Cara Cerdas Memilih Software Manajemen Pengeluaran untuk Efisiensi Bisnis

Software manajemen pengeluaran (spend management software) dapat menghemat waktu berjam-jam dibandingkan jika kamu mengelola pengeluaran bisnis secara manual.

Software ini menghemat waktu karena kamu tidak harus terus-menerus meng-input data secara manual, seperti mulai dari klaim reimbursement, pembayaran invoice, dan payroll karyawan.

Sayangnya, tidak semua perusahaan memahami bahwa betapa pentingnya penggunaan software manajemen pengeluaran. Padahal, daripada terus menggunakan sistem manual, software ini menjanjikan penghematan biaya dan proses bisnis lebih cepat.

Untuk mengenal lebih jauh tentang software spend management, artikel di bawah ini memberikan informasi yang utuh, mengenai fitur apa saja yang sebaiknya ada pada software ini dan cara memilih software yang satu ini.

Fitur Utama Software Manajemen Pengeluaran

Software manajemen pengeluaran bisnis dirancang untuk mengatasi berbagai tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengelola arus kas dan pengeluarannya.

Dengan berbagai fitur unggulan yang ditawarkan, software ini membantu bisnis mengotomatiskan, memantau, dan mengendalikan pengeluaran secara efektif.

Berikut adalah beberapa fitur utama yang sering ditemukan pada software manajemen pengeluaran:

1. Pemantauan Real-Time

Dengan software ini, kamu dapat melacak setiap transaksi yang dilakukan oleh karyawan, baik itu pembelian, klaim reimbursement, atau pembayaran vendor, sehingga visibilitas terhadap pengeluaran menjadi lebih jelas.

2. Otomatisasi Proses Persetujuan

Proses persetujuan atas pengeluaran biaya untuk bisnis sering kali memakan waktu lama, terutama jika dilakukan secara manual.

Software manajemen pengeluaran menyediakan fitur otomatisasi persetujuan, di mana dapat diajukan langsung melalui sistem.

Dengan adanya persetujuan otomatis dan berlapis, perusahaan dapat menetapkan limit pengeluaran untuk setiap karyawan atau departemen dan mengatur alur persetujuan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Penyimpanan Digital Bukti Transaksi

Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan yang ingin mengurangi penggunaan dokumen fisik dan mempercepat proses pencatatan pengeluaran.

Dengan penyimpanan digital, setiap bukti transaksi, seperti struk, faktur, dan kuitansi, dapat diunggah langsung ke sistem.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengakses bukti transaksi secara mudah dan cepat.

Selain itu, penyimpanan digital juga memudahkan perusahaan dalam proses audit, karena semua dokumen tersimpan dalam satu platform terpusat.

4. Pelaporan dan Analisis yang Komprehensif

Software manajemen pengeluaran biasanya dilengkapi dengan fitur laporan yang dapat memberikan gambaran lengkap tentang pengeluaran perusahaan.

Melalui dasbor yang intuitif, perusahaan dapat melihat laporan pengeluaran dalam berbagai format, baik itu berdasarkan departemen, proyek, atau karyawan.

Dengan fitur ini, kamu dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, memantau kepatuhan anggaran, dan membuat keputusan strategis untuk pengelolaan keuangan di masa mendatang.

5. Mobile Access

Di era digital saat ini, aksesibilitas menjadi penting, terutama bagi karyawan yang sering bekerja dari jarak jauh atau dalam perjalanan bisnis.

Software manajemen pengeluaran modern biasanya dilengkapi denigan aplikasi mobile yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan klaim reimbursement, mengunggah bukti transaksi, dan memantau pengeluaran langsung dari ponsel.

Baca juga: 7 Rekomendasi Software Manajemen Pengeluaran Terbaik

Cara Memilih Software Manajemen Pengeluaran

Dengan berbagai pilihan software manajemen pengeluaran yang tersedia di pasaran, penting bagi perusahaan untuk memahami faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat melakukan pembelian software ini.

Berikut adalah cara memilih software manajemen pengeluaran:

1. Analisis Kebutuhan Bisnis

Untuk memilih software manajemen pengeluaran yang tepat, langkah pertama adalah menganalisis kebutuhan bisnis yang sedang kamu jalani.

