11 Kendala yang Sering Dihadapi Staf Account Payable

Apa kamu sering merasa burnout karena mengurusi pembayaran yang terlambat atau faktur yang terlewatkan? Atau mungkin proses pengelolaan pembayaran yang dilakukan secara manual kepada pemasok, vendor, dan pihak lainnya terasa seperti pekerjaan yang tiada habisnya?

Bagi banyak staf di bagian Account Payable (AP), masalah seperti ini bukanlah hal yang jarang terjadi. Menangani tumpukan faktur, memastikan semua pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menjaga agar arus kas perusahaan tetap lancar, merupakan kendala yang sering kali menyebabkan stres berkepanjangan.

Kenyataannya, sekitar 47% perusahaan di seluruh dunia mengakui bahwa mereka menghadapi kesulitan dalam manajemen Account Payable, menurut survei terbaru oleh Institute of Finance and Management (IOFM).

Tantangan dan kendala ini tidak hanya berisiko mengganggu kelancaran operasional, tetapi juga dapat mempengaruhi hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Keterlambatan pembayaran dapat berujung pada biaya tambahan, hilangnya diskon, dan bahkan merusak reputasi perusahaan. Selain itu, kesalahan dalam pemrosesan AP bisa menyebabkan ketidaksesuaian laporan keuangan, yang akhirnya mengarah pada keputusan strategis yang kurang tepat.

Artikel ini bertujuan untuk menggali berbagai kendala yang sering dihadapi oleh staf AP dalam menjalankan tugas sehari-hari serta bagaimana otomatisasi dapat menjadi solusi untuk mengatasi tantangan tersebut.

11 Kendala Utama yang Dihadapi Staf Account Payable

Dalam menjalankan tugas sehari-harinya, staf Account Payable (AP) sering menghadapi berbagai masalah. Berikut ada 11 kendala yang sering dihadapi oleh staf AP saat mengelola pemrosesan invoice (faktur):

1. Pembayaran yang Tertunda

Keterlambatan dalam pembayaran kepada vendor adalah salah satu masalah yang sering terjadi dalam proses AP.

Banyak faktor yang dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran, mulai dari kesalahan dalam verifikasi faktur, kesulitan dalam alur persetujuan, hingga keterbatasan sistem yang tidak terintegrasi dengan baik.

Baca juga: Software Invoice Terbaik yang Bikin Pembayaran Lebih Mudah

Keterlambatan ini tentu saja berdampak negatif bagi vendor yang bergantung pada pembayaran tepat waktu untuk menjaga kelangsungan operasionalnya.

2. Pembayaran Sebelum Barang atau Layanan Diterima

Selain terlambat melakukan pembayaran, umum juga terjadi justru pembayaran faktur dilakukan lebih awal sebelum barang atau layanan benar-benar diterima oleh perusahaan.

Hal ini biasanya terjadi ketika persetujuan faktur dilakukan tanpa verifikasi yang tepat atas barang atau layanan yang telah diterima. Dalam beberapa kasus, faktur dibayar hanya berdasarkan faktur itu sendiri, tanpa memastikan barang telah diterima atau layanan telah diselesaikan.

Pembayaran sebelum barang atau layanan diterima berisiko mengganggu arus kas perusahaan. Jika pembayaran dilakukan lebih awal, dan barang atau layanan ternyata tidak sesuai dengan yang dijanjikan atau bahkan tidak diterima, perusahaan akan kesulitan dalam mengklaim pengembalian dana atau memperoleh penggantian.

3. Faktur yang Hilang atau Tidak Tercatat

Faktur yang hilang atau tidak tercatat dengan benar adalah masalah umum lainnya yang sering dihadapi staf AP. Di banyak perusahaan, faktur diterima dalam bentuk fisik atau melalui email, yang sering kali mengarah pada masalah pencatatan yang tidak akurat.

Tanpa sistem pencatatan yang terorganisir dengan baik, faktur bisa hilang atau salah dikategorikan, menyebabkan kesulitan dalam melacak kewajiban pembayaran.

