Cara Pintar Mengelola Disbursement untuk Keberhasilan Bisnis

Mengelola disbursement bisa menjadi tantangan bagi banyak perusahaan, terutama ketika menghadapi proses pembayaran yang rumit dan memerlukan akurasi tinggi.

Disbursement sendiri adalah proses pengeluaran atau pembayaran dana dari satu sumber, seperti rekening perusahaan, kepada pihak yang berhak, baik individu, vendor, maupun entitas lain sesuai dengan kebutuhan atau kewajiban.

Disbursement sangat berperan untuk memastikan setiap kewajiban keuangan dapat dipenuhi dengan tepat waktu. Biasanya mencakup pembayaran gaji karyawan, biaya operasional, pembayaran kepada vendor atau pemasok, hingga kewajiban pajak dan pembayaran lainnya.

Setiap pengeluaran dana perlu dicatat dengan baik dan cermat. Pentingnya memantau disbursement tidak bisa diremehkan. Jika tidak dikelola dengan baik, proses pengeluaran dana dapat mengalami kesalahan yang berdampak pada stabilitas keuangan perusahaan, bahkan dapat berujung pada masalah hukum dan kepatuhan.

Oleh karena itu, artikel ini tidak hanya akan menjelaskan mengenai apa itu disbursement, namun juga memberikan solusi berupa sistem yang solid untuk mengelola disbursement, agar pengeluaran perusahaan sesuai dengan rencana dan tujuan finansial yang telah ditetapkan.

Mengapa Mengelola Disbursement secara Automasi Penting bagi Bisnis?

Meskipun mungkin terlihat seperti rutinitas harian yang sederhana, pengelolaan disbursement yang tepat sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan keberhasilan jangka panjang suatu perusahaan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa mengelola disbursement secara automasi sangat penting bagi bisnis:

1. Pengelolaan Arus Kas yang Efisien

Arus kas yang tidak terkontrol dapat menyebabkan tekanan pada keuangan perusahaan. Akibatnya, perusahaan akan kesulitan untuk bertahan dan berkembang.

Dengan proses disbursement yang terkelola dengan baik, perusahaan dapat memantau dan memperbaiki arus kas jika ditemukan kondisinya yang buruk/tidak stabil.

2. Menjaga Hubungan Baik dengan Vendor dan Mitra Bisnis

Pembayaran tepat waktu kepada vendor atau mitra bisnis adalah salah satu faktor utama dalam menjaga hubungan yang baik. Jika disbursement sering terlambat, ini bisa merusak reputasi perusahaan dan menyebabkan masalah dalam kontrak bisnis.

Disbursement yang tepat waktu menciptakan rasa saling percaya dan menghormati antara perusahaan dan mitra bisnis, yang pada gilirannya mendukung kelancaran operasi dan kerjasama yang lebih baik.

3. Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan

Pencatatan disbursement yang akurat dan transparan ini penting untuk keperluan audit internal dan eksternal.

Baca juga: 12 Skill Auditor yang Wajib Dikuasai

Jika perusahaan tidak dapat menunjukkan dengan jelas ke mana dananya disalurkan, ini dapat menimbulkan masalah dalam hal transparansi dan akuntabilitas, yang dapat merusak kepercayaan investor dan stakeholder lainnya.

Melalui pengelolaan disbursement yang efektif dan transparan, bisnis dapat menunjukkan komitmennya terhadap praktik keuangan yang baik.

4. Pengendalian Anggaran dan Biaya

Pengelolaan disbursement yang baik memungkinkan perusahaan untuk memonitor pengeluaran dan menjaga pengendalian biaya yang lebih baik.

Ketika bisnis memiliki gambaran yang jelas tentang di mana uangnya dikeluarkan, perusahaan dapat lebih mudah untuk membuat keputusan yang lebih bijaksana dalam hal pengelolaan biaya.

Pengeluaran yang tidak terkendali atau tidak perlu bisa diminimalkan, yang memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan dananya ke area yang lebih produktif.

