Mengelola Kas Kecil Secara Efektif untuk Pengeluaran Bisnis yang Tak Terduga

Perusahaan tentu saja terus berupaya untuk mengoptimalkan setiap pengeluaran agar tetap efisien dan terkendali. Upaya yang bisa dilakukan adalah dengan pengelolaan kas kecil atau (petty cash management).

Kas kecil berperan sebagai solusi yang praktis untuk menutupi pengeluaran kecil yang tidak terduga, seperti kebutuhan operasional harian atau situasi darurat yang memerlukan pembayaran langsung.

Contoh penggunaan kas kecil adalah seperti pembelian alat tulis, makanan ringan untuk karyawan yang lembur, atau pengeluaran kecil lainnya.

Namun, penting untuk diingat bahwa jika kas kecil ini tidak dikelola dengan baik, bisa menimbulkan risiko bagi keberlangsungan bisnis. Dana yang mudah diakses tanpa kontrol yang ketat dapat menyebabkan penyalahgunaan, bahkan berpotensi mengarah pada penipuan.

Oleh karena itu, pengelolaan kas kecil dapat membantu perusahaan untuk memastikan dananya digunakan dengan tepat, dan setiap transaksi dicatat secara benar.

Dalam artikel ini, kita akan mengungkap lebih jauh tentang pentingnya kas kecil, perannya dalam operasional bisnis, serta cara pengelolaannya.

Apa itu Kas Kecil?

Kas kecil, atau yang sering disebut petty cash, adalah sejumlah uang tunai yang disimpan oleh perusahaan untuk menutupi/memenuhi pengeluaran berskala kecil yang mendesak dan tidak memerlukan proses administratif yang rumit. 

Dana kas kecil biasanya disimpan di tempat yang mudah diakses, seperti di dalam laci, kotak, atau tempat yang aman di dalam kantor.

Baca juga: Jenis-Jenis Pengeluaran Bisnis yang Wajib Kamu Ketahui!

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Kas Kecil? Ini Sejumlah Fungsinya!

Hampir setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, memiliki pengeluaran harian yang tidak direncanakan namun tetap harus segera diselesaikan. 

Di sinilah fungsi kas kecil menjadi sangat vital, yang meliputi:

1. Menyederhanakan Pengeluaran Kecil

Perusahaan sering kali menghadapi situasi di mana pengeluaran kecil harus dilakukan segera. 

Misalnya, perusahaan kehabisan kertas A4 di tengah jam kerja, sementara pekerjaan tidak dapat dilanjutkan tanpa dokumen cetak. 

Jika harus melalui prosedur formal seperti pengajuan permintaan dana, pengecekan persediaan, dan pembuatan faktur, operasional kantor bisa terhambat hanya karena kehabisan kertas. 

Kas kecil menyediakan solusi cepat di mana dana sebesar Rp 100.000 dapat langsung digunakan untuk membeli dua rim kertas.

2. Fleksibilitas untuk Pengeluaran Internal

Salah satu alasan utama mengapa perusahaan membutuhkan kas kecil adalah fleksibilitasnya dalam menangani berbagai pengeluaran internal. 

Tanpa kas kecil, setiap transaksi, sekecil apapun, harus melalui prosedur administrasi formal, yang dapat menghambat kelancaran operasional perusahaan. 

3. Efisiensi Waktu dan Biaya

Menggunakan kas kecil dapat menghemat waktu dan biaya perusahaan.

Proses pengajuan dana formal bisa memakan waktu berhari-hari, sementara kas kecil memungkinkan perusahaan untuk segera menangani pengeluaran mendesak.

Perbedaan Kas Kecil (Petty Cash) dan Cash on Hand

Istilah “petty cash” dan “cash on hand” terdengar mirip dan memiliki beberapa kesamaan. Namun keduanya memiliki perbedaan.

Adapun perbedaan kas kecil (petty cash) dan cash on hand disajikan dalam tabel berikut:

Metode Pengelolaan Kas Kecil: Imprest dan Fluktuasi

Untuk memastikan bahwa dana kas kecil dikelola dengan baik, perusahaan umumnya menggunakan salah satu dari dua metode utama, yaitu Sistem Dana Tetap (Imprest) dan Sistem Dana Berubah (Fluktuasi).

