Mengupas Tuntas Syarat Pembayaran: Fungsi, Komponen, Strategi, dan Contoh Efektifnya

Syarat pembayaran  (payment terms) merujuk pada kesepakatan formal mengenai kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan dalam suatu transaksi. Hal ini mencakup berbagai ketentuan, seperti tanggal jatuh tempo, metode pembayaran yang diterima, diskon untuk pembayaran awal, hingga penalti untuk keterlambatan pembayaran.

Pentingnya syarat pembayaran tidak dapat diabaikan, terutama dalam transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B). Tidak seperti transaksi konsumen yang biasanya dilakukan secara langsung atau tunai, transaksi B2B sering kali melibatkan kesepakatan untuk membayar di kemudian hari. 

Dalam situasi ini, syarat pembayaran menjadi pedoman utama yang memastikan kedua belah pihak memahami kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan. 

Artikel ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang syarat pembayaran dan cara membuatnya. Kita akan mempelajari apa saja elemen-elemen penting yang perlu ada dalam syarat pembayaran, jenis-jenis syarat pembayaran yang umum digunakan, serta strategi untuk mengoptimalkannya agar bisnis dapat menerima pembayaran lebih cepat dan lebih efektif.

Mengapa Syarat Pembayaran Penting?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa syarat pembayaran sangat penting bagi bisnis, khususnya industri yang bergerak dalam bidang B2B:

1. Jadwal Penerimaan Pembayaran yang Teratur

Alasan pertama pentingnya membuat syarat pembayaran adalah membantu bisnis memiliki jadwal penerimaan pembayaran yang teratur. Dengan jadwal yang jelas, bisnis dapat mengelola arus kasnya dengan lebih baik. 

Tanpa syarat pembayaran yang terdefinisi dengan baik, arus kas perusahaan dapat menjadi tidak stabil, meningkatkan risiko operasional.

2. Memberikan Fleksibilitas bagi Pelanggan

Banyak bisnis menawarkan program cicilan atau diskon pembayaran awal untuk meringankan beban keuangan pelanggan. Pendekatan ini membantu pelanggan melunasi tagihannya dengan lebih mudah.

3. Meningkatkan Daya Saing Bisnis

Dalam persaingan pasar yang ketat, syarat pembayaran dapat menjadi salah satu nilai jual yang membedakan bisnis kamu dari kompetitor. 

Dengan menawarkan syarat pembayaran yang lebih menguntungkan—seperti pembayaran cicilan atau diskon untuk pembayaran awal—bisnis kamu memiliki peluang lebih besar untuk menarik pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada.

4. Dampak Positif pada Hubungan Bisnis

Syarat pembayaran yang jelas dan transparan membantu menciptakan ekspektasi yang sama antara penjual dan pembeli. Dengan demikian, risiko perselisihan atau miskomunikasi terkait pembayaran dapat diminimalkan sehingga hubungan bisnis dapat terjalin dengan baik. 

Baca juga: Manfaat Transparansi Pembayaran Dan Strategi Untuk Mencapainya

5. Pengendalian Risiko Keuangan

Syarat pembayaran yang terstruktur juga berfungsi sebagai alat untuk mengelola risiko keuangan. 

Misalnya, dengan menetapkan ketentuan pembayaran di muka atau mengenakan penalti untuk keterlambatan pembayaran, bisnis dapat melindungi dirinya dari potensi kerugian akibat piutang yang tidak tertagih. 

6. Mempermudah Perencanaan Keuangan

Dengan syarat pembayaran yang terdefinisi dengan baik, bisnis dapat merencanakan anggaran dan keuangan dengan lebih akurat. Kepastian kapan pembayaran akan diterima membantu dalam pembuatan forecasting bisnis atau proyeksi keuangan, memungkinkan bisnis untuk menentukan kapan harus melakukan investasi, membayar utang, atau meningkatkan kapasitas produksi.

Komponen dalam Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran (payment terms) bukan hanya sekadar ketentuan kapan pembayaran harus dilakukan, tetapi mencakup berbagai elemen penting yang memberikan kejelasan kepada pelanggan tentang apa yang diharapkan.

Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam syarat pembayaran:

1. Tanggal Invoice dan Batas Waktu Pembayaran (Due Date)

Tanggal invoice menunjukkan kapan dokumen faktur diterbitkan. Komponen ini menjadi dasar perhitungan untuk menentukan batas waktu pembayaran (due date) yang harus dipenuhi oleh pelanggan.

Batas waktu ini biasanya dihitung berdasarkan periode tertentu, seperti 7, 14, 30, atau bahkan 90 hari setelah tanggal invoice. Dengan mencantumkan due date secara jelas, bisnis dapat mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

2. Jumlah yang Harus Dibayar (Total Amount Due)

Komponen ini mencantumkan total nominal yang harus dibayarkan pelanggan. Jumlah tersebut harus mencakup semua biaya, seperti harga barang atau jasa, pajak, biaya pengiriman, dan biaya tambahan lainnya, jika ada.

3. Diskon (Jika Ada)

Beberapa bisnis menawarkan diskon untuk mendorong pembayaran lebih awal. Diskon ini dapat dicantumkan dengan jelas dalam faktur untuk memberikan insentif kepada pelanggan.

4. Ketentuan Pembayaran di Muka atau Cicilan

Jika pelanggan diminta untuk membayar sebagian atau seluruhnya di muka, ketentuan ini harus dijelaskan dengan rinci. Selain itu, jika pembayaran diperbolehkan dilakukan secara cicilan, jadwal pembayaran dan jumlah setiap cicilan harus dicantumkan agar pelanggan memahami kewajibannya.

5. Biaya Keterlambatan (Penalty Fee)

Untuk menghindari keterlambatan pembayaran dari pelanggan, vendor dapat menerapkan biaya penalti. 

Sebagai contoh, pengenaan denda sebesar 1,2% per bulan untuk faktur yang belum dibayar setelah due date. Dalam kontrak perlu dicantumkan ketentuan ini secara jelas agar pelanggan memahami konsekuensi dari pembayaran yang terlambat.

6. Metode Pembayaran yang Diterima

Pelanggan perlu mengetahui metode pembayaran apa saja yang dapat mereka gunakan, seperti transfer bank, kartu kredit, PayPal, atau metode lainnya. 

Memberikan opsi pembayaran yang fleksibel dapat meningkatkan kenyamanan pelanggan dalam menyelesaikan tagihan mereka.

7. Mata Uang yang Digunakan

Jika bisnis kamu beroperasi secara internasional, penting untuk mencantumkan mata uang yang digunakan dalam transaksi. Dengan pencantuman ini dapat membantu menghindari kebingungan terkait nilai tukar dan memastikan pembayaran dilakukan dalam jumlah yang tepat.

6 Jenis Syarat Pembayaran yang Umum Digunakan dalam Invoice

Berikut adalah penjelasan tentang jenis-jenis syarat pembayaran yang umum digunakan:

1. Net X (Net 30, Net 60, dll.)

Net X adalah salah satu syarat pembayaran yang paling umum digunakan. 

Dalam skema ini, pelanggan diberikan tenggat waktu tertentu, seperti 30, 60, atau bahkan 90 hari sejak tanggal faktur diterbitkan, untuk melunasi pembayaran. 

Misalnya, pada syarat “Net 30,” pelanggan memiliki waktu 30 hari untuk menyelesaikan pembayaran tanpa dikenakan denda keterlambatan.

2. COD (Cash on Delivery)

Cash on Delivery (COD) berarti pembayaran dilakukan pada saat barang atau jasa diserahkan kepada pelanggan. Syarat ini sering digunakan dalam transaksi ritel atau pengiriman barang langsung.

3. CWO (Cash With Order)

Dalam syarat Cash With Order (CWO), pembayaran harus dilakukan saat pelanggan memesan barang atau jasa. Syarat ini sering diterapkan pada pesanan khusus atau barang yang memerlukan produksi terlebih dahulu. Dengan meminta pembayaran penuh di muka, penjual dapat memastikan pendanaan untuk memulai produksi sekaligus mengurangi risiko pembatalan pesanan.

4. Prepayment

Prepayment adalah syarat di mana pelanggan membayar sebagian atau seluruhnya sebelum barang atau jasa diberikan. Syarat ini biasanya digunakan untuk proyek atau pesanan berskala besar.