Baca juga: Strategi Efektif Mengendalikan Biaya (Cost Control) Pada Bisnis

5. Mempercepat Proses Pembayaran dan Meningkatkan Efisiensi Operasional

Menggunakan sistem yang automasi dan terorganisir untuk mengelola disbursement tidak hanya meningkatkan akurasi tetapi juga mempercepat proses pembayaran.

Hal ini memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dalam operasional bisnis.

6. Mengurangi Risiko Penipuan dan Kesalahan Keuangan

Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola disbursement secara manual adalah kemungkinan terjadinya kesalahan atau penipuan. Tanpa sistem yang jelas, pembayaran dapat dilakukan ke pihak yang salah, atau dana bisa saja keluar tanpa kontrol yang memadai.

Dengan menggunakan sistem otomatis, risiko kesalahan dan penipuan dapat diminimalkan karena setiap transaksi tercatat secara transparan dan dapat dipantau dengan mudah.

Jenis-Jenis Disbursement

Ada berbagai jenis disbursement yang digunakan oleh perusahaan, masing-masing dengan karakteristik yang berbeda.

Berikut adalah penjelasan mengenai Jenis-Jenis Disbursement yang umum diterapkan dalam bisnis:

1. Cash Disbursements (Pembayaran Tunai)

Cash Disbursements merujuk pada pembayaran yang dilakukan secara langsung menggunakan uang tunai.

Biasanya, pembayaran ini dilakukan untuk transaksi yang membutuhkan penyelesaian cepat dan tidak memerlukan dokumentasi yang rumit.

Pembayaran tunai sering digunakan dalam transaksi bisnis sehari-hari, misalnya untuk keperluan kas kecil.

Namun, pembayaran tunai memiliki beberapa kekurangan, seperti potensi kehilangan atau pencurian serta kesulitan dalam pelacakan transaksi.

Oleh karena itu, saat ini banyak perusahaan yang lebih memilih metode pembayaran lain yang lebih aman dan terkontrol, meskipun cash disbursements tetap digunakan dalam situasi tertentu.

2. Controlled Disbursements (Pembayaran yang Terkontrol)

Controlled Disbursements adalah pembayaran disbursement yang lebih terstruktur dan melibatkan verifikasi dari pihak ketiga, seperti bank dan penyedia layanan remittance, misalnya Kyrim.

Perusahaan bekerja sama dengan bank/penyedia layanan remittance untuk mengelola pembayaran yang akan dilakukan.

Keunggulan dari controlled disbursements adalah tingkat pengendalian yang lebih tinggi terhadap arus kas. Pembayaran ini lebih terjamin keamanannya, yang dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan kesalahan atau penipuan.

Biasanya, perusahaan akan menggunakan metode ini untuk pembayaran yang lebih besar atau yang memerlukan tingkat verifikasi yang lebih tinggi.

3. Delayed Disbursements (Pembayaran yang Ditunda)

Delayed Disbursements adalah pembayaran yang sengaja ditunda untuk mengelola arus kas perusahaan dengan lebih baik.

Dengan metode ini, perusahaan memilih untuk menunda pembayaran kepada pemasok atau pihak lain sampai batas waktu tertentu, biasanya agar dana yang tersedia cukup untuk membayar kewajiban tersebut.

Metode ini sering digunakan oleh perusahaan yang memiliki arus kas yang ketat dan ingin memastikan tidak kekurangan dana untuk pembayaran lain yang lebih mendesak.

Namun, perusahaan perlu berhati-hati dalam menggunakan delayed disbursements karena berisiko merusak hubungan dengan pemasok atau pihak lain yang menerima pembayaran jika terlalu sering diterapkan.

4. Disbursement Check (Pembayaran melalui Cek)

Disbursement Check adalah pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan cek.

Cek sering digunakan untuk pembayaran yang melibatkan jumlah yang besar atau yang memerlukan bukti pembayaran fisik.

Cek memberikan keuntungan bagi perusahaan karena memungkinkan mereka untuk memiliki bukti tertulis mengenai transaksi yang dilakukan.

