SOP Perjalanan Dinas Untuk Kontrol Anggaran yang Lebih Baik Dan Bisnis yang Lebih Sehat

Perjalanan dinas dilakukan untuk berbagai aktivitas bisnis seperti pertemuan dengan klien, pelatihan, dan pengembangan proyek. Kompleksnya kegiatan tersebut jika tidak diatur dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas dapat menyebabkan potensi penyimpangan alur kerja, melebihi anggaran, sulitnya melacak pengeluaran, dan ketidakjelasan pertanggungjawaban dana.

Keberadaan SOP Perjalanan Dinas hadir sebagai solusi sistematis untuk menyelaraskan proses administratif, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi pasca-perjalanan. 

Melalui kebijakan ini, perusahaan tidak hanya meminimalkan risiko finansial, tetapi juga memberikan kejelasan prosedural bagi karyawan terkait hak, kewajiban, dan batasan selama menjalankan tugas di luar kantor.

Definisi SOP Perjalanan Dinas

SOP (Standar Operasional Prosedur) Perjalanan Dinas adalah dokumen kebijakan formal yang menjadi acuan teknis bagi seluruh karyawan dalam merencanakan, melaksanakan, dan mempertanggungjawabkan perjalanan dinas sesuai ketentuan perusahaan.

Cakupan SOP ini meliputi:

• Mekanisme administratif: Prosedur pengajuan, persetujuan, dan pelaporan.
• Pengelolaan keuangan: Batasan biaya, metode klaim, dan verifikasi pengeluaran.
• Kepatuhan operasional: Aturan pelaksanaan tugas, etika selama perjalanan, serta evaluasi kinerja.

Kebijakan ini berlaku untuk semua jenis perjalanan dinas, baik dalam lingkup domestik maupun internasional, dan wajib diikuti sebagai bentuk transparansi serta akuntabilitas institusional.

Tujuan SOP Perjalanan Dinas

Adapun tujuan utama SOP Perjalanan Dinas adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan perjalanan dinas.
2. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan terkait perjalanan bisnis.
3. Mengontrol dan mengoptimalkan anggaran yang dialokasikan untuk perjalanan dinas.
4. Mengurangi risiko dan ketidakpastian bagi karyawan selama perjalanan.

Ketentuan dan Prosedur Perjalanan Dinas

Berikut ini ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan di dalam SOP Perjalanan Dinas:

1. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas

Pertama, ketentuan yang harus ditetapkan dalam SOP Perjalanan Dinas adalah prosedur pengajuan/permohonan perjalanan dinas.

a. Permohonan Perjalanan Dinas

Karyawan yang ingin melakukan perjalanan dinas harus mengajukan permohonan secara tertulis atau melalui sistem yang telah disediakan oleh perusahaan. Pengajuan ini harus mencakup:

• Tujuan perjalanan: Misalnya, menghadiri seminar, pertemuan klien, atau inspeksi lapangan.
• Lokasi tujuan: Domestik atau internasional.
• Durasi perjalanan: Tanggal keberangkatan dan kepulangan.
• Anggaran yang dibutuhkan: Transportasi, akomodasi, konsumsi, dan biaya lainnya.

b. Persetujuan Perjalanan Dinas

• Permohonan harus disetujui oleh atasan langsung atau pihak berwenang sebelum perjalanan dilakukan.
• Manajer atau tim keuangan akan meninjau permohonan berdasarkan urgensi, kepentingan bisnis, serta anggaran yang tersedia.
• Jika disetujui, karyawan akan menerima surat tugas atau dokumen resmi yang menjadi dasar pelaksanaan perjalanan dinas.

c. Pemesanan Tiket dan Akomodasi

• Perusahaan dapat menunjuk vendor atau sistem reservasi tertentu untuk memesan tiket perjalanan dan akomodasi.
• Jika karyawan memesan secara mandiri, mereka harus mengikuti batasan anggaran yang telah ditetapkan dan menyimpan bukti pembayaran.

