7 Rekomendasi Software Manajemen Pengeluaran Terbaik

Apakah pengelolaan pengeluaran di perusahaanmu terasa belum optimal? Hal ini bisa saja disebabkan oleh proses manual yang lambat dan kurangnya kontrol, sehingga jauh dari kata efisien.

Untungnya, kini ada software manajemen pengeluaran (spend management software) terbaik dari yang terbaik yang dirancang untuk menyederhanakan proses ini.

Dengan software ini, kamu bisa mengatasi kendala seperti lambatnya proses kerja, minimnya visibilitas atas pengeluaran, dan kendali atas anggaran yang terbatas.

Nah, lalu apa sih sebenarnya software manajemen pengeluaran dan produk layanan mana yang terbaik?

Baca penjelasannya pada artikel di bawah ini, ya.

Apa itu Software Manajemen Pengeluaran?

Software manajemen pengeluaran (spend management software) adalah alat digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aktivitas yang berkaitan dengan pengeluaran secara lebih efisien dan terstruktur.

Platform ini mampu mengotomatiskan proses-proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pelacakan pengeluaran, pengajuan klaim, pengendalian anggaran, dan penyimpanan dokumen keuangan.

Manfaat Software Manajemen Pengeluaran

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari software manajemen pengeluaran:

1. Otomatisasi Proses Pelacakan dan Pelaporan

Salah satu keunggulan utama dari software manajemen pengeluaran adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi berbagai proses administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual. Proses pelacakan pengeluaran, pengajuan klaim, hingga pencatatan keuangan dapat dilakukan secara otomatis dan terstruktur.

2. Meningkatkan Akurasi Data Keuangan

Proses manual dalam pengelolaan pengeluaran seringkali rentan terhadap kesalahan manusia (human error), seperti kesalahan perhitungan.

Dengan software manajemen pengeluaran, data keuangan tercatat secara digital dan otomatis, sehingga meminimalkan risiko kesalahan.

3. Mengendalikan Pengeluaran Perusahaan

Software manajemen pengeluaran memberikan perusahaan kemampuan untuk memantau pengeluaran secara real-time, sehingga setiap transaksi dapat diawasi dengan lebih teliti.

Dengan fitur pengendalian anggaran yang terintegrasi, perusahaan dapat menetapkan batas pengeluaran untuk setiap departemen atau karyawan, memastikan bahwa dana yang dikeluarkan sesuai dengan kebijakan anggaran yang telah ditetapkan.

4. Mencegah Kecurangan dan Kesalahan

Minimnya visibilitas terhadap pengeluaran seringkali membuka celah terjadinya kecurangan atau fraud di lingkungan perusahaan.

Dengan software manajemen pengeluaran, setiap transaksi dicatat dan dipantau secara transparan, sehingga perusahaan dapat mengidentifikasi potensi penyimpangan lebih awal.

5. Efisiensi Operasional dan Penghematan Biaya

Dengan otomatisasi berbagai proses administratif, seperti pengumpulan faktur, pengajuan klaim, dan penyimpanan dokumen, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak produktif.

Selain itu, penggunaan software ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari biaya transfer yang lebih tinggi, seperti pada bank konvensional, karena menawarkan biaya yang lebih murah.

7 Software Manajemen Pengeluaran Terbaik

Di antara banyak pilihan yang tersedia, ada 7 platform software manajemen pengeluaran yang unggul dalam menyediakan fitur-fitur canggih, yaitu:

1. Kyrim

Kyrim adalah salah satu software manajemen pengeluaran terdepan yang dirancang untuk membantu tim keuangan dalam mengelola berbagai transaksi, termasuk transfer massal (bulk transfer), pembayaran invoice, dan penggajian.

Lebih dari itu, Kyrim mampu menyederhanakan proses SOP reimbursement yang kompleks menjadi lebih praktis, transparan, dan akuntabel.

Dengan tampilan dasbor yang intuitif, Kyrim menyediakan platform all-in-one yang mengintegrasikan berbagai proses pembayaran dalam satu tempat, membuatnya lebih mudah dan cepat diakses oleh pengguna.

