9 Cara Efektif Mengurangi Biaya Operasional

Biaya operasional mencakup berbagai hal, seperti gaji karyawan, perlengkapan kantor, biaya perjalanan dinas, hingga tagihan utilitas. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya ini dapat dengan cepat bertambah dan menghambat bisnis untuk meraih keuntungan yang maksimal.

Mengelola biaya operasional bukan hanya tentang memotong pengeluaran secara sembarangan, tetapi kamu juga harus mampu mengidentifikasi area mana saja yang kurang efisien dan mengoptimalkannya.

Dengan mengelola biaya operasional secara efektif dan tepat, kamu dapat meningkatkan daya saing dan mempertahankan stabilitas keuangan.

Nah, artikel ini dibuat untuk memberikan wawasan untukmu dan panduan praktis bagi UMKM maupun perusahaan dalam mengurangi biaya operasional.

Mengapa Melakukan Efisiensi Biaya Operasional itu Penting?

Berikut adalah sejumlah alasan mengapa menerapkan strategi efisiensi biaya operasional itu amatlah penting:

1. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya

Efisiensi biaya operasional membantu perusahaan memanfaatkan waktu, uang, dan tenaga kerja secara lebih optimal.
Dengan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan efektivitas proses bisnis, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya untuk aktivitas yang memberikan nilai tambah, seperti inovasi produk atau perluasan pasar.

2. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Perusahaan yang mampu mengelola biaya operasional dengan baik lebih kompetitif di pasar.

Efisiensi operasional memungkinkan perusahaan menawarkan harga yang lebih kompetitif, atau meningkatkan kualitas layanan, sehingga dapat menarik lebih banyak pelanggan dan mempertahankan loyalitas pelanggan yang sudah ada.

3. Meningkatkan Profitabilitas

Dengan menurunkan biaya tanpa mengorbankan kualitas, perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan.
Dana yang dihemat melalui efisiensi biaya operasional dapat digunakan untuk mendukung strategi bisnis lainnya, seperti penelitian dan pengembangan, pemasaran, atau investasi teknologi.

4. Membantu Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Efisiensi biaya operasional memberikan data yang jelas tentang kategori pengeluaran dan area yang memerlukan perbaikan.
Informasi ini tentu saja sangat membantu kamu dalam membuat keputusan strategis yang didasarkan pada analisis yang objektif.

5. Mengidentifikasi dan Mengatasi Hambatan dalam Proses Bisnis

Saat kamu mengevaluasi biaya operasional, maka perusahaan akan menemukan hambatan apa saja yang memengaruhi alur kerja.
Dengan mengetahui dan mengatasi hambatan ini, kamu dapat memastikan alur kerja menjadi lebih lancar, produktivitas meningkat, dan setiap langkah dalam bisnis memberikan hasil yang maksimal.

6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan dan Pelanggan

Operasional yang efisien menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik bagi karyawan, karena mengurangi tekanan akibat proses yang tidak efektif.

Selain itu, pelanggan juga mendapatkan manfaat dari layanan yang lebih cepat dan berkualitas, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan dan loyalitas terhadap produk/layanan.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengurangi Biaya Operasional?

Tidak semua waktu merupakan saat yang ideal untuk menerapkan strategi pengurangan biaya.

Memahami kapan waktu yang tepat untuk fokus pada penghematan biaya operasional dapat membantu perusahaan menghindari keputusan yang terburu-buru dan memastikan dampaknya positif terhadap keberlanjutan bisnis.

1. Saat Resesi Ekonomi

Resesi ekonomi adalah salah satu situasi yang sering kali memaksa perusahaan untuk meninjau ulang struktur biaya operasionalnya.

Dalam kondisi seperti ini, pendapatan sering kali menurun akibat berkurangnya daya beli konsumen atau penurunan permintaan pasar. Pengurangan biaya operasional dapat menjadi solusi untuk menjaga arus kas perusahaan.