Sebagai contoh, pelanggan diminta untuk membayar 50% dari total tagihan sebagai uang muka.

5. Installment Agreements (Perjanjian Cicilan)

Syarat pembayaran dengan cicilan memungkinkan pelanggan untuk melunasi pembayaran dalam beberapa tahap selama periode tertentu. 

Misalnya, dalam proyek konstruksi, pembayaran dapat dibagi menjadi tiga tahap: pembayaran awal, pembayaran setelah pekerjaan mencapai tahap tertentu, dan pelunasan saat proyek selesai.

6. Subscription

Subscription adalah jenis syarat pembayaran yang melibatkan pembayaran berulang secara berkala, seperti bulanan atau tahunan.

Jenis ini sering digunakan dalam industri jasa atau produk berbasis langganan, seperti layanan software. 

Cara Efektif Menerapkan Syarat Pembayaran agar Piutang Cepat Lunas

Berikut ini langkah efektif yang dapat dilakukan untuk mengatur syarat pembayaran, yang dapat mempermudah pelanggan dan mempercepat pelunasan piutang.

1. Memberikan Insentif Pembayaran Awal

Salah satu cara paling efektif untuk mempercepat pembayaran adalah menawarkan insentif berupa diskon bagi pelanggan yang membayar lebih awal. 

Misalnya, skema “2/10, Net 30” memberikan diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari, meskipun batas waktu jatuh tempo sebenarnya adalah 30 hari. 

2. Menambahkan Biaya Keterlambatan

Untuk mendorong pelanggan membayar tepat waktu, kamu dapat menetapkan penalti berupa biaya keterlambatan jika pembayaran dilakukan setelah batas waktu jatuh tempo. 

Misalnya, denda sebesar 1-1,5% dari total tagihan dapat dikenakan setiap bulan. Pastikan biaya keterlambatan ini disebutkan secara eksplisit dalam kontrak atau faktur untuk menghindari konflik.

3. Automasi Pengingat Pembayaran

Mengingatkan pembayaran secara manual bisa memakan waktu dan tenaga. Dengan menggunakan perangkat lunak otomatisasi, seperti platform Kyrim, kamu dapat mengatur pengingat pembayaran yang dikirimkan melalui email atau SMS kepada pelanggan. 

Sistem ini memastikan pelanggan tetap mendapat informasi tentang status tagihannya, sekaligus mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

4. Menawarkan Beragam Metode Pembayaran

Memberikan pelanggan lebih banyak opsi pembayaran dapat meningkatkan kenyamanannya dalam menyelesaikan tagihan. 

Kamu dapat menerima berbagai metode seperti transfer bank, kartu kredit, e-wallet, atau platform pembayaran digital lainnya. 

5. Menyesuaikan Syarat Pembayaran dengan Kebutuhan Pelanggan

Tidak semua pelanggan memiliki kondisi finansial yang sama. Untuk menjaga hubungan baik, kamu dapat menawarkan syarat pembayaran yang fleksibel, seperti cicilan atau tenggat waktu yang lebih panjang untuk pelanggan tertentu. 

Penyesuaian ini menunjukkan bisnis kamu menghargai kebutuhan pelanggan, sehingga meningkatkan loyalitasnya.

6. Memastikan Komunikasi yang Jelas

Pastikan semua syarat pembayaran dijelaskan secara rinci dalam faktur, kontrak, atau dokumen terkait lainnya. Jika ada perubahan atau klarifikasi yang dibutuhkan, sampaikan informasi tersebut dengan cepat dan transparan.

7. Menggunakan Platform Otomatisasi Pembayaran

Investasi dalam perangkat lunak manajemen pembayaran seperti Kyrim dapat membantu kamu mengelola syarat pembayaran secara efisien. 

Dengan fitur seperti pencatatan otomatis, pengingat jatuh tempo, dan pelacakan pembayaran, kamu dapat menghemat waktu sekaligus memastikan semua proses pembayaran berjalan lancar. 

