Perbedaan Kebijakan Manajemen Reimbursement untuk UKM Vs Perusahaan Besar

Menerapkan kebijakan manajemen reimbursement yang tepat dapat membantu perusahaan menciptakan transparansi, akuntabilitas, dan meningkatkan kepuasan karyawan. 

Reimbursement sendiri adalah proses penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan pekerjaan, seperti perjalanan dinas, makan, atau pembelian peralatan kantor. 

Proses ini penting dalam menjaga hubungan yang baik antara perusahaan dan karyawan. Sistem yang jelas membuat karyawan merasa dihargai, sementara perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien.

Namun, kebijakan reimbursement tidak dapat diterapkan secara seragam di semua perusahaan. Setiap organisasi, baik itu Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun perusahaan besar, memiliki karakteristik dan tantangan yang berbeda. 

UKM, yang biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan anggaran yang lebih terbatas, cenderung mengadopsi prosedur yang lebih fleksibel dan efisien biaya. Di sisi lain, perusahaan besar, dengan ribuan karyawan dan operasi yang lebih kompleks, memerlukan prosedur yang lebih terstruktur dan didukung oleh sistem teknologi canggih untuk menangani volume klaim reimbursement yang besar.

Nah, artikel ini bertujuan untuk membandingkan manajemen reimbursement antara UKM dan perusahaan besar, dengan fokus pada perbedaan kebijakan yang disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas perusahaan. 

Selain itu, pada bagian akhirnya akan dibahas bagaimana otomatisasi dapat memperlancar dan menyederhanakan proses reimbursement, khususnya pada perusahaan besar yang memiliki kebutuhan untuk menangani transaksi yang lebih banyak dan lebih rumit.

Apa Itu Kebijakan Manajemen Reimbursement?

Kebijakan manajemen reimbursement adalah suatu panduan atau aturan yang mengatur bagaimana perusahaan mengelola proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan. 

Kebijakan ini tidak hanya memastikan karyawan mendapatkan penggantian yang adil, tetapi juga berfungsi untuk mengontrol pengeluaran perusahaan agar tetap sesuai dengan anggaran yang tersedia. 

Contoh Kebijakan Manajemen Reimbursement

Berikut adalah contoh bagaimana manajemen reimbursement yang diimplementasikan baik di skala UKM maupun perusahaan besar.

Contoh 1: Kebijakan Manajemen Reimbursement di UKM

Skenario:

Perusahaan adalah sebuah startup dengan 50 karyawan yang bergerak di bidang teknologi. Karyawan perusahaan sering melakukan perjalanan dinas dan membutuhkan penggantian biaya untuk berbagai kebutuhan, seperti transportasi, makan, dan peralatan kerja/alat tulis kantor.

Kebijakan manajemen reimbursement:

1. Pengajuan Klaim
   • Setiap karyawan yang ingin mengajukan klaim reimbursement harus mengisi formulir klaim yang mencantumkan rincian pengeluaran yang telah dikeluarkan, lengkap dengan bukti pembayaran seperti struk atau faktur. Formulir klaim dapat berupa format digital yang mudah diakses, seperti Google Forms, atau format manual yang diisi dan diserahkan ke bagian administrasi.
   • Kategori pengeluaran yang dapat diajukan untuk reimbursement biasanya terbatas pada biaya transportasi, makan, dan pembelian peralatan kerja yang telah disetujui sebelumnya.
2. Persetujuan Manajer
   • Setelah formulir klaim diisi, karyawan mengirimkan formulir tersebut ke manajer untuk dimintai persetujuan. Proses ini biasanya dilakukan dengan cara yang sederhana, seperti melalui email atau aplikasi manajemen tugas, agar tidak menghambat proses.
   • Manajer memeriksa apakah klaim tersebut sesuai dengan kebijakan yang berlaku, serta dilakukan penilaian apakah pengeluaran tersebut benar-benar diperlukan untuk pekerjaan. Persetujuan ini biasanya diberikan dalam waktu yang relatif singkat, karena tidak ada banyak lapisan birokrasi yang terlibat.
3. Penggantian Biaya
   • Setelah klaim disetujui, penggantian biaya dilakukan oleh bagian divisi keuangan. Penggantian dilakukan dalam bentuk transfer bank langsung ke rekening karyawan atau melalui pembayaran tunai.
   • Penggantian biaya biasanya dilakukan dalam jangka waktu singkat, misalnya dalam 3-5 hari kerja, untuk memastikan karyawan merasa dihargai dan dapat segera menerima penggantian atas biaya yang telah mereka keluarkan.
4. Pembatasan Anggaran
   • Mengingat anggaran yang terbatas, prosedur reimbursement sering kali disertai dengan pembatasan yang jelas mengenai jumlah maksimum yang dapat diganti untuk setiap kategori pengeluaran. Misalnya, untuk biaya makan selama perjalanan dinas, perusahaan mungkin hanya mengganti biaya makan dengan plafon tertentu berdasarkan biaya makan di lokasi tujuan. 
5. Pencatatan dan Dokumentasi
   • Semua klaim yang diajukan dan disetujui dicatat dalam sistem keuangan perusahaan untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas. Meskipun prosesnya sederhana, pencatatan tetap dilakukan dengan rapi agar mudah diakses jika diperlukan untuk audit atau laporan keuangan.
   • Penggunaan perangkat lunak akuntansi sederhana seperti Microsoft Excel atau bahkan spreadsheet dapat digunakan untuk memonitor klaim dan memastikan semua pengeluaran tercatat dengan baik.