Fitur Utama Kyrim:

• Bulk Payment: Kyrim memungkinkan perusahaan untuk melakukan transfer massal ke berbagai rekening dalam satu kali proses. Perusahaan kamu yang perlu membayar banyak pemasok atau karyawan secara bersamaan sangat terbantu jika menggunakan fitur yang satu ini.
• Pembayaran Invoice dan Klaim Reimbursement Karyawan: Kyrim memudahkan perusahaan untuk melacak dan memproses invoice serta mempermudah proses penggantian klaim karyawan dengan lebih cepat dan akurat.
• Payroll Terintegrasi: Kyrim menawarkan solusi penggajian yang memungkinkan perusahaan untuk membayar karyawan secara otomatis dan tepat waktu, mengurangi kesalahan manual dalam pemrosesan gaji.
• Pencegahan Penipuan dengan AI: Kyrim dilengkapi dengan fitur kecerdasan buatan (AI) yang membantu mencegah terjadinya penipuan (fraud). Kyrim mampu mengidentifikasi aktivitas mencurigakan dan menghentikan hingga 90% upaya fraud sebelum terjadi, baik penipuan reimbursement maupun potensi penipuan invoice.

Keuntungan Menggunakan Kyrim:

• Efisiensi waktu: Menghemat hingga 20 jam per minggu dalam pengelolaan keuangan yang dilakukan tim finance.
• Biaya lebih rendah: Biaya transfer 77% lebih murah dibandingkan dengan transfer bank konvensional.
• Keamanan yang lebih tinggi: Fitur keamanan AI mencegah risiko penipuan dan kesalahan manusia.
• Pembuatan Laporan Perjalanan Dinas yang Akurat: Dengan integrasi data yang komprehensif, Kyrim memudahkan pembuatan laporan perjalanan dinas yang dapat dipertanggungjawabkan. Semua pengeluaran tercatat secara detail, memfasilitasi audit dan analisis biaya perjalanan dinas.

2. Spenmo

Spenmo adalah platform manajemen pengeluaran yang diperuntukkan untuk startup dan UKM, dengan menawarkan solusi yang menggabungkan berbagai fitur seperti kartu korporat, pembayaran invoice otomatis, dan penggajian (payroll).

Baca juga: Cara Menagih Invoice yang Efektif dan Tetap Profesional

Fitur Utama Spenmo:

• Kartu Korporat: Spenmo menyediakan kartu korporat fisik dan virtual untuk karyawan, yang memungkinkan karyawan melakukan transaksi bisnis secara aman dan terkontrol.
• Pembayaran Tagihan Otomatis: Spenmo menawarkan fitur pembayaran tagihan otomatis yang membantu perusahaan membayar pemasok dan vendor secara tepat waktu.
• Multi-Currency Support: Bagi perusahaan yang beroperasi di pasar internasional, Spenmo menyediakan dukungan multi-mata uang untuk melakukan pembayaran lintas negara dengan biaya yang lebih rendah.
• Penggajian Terintegrasi: Sama seperti Kyrim, Spenmo juga menawarkan fitur penggajian yang otomatis, memudahkan perusahaan untuk membayar karyawan secara berkala tanpa hambatan.
• Penggantian Klaim Karyawan: Spenmo mempermudah proses klaim pengeluaran karyawan dengan alur kerja otomatis, memastikan bahwa klaim yang diajukan dapat diverifikasi dan disetujui dengan cepat.

3. Aspire

Seperti halnya Spenmo, Aspire membantu perusahaan mengelola pengeluaran dan pendapatan bisnis, startup dan UKM.

Fitur Utama Aspire:

• Aspire Intelligence: Fitur ini menyediakan analitik berbasis AI yang membantu perusahaan dalam memantau tren pengeluaran.
• Bulk Payment: Aspire memungkinkan perusahaan melakukan pembayaran dalam jumlah besar kepada vendor, pemasok, atau karyawan dengan sekali klik.
• Pengendalian Batas Pengeluaran: Dengan Aspire, perusahaan dapat menetapkan batas pengeluaran untuk setiap departemen atau individu, memastikan anggaran terkendali dan sesuai dengan kebijakan internal.
• Otomatisasi Proses Persetujuan: Aspire menawarkan sistem persetujuan berlapis yang dapat disesuaikan dengan alur kerja perusahaan, memudahkan proses pengajuan klaim dan persetujuan pengeluaran.
• Kartu Korporat: Aspire juga menawarkan kartu virtual dan fisik yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan transaksi bisnis secara aman dan terkendali.

4. Volopay

Volopay adalah software manajemen pengeluaran yang menawarkan solusi lengkap untuk perusahaan dalam mengelola pengeluaran bisnis, penggantian klaim, dan pembayaran vendor.

