mencantumkan rincian barang atau jasa yang telah disediakan, beserta jumlah yang harus dibayarkan. Invoice juga sering disebut sebagai faktur atau tagihan.

Fungsi dan Tujuan Invoice

Invoice memiliki beberapa fungsi utama dalam transaksi bisnis, di antaranya:

1. Sebagai Bukti Transaksi Resmi

Invoice merupakan dokumen yang mencatat secara resmi bahwa suatu transaksi telah terjadi antara pembeli dan penjual. Dokumen ini berguna sebagai referensi bagi kedua belah pihak dalam mengonfirmasi rincian pembelian.

2. Sebagai Dasar Penagihan Pembayaran

Salah satu fungsi utama invoice adalah meminta pembayaran dari pembeli. Dengan adanya invoice, penjual dapat menetapkan jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran yang digunakan.

3. Mencatat dan Melacak Arus Kas Perusahaan

Invoice membantu perusahaan dalam mengelola arus kas dengan mencatat pemasukan dari setiap transaksi yang dilakukan. Dengan pencatatan yang baik, perusahaan dapat memantau pembayaran yang sudah atau belum diterima serta menghindari masalah keuangan.

4. Keperluan Audit dan Pajak

Invoice menjadi dokumen yang penting dalam pelaporan pajak. Baik penjual maupun pembeli dapat menggunakan invoice sebagai bukti transaksi saat melakukan audit keuangan atau pelaporan pajak ke otoritas terkait.

Kapan Invoice Digunakan?

Invoice diterbitkan dalam berbagai situasi bisnis yang memerlukan dokumentasi resmi untuk pembayaran. Berikut adalah beberapa kondisi utama di mana invoice biasanya digunakan:

1. Setelah Barang atau Jasa Diterima oleh Pembeli/Pelanggan

Invoice umumnya dikirim setelah barang dikirimkan atau layanan telah diberikan kepada pelanggan. Dokumen ini menjadi bukti bahwa pelanggan memiliki kewajiban untuk melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan.

2. Saat Pencatatan Utang dan Piutang Dilakukan

Dalam pembukuan keuangan, invoice digunakan untuk mencatat transaksi penjualan dan pembelian. Bagi penjual, invoice dicatat sebagai piutang usaha, sedangkan bagi pembeli, invoice menjadi bagian dari utang usaha yang harus dibayarkan.

Baca juga: Perbedaan Utang dan Piutang Usaha yang Perlu Dipahami

Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian, Berikut Cara Mengelolanya!

3. Ketika Transaksi Berbasis Kredit Dilakukan

Dalam transaksi yang tidak menggunakan pembayaran langsung, invoice digunakan sebagai dokumen penagihan yang menyatakan jumlah yang harus dibayarkan dalam periode tertentu. 

Hal ini umum terjadi pada bisnis yang menawarkan fasilitas pembayaran kredit kepada pelanggan.

Jenis Invoice

Terdapat berbagai jenis invoice yang digunakan sesuai dengan kebutuhan transaksi. 

Setiap jenis invoice memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda, tergantung pada kondisi pembayaran dan jenis layanan atau produk yang diberikan. 

Berikut adalah beberapa jenis invoice yang umum digunakan:

1. Invoice Standar

Invoice standar adalah jenis invoice yang paling umum dikeluarkan oleh penjual dalam transaksi bisnis. Invoice ini berisi rincian barang atau jasa yang telah diberikan, jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran. 

2. Invoice Kredit (Credit Invoice)

Invoice kredit, atau dikenal juga sebagai nota kredit, diterbitkan ketika terjadi pengembalian dana, diskon, atau koreksi kesalahan pada invoice sebelumnya. 

Invoice ini selalu memiliki jumlah negatif untuk mengurangi nilai total yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Misalnya, jika pelanggan menerima refund sebesar Rp500.000, maka invoice kredit akan menunjukkan nilai -Rp500.000.