2. Saat Persaingan Pasar Meningkat

Di tengah persaingan pasar yang ketat, perusahaan yang mampu mengelola biaya lebih baik memiliki fleksibilitas untuk menawarkan harga yang lebih kompetitif.

Momen seperti ini adalah waktu yang tepat untuk mengaudit semua pengeluaran perusahaan, mengidentifikasi area yang dapat dioptimalkan, dan mengimplementasikan teknologi otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi.

3. Ketika Perusahaan Mengalami Pertumbuhan yang Cepat

Pertumbuhan yang cepat sering kali disertai dengan peningkatan biaya operasional, seperti ekspansi tim, pembukaan cabang baru, atau investasi dalam teknologi.

Jika biaya ini tidak dikelola dengan baik, perusahaan dapat kehilangan kendali atas anggarannya, yang pada akhirnya berdampak negatif pada profitabilitas.

Di tengah pertumbuhan, penting untuk memastikan setiap pengeluaran memberikan nilai maksimal.

4. Saat Menghadapi Penurunan Pendapatan

Penurunan pendapatan adalah tanda peringatan bagi perusahaan untuk mulai mengurangi pengeluaran operasional yang tidak perlu. Kondisi ini dapat terjadi akibat faktor eksternal seperti tren pasar yang bergeser atau munculnya pesaing baru.

Dalam situasi seperti ini, perusahaan harus segera melakukan evaluasi mendalam terhadap alur pengeluaran bisnisnya.

Fokus pada biaya tetap yang dapat dirampingkan, seperti sewa kantor atau langganan perangkat lunak.

9 Cara Mengurangi Biaya Operasional Bisnis

Jika perusahaan sudah sampai pada titik di mana efisiensi biaya operasional menjadi kebutuhan mendesak, berikut adalah 9 langkah strategis yang dapat diterapkan.

1. Melacak Pengeluaran Perusahaan

Langkah pertama dalam mengurangi biaya operasional adalah melacak pengeluaran perusahaan.

Tanpa pemahaman yang jelas tentang bagaimana dan di mana uang dihabiskan, sulit untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan optimalisasi. Dengan mengetahui kategori pengeluaran yang paling banyak menyerap anggaran, maka kamu dapat dengan mudah melakukan pengalokasian sumber daya dengan lebih efisien.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem pencatatan yang terstruktur. Kamu dapat menginvestasikan dalam sebuah platform, seperti Kyrim – Spend Management Platform untuk mencatat pengeluaran secara otomatis.

Dengan begitu, kamu dapat secara rutin melakukan audit bulanan atau kuartalan untuk membandingkan pengeluaran dengan anggaran yang telah ditentukan.

2. Mengurangi Biaya Berulang (Recurring Expenses)

Biaya berulang (recurring expenses) adalah pengeluaran yang harus dilakukan perusahaan secara periodik, seperti mingguan, bulanan, atau tahunan. Biaya ini sering kali menjadi salah satu pengeluaran terbesar dalam bisnis.

Contoh biaya berulang meliputi sewa ruang kantor atau gudang, tagihan utilitas (listrik, air, gas), premi asuransi bisnis, langganan perangkat lunak, dan lainnya.

Strategi yang dapat dilakukan untuk mengurangi biaya berulang ini adalah:

• Batalkan langganan perangkat lunak atau layanan yang tidak lagi relevan dengan kebutuhan bisnis.
• Terapkan model kerja hybrid atau WFH untuk mengurangi biaya sewa kantor/gudang.
  
  

3. Memanfaatkan Alternatif yang Ramah Lingkungan

Mengadopsi solusi yang ramah lingkungan memberikan manfaat ganda: mengurangi biaya operasional sekaligus mendukung keberlanjutan.

Teknologi hemat energi seperti lampu LED atau panel surya dapat menurunkan tagihan listrik, sementara digitalisasi dokumen dan komunikasi internal mengurangi penggunaan kertas.