Contoh 2: Kebijakan Manajemen Reimbursement di Perusahaan Besar

Skenario:

Sebuah perusahaan multinasional dengan lebih dari 10.000 karyawan yang bergerak di berbagai sektor, seperti keuangan, teknologi, dan manufaktur.

Karyawan perusahaan besar ini sering melakukan perjalanan dinas internasional, menghadiri konferensi, dan mengeluarkan biaya untuk berbagai keperluan yang berhubungan dengan pekerjaan. 

Pengeluaran ini harus dikelola dengan cermat agar sesuai dengan anggaran perusahaan dan mematuhi regulasi yang berlaku di berbagai wilayah.

Prosedur Reimbursement:

1. Pengajuan Klaim
   • Setiap karyawan yang ingin mengajukan klaim reimbursement harus mengakses sistem manajemen pengeluaran berbasis cloud atau platform perangkat lunak yang telah disediakan oleh perusahaan. 
   • Karyawan mengisi formulir klaim secara rinci, termasuk informasi seperti tanggal pengeluaran, kategori biaya (misalnya perjalanan dinas, penginapan, makan, atau hiburan klien), dan tujuan dari pengeluaran tersebut. Setiap klaim harus dilengkapi dengan bukti transaksi seperti tiket perjalanan, faktur hotel, atau nota makan.
2. Persetujuan Multi-Level
   • Setelah formulir klaim diisi, klaim tersebut dikirim untuk melalui proses persetujuan multi-level. Biasanya, klaim pertama kali diperiksa oleh supervisor atau manajer untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan dan relevansi pekerjaannya.
   • Setelah disetujui oleh manajer, klaim akan dilanjutkan ke departemen keuangan atau tim akuntansi untuk pemeriksaan lebih lanjut dan verifikasi, apakah klaim tersebut memenuhi syarat dan jumlahnya sesuai dengan anggaran yang telah disetujui sebelumnya.
   • Dalam beberapa kasus, klaim yang berjumlah besar atau terkait dengan pengeluaran luar negeri memerlukan persetujuan dari eksekutif senior atau pihak yang lebih berwenang.
3. Penggunaan Teknologi dan Otomatisasi
   • Proses klaim di perusahaan besar sering kali didukung oleh sistem otomatis yang memungkinkan kategori biaya secara otomatis dikenali dan diklasifikasikan. Misalnya, dengan menggunakan teknologi berbasis AI, platform SaaS dapat secara otomatis menandai dan mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenisnya—apakah itu biaya perjalanan, penginapan, atau makan.
   • Otomatisasi ini juga memungkinkan untuk deteksi anomali (misalnya, klaim yang lebih tinggi dari biasanya atau pengeluaran yang tidak biasa), yang membantu tim keuangan untuk mengidentifikasi potensi penyalahgunaan atau kesalahan dalam klaim.
4. Verifikasi Kepatuhan dan Regulasi
   • Di perusahaan besar, sangat penting untuk memastikan prosedur reimbursement mematuhi regulasi perpajakan dan hukum yang berlaku di berbagai wilayah tempat perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, sistem yang digunakan harus memastikan setiap klaim mematuhi ketentuan pajak yang relevan.
5. Pembayaran Reimbursement
   • Setelah klaim disetujui, proses penggantian biaya dilakukan melalui sistem pembayaran terpusat. Pembayaran biasanya dilakukan dalam bentuk transfer bank langsung ke rekening karyawan. 
6. Pelaporan dan Audit
   • Setiap klaim dan pembayaran yang dilakukan dicatat dalam sistem akuntansi untuk tujuan pelaporan keuangan dan audit. Proses ini memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pengeluaran perusahaan.
   • Tim audit sering melakukan audit secara periodik untuk memastikan klaim reimbursement diproses sesuai dengan kebijakan yang berlaku dan tidak ada penyalahgunaan.

