Outstanding Tagihan: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengelolanya

Ketika invoice belum dibayar dalam periode pembayaran yang telah ditentukan, situasi ini disebut sebagai outstanding invoice atau outstanding tagihan. Jika tidak dikelola dengan baik, tagihan yang belum dibayar ini dapat menimbulkan berbagai masalah, termasuk hilangnya kepercayaan antara vendor dan klien.

Agar risiko tersebut dapat dihindari, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap invoice diproses dengan baik sejak awal hingga pembayaran selesai. Pengelolaan invoice yang terstruktur membantu mencegah terjadinya outstanding atau overdue invoice. 

Baik sebagai penjual yang menunggu pembayaran (Accounts Receivable) maupun sebagai pembeli yang harus membayar tagihan tepat waktu (Accounts Payable), keterlambatan pembayaran dapat berakibat buruk pada operasional bisnisnya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu outstanding invoice, penyebab keterlambatan pembayaran, perbedaannya dengan overdue invoice, serta strategi untuk mencegah dan mengelolanya agar bisnis tetap berjalan lancar

Apa Itu Outstanding Tagihan?

Outstanding tagihan adalah faktur yang telah diterbitkan kepada pelanggan tetapi belum dibayar dalam jangka waktu yang disepakati. Dengan kata lain, ini adalah tagihan yang masih aktif dan dalam proses menunggu pembayaran. 

Jika invoice tidak dibayar dalam batas waktu tertentu, statusnya akan berubah menjadi overdue invoice atau terlambat bayar.

Dalam sistem keuangan bisnis, outstanding invoice biasanya dicatat dalam akun Accounts Receivable (AR), yang menunjukkan jumlah uang yang masih harus diterima oleh bisnis dari pelanggan. Sementara itu, bagi pihak yang menerima faktur (Accounts Payable / AP), outstanding invoice menjadi kewajiban yang harus dibayarkan sebelum jatuh tempo untuk menghindari denda atau gangguan operasional.

Untuk lebih memahami konsep ini, berikut adalah proses standar dari transaksi yang melibatkan invoice:

1. Pelanggan membeli barang atau jasa dari penjual/vendor.
2. Penjual mengirimkan invoice yang mencantumkan jumlah pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.
3. Invoice dicatat dalam sistem akuntansi:

• Bagi vendor (AR): invoice dicatat sebagai piutang usaha yang masih tertunda.
• Bagi klien (AP): invoice dicatat sebagai utang usaha yang harus dibayarkan sebelum jatuh tempo.

4. Selama pelanggan masih dalam periode pembayaran yang disepakati, invoice dianggap outstanding.
5. Jika pelanggan melewati tenggat waktu tanpa membayar, invoice berubah menjadi overdue invoice, yang menandakan adanya keterlambatan pembayaran.

Misalnya, sebuah perusahaan jasa digital mengirimkan invoice kepada kliennya pada tanggal 1 Maret dengan ketentuan pembayaran Net 30 (harus dibayar dalam waktu 30 hari).

• Dari 1 Maret hingga 31 Maret, invoice tersebut berstatus outstanding invoice, karena masih dalam periode pembayaran.
• Jika klien belum membayar setelah 31 Maret, invoice akan berubah menjadi overdue invoice, yang berarti pembayaran telah melewati jatuh tempo dan perlu segera ditindaklanjuti.

Mengapa Mengelola Outstanding Invoice Itu Penting?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa pengelolaan outstanding invoice sangat penting bagi perusahaan:

1. Mencegah Ketidakstabilan Operasional

Jika banyak invoice belum dibayar tepat waktu, maka perusahaan mungkin akan mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajiban operasionalnya.

Tanpa pengelolaan yang baik, outstanding invoice dapat mengganggu stabilitas operasional perusahaan, memaksa bisnis untuk mencari solusi keuangan lain, seperti meminjam dana dengan bunga tinggi.

2. Menghindari Arus Kas yang Tidak Terprediksi

Arus kas yang tidak menentu membuat bisnis sulit dalam perencanaan keuangan. Jika invoice dibayar dalam waktu yang tidak teratur, perusahaan akan kesulitan dalam menyusun anggaran (budgeting).