Baca juga: Cara Memilih Vendor yang Tepat agar Operasional Bisnis Lancar

Fitur Utama Volopay:

• Manajemen Pengeluaran Terpadu: Volopay mengintegrasikan berbagai jenis pengeluaran, mulai dari pengeluaran perjalanan bisnis, marketing online, hingga penggantian klaim karyawan, ke dalam satu platform.
• Otomatisasi Penggantian Klaim: Dengan Volopay, klaim pengeluaran karyawan dapat diproses secara otomatis, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk verifikasi dan persetujuan.
• Kartu Korporat Virtual dan Fisik: Volopay menyediakan kartu korporat yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pembelian sesuai kebutuhan bisnis, dengan batas pengeluaran yang dapat dikustomisasi untuk setiap pengguna.
• Pengendalian Anggaran: Dengan sistem pengendalian anggaran yang terintegrasi, Volopay memberikan perusahaan kemampuan untuk menetapkan limit pengeluaran untuk setiap proyek atau departemen.

5. Wise

Meskipun fokus utama Wise adalah transfer internasional, mereka juga menawarkan solusi manajemen pengeluaran yang kuat untuk bisnis yang beroperasi lintas negara.

Fitur Utama Wise:

• Akun Multi-Mata Uang: Wise memungkinkan perusahaan untuk membuka akun bisnis multi-mata uang yang dapat digunakan untuk menerima, menyimpan, dan mengirim uang dalam berbagai mata uang di seluruh dunia.
• Kartu Debit Wise: Wise menyediakan kartu debit yang memungkinkan perusahaan dan karyawan untuk melakukan pembayaran di berbagai negara dengan mata uang lokal.

6. Monit

Monit adalah platform manajemen pengeluaran yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran operasional, dan mengelola cash flow.

Fitur Utama Monit:

• Virtual Cards: Monit memungkinkan perusahaan untuk membuat kartu virtual yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pengeluaran bisnis.
• Cash Flow Management: Platform ini membantu perusahaan mengelola aliran kas dengan lebih baik, memberikan prediksi terhadap arus kas yang masuk dan keluar, serta membantu perusahaan merencanakan keuangan jangka panjang.
• Event Modeling Tools: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat skenario keuangan berbasis peristiwa, seperti peluncuran produk atau perubahan anggaran, dan melihat dampaknya terhadap kondisi keuangan perusahaan.

7. Jack

Dengan fokus pada manajemen pengeluaran untuk UKM, startup, dan perusahaan besar, Jack menawarkan solusi yang dirancang untuk mengotomatisasi proses pengeluaran, meningkatkan efisiensi, dan memberikan visibilitas penuh terhadap transaksi perusahaan.

Fitur Utama Jack:

• Reimbursement Automation: Jack mempermudah proses klaim pengeluaran karyawan dengan otomatisasi alur kerja.
• Real-Time Transaction Tracking: Dengan fitur pelacakan transaksi secara real-time, Jack memungkinkan perusahaan untuk memantau setiap transaksi yang dilakukan oleh karyawan, sehingga visibilitas terhadap pengeluaran dapat ditingkatkan.

Ketahui Kebutuhan Perusahaan– Lalu Temukan Solusi yang Tepat

Dengan solusi manajemen pengeluaran terbaik seperti Kyrim, perusahaan dapat menikmati alur kerja persetujuan yang lebih efisien, pembayaran faktur otomatis, penggajian karyawan, klaim penggantian, dan visibilitas pengeluaran yang optimal.

Alat manajemen pengeluaran yang terhubung ini tidak hanya meringankan beban karyawan yang mengeluarkan uang pribadinya terlebih dahulu untuk kemajuan bisnis perusahaan, tetapi juga tim keuangan perusahaan, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada pengelolaan anggaran yang lebih strategis.

Saat memilih software manajemen pengeluaran, penting untuk mengetahui apa yang kamu butuhkan.

Memanfaatkan teknologi ini tidak hanya akan menghemat banyak waktu dan tenaga, tetapi juga memberikan kamu kontrol yang lebih baik atas ke mana dana perusahaan dialokasikan.

Dengan memilih solusi yang tepat, perusahaan kamu dapat memiliki tingkat kepastian yang lebih tinggi atas pengeluarannya, memastikan setiap transaksi mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.