Stres Akibat Kinerja Tim Finance Lambat? Begini Cara Meningkatkan Produktivitasnya

Sebagai Chief Financial Officer (CFO), manajer keuangan, atau mungkin pemilik bisnis, kamu tentu menginginkan kinerja tim finance yang produktif. Tim keuangan yang tidak dapat bekerja secara produktif hanya akan menjadi beban bagi bisnis. 

Mereka juga berisiko menimbulkan berbagai masalah, mulai dari kesalahan dalam laporan keuangan hingga hilangnya peluang bisnis akibat keterlambatan dalam menganalisis sebuah data.

Seiring pertumbuhan bisnis, tuntutan terhadap tim keuangan pun semakin tinggi. Mereka harus mampu bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih responsif dalam mengelola data keuangan. 

Namun, kenyataannya masih banyak tim keuangan yang terjebak dalam proses manual yang memakan waktu. Kondisi ini menghambat alur kerja dan meningkatkan risiko kesalahan manusia.

Artikel ini akan membahas mengapa produktivitas dan efisiensi dalam tim finance sangat penting bagi perusahaan, tantangan utama yang sering dihadapi, serta langkah-langkah strategis yang bisa kamu ambil untuk mengoptimalkan kinerja tim keuangan.

Mengapa Produktivitas dan Efisiensi Tim Keuangan itu Penting?

Meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam tim keuangan dapat memberikan sejumlah manfaat. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh perusahaan:

1. Lebih Fokus pada Strategi Keuangan yang Bernilai

Dengan alur kerja yang lebih efisien, tim keuangan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada strategi keuangan yang lebih bernilai.

2.  Mengurangi Kesalahan dalam Laporan Keuangan

Ketidakefisienan dalam proses keuangan sering kali menyebabkan kesalahan dalam pencatatan atau perhitungan. 

Dengan sistem kerja yang lebih terstruktur dan minim hambatan, risiko kesalahan dapat ditekan, sehingga laporan keuangan menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan.

3. Penghematan Biaya

Proses kerja yang lebih efisien memungkinkan perusahaan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Pengurangan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dapat mengurangi biaya operasional yang tidak perlu.

4. Ketahanan Bisnis yang Lebih Baik 

Dalam kondisi pasar yang tidak stabil atau saat terjadi krisis, tim keuangan yang bekerja secara efektif mampu beradaptasi dengan cepat. 

Dengan sistem kerja yang lebih fleksibel dan kolaboratif, tim finance dapat terus menjalankan fungsi keuangan dengan optimal tanpa menghambat operasional bisnis.

Tantangan yang Dihadapi dalam Meningkatkan Produktivitas Tim Keuangan

Meskipun efisiensi dalam keuangan sangat penting, banyak tim finance masih menghadapi tantangan dalam mencapai produktivitas optimal. 

Beberapa faktor yang sering menjadi hambatan antara lain:

1. Ketidakpastian Pasar

Kondisi ekonomi yang tidak stabil, seperti inflasi, kenaikan suku bunga, gangguan rantai pasokan, dan ketegangan geopolitik, membuat perusahaan harus lebih cermat dalam mengelola keuangan. 

Ketika biaya operasional meningkat dan pendapatan menjadi tidak pasti, efisiensi dalam tim keuangan mungkin saja diperlukan untuk menjaga kesehatan arus kas dan memastikan semua kewajiban dapat dipenuhi tepat waktu.

2. Beban Kerja yang Berlebihan dengan Sumber Daya Terbatas

Banyak tim keuangan dituntut untuk menangani lebih banyak tugas dengan jumlah staf yang tetap atau bahkan lebih sedikit. 

Beban kerja yang berlebihan tanpa dukungan sumber daya yang memadai dapat berdampak serius pada kinerja tim keuangan. 

Ketika jumlah tugas semakin banyak sementara jumlah staf tetap terbatas, risiko kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan keuangan pun meningkat. Selain itu, keterlambatan dalam pemrosesan pembayaran kepada vendor atau klien bisa terjadi.

3. Proses Manual yang Memakan Waktu

Banyak perusahaan masih mengandalkan sistem manual dalam mengelola laporan keuangan, akun utang (Accounts Payable), serta akun piutang (Accounts Receivable). Proses manual ini memakan waktu dan juga meningkatkan risiko kesalahan yang dapat berdampak besar pada stabilitas keuangan perusahaan.

Cara Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Tim Finance

Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim finance, perusahaan harus mengadopsi strategi yang tepat guna menghilangkan hambatan, mengurangi beban kerja manual, dan memanfaatkan teknologi secara optimal. 

Berikut beberapa langkah utama yang dapat diterapkan:

1. Identifikasi Hambatan yang Memperlambat Kinerja Tim

Sebelum mengoptimalkan proses keuangan, CFO ataupun pemilik bisnis harus memahami faktor-faktor yang menghambat kinerja tim finance. Beberapa hambatan umum yang sering dihadapi meliputi:

• Proses Keuangan yang masih Dilakukan Secara Manual – Banyak tim finance masih mengandalkan spreadsheet atau sistem lama yang tidak terintegrasi, menyebabkan duplikasi pekerjaan dan meningkatkan risiko kesalahan.
• Kurangnya Standarisasi Proses – Tidak adanya prosedur yang jelas dalam menangani transaksi keuangan, pengelolaan faktur, atau pencatatan pengeluaran membuat tim finance kesulitan bekerja secara efisien.
• Kurangnya Integrasi Sistem – Jika sistem keuangan tidak terhubung dengan departemen lain (misalnya, tim procurement, penjualan, atau HR), maka data keuangan harus dimasukkan secara manual, yang menghambat efisiensi.