Contoh Penerapan Syarat Pembayaran

Penerapan syarat pembayaran yang efektif membutuhkan kejelasan dan transparansi. Berikut adalah beberapa contoh penerapan syarat pembayaran dalam berbagai situasi bisnis, yang mencakup berbagai elemen penting:

1. Contoh Syarat Pembayaran “2/10, Net 30”

Syarat pembayaran ini sering digunakan untuk transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B) yang memberikan waktu tertentu kepada pelanggan untuk melunasi pembayaran tanpa penalti. Selain itu, diskon diberikan untuk mendorong pembayaran lebih awal.

Detail Faktur:

• Tanggal Diterbitkan: 1 Desember 2024
• Syarat Pembayaran: “2/10, Net 30”
• Jumlah Total: Rp10.000.000

Penjelasan:

• Jika pelanggan membayar dalam waktu 10 hari (sebelum 11 Desember 2024), mereka akan mendapatkan diskon 2% dari total tagihan, sehingga hanya perlu membayar Rp9.800.000.
• Jika pembayaran dilakukan setelah 10 hari tetapi sebelum 31 Desember 2024, pelanggan harus membayar penuh Rp10.000.000.
• Pembayaran setelah 31 Desember akan dikenakan penalti keterlambatan sesuai ketentuan.

2. Contoh Penerapan Cicilan untuk Proyek Jangka Panjang

Dalam proyek konstruksi atau pengadaan skala besar, pembayaran cicilan berbasis milestone sering digunakan.

Detail Proyek:

• Nilai Total Proyek: Rp500.000.000
• Syarat Pembayaran: 30% di awal, 50% di tengah proyek, dan 20% setelah proyek selesai.

Jadwal Pembayaran:

• Cicilan Pertama: Rp150.000.000 dibayar saat kontrak ditandatangani.
• Cicilan Kedua: Rp250.000.000 dibayar setelah konstruksi mencapai 50%.
• Cicilan Ketiga: Rp100.000.000 dibayar setelah proyek selesai dan diserahterimakan.

3. Contoh Syarat Pembayaran “Prepayment” untuk Pesanan Khusus

Syarat prepayment sering diterapkan pada pesanan khusus yang memerlukan produksi terlebih dahulu, untuk melindungi penjual dari pembatalan.

Detail Pesanan:

• Produk: Furniture Custom
• Nilai Faktur: Rp15.000.000
• Syarat Pembayaran: 50% di muka, 50% saat barang selesai.

Proses:

• Pelanggan membayar Rp7.500.000 sebagai uang muka pada 1 Desember 2024.
• Setelah furniture selesai pada 20 Desember 2024, pelanggan membayar sisa Rp7.500.000 sebelum pengiriman.

4. Contoh Penerapan Langganan Bulanan (Subscription)

Model langganan banyak digunakan untuk layanan atau produk digital, di mana pelanggan membayar biaya tetap untuk mendapatkan akses selama periode tertentu.

Detail Layanan:

• Layanan: Software Invoice Processing
• Biaya Berlangganan: Rp500.000 per bulan
• Syarat Pembayaran: Dibayar setiap awal bulan.

Proses:

• Pelanggan membayar biaya langganan pada 1 Desember 2024 untuk periode 1-31 Desember 2024.
• Sistem otomatis mengingatkan pelanggan untuk memperbarui pembayaran sebelum periode berakhir.

Sederhanakan Proses Pembayaran dengan Kyrim

Mengelola syarat pembayaran tidak hanya soal memastikan pembayaran tepat waktu, tetapi juga tentang mengelola kewajiban bisnis secara efisien. Dengan Kyrim, kamu dapat:

• Mengotomatiskan pembayaran ke vendor sesuai syarat yang telah disepakati.
• Menghindari keterlambatan pembayaran dengan pengingat otomatis dan jadwal yang dapat disesuaikan.
• Mengoptimalkan arus kas bisnis dengan laporan terperinci dan pengelolaan prioritas pembayaran.

Ingin tahu bagaimana Kyrim dapat membantu bisnis kamu? Jadwalkan demo gratis hari ini dan temukan bagaimana platform Kyrim dapat mengubah cara kamu mengelola pengeluaran dan pembayaran. 

Hubungi kami melalui website resmi Kyrim atau kirimkan email untuk memulai perjalanan menuju manajemen keuangan yang lebih baik.