Masing-masing metode ini memiliki karakteristik, kelebihan, dan kekurangan yang berbeda, yang seperti dijelaskan di bawah ini.

1. Sistem Dana Tetap (Imprest Funds System)

Sistem Dana Tetap (Imprest) adalah metode pengelolaan kas kecil di mana jumlah dana yang dialokasikan selalu tetap dari waktu ke waktu. 

Pada sistem ini, perusahaan menetapkan saldo kas kecil dalam jumlah tertentu dan ketika dana tersebut digunakan, saldo akan diisi ulang sesuai dengan jumlah pengeluaran. 

Ciri-ciri Sistem Dana Tetap:

• Jumlah Tetap: Jumlah kas kecil yang disediakan selalu tetap selama periode tertentu. Misalnya, jika kas kecil awalnya Rp 1.000.000 dan digunakan sebesar Rp 800.000, maka dana akan diisi kembali sebesar Rp 800.000.
• Pengisian Ulang Berkala: Pengisian ulang dilakukan ketika saldo kas kecil menurun atau mencapai batas yang telah ditentukan.
• Penggunaan Bukti Transaksi: Setiap pengeluaran dari kas kecil harus disertai dengan bukti transaksi, yang akan menjadi dasar untuk pengisian ulang dana.

Keuntungan Sistem Dana Tetap:

• Efisiensi Pencatatan: Pencatatan transaksi kas kecil hanya dilakukan saat pengisian ulang, sehingga pengelolaan kas kecil tidak memerlukan prosedur pencatatan yang kompleks.
• Kontrol yang Jelas: Karena jumlah dana yang tetap, pengelola kas kecil dapat dengan mudah memantau saldo kas kecil dan meminimalkan risiko pemborosan.
• Cocok untuk Operasional Teratur: Sistem ini ideal untuk perusahaan yang memiliki volume transaksi kas kecil yang stabil, karena dana diatur secara teratur.

Kekurangan Sistem Dana Tetap:

• Keterbatasan Pengisian Ulang: Jika dana kas kecil habis sebelum waktunya, karyawan harus menunggu hingga pengisian ulang dilakukan, yang bisa mengganggu kelancaran operasional.
  

2. Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System)

Sistem Dana Berubah (Fluktuasi) menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan sistem dana tetap. 

Dalam metode ini, jumlah kas kecil dapat bervariasi sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. 

Ciri-ciri Sistem Dana Berubah:

• Jumlah Variabel: Jumlah dana kas kecil tidak selalu tetap. Pengisian ulang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga perusahaan dapat menambah atau mengurangi jumlah kas kecil kapan saja sesuai kondisi.
• Pencatatan Transaksi Secara Real-Time: Setiap transaksi yang menggunakan kas kecil langsung dicatat dalam jurnal akuntansi. Tujuannya adalah memastikan pengelolaan kas kecil lebih terperinci.
• Pengisian Ulang Fleksibel: Pengisian ulang dapat dilakukan kapan saja tanpa perlu menunggu saldo kas kecil menipis atau mencapai batas minimum.

Keuntungan Sistem Dana Berubah:

• Fleksibilitas Tinggi: Sistem ini sangat fleksibel, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan jumlah kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional tanpa batasan waktu atau jumlah tertentu.
• Pengawasan Saldo yang Lebih Baik: Karena setiap pengeluaran langsung dicatat, perusahaan dapat memantau saldo kas kecil secara real-time, memberikan kontrol yang lebih baik terhadap penggunaan dana.
• Cocok untuk Kebutuhan Dinamis: Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan pengeluaran yang bervariasi, di mana kas kecil sering digunakan untuk berbagai jenis transaksi.

Kekurangan Sistem Dana Berubah:

• Risiko Pemborosan: Karena dana dapat ditambah kapan saja, ada risiko pemborosan.

Bagaimana Cara Kerja Pengelolaan Kas Kecil?