4. Mengevaluasi Kembali Biaya Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis sering menjadi salah satu komponen biaya operasional yang cukup besar. Pengeluaran untuk tiket pesawat, penginapan, makanan, dan transportasi lainnya dapat membengkak jika tidak dikelola dengan baik.

Rasionalisasi perjalanan bisnis, seperti menggabungkan rapat bulanan menjadi triwulanan atau menggunakan teknologi virtual meeting, dapat mengurangi frekuensi perjalanan.

Selain itu, jika diharuskan melakukan perjalanan dinas, maka yang dapat dilakukan untuk efisiensi adalah dengan memilih opsi transportasi dan akomodasi yang lebih hemat biaya serta mengurangi jumlah karyawan yang ikut serta.

Baca juga: Cara Menyusun Laporan Perjalanan Dinas dan Contohnya

5. Memperketat Kebijakan Penggantian Biaya (Klaim Reimbursement)

Penggantian biaya reimbursement yang tidak terkendali dapat menyebabkan pemborosan dalam operasional bisnis.

Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu menetapkan kebijakan/SOP penggantian biaya yang jelas dan ketat.

Menentukan batas maksimum untuk setiap kategori pengeluaran, mewajibkan bukti pembayaran, dan memastikan semua pengajuan melalui proses review adalah langkah-langkah penting yang dapat diterapkan.

Dengan kebijakan yang ketat, perusahaan dapat memastikan transparansi dan mencegah pengeluaran yang tidak relevan atau berlebihan.

6. Memanfaatkan Biaya yang Dapat Dikurangkan Pajak

Biaya operasional tertentu dapat diklaim untuk mengurangi beban pajak perusahaan. Dengan memanfaatkan insentif ini, perusahaan dapat menghemat dana setiap tahunnya.

Contoh biaya yang dapat dikurangkan pajak meliputi gaji karyawan, biaya marketing, dan riset dan pengembangan (R&D).

Untuk mengoptimalkan pengurangan pajak, pastikan mencatat semua pengeluaran yang memenuhi syarat dan berkonsultasi dengan ahli pajak.

Hindari pengeluaran yang tidak dapat dikurangkan, seperti biaya entertain, atau hibah, untuk memastikan perusahaan memanfaatkan potensi penghematan pajak sepenuhnya.

7. Audit Pengeluaran Pembayaran ke Vendor dan Negosiasi Ulang

Vendor sering kali menjadi mitra penting dalam operasional bisnis, tetapi biaya yang tidak terkendali dari vendor dapat menjadi sumber pemborosan. Audit pembayaran ke vendor secara rutin membantu mengidentifikasi peluang penghematan.

Negosiasi ulang kontrak dengan vendor untuk mendapatkan tarif yang lebih kompetitif adalah langkah awal yang efektif.

Selain itu, meninjau relevansi layanan vendor secara berkala memungkinkan perusahaan untuk menghapus kontrak yang tidak lagi diperlukan.

8. Pertimbangkan Outsourcing

Outsourcing adalah strategi populer untuk mengurangi biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas. Dengan mengalihdayakan tugas non-inti seperti IT, cleaning service, atau security, perusahaan dapat mengurangi biaya penggajian dan pelatihan karyawan internal.

Langkah ini juga memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aktivitas inti bisnis, sementara tugas-tugas pendukung ditangani oleh ahli eksternal yang lebih efisien.

9. Mengotomatisasi Tugas Manual

Otomatisasi tugas manual adalah solusi modern untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya. Dengan mengadopsi teknologi otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi jumlah pekerja dan juga mengurangi kesalahan manusia.

Penggunaan platform seperti Kyrim – Spend Management Platform memungkinkan perusahaan untuk mengurangi man hours, karena proses pembayaran tagihan jadi lebih sederhana.

Otomatisasi yang dilakukan dengan platform Kyrim ini mampu meningkatkan produktivitas dan juga membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya secara signifikan.