Bagi klien, dimana tugas AP, pengelolaan invoice yang buruk juga dapat menyebabkan kesulitan dalam mencatat dan memprediksi pengeluaran. Akibatnya, dapat berujung pada keterlambatan pembayaran dan denda keterlambatan.

3. Menjaga Hubungan Bisnis dengan Klien dan Vendor

Kepercayaan dalam bisnis dibangun atas dasar profesionalisme dan kepatuhan terhadap perjanjian pembayaran. Jika sebuah perusahaan gagal mengelola outstanding invoice dengan baik, maka bisa berdampak pada rusaknya hubungan bisnis.

Penyebab Terjadinya Outstanding Tagihan

Meskipun sistem pembayaran telah diatur dengan jelas, masih ada kemungkinan terjadinya outstanding tagihan. Baik dari sisi penjual (Accounts Receivable/AR) maupun pembeli (Accounts Payable/AP), ada berbagai faktor yang menyebabkan invoice belum terbayarkan tepat waktu. 

Berikut adalah beberapa penyebab utama terjadinya outstanding tagihan:

1. Informasi yang Tidak Lengkap atau Salah

Kesalahan dalam invoice sering menjadi penyebab utama keterlambatan pembayaran. Jika invoice memiliki data yang tidak akurat atau kurang lengkap, pelanggan mungkin menunda pembayaran hingga kesalahan tersebut diperbaiki.

Dari sisi klien (AP), informasi yang tidak jelas juga bisa menyebabkan kesalahan pencatatan dan memperlambat proses persetujuan pembayaran. Oleh karena itu, penting bagi vendor (AR) untuk memastikan bahwa setiap invoice yang dikirimkan sudah diperiksa dengan teliti sebelum diterbitkan.

2. Masalah Teknis dan Sistem Pembayaran

Di era digital, sebagian besar transaksi dilakukan melalui sistem pembayaran elektronik. Namun, terkadang masalah teknis dapat menghambat kelancaran proses pembayaran.

Jika terjadi gangguan pada sistem pembayaran, klien mungkin tidak dapat menyelesaikan transaksi tepat waktu, yang menyebabkan invoice tetap outstanding. 

3. Kelalaian atau Lupa Membayar

Dalam banyak kasus, keterlambatan pembayaran terjadi bukan karena kesengajaan, tetapi karena kelalaian atau lupa. Beberapa alasan umum termasuk:

• Tumpukan invoice yang belum diproses – Jika perusahaan memiliki banyak tagihan yang harus dibayar, ada kemungkinan beberapa invoice terlewat.
• Kurangnya komunikasi antara tim keuangan dan manajemen – Kadang, invoice sudah diterima tetapi belum mendapat persetujuan pembayaran dari manajemen.

4. Masalah Arus Kas pada Pembeli

Beberapa perusahaan menghadapi tantangan dalam mengelola arus kas, yang dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran. Perusahaan mungkin menunda pembayaran kepada vendor untuk menjaga keseimbangan keuangan.

Untuk mengurangi risiko ini, vendor (AR) dapat menerapkan kebijakan seperti pembayaran di muka atau cicilan, sementara klien (AP) dapat merencanakan arus kas dengan lebih baik untuk memastikan dana tersedia sebelum jatuh tempo.

Perbedaan Outstanding Invoice dan Overdue Invoice

Kedua istilah ini berhubungan dengan pembayaran yang belum diselesaikan, tetapi memiliki status yang berbeda. Berikut ini adalah perbedaan outstanding invoice dan overdue invoice yang disajikan dalam bentuk tabel:

Kategori	Outstanding Invoice	Overdue Invoice
Status Pembayaran	Belum dibayar, tetapi masih dalam batas waktu	Belum dibayar dan sudah melewati jatuh tempo
Konsekuensi	Tidak ada denda atau penalti	Bisa dikenakan denda keterlambatan dan merusak hubungan bisnis
Tindakan yang Perlu Dilakukan	Tidak ada tindakan mendesak, hanya perlu pemantauan	Harus segera ditindaklanjuti agar pembayaran dilakukan

Cara Mencegah Outstanding dan Overdue Tagihan (Bagi Vendor & Klien)

Outstanding dan overdue tagihan merupakan kondisi yang sebenarnya tidak diinginkan oleh kedua belah pihak dalam transaksi bisnis, baik vendor maupun klien. 

Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah strategis untuk mencegah terjadinya keterlambatan pembayaran, sehingga bisnis tetap berjalan dengan stabil dan arus kas tidak terganggu. 

Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghindari outstanding dan overdue tagihan.

A. Cara Mencegah Outstanding dan Overdue Tagihan bagi Vendor (Accounts Receivable)

1. Menentukan Syarat Pembayaran yang Jelas

Sejak awal transaksi, vendor harus menetapkan syarat pembayaran yang jelas dan transparan kepada pelanggan. 

Syarat ini mencakup batas waktu pembayaran, metode pembayaran yang dapat digunakan, serta kebijakan terkait keterlambatan, seperti denda atau penalti. 

Jika pelanggan memahami dan menyetujui ketentuan ini sejak awal, mereka akan lebih cenderung untuk membayar tepat waktu. 

Kesepakatan ini juga sebaiknya didokumentasikan secara tertulis dalam kontrak atau invoice agar menghindari perselisihan di kemudian hari.

2. Menjaga Komunikasi yang Konsisten dengan Klien

Salah satu alasan utama terjadinya keterlambatan pembayaran adalah kurangnya komunikasi antara vendor dan klien. 

Oleh karena itu, penting bagi vendor untuk selalu berkomunikasi dengan pelanggan, terutama mendekati tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Pengingat dapat dikirim melalui email atau pesan otomatis yang telah dijadwalkan sebelumnya. Jika pelanggan mengalami kendala pembayaran, komunikasi yang baik juga dapat membuka peluang negosiasi agar tetap mendapatkan pembayaran tanpa merusak hubungan bisnis.

3. Memberikan Insentif Pembayaran Lebih Awal

Vendor dapat mendorong pelanggan untuk membayar lebih awal dengan menawarkan insentif dalam bentuk diskon.

Misalnya, jika pelanggan membayar dalam waktu 10 hari setelah invoice diterima, mereka bisa mendapatkan potongan harga 1%. Insentif semacam ini dapat menjadi motivasi bagi pelanggan untuk tidak menunda pembayaran, sehingga arus kas bisnis tetap lancar.

4. Menyediakan Berbagai Metode Pembayaran

Semakin mudah proses pembayaran, semakin kecil kemungkinan pelanggan untuk menunda pembayaran. 

Oleh karena itu, vendor sebaiknya menyediakan berbagai metode pembayaran, mulai dari transfer bank, kartu kredit, e-wallet, hingga sistem pembayaran otomatis seperti debit langsung atau auto-pay. 

Dengan begitu, pelanggan dapat memilih opsi yang paling nyaman dan sesuai dengan preferensi mereka.

5. Melakukan Pemeriksaan Kredibilitas Klien

Sebelum menyetujui transaksi dalam jumlah besar atau memberikan kredit kepada pelanggan, vendor harus melakukan pemeriksaan kredibilitasnya. 

Informasi tentang rekam jejak pembayaran pelanggan dapat diperoleh melalui laporan keuangannya, referensi dari bisnis lain, atau dengan menggunakan layanan pihak ketiga yang menyediakan analisis risiko kredit. 

Jika terdapat indikasi bahwa pelanggan sering mengalami keterlambatan pembayaran, vendor bisa mempertimbangkan untuk meminta uang muka atau menetapkan kebijakan pembayaran lebih ketat.

B. Cara Mencegah Outstanding dan Overdue Tagihan bagi Klien (Accounts Payable)

1. Memastikan Invoice yang Diterima Sudah Benar

Kesalahan dalam invoice dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran karena membutuhkan waktu tambahan untuk verifikasi ulang. 

