UMKM Butuh Software Keuangan? Simak Manfaat dan Rekomendasinya

Menjalankan UMKM sering kali mengharuskan pemiliknya untuk menjadi serba bisa—mengurus operasional, pemasaran, hingga keuangan, semuanya sendiri atau dengan tim kecil. 

Di tengah kesibukan itu, banyak pelaku usaha yang masih mengandalkan pencatatan manual atau spreadsheet untuk mengelola keuangan. Padahal, cara ini bukan hanya memakan waktu, tapi juga rawan akan kesalahan.

Kondisi inilah yang mengharuskan kenapa software keuangan dibutuhkan oleh pelaku UMKM.

Dalam artikel ini, akan dibahas berbagai jenis software keuangan yang dapat membantu UMKM, serta rekomendasi perangkat lunak terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kecil.

Apa Itu Software Keuangan?

Software keuangan adalah alat digital yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola proses keuangan bisnis dengan lebih efisien. 

Dengan software ini, penggunanya dapat mengotomatiskan tugas-tugas keuangan yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti mengontrol pengeluaran bisnis, mengelola faktur, mencatat transaksi, dan membuat laporan keuangan.

Manfaat Software Keuangan bagi UMKM

Software keuangan berperan sebagai solusi yang dapat menyederhanakan proses keuangan dan membantu pemilik usaha dalam mengambil keputusan yang lebih tepat. Berikut beberapa manfaat utama yang bisa didapatkan:

1. Mengotomatiskan proses keuangan

Software keuangan mengurangi pekerjaan manual dengan mencatat transaksi, memproses pembayaran, dan melakukan rekonsiliasi keuangan secara otomatis.

2. Mengurangi risiko kesalahan dan kecurangan dalam keuangan

Software keuangan membantu meminimalkan kesalahan pencatatan, menghindari duplikasi transaksi, serta mengurangi risiko keterlambatan pembayaran atau potensi penipuan dalam pengelolaan keuangan bisnis.

3. Menyediakan laporan keuangan yang akurat dan real-time

Pemilik usaha dapat melihat kondisi keuangan bisnis secara langsung dan memperoleh laporan yang lebih terstruktur untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

4. Menghemat waktu dan biaya operasional

Software keuangan mempercepat pencatatan transaksi, pengelolaan pembayaran, serta penerbitan dan penagihan invoice. Dengan proses yang lebih efisien, pelaku UMKM dapat lebih fokus pada pengembangan bisnis tanpa terbebani urusan administratif.

5. Mempermudah pengelolaan pajak

Beberapa software keuangan memiliki fitur penghitungan pajak otomatis, sehingga membantu UMKM dalam menghitung, melaporkan, dan membayar pajak dengan lebih mudah dan sesuai regulasi.

7 Rekomendasi Software Keuangan untuk UMKM

Berikut adalah beberapa rekomendasi software keuangan terbaik yang dapat membantu UMKM dalam mengelola keuangan bisnis dengan lebih efisien:

1. Kyrim – Spend Management Platform

Kyrim adalah platform manajemen pengeluaran (spend management) yang menggabungkan teknologi dan keuangan untuk membantu bisnis mengelola pembayaran dengan lebih efisien. Dengan Kyrim, tim keuangan dapat menghemat waktu, mengurangi biaya transfer, serta meningkatkan keamanan transaksi.

Fitur Utama Kyrim

• Bulk Transfer – Memungkinkan bisnis melakukan pembayaran hingga 1.000 transaksi sekaligus, termasuk pembayaran invoice, reimbursement, dan payroll.
• Approval Workflow – Menyediakan sistem persetujuan berjenjang untuk memastikan setiap pembayaran telah diperiksa sebelum diproses.
• AI Fraud Detection – Menggunakan kecerdasan buatan untuk mendeteksi dan menghentikan hingga 90% kasus fraud, menjaga keamanan transaksi bisnis.
• Dokumentasi & Pelacakan Transaksi – Mengelola seluruh proses pembayaran dari awal hingga akhir, termasuk pengumpulan invoice dan kwitansi, serta pencatatan transaksi otomatis.