Meskipun terlihat sederhana, pengelolaan kas kecil membutuhkan sistem yang terorganisir agar penggunaannya tetap efisien dan akuntabel. 

Berikut adalah penjelasan mengenai cara kerja pengelolaan kas kecil yang umum digunakan dalam perusahaan.

1. Penetapan Dana Kas Kecil

Langkah pertama dalam pengelolaan kas kecil adalah menetapkan jumlah dana awal yang akan disediakan. Jumlah ini ditentukan berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan. Biasanya, dana kas kecil berkisar antara Rp 1.000.000 hingga Rp 5.000.000.

2. Penggunaan Kas Kecil

Kas kecil digunakan untuk pengeluaran kecil yang sifatnya mendesak atau rutin.

Karyawan yang membutuhkan dana untuk pengeluaran kecil akan mengajukan permintaan. Setiap transaksi harus disertai dengan bukti transaksi seperti struk atau kwitansi yang akan diserahkan kembali ke penjaga kas kecil.

3. Pencatatan Setiap Pengeluaran

Setiap kali terjadi pengeluaran, penjaga kas kecil harus melakukan pencatatan transaksi. Setiap pengeluaran dicatat dengan rincian seperti:

• Tanggal transaksi
• Jumlah uang yang dikeluarkan
• Keperluan atau tujuan pengeluaran
• Bukti transaksi (nomor kwitansi atau struk)

4. Pengisian Ulang Dana Kas Kecil

Ketika saldo mendekati batas minimum yang telah ditetapkan, penjaga kas kecil akan mengajukan permintaan pengisian ulang kepada bagian keuangan.

Penjaga kas kecil menyerahkan laporan lengkap yang mencakup semua transaksi yang telah dilakukan, beserta bukti transaksi yang terkait. 

Bagian keuangan kemudian memverifikasi laporan tersebut sebelum melakukan pengisian ulang dana.

5. Rekonsiliasi dan Verifikasi Transaksi

Setelah pengisian ulang, penting untuk melakukan rekonsiliasi. 

Proses ini melibatkan pengecekan saldo kas fisik dan membandingkannya dengan jumlah pengeluaran yang tercatat.

Jika ada selisih antara catatan dan jumlah fisik uang, perusahaan harus segera mengidentifikasi penyebabnya. 

Kesalahan bisa terjadi karena pencatatan yang kurang teliti, struk yang hilang, atau ketidaksesuaian jumlah uang. 

Rekonsiliasi rutin membantu menjaga transparansi dan akurasi dalam pengelolaan kas kecil.

6. Pengawasan dan Kontrol

Pengelolaan kas kecil yang baik memerlukan pengawasan yang tepat.

Beberapa perusahaan mungkin juga menerapkan batas pengeluaran maksimum untuk setiap transaksi guna mengendalikan penggunaan kas kecil. 

Misalnya, perusahaan dapat menetapkan bahwa setiap transaksi yang menggunakan kas kecil tidak boleh melebihi Rp 500.000.

7. Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Kas Kecil

Banyak perusahaan saat ini mulai menggunakan sistem digital untuk mengelola kas kecil, yang dapat meningkatkan akurasi pencatatan dan mempercepat proses rekonsiliasi. 

Dengan menggunakan sistem digital, perusahaan juga dapat meminimalkan risiko kesalahan pencatatan atau kehilangan bukti transaksi. 

Semua data disimpan secara otomatis, dan perusahaan dapat mengakses laporan kas kecil kapan saja untuk tujuan audit atau rekonsiliasi.

Tantangan dalam Pengelolaan Kas Kecil

Meskipun kas kecil sangat membantu dalam mengelola pengeluaran kecil sehari-hari di perusahaan, ada berbagai tantangan yang harus diperhatikan oleh tim divisi keuangan untuk memastikan dana ini dikelola dengan tepat. 