Oleh karena itu, sebelum memproses pembayaran, perusahaan harus memastikan bahwa informasi dalam faktur yang diterimanya sudah benar, mulai dari jumlah yang ditagihkan, tanggal jatuh tempo, hingga detail rekening tujuan. 

2. Melacak Semua Faktur (Invoice Tracking)

Perusahaan sebaiknya memiliki sistem yang memungkinkan mereka untuk memantau status setiap invoice yang telah diterima.

Dengan teknologi saat ini, banyak perangkat lunak seperti spend management platform dari Kyrim, yang dapat membantu dalam memantau status faktur secara otomatis. 

Dengan sistem pelacakan ini, perusahaan dapat segera mengetahui invoice mana yang mendekati tanggal jatuh tempo dan mengambil tindakan sebelum menjadi overdue.

3. Mengelola Arus Kas dengan Baik

Salah satu penyebab utama keterlambatan pembayaran adalah masalah likuiditas. Agar pembayaran dapat dilakukan tepat waktu, perusahaan harus memiliki perencanaan arus kas yang baik. 

4. Menerapkan Proses Persetujuan yang Efisien

Dalam banyak perusahaan, proses persetujuan pembayaran melibatkan beberapa pihak, yang sering kali memperlambat penyelesaian tagihan. 

Untuk menghindari keterlambatan, perusahaan perlu menyederhanakan alur persetujuan dengan menggunakan sistem digital yang memungkinkan otorisasi dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.

5. Berkomunikasi dengan Vendor jika Mengalami Kendala Pembayaran

Jika terjadi masalah keuangan yang membuat perusahaan tidak dapat membayar tepat waktu, penting untuk segera menghubungi vendor dan mencari solusi yang terbaik. 

Dalam beberapa kasus, vendor mungkin bersedia memberikan perpanjangan waktu atau menawarkan skema pembayaran yang lebih fleksibel.

6. Menggunakan Spend Management Platform

Untuk memastikan bahwa setiap pembayaran dilakukan sesuai jadwal, perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran seperti Kyrim. 

Dengan software ini, seluruh transaksi keuangan dapat dipantau dalam satu sistem, sehingga tidak ada invoice yang terlewat. Selain itu, fitur otomatisasi dalam software ini juga dapat membantu dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan pembayaran secara lebih efektif.

Peran Otomatisasi Kyrim dalam Mengelola Invoice

Kesalahan pencatatan, keterlambatan pembayaran, dan invoice ganda adalah beberapa kendala yang sering muncul jika tidak ada sistem otomatisasi yang terorganisir dengan baik. 

Sistem otomatisasi invoice memberikan manfaat besar bagi Accounts Receivable (AR) dan Accounts Payable (AP) dalam mengelola transaksi keuangan. 

Dari sisi AR, otomatisasi membantu memastikan invoice dikirim tepat waktu, dan mengurangi jumlah outstanding invoice yang berpotensi menjadi bad debt. 

Bagi AP, software invoice memungkinkan pembayaran secara otomatis, sehingga risiko pembayaran ganda atau invoice palsu dapat dihindari. 

Salah satu platform yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola invoice agar tidak timbul outstanding ataupun overdue adalah Kyrim. 

Platform ini menyediakan berbagai fitur yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan invoice, seperti:

• Mengumpulkan dokumen terkait, seperti invoice dan bukti pembayaran.
• Melakukan tinjauan dan persetujuan pembayaran oleh pihak yang berwenang, seperti pembuat transaksi atau manajer.
• Memproses transfer dana kepada penerima akhir, seperti vendor dan karyawan.
• Pelacakan pembayaran secara real-time, yang memungkinkan tim keuangan mengetahui status pembayaran secara langsung.
• Pengingat pembayaran otomatis, yang dikirim sebelum dan setelah tanggal jatuh tempo untuk meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran.

Dengan menggunakan platform seperti Kyrim, bisnis dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola invoice, serta memastikan pembayaran dilakukan lebih cepat dan lebih terorganisir.