Di dunia bisnis yang kompetitif, pengelolaan pengeluaran yang efisien menjadi salah satu faktor penentu dalam meraih keberhasilan jangka panjang. Enterprise spending platform adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola, memantau, dan mengontrol seluruh pengeluaran secara lebih terstruktur dan efisien.
Menggunakan enterprise spending management platform dapat membantu perusahaan mengoptimalkan alur pengeluaran dan mengurangi pemborosan yang tidak perlu. Salah satu platform yang dapat membantu perusahaan di Indonesia adalah Mekari Expense yang menyediakan fitur lengkap untuk pengelolaan pengeluaran perusahaan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai pentingnya enterprise spending platform, fungsinya, serta dampaknya terhadap efektivitas pengelolaan pengeluaran di perusahaan.
Mengenal Enterprise Spending Platform
Enterprise spending platform adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran mereka secara menyeluruh. Platform enterprise spending dapat memberikan kontrol penuh atas transaksi pembelian, pembayaran, dan pengelolaan anggaran, dari pengadaan barang dan jasa hingga laporan keuangan yang lebih transparan.
Selain itu, platform ini memungkinkan tim keuangan untuk memantau setiap transaksi dengan lebih mudah dan cepat dengan berbagai fitur yang terintegrasi, seperti persetujuan otomatis, pelaporan pengeluaran real-time, dan pengelolaan vendor. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga meminimalkan risiko pemborosan dan kesalahan pengeluaran.
Fungsi Spend Management Platform untuk Enterprise Company
Berbagai perusahaan besar yang beroperasi di banyak lokasi atau memiliki banyak departemen membutuhkan sistem yang dapat mengelola pengeluaran secara terpusat. Enterprise spending platform menawarkan fungsi-fungsi utama yang dapat meningkatkan pengelolaan pengeluaran secara efektif:
- Pengelolaan pengadaan dan pembelian
Platform ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa, mulai dari pembuatan pesanan pembelian (PO) hingga pembayaran kepada vendor. Dengan otomatisasi proses ini, pengeluaran perusahaan dapat terkontrol dengan lebih baik dan lebih efisien. - Kontrol anggaran yang lebih ketat
Enterprise spending platform memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran secara real-time, menghindari pemborosan, dan memastikan bahwa semua transaksi sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. - Integrasi dengan sistem keuangan
Sistem ini sering kali terintegrasi dengan software akuntansi atau ERP perusahaan, memudahkan proses pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan. Data pengeluaran dapat langsung masuk ke dalam laporan keuangan tanpa perlu pencatatan manual, yang mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pembukuan. - Pengelolaan vendor dan kontrak
Platform ini membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan vendor, memantau kinerja mereka, serta memastikan bahwa kontrak yang dibuat berjalan sesuai kesepakatan.
Dampak Efektivitas Spend Management Platform untuk Corporate
Penerapan enterprise spending platform dapat membawa dampak positif yang besar bagi perusahaan dalam hal pengelolaan pengeluaran. Berikut adalah beberapa dampak positif yang dapat diperoleh:
- Efisiensi waktu dan biaya
Dengan otomatisasi pengelolaan pengeluaran, perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk proses manual, seperti persetujuan dan pencatatan pembayaran. Selain itu, penghematan biaya juga dapat dicapai dengan menghindari kesalahan atau pemborosan dalam proses pengadaan barang dan jasa.
- Pengendalian anggaran yang lebih baik
Platform ini membantu perusahaan untuk tetap berada dalam anggaran yang telah ditetapkan. Dengan sistem yang memungkinkan pemantauan anggaran secara real-time, manajer dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam mengelola pengeluaran.
- Peningkatan transparansi
Semua transaksi yang terjadi dapat dilacak dengan mudah, memudahkan audit dan memberikan visibilitas penuh atas pengeluaran perusahaan. Ini membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas.
- Meningkatkan kepatuhan internal
Platform ini memungkinkan perusahan untuk menetapkan aturan dan kebijakan yang jelas terkait pengeluaran, yang harus dipatuhi oleh seluruh tim dan departemen. Hal ini mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.
Rekomendasi Enterprise Spending Platform
Berikut adalah beberapa enterprise spending platform yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan untuk mengelola pengeluaran mereka dengan lebih efisien:
1. Mekari Expense
Mekari Expense adalah solusi enterprise spend management yang dirancang untuk mengelola seluruh pengeluaran perusahaan dari satu platform tunggal. Sistem ini mencakup fungsi travel & expense, accounts payable, procurement, hingga spend control yang memberikan visibilitas real‑time atas pengeluaran yang terjadi.