Langkah awal dalam meningkatkan efisiensi adalah mengaudit proses keuangan saat ini dan mengidentifikasi titik-titik bottleneck yang menyebabkan keterlambatan. 

2. Permudah Komunikasi Internal

Komunikasi yang buruk sering kali menjadi hambatan dalam pekerjaan tim finance. Ketika informasi tidak tersampaikan dengan jelas atau ada keterlambatan dalam merespons pertanyaan, proses kerja dapat menjadi lambat.

Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan alat komunikasi yang lebih efektif. Perusahaan sebaiknya memanfaatkan platform komunikasi real-time seperti Slack atau Microsoft Teams agar tim dapat berkoordinasi dengan lebih cepat.

Selain itu, dokumentasi keuangan yang mudah diakses juga dapat membantu mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi. Dengan menyediakan SOP yang jelas, daftar pertanyaan umum (FAQ), atau panduan penggunaan software keuangan, tim tidak perlu terus-menerus bertanya atau mencari informasi yang sama berulang kali. 

Selain itu, rapat harian singkat atau mingguan memungkinkan tim untuk menyampaikan update terbaru, menyelesaikan kendala yang dihadapi, serta memastikan semua anggota berada pada jalur yang sama.

3. Otomatiskan Tugas-Tugas Bernilai Rendah

Salah satu tantangan terbesar dalam tim finance adalah banyaknya tugas administratif yang masih dilakukan secara manual, seperti pemrosesan faktur, rekonsiliasi bank, dan pembuatan laporan keuangan. Proses manual ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan akibat human error.

Apabila perusahaan kamu masih melakukan pemrosesan keuangan secara manual, sudah saatnya mempertimbangkan otomatisasi. Dengan menggunakan sistem otomatisasi, perusahaan dapat mempercepat berbagai proses tanpa perlu intervensi manusia yang berlebihan.

Misalnya, sistem dapat membaca faktur yang masuk, mencocokkannya dengan pesanan pembelian, dan mengotorisasi pembayaran secara otomatis.

4. Meningkatkan Transparansi dalam Proses

Transparansi dalam pengelolaan keuangan sangat penting untuk membangun kepercayaan, mencegah kesalahan, dan mengurangi risiko fraud. 

Salah satu langkah utama untuk meningkatkan transparansi adalah dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, di mana tim finance, procurement, HR, dan operasional dapat mengakses data yang relevan secara real-time tanpa perlu meminta informasi secara manual. 

Selain itu, penting untuk menetapkan otorisasi yang jelas, di mana setiap anggota tim hanya memiliki akses ke data yang sesuai dengan tanggung jawab. 

Dengan adanya laporan keuangan yang dapat diperbarui secara real-time melalui sistem berbasis cloud, manajemen bisa mengambil keputusan lebih cepat berdasarkan data yang akurat.

5. Mempercepat Alur Persetujuan Faktur

Proses persetujuan faktur yang lambat dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran, mengganggu arus kas, dan merusak hubungan dengan vendor. 

Untuk mempercepat proses ini, perusahaan dapat beralih ke sistem digital yang memungkinkan faktur dikirim, diperiksa, dan disetujui dalam satu platform. 

Alih-alih bergantung pada persetujuan manual melalui email atau dokumen fisik, sistem otomatis dapat menetapkan workflow yang jelas, sehingga setiap tahap persetujuan dilakukan dengan lebih cepat. 

Selain itu, notifikasi otomatis dapat dikirim kepada pihak yang bertanggung jawab untuk menghindari penundaan akibat kelalaian. 

Jika ada batasan tertentu dalam persetujuan faktur, misalnya faktur dengan jumlah besar memerlukan persetujuan dari level manajemen yang lebih tinggi, sistem juga dapat menerapkan fitur approval hierarchy untuk memastikan alur persetujuan berjalan sesuai prosedur yang ada.

6. Percepat Proses Payroll, Pajak, dan Reimbursement

Selain tugas-tugas seperti pemrosesan faktur dan rekonsiliasi bank, tim finance juga menangani aspek penting lain seperti payroll (penggajian), pajak, dan reimbursement karyawan. 

Ketika payroll tertunda, tidak hanya karyawan yang terdampak, tetapi tim finance juga harus menangani keluhan dan menyelesaikan masalah pembayaran secara mendadak, yang mengganggu fokus mereka pada tugas yang lebih strategis. 

Begitu pula dengan perhitungan pajak yang tidak akurat, yang dapat berujung pada audit atau sanksi, meningkatkan beban kerja tim finance untuk memperbaiki kesalahan. Reimbursement yang lambat juga memperpanjang siklus kerja mereka, membuat mereka harus terus melakukan follow-up dan validasi secara manual.

Otomatisasi dalam payroll, pajak, dan reimbursement dapat meningkatkan akurasi dan kepatuhan yang memungkinkan mereka bekerja lebih efektif dan berkontribusi lebih banyak dalam pengambilan keputusan keuangan yang lebih strategis.

7. Gunakan Alat Manajemen Pengeluaran

Mengontrol dan memantau pengeluaran perusahaan secara manual sering kali menjadi tantangan karena rentan terhadap kesalahan dan kurang efisien. 

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan alat manajemen pengeluaran untuk menyederhanakan pencatatan biaya dan meningkatkan kontrol terhadap arus kas. 

Dengan sistem digital, karyawan dapat langsung mengunggah struk atau faktur ke platform, sehingga tim finance tidak perlu memasukkan data secara manual. 

Sistem ini juga dapat memverifikasi apakah pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan, sehingga mengurangi risiko klaim yang tidak valid. 

Selain itu, perusahaan dapat dengan mudah menganalisis pola pengeluaran, mengidentifikasi area yang dapat dihemat, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. 

Dengan menggunakan platform seperti Kyrim, perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, serta menghindari kebocoran keuangan.