Keunggulan Menggunakan Kyrim

• Hemat Biaya Transfer – 77% lebih murah dibandingkan biaya transfer bank konvensional.
• Efisiensi Waktu – Mengurangi beban kerja tim keuangan hingga 20 jam per minggu dengan otomatisasi pencatatan dan persetujuan pembayaran.
• Keamanan Data Terjamin – Menggunakan enkripsi tingkat tinggi untuk melindungi informasi keuangan bisnis.
• Kontrol Pengeluaran yang Lebih Baik – Memberikan wawasan mendalam tentang arus kas dan pola pengeluaran untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih akurat.

Kyrim adalah solusi ideal bagi UMKM dan perusahaan yang ingin menyederhanakan proses pembayaran, mengurangi biaya, serta meningkatkan kontrol dan keamanan pengeluaran bisnisnya.

2. QuickBooks Online

QuickBooks Online adalah salah satu software akuntansi paling populer di dunia, terutama di kalangan bisnis kecil dan menengah. Dengan fitur yang lengkap dan kemudahan penggunaan, QuickBooks Online menjadi solusi andal untuk manajemen keuangan bisnis.

Keunggulan QuickBooks Online:

• Buku Besar Digital: Memungkinkan pengguna mencatat semua transaksi keuangan dengan rapi dan otomatis.
• Laporan Keuangan Komprehensif: Dapat menghasilkan laporan laba rugi, neraca, dan arus kas secara instan.
• Pelacakan Pajak dan Faktur: Mempermudah perhitungan pajak dan pembuatan faktur untuk klien.
• Integrasi dengan Aplikasi Bisnis Lainnya: Mendukung lebih dari 750 aplikasi bisnis, termasuk sistem pembayaran dan e-commerce.

Meskipun menawarkan fitur canggih, QuickBooks Online memiliki antarmuka yang lebih kompleks dibandingkan software akuntansi sederhana. 

Pengguna yang tidak memiliki latar belakang akuntansi mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk mempelajari sistemnya. 

Oleh karena itu, software ini lebih cocok untuk bisnis yang memiliki staf akuntansi atau bookkeeper, atau bagi pemilik bisnis UMKM yang siap meluangkan waktu untuk memahami penggunaannya.

3. Xero

Xero adalah software akuntansi berbasis cloud yang cukup populer di kalangan UMKM, terutama karena antarmuka yang ramah pengguna dan harga yang lebih terjangkau dibandingkan QuickBooks Online.

Keunggulan Xero:

• Fitur Akuntansi Lengkap: Termasuk pembukuan, pelacakan pengeluaran, serta rekonsiliasi bank otomatis.
• Akses Multi-Pengguna: Memungkinkan pemilik bisnis, akuntan, dan tim keuangan bekerja sama dalam satu platform secara bersamaan.
• Ramah Pengguna: Antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan, bahkan bagi pemilik bisnis tanpa latar belakang akuntansi.
• Harga yang Kompetitif: Lebih terjangkau dibandingkan QuickBooks, dengan berbagai tingkatan paket sesuai kebutuhan bisnis.

Xero sangat cocok bagi UMKM yang menginginkan solusi akuntansi berbasis cloud yang fleksibel, di mana penggunanya dapat memilih untuk hanya membayar fitur yang dibutuhkan.

4. FreshBooks

FreshBooks adalah software akuntansi yang terkenal dengan fitur invoicing-nya. Software ini sangat cocok untuk freelancer dan bisnis kecil yang membutuhkan solusi sederhana namun efektif dalam pembuatan dan manajemen faktur.

Keunggulan FreshBooks:

• Pembuatan Faktur yang Mudah: Memungkinkan pengguna membuat faktur profesional dalam hitungan detik.
• Pelacakan Waktu dan Proyek: Cocok bagi bisnis berbasis jasa yang ingin mengelola waktu kerja dan proyek secara efisien.
• Rekonsiliasi Bank Otomatis: Mempermudah pencatatan transaksi keuangan tanpa harus melakukan input manual.
• Dukungan Pelanggan Terbaik: Layanan pelanggan yang responsif dan berkualitas tinggi.