3. Invoice Debit (Debit Invoice)

Invoice debit, atau nota debit, digunakan untuk menambah jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Biasanya, invoice ini dikeluarkan ketika ada penyesuaian harga, penambahan layanan, atau jam kerja tambahan dalam proyek yang sudah berjalan. 

Berbeda dengan invoice kredit yang mengurangi jumlah tagihan, invoice debit justru meningkatkan jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli.

4. Invoice Campuran (Mixed Invoice)

Invoice campuran adalah kombinasi antara invoice kredit dan debit dalam satu dokumen. Total tagihan dalam invoice ini bisa positif atau negatif tergantung pada jumlah penyesuaian yang dilakukan.

Jenis invoice ini jarang digunakan oleh bisnis kecil, tetapi dapat berguna dalam situasi di mana ada beberapa proyek dalam satu transaksi dengan perubahan harga yang berbeda-beda.

5. Invoice Proforma (Proforma Invoice)

Proforma invoice adalah invoice sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum barang atau jasa disediakan. Invoice ini biasanya berisi perkiraan harga dan detail transaksi yang dapat berubah setelah pekerjaan selesai. 

Invoice proforma sering digunakan dalam bisnis yang membutuhkan persetujuan harga dari pelanggan sebelum layanan diberikan.

6. Invoice Berulang (Recurring Invoice)

Invoice berulang digunakan dalam transaksi yang memiliki pembayaran rutin dalam jangka waktu tertentu, seperti bulanan atau tahunan. 

Jenis invoice ini banyak digunakan oleh bisnis yang menawarkan layanan berbasis langganan, seperti layanan hosting, software berlangganan (SaaS), atau paket layanan digital. 

Informasi dalam Invoice

Berikut adalah elemen-elemen utama yang umumnya terdapat dalam sebuah invoice:

1. Nomor Invoice

Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Nomor invoice ini berguna untuk pencatatan, pelacakan pembayaran, dan referensi jika terjadi perselisihan atau audit.

2. Tanggal Penerbitan Invoice

Tanggal penerbitan menunjukkan kapan invoice dibuat dan dikirim ke pelanggan. Informasi ini penting untuk menentukan tenggat waktu pembayaran dan memastikan proses pencatatan akuntansi berjalan dengan benar.

3. Informasi Penjual dan Pembeli

Invoice harus mencantumkan informasi detail tentang penjual dan pembeli, termasuk:

• Nama perusahaan atau individu
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan email
• Nomor pajak (jika berlaku)

4. Nomor Purchase Order (PO) (Jika Ada)

Jika transaksi melibatkan purchase order (PO), maka nomor PO perlu dicantumkan dalam invoice. Ini membantu dalam rekonsiliasi dokumen antara PO dan invoice yang dikeluarkan.

5. Rincian Barang atau Jasa

Bagian ini mencakup informasi mengenai barang atau jasa yang ditagihkan, seperti:

• Nama atau deskripsi barang/jasa
• Kuantitas yang dibeli
• Harga per unit
• Total harga sebelum pajak atau diskon

6. Pajak dan Biaya Tambahan

Jika ada pajak seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau biaya tambahan lain, harus dicantumkan dengan jelas dalam invoice.

7. Total Tagihan

Total tagihan adalah jumlah akhir yang harus dibayar setelah mempertimbangkan harga barang/jasa, pajak, diskon, dan biaya tambahan lainnya.

8. Metode dan Instruksi Pembayaran

Penjual perlu mencantumkan metode pembayaran yang tersedia, seperti transfer bank, kartu kredit, atau metode lain. Jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank, informasi rekening harus disertakan.

9. Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran

Invoice harus mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memberi batas waktu yang jelas kepada pembeli. Umumnya, invoice memiliki syarat pembayaran seperti Net 30 (pembayaran dalam 30 hari), Net 15, atau Due on Receipt (dibayar segera setelah diterima).