Berikut adalah beberapa tantangan utama dalam pengelolaan kas kecil yang harus diatasi oleh perusahaan:

1. Proses Dokumentasi yang Kurang Memadai

Tantangan pertama adalah proses dokumentasi yang buruk. Karena transaksi yang melibatkan kas kecil sering kali tidak memerlukan persetujuan formal, ada kemungkinan beberapa transaksi tidak tercatat dengan benar atau tidak disertai dengan bukti pembelian. 

2. Kesulitan dalam Rekonsiliasi

Setiap pengeluaran perlu dibandingkan dengan catatan yang tersedia untuk memastikan tidak ada selisih antara uang tunai yang tersisa dan transaksi yang tercatat. 

Kurangnya perhatian terhadap rekonsiliasi dapat menyebabkan ketidaksesuaian saldo kas kecil, yang dapat mempengaruhi akurasi laporan keuangan.

3. Keamanan Dana Kas Kecil

Karena kas kecil biasanya disimpan dalam bentuk uang tunai. Uang tunai yang disimpan di dalam laci atau brankas kantor yang rentan terhadap pencurian, baik oleh karyawan internal maupun oleh pihak eksternal. 

4. Waktu Pengisian Kembali Kas Kecil yang Lambat

Kas kecil harus diisi ulang secara berkala ketika saldo sudah mendekati habis. 

Proses pengisian ulang yang lambat dapat mengganggu operasional perusahaan, terutama jika dana tersebut dibutuhkan segera. 

Jika pengelola kas kecil tidak memproses pengisian ulang dengan cepat, perusahaan bisa mengalami kesulitan untuk menutupi pengeluaran kecil yang mendesak.

5. Pengelolaan Mata Uang Asing

Untuk perusahaan yang beroperasi di berbagai negara atau melakukan transaksi internasional, pengelolaan kas kecil dalam mata uang asing bisa menjadi tantangan. 

Fluktuasi nilai tukar dan perbedaan mata uang dapat menyulitkan perusahaan dalam mengelola kas kecil dengan akurat.

Kesalahan dalam konversi mata uang juga bisa berdampak pada laporan keuangan, terutama jika transaksi internasional dilakukan dengan frekuensi tinggi.

Bagaimana Kyrim Membantu Pengelolaan Kas Kecil di Perusahaan Kamu?

Dalam praktiknya, manajemen kas kecil sering kali menghadapi berbagai tantangan seperti keamanan, pencatatan yang tidak akurat, hingga potensi pemborosan. 

Di sinilah Kyrim hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan menyederhanakan dan mengoptimalkan pengelolaan kas kecil, yaitu:

1. Otomatisasi Proses Pengajuan dan Persetujuan

Kyrim dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan persetujuan kas kecil. 

Karyawan bisa mengajukan permintaan pengeluaran melalui platform Kyrim, yang kemudian bisa langsung di-review dan disetujui oleh manajer atau pihak terkait. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses manual dan mempercepat pengelolaan kas kecil

2. Pencatatan Transaksi Digital dengan OCR

Teknologi Optical Character Recognition (OCR) yang terintegrasi dalam Kyrim memungkinkan karyawan untuk mengunggah bukti pengeluaran dan sistem akan mencatatnya secara otomatis. 

Hal ini memastikan bahwa semua transaksi kas kecil terdokumentasi dengan baik dan siap untuk diperiksa saat audit.

3. Pengelolaan Anggaran untuk Setiap Departemen atau Proyek

Kyrim juga memungkinkan perusahaan untuk membuat anggaran terpisah bagi setiap departemen atau proyek. 

Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengalokasikan dana secara lebih spesifik, memastikan setiap departemen memiliki anggaran kas kecil yang sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.

Misalnya, perusahaan dapat menetapkan anggaran kas kecil untuk departemen pemasaran, administrasi, dan operasional dengan jumlah yang berbeda. 

Setiap transaksi yang dilakukan dapat langsung dikaitkan dengan anggaran departemen yang bersangkutan, sehingga perusahaan dapat memantau penggunaan dana secara lebih efisien.

Ingin melihat bagaimana Kyrim dapat membantu perusahaan kamu?

Jadwalkan demo sekarang dan optimalkan pengelolaan kas kecil di perusahaan kamu!