Meskipun FreshBooks menawarkan kemudahan penggunaan dalam pembuatan faktur, fitur-fiturnya tidak sekompleks QuickBooks atau Xero, terutama dalam hal akuntansi yang lebih mendalam. 

5. Wave – Software Akuntansi Gratis

Wave adalah solusi ideal bagi UMKM yang mencari software akuntansi gratis namun tetap memiliki fitur yang ideal untuk manajemen keuangan.

Keunggulan Wave:

• Gratis Tanpa Biaya Bulanan: Tidak ada biaya langganan untuk fitur dasar akuntansi.
• Fitur Akuntansi Lengkap: Termasuk pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, dan faktur.
• Antarmuka Modern dan Mudah Digunakan: Tidak memerlukan latar belakang akuntansi untuk memahami cara kerjanya.

Meskipun Wave menawarkan fitur yang cukup lengkap untuk bisnis kecil, software ini memiliki keterbatasan dalam hal fungsi akuntansi yang lebih kompleks, seperti sistem otomatisasi dan pelacakan. Selain itu, layanan tambahan seperti payroll dan pembukuan profesional tersedia hanya dalam paket berbayar.

6. Zoho Books – Terbaik untuk Aplikasi Seluler

Zoho Books adalah software akuntansi yang dilengkapi dengan aplikasi seluler yang memungkinkan pemilik bisnis mengelola keuangan dari mana saja.

Keunggulan Zoho Books:

• Otomatisasi Manajemen Utang Piutang: Termasuk pelacakan faktur, pajak, dan pembayaran.
• Integrasi dengan Ekosistem Zoho: Cocok bagi bisnis yang sudah menggunakan produk Zoho lainnya.
• Manajemen Persediaan & Proyek – Membantu mengelola stok barang dan pelacakan waktu proyek secara efisien.

Meskipun menawarkan fitur yang cukup lengkap, paket gratis Zoho Books memiliki batasan jumlah pengguna dan fitur yang lebih terbatas dibandingkan versi berbayarnya. 

Jika kamu mencari software akuntansi yang fleksibel dengan akses seluler yang mumpuni, Zoho Books bisa menjadi pilihan. Namun, untuk bisnis dengan kebutuhan lebih kompleks atau tim keuangan yang lebih besar, opsi berbayar mungkin lebih sesuai.

7. Mekari Jurnal

Mekari Jurnal adalah software akuntansi yang populer di Indonesia dan banyak digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah.

Keunggulan Mekari Jurnal:

• Pelacakan Stok dan Aset: Membantu bisnis dalam mengelola persediaan dan aset dengan lebih baik.
• Laporan Keuangan Otomatis: Menyediakan laporan keuangan yang detail dan mudah dipahami.
• Integrasi dengan Sistem Bisnis Lainnya: Dapat dihubungkan dengan sistem pembayaran dan POS.
• Jurnal Pay untuk Kemudahan Pembayaran – Memungkinkan bisnis melakukan transaksi pembayaran langsung dari dalam platform.

Namun, perlu diperhatikan bahwa Jurnal Pay menerapkan biaya pemrosesan transaksi. Biaya ini bisa dibebankan kepada penggunanya, sehingga penting bagi bisnis untuk mempertimbangkannya.

Kesimpulan

Dengan berbagai pilihan software keuangan ini, UMKM dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan —mulai dari pembukuan dasar hingga manajemen pengeluaran.

Namun, di luar pencatatan dan pengelolaan keuangan internal, manajemen pembayaran dan pengeluaran juga perlu mendapat perhatian. Di sinilah Kyrim hadir sebagai solusi Spend Management Platform yang membantu UMKM melakukan pembayaran lebih efisien, mengurangi biaya transfer, serta meningkatkan keamanan transaksi. Dengan fitur seperti bulk transfer, approval workflow, dan AI fraud detection, Kyrim dapat melengkapi software akuntansi yang digunakan bisnis untuk pengelolaan keuangan yang lebih optimal.