Bagaimana Otomatisasi Mengubah Tugas Divisi Keuangan dalam Perusahaan

cDivisi keuangan, yang sebelumnya sering kali terjebak dalam proses manual yang memakan waktu, kini dapat memanfaatkan otomatisasi untuk mempercepat tugas yang bersifat rutinitas dan memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan Build Array, perusahaan dapat kehilangan 20-30% atau hampir sepertiga dari pendapatan tahunannya akibat ketidakefisienan dalam proses keuangan manual seperti pembuatan faktur, rekonsiliasi, dan pelaporan.

Para C-level keuangan seperti Chief Financial Officer (CFO), VP of Finance, dan Financial Director harus menyadari akan pentingnya teknologi otomatisasi ini, yang bukan hanya tren sesaat.

Sebuah prediksi yang dikemukakan oleh Gartner menyebutkan bahwa pada tahun 2026, 80% perusahaan akan meningkatkan investasinya dalam AI untuk membuat operasi bisnis lebih gesit, dinamis, dan kompetitif.

Baca juga: Rekomendasi Software yang Dibutuhkan CFO dalam Mendukung Pekerjaannya

Otomatisasi keuangan memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap bagaimana tugas dan peran dalam divisi keuangan dilakukan. Tugas-tugas yang sebelumnya memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia (human error), seperti entri data, pengelolaan faktur, dan rekonsiliasi, kini dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat melalui sistem automatis.

Nah, artikel ini akan mengulas bagaimana otomatisasi tidak hanya mengubah cara divisi keuangan bekerja, tetapi juga meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam berbagai proses keuangan.

Otomatisasi Mengurangi Tugas Manual Divisi Keuangan yang Repetitif

Dengan otomatisasi, banyak tugas yang dulunya memerlukan input manual dan verifikasi dari staf keuangan kini bisa dilakukan secara otomatis oleh sistem, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi beban kerja yang membosankan.

Tugas manual yang repetitif dalam keuangan meliputi berbagai aktivitas administratif yang biasa terjadi setiap hari atau setiap bulan, seperti entri data, pembuatan faktur, pengolahan pembayaran, dan rekonsiliasi bank.

Setiap tahapan ini, meskipun tampaknya sederhana, dapat menghabiskan banyak waktu jika dilakukan secara manual, mengurangi waktu yang bisa digunakan untuk tugas-tugas yang lebih strategis. Mari kita lihat beberapa contoh tugas manual yang dapat dikurangi melalui otomatisasi:

1. Entri Data

Entri data adalah salah satu tugas yang paling sering memakan waktu dalam keuangan. Misalnya, staf keuangan harus memasukkan informasi faktur, jumlah pembayaran, dan rincian transaksi lainnya secara manual ke dalam sistem akuntansi.

Otomatisasi entri data dapat mengurangi beban ini dengan cara menggunakan perangkat lunak yang secara otomatis mengimpor data dari faktur atau dokumen lain, mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan data secara manual.

Dengan menggunakan Optical Character Recognition (OCR) atau pemindaian data, sistem dapat mengenali teks dalam dokumen dan mengisi formulir secara otomatis.

2. Pembuatan dan Persetujuan Faktur

Pembuatan dan persetujuan faktur merupakan bagian integral dari proses Account Payable (AP).

Dalam proses manual, tim keuangan akan menerima faktur dari vendor, memverifikasi rincian, dan kemudian mengirimkannya untuk disetujui.

Proses ini sering kali memerlukan beberapa tahap verifikasi dan komunikasi antara berbagai departemen sebelum faktur dapat dibayar.

Dengan otomatisasi, faktur dapat dibuat dan diproses secara langsung dalam sistem yang terintegrasi dengan platform pembayaran dan persetujuan.

Otomatisasi faktur memungkinkan pengiriman faktur untuk persetujuan secara otomatis kepada pihak yang berwenang, dengan pengingat yang dikirimkan jika ada keterlambatan persetujuan.

Proses ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memeriksa dan memverifikasi faktur secara manual dan memungkinkan pembayaran kepada vendor dilakukan tepat waktu.

3. Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank adalah tugas rutin yang melibatkan pencocokan transaksi yang tercatat dalam sistem akuntansi dengan laporan bank untuk memastikan tidak ada kesalahan atau transaksi yang terlewat.