10. Syarat dan Ketentuan Tambahan

Beberapa invoice mencantumkan syarat tambahan seperti kebijakan keterlambatan pembayaran, potongan harga jika pembayaran dilakukan lebih awal, atau penalti jika pembayaran melewati jatuh tempo.

Baca juga: Cara Menghitung Penalty Fee dari Vendor

Perbedaan Antara Purchase Order dan Invoice

Karena Purchase Order (PO) dan Invoice memiliki banyak kesamaan dalam hal informasi yang dicantumkan, memahami perbedaannya menjadi hal yang perlu diperhatikan. 

Perbedaan utama terletak pada tujuan, waktu penerbitan, dan fungsinya dalam proses transaksi.

1. Tujuan Dokumen

Purchase Order (PO) dibuat oleh pembeli sebagai dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa dari penjual. PO berisi detail spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang dipesan, serta harga yang telah disepakati. 

Sementara itu, Invoice digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran dari pembeli setelah barang atau jasa telah dikirimkan atau diberikan. 

Dengan kata lain, PO berfungsi sebagai permintaan pembelian, sedangkan Invoice berfungsi sebagai tagihan pembayaran.

2. Waktu Pembuatan

Dari segi waktu, PO dibuat sebelum transaksi terjadi. Dokumen ini digunakan untuk mengonfirmasi pesanan sebelum barang atau jasa dikirim oleh penjual. 

Di sisi lain, Invoice dibuat setelah transaksi selesai, yaitu setelah barang atau jasa diterima oleh pembeli. Fungsi utama Invoice adalah sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah dikirimkan dan sebagai dasar untuk meminta pembayaran dari pembeli dalam periode yang telah disepakati.

3. Fungsi Utama

Purchase Order memiliki fungsi utama sebagai alat untuk mengontrol pengeluaran dan mengelola anggaran bisnis. Dengan adanya PO, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pembelian telah disetujui sebelumnya dan sesuai dengan kebutuhan. 

Di sisi lain, Invoice berperan dalam mengelola pemasukan dan menagih pembayaran. Dokumen ini memastikan bahwa perusahaan menerima pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan kepada pelanggan, sehingga arus kas tetap terjaga dengan baik.

Selain perbedaan dalam tujuan, waktu, dan fungsi, Purchase Order (PO) dan Invoice juga memiliki perbedaan dari sisi elemen informasi yang terdapat di dalamnya. Berikut adalah beberapa perbedaan utama:

Bagaimana sudah paham perbedaannya? Dengan memahami perbedaan keduanya, perusahaan dapat menggunakan setiap dokumen sesuai fungsi dan prosedur keuangan yang berlaku. Dengan begitu, risiko sengketa transaksi dapat diminimalkan, dan dokumen selalu siap saat diperlukan dalam audit.

Persamaan PO dan Invoice Berdasarkan Elemen Informasi

Meskipun memiliki perbedaan, PO dan Invoice juga memiliki beberapa kesamaan dalam informasi yang dicantumkan. Berikut adalah beberapa elemen informasi yang terdapat di keduanya:

Kesamaan ini menunjukkan bahwa kedua dokumen sama-sama penting dalam proses transaksi bisnis, terutama dalam mencatat dan mengelola informasi terkait pemesanan dan pembayaran.

Otomasi Proses PO dan Invoice

Otomasi dalam pengelolaan PO dan Invoice membantu perusahaan mengurangi human error, mempercepat pemrosesan transaksi, serta meningkatkan transparansi dalam manajemen keuangan.

Banyak platform digital yang dapat membantu perusahaan dalam mengotomasi proses PO dan Invoice. Satu solusi yang terbaik adalah dari Kyrim, yang dapat membantu mengelola invoice digital dengan fitur seperti pengingat pembayaran otomatis dan rekonsiliasi bank.

Kyrim didukung oleh AI memungkinkan tim finance untuk melakukan otomatisasi verifikasi invoice ataupun bukti transaksi, mengurangi intervensi manual, serta meningkatkan akurasi pencatatan data.