5 Kendala Umum FP&A dan Cara Kyrim Membantu Mengatasinya

Tim Financial Planning & Analysis (FP&A) bertugas melakukan penganggaran (budgeting), peramalan (forecasting), dan analisis untuk mendukung keputusan strategis CFO, CEO, dan Dewan Direksi. Mereka memastikan kondisi keuangan perusahaan tetap sehat dengan cara menganalisis performa keuangannya.

Namun, dalam menjalankan tugasnya, FP&A menghadapi berbagai kendala yang mungkin menghambat efisiensi kerja dan akurasi analisis keuangan. Oleh karena itu, diperlukan solusi yang memungkinkan mereka bekerja lebih optimal dalam mengelola dan mengawasi keuangan perusahaan.

Kyrim, sebagai spend management platform, menyediakan fitur yang membantu tim FP&A dalam mengelola pengeluaran keuangan secara real-time, meningkatkan efisiensi pengelolaan kas, serta memberikan kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran perusahaan.

Artikel ini akan membahas berbagai kendala yang dihadapi oleh tim FP&A serta bagaimana Kyrim dapat membantu mengatasi tantangan tersebut untuk mendukung operasional keuangan yang lebih efektif dan efisien.

5 Kendala dalam FP&A

Semakin strategis peran FP&A dalam perusahaan, semakin besar pula tanggung jawab dan kendala yang biasanya bakal mereka hadapi.

Berikut ini beberapa kendala yang biasanya muncul saat mereka menjalankan tugasnya:

1. Fragmentasi Data dan Visibilitas yang Terbatas

Salah satu masalah klasik dalam FP&A adalah pengelolaan data keuangan yang tersebar di berbagai sistem atau masih mengandalkan proses manual. Ketidaktersediaan data terpusat menyebabkan tim kesulitan melacak pengeluaran secara real-time, memvalidasi akurasi informasi, dan melakukan analisis menyeluruh. 

Misalnya, data pembelian dari departemen operasional mungkin tersimpan di spreadsheet terpisah, sementara data penjualan ada di sistem ERP. Kondisi ini tidak hanya memperlambat proses konsolidasi tetapi juga berisiko menimbulkan kesalahan input yang berdampak pada kualitas laporan keuangan.

2. Hasil Forecasting yang Kurang Akurat

Ketergantungan berlebihan pada metode manual seperti spreadsheet membuat proses forecasting ini rentan terhadap kesalahan. 

Tim FP&A sering terjebak pada asumsi yang tidak lagi relevan karena data yang digunakan sudah kedaluwarsa atau tidak mencerminkan kondisi terkini. Akibatnya, perusahaan bisa salah dalam mengalokasikan anggaran atau gagal mengantisipasi risiko finansial.

3. Komunikasi dengan Pemangku Kepentingan Non-Keuangan

Sebagai “jembatan” antara data keuangan dan keputusan bisnis, tim FP&A harus mampu menerjemahkan angka-angka kompleks menjadi insight yang mudah dipahami oleh stakeholders non-keuangan, seperti direktur operasional atau tim pemasaran. 

Tantangan muncul ketika terjadi kesenjangan pemahaman: misalnya, CEO membutuhkan gambaran makro tentang ROI dalam waktu singkat, sementara tim FP&A terjebak dalam detail teknis. Jika tidak ditangani, hal ini dapat memicu misalignment dalam eksekusi strategi.

4. Kepatuhan dan Regulasi

Perubahan regulasi pajak, standar akuntansi, atau persyaratan compliance yang terus berubah menambah beban kerja tim FP&A. Mereka harus memastikan setiap laporan keuangan mematuhi aturan terbaru di berbagai yurisdiksi, sementara sistem yang terfragmentasi menyulitkan pelacakan transaksi. Risiko ketidakpatuhan tidak hanya berujung pada denda hukum tetapi juga merusak reputasi perusahaan di mata investor dan mitra bisnis.

5. Konflik Antara Tugas Operasional dan Strategis

Tim FP&A kerap terjepit antara mengelola tugas harian (seperti input data, rekonsiliasi transaksi) dengan tanggung jawab strategis (seperti analisis profitabilitas atau evaluasi investasi).

Banyak waktu terbuang untuk aktivitas administratif repetitif, sehingga kapasitas untuk berpikir jangka panjang atau merespons perubahan pasar secara agile menjadi terbatas. Dampaknya, perusahaan mungkin kehilangan peluang ekspansi atau gagal mengoptimalkan efisiensi biaya.

Cara Kyrim Membantu FP&A dalam Menjalankan Tugasnya

Berikut ini adalah tiga cara bagaimana Kyrim memberikan solusi praktis untuk mengatasi kendala tersebut, dan bagaimana platform ini mampu mentransformasi proses FP&A:

1. Akses Data Real-Time

Salah satu tantangan utama dalam FP&A adalah mendapatkan data keuangan yang akurat dan terkini. Keterlambatan atau ketidakakuratan data dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang kurang optimal.

Dengan Kyrim, tim FP&A mendapatkan akses langsung ke data pengeluaran real-time, sehingga mereka dapat dengan mudah memantau transaksi keuangan perusahaan tanpa harus menunggu laporan bulanan atau proses manual yang memakan waktu. 

Visibilitas langsung terhadap pengeluaran dan anggaran memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa setiap transaksi tetap sesuai dengan perencanaan keuangan yang telah dibuat.

Selain itu, akses data yang selalu terupdate juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data. Tim FP&A dapat dengan segera mengidentifikasi tren keuangan, menganalisis pola pengeluaran, serta menyesuaikan strategi jika terjadi perubahan kondisi pasar.

2. Pengelolaan Kas yang Efisien

Pengelolaan arus kas yang buruk dapat menghambat operasional perusahaan. FP&A perlu memastikan kas perusahaan cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional tanpa mengganggu pertumbuhan bisnis.

Kyrim memungkinkan tim FP&A untuk mengelola kas perusahaan dengan lebih efisien melalui sistem pemantauan yang terpusat dalam satu platform. 

Dengan fitur ini, FP&A dapat melacak seluruh transaksi secara lebih mudah, memastikan pemasukan dan pengeluaran tetap seimbang, serta menghindari kendala likuiditas yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis.

Dengan adanya kontrol yang lebih baik, pengeluaran tidak terduga dapat dicegah, dan perusahaan dapat memastikan setiap dana digunakan sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. 

3. Mendukung Pertumbuhan dengan Kontrol yang Tepat

Seiring dengan berkembangnya perusahaan, FP&A perlu memastikan bahwa proses keuangan tetap berjalan secara efisien tanpa menambah beban administratif yang berlebihan.

Kyrim membantu perusahaan dalam mencapai tujuan ini dengan otomatisasi proses keuangan, mulai dari pembayaran, pencatatan transaksi, hingga rekonsiliasi keuangan. Dengan otomatisasi ini, pekerjaan manual dapat dikurangi secara signifikan, sehingga tim FP&A dapat lebih fokus pada analisis strategis dan perencanaan keuangan yang mendukung pertumbuhan bisnis.

Dengan proses keuangan yang lebih terstruktur dan efisien, perusahaan dapat berkembang lebih cepat, serta memiliki fleksibilitas lebih besar dalam menghadapi tantangan bisnis di masa depan.