Dengan otomatisasi, rekonsiliasi bank dapat dilakukan secara instan dengan menggunakan perangkat lunak yang terhubung langsung dengan data transaksi bank. Sistem ini akan mencocokkan setiap transaksi secara otomatis, menyoroti perbedaan, dan memberikan laporan yang mempermudah tim keuangan dalam menemukan kesalahan yang mungkin terjadi.

Selain itu, rekonsiliasi dapat dilakukan lebih sering, bahkan harian, sehingga memastikan keakuratan data keuangan secara real-time.

4. Pengelolaan Pengeluaran

Pengelolaan pengeluaran dalam sebuah perusahaan mencakup berbagai aspek, mulai dari permintaan pengeluaran, verifikasi, hingga persetujuan.

Sebelumnya, proses ini memerlukan input manual untuk setiap permintaan dan pengeluaran yang terjadi.

Dengan otomatisasi, pengelolaan pengeluaran dapat dilakukan lebih transparan dan efisien. Sistem otomatis dapat menangani permintaan pengeluaran dan memastikan semua pengeluaran memenuhi kebijakan perusahaan sebelum disetujui, serta memberikan pelacakan yang jelas terhadap status permintaan dan anggaran yang tersedia.

Alur Kerja Tim Keuangan yang Lebih Sederhana dengan Kolaborasi yang Lebih Baik

Otomatisasi dalam divisi keuangan tidak hanya mengubah bagaimana tugas dilakukan, tetapi juga memberikan dampak besar pada cara alur kerja beroperasi dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

Berikut ini adalah beberapa cara otomatisasi mengubah alur kerja dan meningkatkan kolaborasi antar tim di departemen keuangan:

1. Penyederhanaan Alur Kerja (Workflow) dan Pengintegrasian Proses

Sebelum otomatisasi, berbagai tugas di dalam departemen keuangan sering kali dilakukan menggunakan sistem yang berbeda-beda.

Staf keuangan mungkin harus membuka beberapa aplikasi atau spreadsheet untuk memverifikasi transaksi atau melacak pengeluaran.

Dalam alur kerja manual, persetujuan sering kali memerlukan komunikasi berulang-ulang, dokumen fisik yang harus ditandatangani, dan pengingat yang dikirimkan secara terpisah.

Proses ini rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu.

Otomatisasi mengintegrasikan berbagai fungsi keuangan ke dalam satu platform terpadu yang memungkinkan akses real-time ke informasi dan mempercepat alur kerja.

Misalnya, sistem otomatisasi memungkinkan pembuatan faktur yang langsung terhubung dengan sistem pembayaran dan budgeting.

Begitu faktur disetujui, pembayaran dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu verifikasi manual lebih lanjut.

Semua data dan status alur kerja terpusat, sehingga tim dapat bekerja lebih cepat dengan informasi yang lebih jelas.

2. Kolaborasi yang Lebih Mudah Antar Tim

Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan departemen keuangan adalah memastikan kolaborasi yang efektif antara berbagai tim—baik di dalam divisi keuangan sendiri maupun antara departemen yang berbeda.

Dalam alur kerja manual, misalnya, staf pengeluaran harus berkomunikasi dengan tim pengadaan untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

Komunikasi ini sering kali dilakukan melalui email atau panggilan telepon yang bisa terlewat atau menyebabkan kebingungannya informasi yang diterima.

Dengan sistem otomatisasi, kolaborasi antar tim menjadi jauh lebih mudah dan terstruktur. Alur kerja otomatis memungkinkan komunikasi terjadi dalam satu platform, di mana staf keuangan, tim pengadaan, dan pihak yang berwenang lainnya dapat berinteraksi, menyetujui, atau memberikan masukan terkait transaksi atau keputusan finansial.

Semua pihak dapat mengakses status terkini, menambahkan komentar, dan memperbarui status tanpa mengandalkan email atau aplikasi terpisah.

3. Meningkatkan Transparansi dan Pelaporan

Salah satu keuntungan besar dari otomatisasi adalah kemampuan untuk meningkatkan transparansi dalam setiap langkah proses keuangan. Dengan sistem otomatis, setiap tindakan dan keputusan yang diambil dalam alur kerja tercatat dalam sistem, menciptakan jejak audit yang jelas dan mudah diakses.

Misalnya, jika ada keterlambatan dalam pengajuan permintaan pembayaran atau jika sebuah transaksi tidak disetujui dalam waktu yang ditentukan, sistem akan memberikan pelaporan yang akurat mengenai status tersebut.

4. Fleksibilitas untuk Bekerja Jarak Jauh

Otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk mendukung model kerja remote ataupun hybrid dengan lebih baik.