Fitur lain seperti pengendalian anggaran, multi‑level approval, serta dukungan kartu korporat virtual dan fisik juga dapat membantu perusahaan mengontrol biaya dengan ketat sambil mengurangi kesalahan manual dalam proses pencatatan dan pembayaran. Mekari Expense juga dioptimalkan untuk perusahaan di Indonesia dengan dukungan mata uang Rupiah dan kepatuhan pada regulasi lokal.
2. Coupa
Coupa adalah enterprise spending platform lintas departemen yang fokus pada transparansi dan otomatisasi pengeluaran bisnis besar. Platform ini memungkinkan perusahaan mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa (procure‑to‑pay), sekaligus menyediakan analitik pengeluaran secara real‑time yang membantu tim keuangan mengenali pola pemborosan dan peluang efisiensi.
Coupa biasanya diaplikasikan di perusahaan besar yang membutuhkan integrasi ke dalam sistem ERP mereka serta kontrol pengeluaran yang terpusat dan dapat diukur dalam skala global.
3. Spendesk
Spendesk menawarkan pendekatan all‑in‑one untuk mengatur pengeluaran perusahaan dengan dukungan kartu perusahaan digital dan fisik, manajemen anggaran per tim, serta alur persetujuan otomatis. Platform ini mencakup seluruh siklus pengeluaran, mulai dari pengajuan anggaran hingga pelaporan transaksi, sehingga memberikan tim keuangan wawasan kontekstual tentang pengeluaran harian.
Fitur pelacakan pengeluaran secara real‑time dan dashboard yang mudah dimengerti membuat Spendesk populer di perusahaan yang ingin mengendalikan biaya tanpa harus menggabungkan banyak alat berbeda.
4. Airbase
Airbase adalah solusi yang memadukan pengelolaan kartu korporat, pembayaran vendor, dan pengeluaran karyawan dalam satu tempat. Dengan otomatisasi alur pengadaan dan pembayaran, serta teknologi pemindaian (optical character recognition) untuk penginputan invoice, Airbase membantu perusahaan mengurangi beban administratif dan mempercepat siklus persetujuan pengeluaran.
Platform ini juga terintegrasi baik dengan sistem akuntansi untuk memperlancar rekonsiliasi dan pelaporan keuangan. Airbase populer di perusahaan menengah hingga besar yang menginginkan pemeriksaan pengeluaran yang lebih ketat dan workflow teratur.
5. GEP Smart
GEP Smart adalah platform cloud‑native yang menggabungkan berbagai fungsi pengeluaran perusahaan, mulai dari analitik biaya hingga manajemen kontrak dan vendor. Dengan alat sourcing otomatis dan pelacakan kinerja pemasok, GEP Smart membantu perusahaan membuat keputusan pembelian yang lebih strategis serta mendapatkan nilai lebih dari hubungan vendor.
Platform ini cocok untuk bisnis besar dengan pengeluaran kompleks yang memerlukan rentang kontrol dari negosiasi kontrak hingga pelaporan efisiensi biaya.
6. Kyrim
Kyrim merupakan spend management platform yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran operasional secara digital, aman, dan efisien. Berbeda dari platform yang berfokus pada pengadaan berskala besar atau enterprise global, Kyrim lebih menekankan pada pengelolaan pengeluaran harian perusahaan—mulai dari pembayaran vendor, invoice, hingga reimbursement karyawan—dalam satu sistem terpusat.
Didukung otomatisasi dan teknologi berbasis AI, proses pencatatan dan persetujuan pengeluaran dapat berjalan lebih cepat dengan meminimalkan pekerjaan manual. Setiap transaksi dapat dilacak secara real-time sehingga tim keuangan memiliki visibilitas penuh terhadap arus kas dan penggunaan anggaran. Bagi perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas pembayaran digital, sistem ini didukung oleh lisensi PJP-3 untuk memastikan proses pembayaran berjalan sesuai regulasi.
Selain pengelolaan pengeluaran, Kyrim juga menyederhanakan proses payroll dalam satu sistem terintegrasi. Perhitungan gaji, pajak, dan BPJS dilakukan secara otomatis, lengkap dengan pembuatan slip gaji serta laporan yang siap dibagikan tanpa pekerjaan tambahan. Setiap proses payroll mengikuti alur persetujuan multi-level sesuai struktur organisasi, sehingga transparansi dan kontrol internal tetap terjaga.
Dengan pendekatan yang lebih operasional dan terintegrasi, Kyrim dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kontrol anggaran tanpa menambah kompleksitas sistem.