2. Kebijakan Pengeluaran dan Reimbursement

Ketentuan kedua yang harus diatur dalam SOP Perjalanan Dinas adalah perusahaan menetapkan kebijakan pengeluaran dan reimbursement. Gunanya untuk mengontrol pengeluaran, mencegah penyalahgunaan anggaran, dan memastikan transparansi dalam pengelolaan dana perjalanan dinas.

a. Kategori Pengeluaran yang Diperbolehkan

Perusahaan menetapkan beberapa kategori pengeluaran yang dapat diklaim sebagai bagian dari perjalanan dinas, antara lain:

• Transportasi: Tiket pesawat, kereta api, bus, atau biaya bahan bakar untuk kendaraan pribadi yang digunakan sesuai kebijakan perusahaan.
• Akomodasi: Biaya hotel atau penginapan selama perjalanan dinas sesuai dengan standar yang ditetapkan.
• Makan dan Konsumsi: Biaya makan yang sesuai dengan kebijakan harian (per diem) atau berdasarkan bukti transaksi.
• Biaya Representasi: Pengeluaran yang berkaitan dengan pertemuan bisnis, seperti jamuan dengan klien atau mitra kerja (jika diizinkan dalam kebijakan perusahaan).
• Biaya Lain-lain: Seperti biaya parkir, tol, dan kebutuhan komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan.

b. Batas Maksimal Pengeluaran

Untuk mengontrol anggaran, perusahaan menetapkan batas maksimal pengeluaran per kategori, seperti:

• Hotel: Maksimal sesuai tarif yang telah ditentukan berdasarkan kota tujuan perjalanan.
• Makan: Sesuai dengan standar biaya harian (per diem) yang telah ditetapkan.
• Transportasi: Biaya perjalanan ditanggung sesuai dengan kelas ekonomi, kecuali ada persetujuan khusus.

Jika karyawan mengeluarkan biaya melebihi batas yang ditetapkan tanpa persetujuan, kelebihan tersebut menjadi tanggungan pribadi karyawan.

c. Persyaratan Bukti Transaksi untuk Klaim

Setiap pengeluaran yang ingin diklaim harus disertai dengan bukti transaksi yang sah, seperti:

• Struk pembayaran dari restoran atau hotel.
• Tiket transportasi atau boarding pass.
• Bukti pembayaran tol dan parkir.
• Invoice atau nota resmi lainnya.

Tanpa adanya bukti transaksi yang valid, perusahaan berhak menolak klaim reimbursement.

d. Proses Pengajuan dan Persetujuan Reimbursement

Untuk mendapatkan penggantian biaya perjalanan dinas, karyawan harus mengikuti prosedur berikut:

• Mengisi Formulir Reimbursement
  • Menginput semua pengeluaran yang diklaim sesuai dengan kategori yang telah ditentukan.
• Melampirkan Bukti Pengeluaran
  • Setiap pengeluaran harus didukung oleh bukti pembayaran resmi.
• Pengajuan ke Departemen Keuangan
  • Formulir dan dokumen pendukung diserahkan ke bagian keuangan atau melalui sistem yang ditetapkan.
• Verifikasi dan Persetujuan
  • Tim keuangan akan meninjau pengajuan reimbursement untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
• Pencairan Dana
  • Jika disetujui, penggantian biaya akan diproses dalam jangka waktu tertentu, sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Pelaporan dan Pertanggungjawaban

Berikutnya ketentuan yang harus dicantumkan dalam SOP adalah pelaporan dan pertanggungjawaban setelah karyawan melakukan perjalanan dinas. 

Baca juga: Cara Menyusun Laporan Perjalanan Dinas Dan Contohnya

Dengan adanya mekanisme pelaporan yang jelas, perusahaan dapat menilai efektivitas dari perjalanan tersebut.

a. Kewajiban Pelaporan Setelah Perjalanan Dinas

Setelah menyelesaikan perjalanan dinas, setiap karyawan diwajibkan untuk membuat laporan yang mencakup:

• Tujuan perjalanan dinas: Menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan perjalanan dinas.
• Ringkasan kegiatan: Uraian mengenai aktivitas yang dilakukan selama perjalanan, termasuk pertemuan dengan klien, pelatihan, atau kegiatan bisnis lainnya.
• Hasil dan pencapaian: Evaluasi mengenai manfaat atau hasil yang diperoleh dari perjalanan tersebut.
• Rekomendasi atau tindak lanjut: Jika ada langkah-langkah lanjutan yang perlu dilakukan setelah perjalanan.

b. Format Laporan Pengeluaran dan Kegiatan

Laporan perjalanan dinas biasanya terdiri dari dua bagian utama:

• Laporan Kegiatan
  • Ditulis secara ringkas dan jelas.
  • Menggunakan format yang telah disediakan oleh perusahaan.
  • Harus diserahkan kepada atasan langsung atau pihak yang berwenang untuk ditinjau.