Namun, pembayaran melalui cek juga memiliki beberapa kelemahan, seperti risiko cek yang tertunda atau gagal cair, dan proses pencairan yang bisa memakan waktu lebih lama dibandingkan metode pembayaran lainnya.

5. Disbursement Voucher (DV) – Dokumen Otorisasi Pembayaran

Disbursement Voucher (DV) adalah dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran, terutama dalam proses pencatatan internal perusahaan.

DV biasanya mencakup rincian tentang jumlah yang dibayarkan, pihak yang menerima pembayaran, dan alasan pembayaran dilakukan.

Dokumen ini sangat penting dalam menjaga transparansi dan akuntabilitas keuangan. Penggunaan DV membantu perusahaan untuk melakukan pengawasan yang lebih baik atas pengeluaran dan memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Proses Disbursement: Bagaimana Cara Kerjanya?

Untuk menjalankan proses disbursement secara efektif, ada langkah-langkah yang perlu dipahami dan diterapkan dengan cermat.

1. Identifikasi Kewajiban Pembayaran

Langkah pertama dalam proses disbursement adalah mengidentifikasi kewajiban yang perlu dibayar. Setiap pembayaran memiliki tenggat waktu dan jumlah yang berbeda-beda, sehingga penting untuk mencatat dan memprioritaskan setiap kewajiban.

Biasanya, proses ini dimulai dengan membuat daftar kewajiban yang harus dibayar, yang mencakup nama penerima pembayaran, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Ketika kewajiban ini diidentifikasi, perusahaan dapat merencanakan pembayaran dengan lebih efisien.

2. Verifikasi dan Persetujuan Pembayaran

Setelah kewajiban pembayaran diidentifikasi, langkah berikutnya adalah melakukan verifikasi dan persetujuan atas pembayaran tersebut. Verifikasi dilakukan untuk memastikan jumlah yang akan dibayar sudah sesuai dengan faktur atau kontrak yang ada.

Selain itu, penting juga untuk memeriksa apakah semua syarat dan ketentuan pembayaran telah dipenuhi, seperti barang atau jasa yang telah diterima sesuai dengan perjanjian.

Pada umumnya, perusahaan memiliki sistem internal untuk mengelola verifikasi dan persetujuan pembayaran.

Biasanya, tim keuangan akan memeriksa apakah dokumen-dokumen yang relevan sudah lengkap dan benar, dan setelah itu pembayaran akan diberikan persetujuan oleh pihak yang berwenang, misalnya manajer atau pimpinan keuangan.

3. Pemilihan Metode Pembayaran

Setelah pembayaran disetujui, perusahaan harus memilih metode pembayaran yang sesuai untuk setiap kewajiban. Beberapa metode pembayaran yang umum digunakan dalam proses disbursement antara lain seperti transfer bank, tunai, pembayaran digital.

4. Proses Pembayaran

Setelah metode pembayaran dipilih, langkah selanjutnya adalah melakukan pembayaran itu sendiri. Proses ini melibatkan transfer dana dari perusahaan ke rekening penerima sesuai dengan metode yang telah disepakati.

Pembayaran dilakukan oleh petugas keuangan yang bertanggung jawab untuk memproses transaksi, memverifikasi kembali data pembayaran, dan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan instruksi yang telah disetujui sebelumnya.

5. Pencatatan dan Dokumentasi

Setelah pembayaran dilakukan, langkah berikutnya adalah mencatat setiap transaksi dalam pembukuan perusahaan. Setiap disbursement harus dicatat dalam buku kas atau jurnal pengeluaran, dengan rincian yang lengkap seperti tanggal transaksi, jumlah yang dibayarkan, nama penerima, dan metode pembayaran.

6. Rekonsiliasi dan Pelaporan

Setelah pembayaran dilakukan dan dicatat, langkah selanjutnya adalah melakukan rekonsiliasi antara catatan pembukuan perusahaan dan laporan bank untuk memastikan transaksi yang tercatat sudah sesuai dengan yang tercatat di bank. Proses ini disebut rekonsiliasi bank, dan bertujuan untuk memastikan tidak ada kesalahan atau transaksi yang tertinggal.