Proses yang terotomatisasi dapat diakses secara online melalui platform berbasis cloud, memungkinkan tim keuangan untuk mengelola tugas mereka dari jarak jauh dengan cara yang sama efektifnya seperti mereka bekerja di kantor.

Proses Keuangan yang Cocok untuk Dilakukan Otomatisasi

Berikut ini adalah beberapa proses keuangan yang sangat cocok untuk otomatisasi dalam perusahaan.

1. Account Payable (AP): Otomatisasi Pemrosesan Faktur dan Pembayaran

Account Payable atau pengelolaan akun yang harus dibayar adalah salah satu area utama yang mendapat manfaat besar dari otomatisasi.

Proses ini melibatkan pemrosesan faktur, persetujuan, penjadwalan pembayaran, dan pengelolaan hubungan dengan vendor. Proses manual di bagian ini seringkali membebani tim keuangan, terutama ketika perusahaan memiliki volume transaksi yang tinggi.

2. Account Receivable (AR): Otomatisasi Tagihan dan Pembayaran

Sebagai kebalikan dari Account Payable, Account Receivable berfokus pada pengelolaan piutang perusahaan—mulai dari penerbitan tagihan kepada pelanggan hingga pengumpulan pembayaran.

Proses manual yang melibatkan pengiriman tagihan, pemantauan pembayaran, dan rekonsiliasi dapat memakan waktu dan sering mengarah pada kesalahan yang berdampak pada arus kas perusahaan.

Dengan otomatisasi, pengiriman tagihan dan invoicing dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data transaksi. Peringatan otomatis dapat diatur untuk memberi tahu tim keuangan tentang pembayaran yang terlambat atau pengingat untuk mengumpulkan pembayaran.

Baca juga: 6 Software Invoice Terbaik yang Bantu Otomatisasi Tugas Keuangan

Selain itu, rekonsiliasi pembayaran antara transaksi dan rekening bank juga dapat diproses otomatis, meminimalkan pekerjaan manual dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penghitungan.

3. Penggajian: Otomatisasi Penghitungan dan Pembayaran Gaji

Proses penggajian adalah area lain yang sangat cocok untuk otomatisasi, karena melibatkan banyak perhitungan yang berulang, seperti pemotongan pajak, tunjangan karyawan, dan kontribusi jaminan sosial.

Penggajian yang dilakukan secara manual berisiko mengalami kesalahan, yang bisa berakibat pada karyawan yang salah dibayar atau tidak terbayarkan pajaknya dengan benar, serta perusahaan yang berisiko menghadapi denda akibat ketidakpatuhan.

Dengan otomatisasi, semua elemen penggajian—mulai dari perhitungan gaji karyawan hingga pemotongan pajak dan pengiriman slip gaji—dapat dilakukan secara otomatis. Sistem otomatis dapat diperbarui dengan aturan pajak terbaru dan memproses gaji sesuai dengan jam kerja, absensi, dan kontrak yang telah disepakati antara karyawan dan perusahaan.

4. Manajemen Pengeluaran: Otomatisasi Klaim dan Reimbursement Karyawan

Proses pengelolaan pengeluaran atau reimbursement karyawan merupakan tugas keuangan yang dapat menyita banyak waktu, terutama ketika karyawan sering melakukan klaim pengeluaran untuk perjalanan dinas, makan, atau pengeluaran terkait pekerjaan lainnya.

Baca juga: Cara Menyusun Laporan Perjalanan Dinas Dan Contohnya

Pengelolaan klaim manual dapat melibatkan pencocokan kuitansi dengan kebijakan perusahaan dan memastikan bahwa semua pengeluaran yang diajukan sesuai dengan prosedur.

Dengan otomatisasi, klaim pengeluaran dapat diajukan secara langsung melalui platform otomatis, yang kemudian akan mengarah pada pengecekan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Proses ini memungkinkan pemrosesan klaim yang lebih cepat dan lebih efisien, serta mengurangi kemungkinan adanya klaim yang tidak sah.

Siap menyederhanakan tugas divisi keuangan?

Coba Kyrim sekarang juga! Tidak perlu lagi ribet dengan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan Kyrim – Spend Management Platform, semua proses keuangan seperti pengelolaan Account Payable, Account Receivable, penggajian, dan klaim pengeluaran bisa otomatis berjalan dengan efisien!

Klik link demo di bawah ini dan temukan bagaimana otomatisasi dapat mengubah cara kerja tim keuangan kamu!