• Laporan Pengeluaran
  • Menguraikan seluruh biaya yang dikeluarkan selama perjalanan.
  • Harus dilengkapi dengan bukti transaksi (nota, struk, invoice).
  • Disusun dalam format yang telah ditentukan perusahaan dan diajukan bersamaan dengan formulir reimbursement.

c. Tenggat Waktu Pengajuan Laporan

Agar perusahaan dapat mengelola administrasi perjalanan dinas dengan baik, laporan harus diserahkan dalam jangka waktu tertentu, misalnya:

• Maksimal 7 hari kerja setelah perjalanan selesai untuk laporan kegiatan.
• Maksimal 14 hari kerja setelah perjalanan selesai untuk laporan pengeluaran dan pengajuan reimbursement.

Jika laporan tidak diajukan dalam batas waktu yang telah ditentukan, perusahaan berhak menunda atau menolak penggantian biaya perjalanan.

4. Kebijakan Khusus dalam Perjalanan Dinas

Selain kebijakan umum seperti pelaporan dan pertanggungjawaban, perusahaan juga harus menetapkan kebijakan khusus dalam SOP Perjalanan Dinas untuk memastikan perjalanan bisnisnya berjalan dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. 

Kebijakan ini mencakup aspek penting yang harus diperhatikan oleh karyawan selama perjalanan bisnisnya.

a. Pemberian dan Pengelolaan Biaya Harian (Per Diem)

Biaya harian atau per diem adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan untuk menutupi pengeluaran selama perjalanan dinas, seperti makan, transportasi lokal, dan kebutuhan lainnya. Kebijakan terkait per diem meliputi:

• Nominal per diem ditetapkan berdasarkan kebijakan perusahaan, lokasi perjalanan, dan durasi perjalanan.
• Per diem diberikan secara tetap per hari tanpa memerlukan bukti pengeluaran.
• Tidak diperbolehkan adanya pengajuan reimbursement untuk pengeluaran yang telah ditutupi oleh per diem.
• Jika perjalanan dinas berlangsung kurang dari satu hari penuh, maka per diem dihitung secara proporsional.

b. Kebijakan Perubahan Jadwal atau Pembatalan Perjalanan

Dalam beberapa situasi, perjalanan dinas dapat mengalami perubahan atau bahkan dibatalkan karena alasan tertentu. Kebijakan perubahan dan pembatalan perjalanan mencakup:

• Karyawan harus segera melaporkan kepada atasan dan tim administrasi jika ada perubahan jadwal perjalanan.
• Jika terjadi pembatalan, karyawan bertanggung jawab untuk mengurus pembatalan tiket, akomodasi, dan biaya lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Biaya pembatalan yang disebabkan oleh alasan pribadi dapat menjadi tanggungan karyawan kecuali jika disetujui oleh manajemen.
• Jika perjalanan dibatalkan atas kebijakan perusahaan, maka biaya yang sudah dikeluarkan akan dikembalikan sesuai dengan kebijakan refund dari penyedia layanan.

c. Ketentuan Pemesanan Layanan Perjalanan melalui Vendor yang Telah Ditentukan

Untuk meningkatkan efisiensi biaya dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, pemesanan tiket, akomodasi, dan transportasi lokal harus mengikuti ketentuan berikut:

• Pemesanan tiket pesawat, kereta, dan akomodasi harus dilakukan melalui vendor resmi atau agen perjalanan yang telah bekerja sama dengan perusahaan.
• Jika karyawan memesan layanan perjalanan di luar vendor yang telah ditetapkan, maka harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajemen.
• Perusahaan memiliki hak untuk menyesuaikan kelas penerbangan atau jenis akomodasi yang dapat dipesan oleh karyawan berdasarkan jabatan dan kebijakan anggaran.
• Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk memilih layanan perjalanan dengan tetap memperhatikan efisiensi biaya.

5. Manajemen Risiko dalam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas sering kali melibatkan berbagai risiko yang dapat memengaruhi keselamatan, kelancaran, dan efisiensi perjalanan. Oleh karena itu, di dalam SOP Perjalanan Dinas juga harus mencantumkan kebijakan manajemen risiko yang jelas guna mengidentifikasi, mencegah, dan menangani potensi permasalahan yang dapat terjadi selama perjalanan.

a. Prosedur Tanggap Darurat Selama Perjalanan Dinas

Dalam kondisi darurat, karyawan harus mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk memastikan keselamatan dan keberlangsungan perjalanan dinas. Beberapa prosedur tanggap darurat meliputi:

• Darurat Medis: Jika mengalami kecelakaan atau kondisi kesehatan yang serius, segera hubungi fasilitas medis terdekat dan informasikan kepada perusahaan untuk mendapatkan bantuan.
• Kehilangan atau Pencurian Dokumen: Jika paspor, tiket, atau dokumen penting hilang, segera laporkan ke otoritas setempat (misalnya kantor polisi atau kedutaan besar) serta informasikan kepada perusahaan.
• Bencana Alam atau Keadaan Darurat di Lokasi Tujuan: Jika terjadi bencana atau situasi darurat (seperti kerusuhan atau lockdown), karyawan harus segera mencari tempat perlindungan yang aman dan mengikuti instruksi otoritas setempat serta menghubungi perusahaan untuk koordinasi lebih lanjut.
• Keadaan Darurat Transportasi: Jika perjalanan terganggu akibat pembatalan penerbangan atau transportasi lainnya, karyawan harus segera berkoordinasi dengan pihak maskapai, hotel, atau penyedia layanan transportasi untuk mencari solusi alternatif.

b. Tanggung Jawab Perusahaan terhadap Karyawan dalam Keadaan Darurat

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memastikan keselamatan dan kesejahteraan karyawan selama perjalanan dinas. Beberapa langkah yang dapat dilakukan perusahaan dalam situasi darurat meliputi:

• Menyediakan Asuransi Perjalanan: Karyawan harus dilindungi dengan asuransi perjalanan yang mencakup risiko kesehatan, kecelakaan, dan kehilangan barang berharga.
• Menyediakan Bantuan Darurat: Perusahaan harus memiliki mekanisme komunikasi darurat, seperti hotline yang dapat dihubungi karyawan jika terjadi masalah.
• Membantu Evakuasi Jika Diperlukan: Dalam kondisi ekstrem seperti bencana alam atau krisis keamanan, perusahaan harus memiliki prosedur untuk mengevakuasi karyawan ke tempat yang lebih aman.
• Memberikan Dukungan Keuangan Sementara: Jika karyawan mengalami kesulitan finansial akibat kehilangan uang atau kartu pembayaran, perusahaan dapat memberikan bantuan sementara untuk memastikan perjalanan tetap dapat berlangsung.

6. Sanksi Pelanggaran dalam Perjalanan Dinas

Sanksi bertujuan untuk menegakkan disiplin dan mencegah penyalahgunaan fasilitas perjalanan dinas.

Pelanggaran terhadap SOP Perjalanan Dinas dapat berdampak pada efisiensi operasional dan keuangan perusahaan. 

Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kebijakan sanksi yang jelas terhadap berbagai jenis pelanggaran, antara lain:

• Penyalahgunaan Dana Perjalanan Dinas

Jika karyawan menggunakan dana perjalanan dinas untuk keperluan pribadi tanpa izin, maka dapat dikenakan sanksi berupa pengembalian dana serta tindakan disiplin, seperti teguran tertulis atau penurunan hak perjalanan dinas di masa mendatang.

Sementara itu dalam kasus penyalahgunaan berat, perusahaan dapat mengambil tindakan hukum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Pelanggaran Etika dan Disiplin Selama Perjalanan Dinas

Karyawan yang melanggar etika kerja, seperti tidak menghadiri acara atau pertemuan yang menjadi tujuan utama perjalanan dinas, dapat dikenakan teguran dan pemotongan biaya perjalanan.

Dan apabila terdapat pelanggaran berat, seperti perilaku tidak profesional atau tindakan yang mencoreng reputasi perusahaan, sanksinya dapat berupa pemutusan hubungan kerja (PHK) atau konsekuensi hukum lainnya.

Solusi Digital untuk Pengelolaan Reimbursement Perjalanan Dinas yang Lebih Cepat dan Akurat

Mengurus klaim reimbursement tidak perlu lagi jadi sumber stres! Kyrim hadir sebagai solusi modern yang mengubah proses pengajuan pengeluaran dinas menjadi lebih simpel, cepat, dan minim risiko. 

Dengan teknologi terkini, karyawan bisa fokus pada tujuan bisnis, bukan administrasi yang berbelit.

Mengapa Pilih Kyrim?

✅ Proses Approval Transparan & Bertingkat

Dukungan Multi-Level Approval Queues memastikan setiap klaim divalidasi oleh manager, maker, dan checker secara berjenjang. Tak ada lagi ketidakjelasan status pengajuan!

✅ Klaim di Mana Saja, Tanpa Ribet

Submit on the Go memungkinkan pengajuan reimbursement langsung, kapan pun dan di mana pun. Tidak perlu antre atau ke kantor!

✅ Input Semua Biaya Sekaligus

Hindari proses repetitif! Kumpulkan seluruh bukti pengeluaran perjalanan dalam satu formulir klaim untuk efisiensi waktu.

Tunggu Apa Lagi?

Jadwalkan Demo Gratis hari ini dan buktikan sendiri bagaimana Kyrim bisa menjadi partner andalan perusahaan kamu!