Perbedaan Kebijakan Manajemen Reimbursement UKM dan Perusahaan Besar

Meningkatkan Efisiensi Reimbursement: Bagaimana Otomasi Memenuhi Kebutuhan UKM dan Perusahaan Besar

Proses reimbursement, yang mencakup penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan atau mitra bisnis, dapat menjadi rumit dan memakan waktu, baik bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun perusahaan besar. Penggunaan automasi dalam pengelolaan reimbursement dapat membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat aliran kas.

Namun, kebutuhan fitur automasi ini sangat bergantung pada ukuran dan kompleksitas bisnis. Berikut adalah perbedaan antara kebutuhan UKM dan perusahaan besar dalam hal fitur automasi untuk reimbursement:

1. Untuk UKM (Usaha Kecil dan Menengah)

Beberapa fitur automasi yang paling dibutuhkan oleh UKM dalam mengelola reimbursement adalah:

• Fitur OCR (Optical Character Recognition) untuk Struk dan Faktur
  Menggunakan teknologi OCR untuk memindai dan mengonversi struk dan faktur menjadi data digital yang dapat diproses secara otomatis. Proses otomasi Ini mengurangi beban manual dalam memasukkan data, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat proses reimbursement.
• Pelacakan dan Pelaporan yang Disederhanakan
  Fitur ini memungkinkan bisnis untuk dengan mudah melacak pengeluaran dan reimbursements, serta menghasilkan laporan yang jelas dan mudah dipahami.

2. Untuk Perusahaan Besar

Perusahaan besar, dengan lebih banyak karyawan dan transaksi yang lebih kompleks, memerlukan solusi yang lebih canggih untuk mengelola reimbursement secara efisien. Beberapa fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan besar untuk pengelolaan reimbursement meliputi:

• Platform SaaS Perusahaan dengan Analitik Berbasis AI
  Platform berbasis cloud yang didukung oleh kecerdasan buatan dapat membantu perusahaan besar dalam menganalisis data pengeluaran secara real-time. AI dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, memberikan wawasan untuk penghematan biaya, dan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Kepatuhan Multi-Wilayah dan Multi-Kriteria
  Untuk perusahaan besar yang beroperasi di berbagai wilayah atau negara, pengelolaan reimbursement harus mematuhi berbagai regulasi lokal dan internasional. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola perbedaan pajak, mata uang, dan peraturan yang berlaku di setiap wilayah.
• Automasi untuk Menangani Volume Reimbursement yang Tinggi
  Perusahaan besar seringkali memproses ribuan klaim reimbursement setiap bulan. Oleh karena itu, diperlukan sistem automasi yang dapat menangani volume yang tinggi secara efisien, mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Bagaimana Kyrim Dapat Membantu Otomatisasi Proses Reimbursement di Perusahaan?

Otomatisasi menjadi solusi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses reimbursement, baik di UKM maupun perusahaan besar.

Kyrim selaku platform pengelolaan pengeluaran bisnis dapat membantu otomasi kebijakan reimbursement dengan fitur-fitur berikut:

1. Multi-level Approval Queues

Kyrim memungkinkan proses persetujuan yang lebih terstruktur dengan multiple approval layers built-in. Dengan sistem ini, manager, maker, dan checker dapat terlibat dalam setiap tahapan untuk memastikan semua pengeluaran diverifikasi dengan teliti dan terbebas dari risiko fraud reimbursement.

2. On the Go

Submit reimbursement kapan saja, di mana saja! Kyrim memungkinkan karyawan untuk mengajukan penggantian biaya, tanpa harus menunggu jam kantor. Mudah dan fleksibel!

3. Bulk Expense Submission

Banyak klaim reimbursement sekaligus? Tidak masalah! Kyrim memudahkan Anda untuk mengajukan berbagai klaim biaya sekaligus tanpa repot mengulang proses. Sederhana dan efisien.

4. OCR (Optical Character Recognition)

Kyrim mengurangi pekerjaan manual dengan teknologi OCR, yang secara otomatis membaca dan mengkategorikan tagihan atau bukti pengeluaran. Dengan begitu, kamu dapat menghemat waktu dan mengurangi terjadi kesalahan input data.

5. Pengkategorian Otomatis

Setiap pengeluaran langsung terkategori dengan tepat. Dengan sistem ini, laporan keuangan menjadi lebih rapi dan mudah dianalisis.

6. Global Reimbursement

Tidak hanya di satu negara, tetapi Kyrim juga mendukung sistem reimbursement secara global. Artinya, perusahaan yang memiliki cabang di berbagai negara tetap dapat mengelola proses reimbursement secara terpusat dan terstandarisasi.

Jika kamu ingin mengelola reimbursement tanpa repot dan aman, Kyrim Spend Management Platform adalah solusinya! Coba demonya sekarang dengan klik banner di bawah ini.