Proses ini mencakup identifikasi masalah yang ingin diselesaikan dengan penggunaan software tersebut. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Seberapa besar volume pengeluaran yang perlu dikelola?
• Apakah kamu membutuhkan sistem untuk mengelola pengeluaran karyawan, pembelian inventaris, atau keduanya?
• Apakah software ini perlu terintegrasi dengan sistem akuntansi atau ERP yang sudah ada?
• Fitur spesifik apa yang dibutuhkan? Misalnya, apakah kamu memerlukan pelacakan real-time, pembuatan laporan otomatis, atau pengingat untuk tenggat pembayaran?

2. Pertimbangkan dan Rencanakan Anggaran untuk Biaya Software ini

Biaya software manajemen pengeluaran bervariasi tergantung pada fitur yang disediakan dan skala bisnis yang ingin dilayani. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan model harga yang sesuai dengan anggaran perusahaan.

Biasanya, software ini ditawarkan dengan model langganan (subscription), baik bulanan maupun tahunan, dengan tingkatan harga yang berbeda-beda berdasarkan jumlah pengguna, fitur yang disertakan, serta tingkat dukungan pelanggan.

Perusahaan harus mempertimbangkan biaya total yang akan dikeluarkan dan membandingkan dengan manfaat yang akan diperoleh.

Nah, untuk melihat manfaat yang akan didapat, jika kamu memilih untuk menggunakan Kyrim, bisa langsung melakukan pengecekan melalui ROI Kalkulator.

Dengan fitur ini, kamu bisa melakukan perkiraan efisiensi dan biaya yang akan dihemat jika menggunakan layanan dari kami.

3. Integrasi dengan Software Lain

Pertimbangan berikutnya dalam memilih software manajemen pengeluaran adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan.

Integrasi dengan software akuntansi, payroll, dan sistem manajemen sumber daya manusia (HR) sangat penting untuk memastikan data pengeluaran dapat dicatat dan diolah secara efisien.

Dengan integrasi yang baik, proses keuangan perusahaan menjadi lebih streamlined, meminimalkan duplikasi data, dan memungkinkan sinkronisasi otomatis antar sistem.

4. Customizable

Setiap perusahaan memiliki kebijakan pengeluaran yang berbeda-beda. Oleh karena itu, software manajemen pengeluaran yang dipilih harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Fitur penyesuaian sistem ini mencakup kemampuan untuk mengatur alur persetujuan, menetapkan batas pengeluaran khusus untuk tiap departemen, serta menyesuaikan laporan dan analisis berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan.

5. Kemudahan Penggunaan

Software yang kompleks dan sulit digunakan justru bisa menghambat operasional perusahaan.

Oleh karena itu, pertimbangkan kemudahan penggunaan (user-friendliness) software tersebut. Platform manajemen pengeluaran yang ideal seharusnya memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh semua pengguna, baik itu tim keuangan, manajer, maupun karyawan.

6. Keamanan Sistem

Karena software manajemen pengeluaran menangani data keuangan yang sensitif, fitur keamanan merupakan prioritas utama.

Kyrim salah satunya platform manajemen pengeluaran yang dilengkapi dengan sistem keamanan yang tinggi mulai dari enkripsi data, otentikasi berlapis (multi-factor authentication), backup data secara otomatis, dan perlindungan terhadap akses tidak sah.

Dengan adanya fitur keamanan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa informasi keuangan mereka terlindungi dari ancaman keamanan siber dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

7. Dukungan Pelanggan dan Pembaruan Sistem

Software manajemen pengeluaran yang baik harus didukung oleh layanan pelanggan yang responsif dan dukungan teknis yang andal.

Sebelum memilih software, pastikan bahwa penyedia menawarkan dukungan pelanggan yang cepat tanggap, terutama dalam menghadapi masalah teknis atau kesulitan dalam penggunaan software.

Pembaruan sistem secara berkala juga penting untuk memastikan bahwa software terus berkembang sesuai dengan kebutuhan industri dan teknologi terbaru. Software yang diperbarui secara rutin akan memberikan fitur-fitur tambahan dan peningkatan keamanan yang lebih baik.

8. Tersedia Layanan Untuk Uji Coba Aplikasi

Umumnya, software manajemen pengeluaran menyediakan demonstrasi untuk memudahkan calon pengguna mencoba aplikasi sebelum benar-benar memutuskan untuk melakukan pembelian.

Demo ini yang akan memudahkan kamu dalam mempertimbangkan aplikasi akuntansi yang mempunyai fitur-fitur sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu secara gratis.

Nah, untuk kamu yang minat dengan produk layanan Kyrim, bisa langsung menjadwalkan demo dengan tim sales, ya!