Cara Menyederhanakan Proses Disbursement untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Bersama Kyrim

Berikut adalah cara Kyrim yang dapat membantu kamu dalam menyederhanakan proses disbursement dan meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan:

1. Sentralisasi Pengelolaan Pembayaran

Mengelola pembayaran dari berbagai sumber atau departemen dapat menjadi sangat rumit. Oleh karena itu, cara menyederhanakan proses disbursement adalah dengan sentralisasi pengelolaan pembayaran. Artinya, perusahaan dapat memiliki satu titik pusat untuk mengelola semua transaksi disbursement, baik itu untuk pembayaran vendor, gaji karyawan, atau biaya operasional lainnya.

Dengan sentralisasi, perusahaan dapat menghindari duplikasi pembayaran dan memudahkan proses verifikasi serta pencatatan. Kamu juga dapat:

• Mengontrol pengeluaran dengan lebih mudah.
• Melakukan pemantauan yang lebih akurat terhadap seluruh proses disbursement.
• Melihat detail tagihan dan pengelolaan attachment terkait tagihan pada portal, sehingga seluruh informasi terkonsolidasi dalam satu sistem.

2. Tentukan Proses Persetujuan yang Jelas

Tantangan utama dalam proses disbursement adalah proses persetujuan yang lambat dan tidak efisien.

Dalam banyak kasus, pembayaran hanya dapat dilakukan setelah melalui beberapa lapisan persetujuan, yang dapat memperlambat seluruh alur disbursement.

Dengan Kebijakan Persetujuan Transaksi (Approval Policy), Kyrim memungkinkan perusahaan untuk menetapkan proses persetujuan yang transparan dan efisien.

• Tentukan siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui pembayaran tertentu.
• Tetapkan prosedur yang sistematis untuk mempercepat proses persetujuan tanpa mengurangi akurasi atau keamanan.

3. Pastikan Catatan Keuangan yang Akurat dan Real-Time

Proses disbursement yang efisien juga memerlukan catatan keuangan yang akurat. Dengan adanya catatan yang jelas, kamu dapat:

• Memantau pengeluaran secara real-time.
• Menghindari kesalahan pencatatan.
• Membuat keputusan keuangan yang lebih bijaksana.

Fitur Kyrim mampu mencatat setiap pembayaran yang berhasil, sehingga memudahkan perusahaan untuk mengakses informasi pembayaran secara instan dan transparan.

4. Automatisasi Proses Disbursement

Menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi proses disbursement dapat mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.

Dengan Kyrim, perusahaan dapat:

• Menjadwalkan pembayaran otomatis berdasarkan tanggal jatuh tempo tagihan.
• Menerima notifikasi instan jika pembayaran gagal, lengkap dengan detail kesalahan.
• Mengirimkan email otomatis ke vendor dengan bukti pembayaran, sehingga transparansi tetap terjaga.

Fitur pengingat otomatis sebelum jatuh tempo juga memastikan tidak ada tagihan yang terlupakan, membantu menjaga hubungan baik dengan vendor atau mitra bisnis.

5. Manfaatkan Notifikasi untuk Meminimalkan Risiko

Notifikasi dapat menjadi alat penting dalam memastikan proses disbursement berjalan lancar. Kyrim menyediakan:

• Notifikasi kekurangan saldo wallet kepada admin untuk menghindari keterlambatan pembayaran.
• Notifikasi instan kepada stakeholder tentang kegagalan pembayaran, sehingga tindakan korektif dapat segera dilakukan.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur canggih Kyrim seperti sentralisasi pengelolaan pembayaran, pencatatan real-time, dan otomatisasi proses, perusahaan dapat menyederhanakan disbursement, menghindari kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Kirim pertanyaan atau permintaan demo untuk mengetahui lebih banyak cara Kyrim dapat membantu bisnis kamu, ya!