Kehilangan faktur atau pencatatan yang tidak akurat akan berdampak langsung pada laporan keuangan perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan ketidaksesuaian antara data yang tercatat dan kewajiban yang sebenarnya.

4. Biaya Pemrosesan AP yang Tinggi

Kendala berikutnya yang sering dialami oleh staf AP adalah tingginya biaya pemrosesan faktur. Setiap langkah dalam pemrosesan faktur, mulai dari penerimaan, pencatatan, verifikasi, hingga persetujuan, memerlukan waktu dan tenaga kerja yang tidak sedikit.

Setiap faktur yang diproses secara manual membawa biaya tambahan terkait dengan tenaga kerja, penyimpanan dokumen, serta kemungkinan kesalahan yang memerlukan perbaikan.

5. Kesulitan dalam Skalabilitas dan Kurangnya Sumber Daya untuk Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Pertumbuhan bisnis sering kali disertai dengan peningkatan volume faktur yang perlu diproses.

Seiring perusahaan berkembang, staf AP yang ada mungkin tidak dapat mengimbangi volume faktur yang lebih tinggi tanpa ada peningkatan jumlah tenaga kerja atau pembaruan sistem yang diperlukan.

6. Metode Pembayaran yang Tidak Sesuai

Metode pembayaran yang tidak sesuai atau tidak konsisten antara pembeli dan pemasok dapat menciptakan masalah dalam pemrosesan faktur. Misalnya, beberapa pemasok mungkin lebih memilih pembayaran melalui cek, sementara yang lainnya menginginkan transfer bank atau pembayaran digital lainnya.

Ketidaksesuaian ini sering kali memerlukan upaya tambahan dari staf AP untuk menyesuaikan metode pembayaran yang diterima dengan preferensi pemasok.

7. Pembayaran yang Tidak Akurat atau Ganda

Kesalahan dalam entri data, baik itu akibat kesalahan manusia atau sistem yang tidak memadai, dapat menyebabkan pembayaran yang tidak akurat atau bahkan pembayaran ganda. Ini sering terjadi ketika staf AP harus memeriksa faktur secara manual dan memindahkan data ke dalam sistem akuntansi.

Pembayaran yang tidak akurat atau ganda dapat merugikan keuangan perusahaan dan sekaligus menciptakan ketegangan dalam hubungan bisnis.

8. Pencatatan dan Penyimpanan Dokumen yang Tidak Efisien

Staf AP sering kali menghadapi tantangan dalam mengelola dokumen faktur dan bukti pembayaran, baik yang berbentuk fisik maupun digital.

Tanpa sistem penyimpanan yang terorganisir, dokumen faktur dapat dengan mudah hilang atau salah tempat.

Selain masalah penyimpanan fisik, keamanan dokumen juga menjadi masalah yang perlu diperhatikan. Dokumen yang disimpan dalam bentuk fisik rentan terhadap kerusakan, kehilangan, atau pencurian.

Di sisi lain, perusahaan yang beralih ke sistem penyimpanan elektronik harus memastikan sistem tersebut dapat mengelola data dengan efisien dan aman. Tanpa sistem yang tepat, pencatatan dan penyimpanan dokumen bisa mempengaruhi akurasi laporan keuangan dan menghambat proses audit.

9. Keterlambatan dalam Persetujuan Pembayaran

Keterlambatan dalam persetujuan pembayaran sering terjadi ketika alur persetujuan dalam proses AP terlalu rumit dan tidak efisien.

Faktur perlu melewati berbagai tingkat persetujuan, baik dari manajer departemen, pengelola anggaran, hingga eksekutif perusahaan, sebelum akhirnya dapat diproses untuk pembayaran.

Ketika alur ini tidak terorganisir dengan baik atau tidak terintegrasi dengan sistem lain, keterlambatan dalam proses persetujuan bisa menjadi hal yang umum.

Keterlambatan dalam persetujuan pembayaran dapat menyebabkan masalah dengan vendor yang menginginkan pembayaran tepat waktu, atau bahkan dapat menyebabkan denda keterlambatan.

Lebih dari itu, staf AP yang harus mengatasi kemacetan dalam alur persetujuan ini akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memastikan setiap faktur mendapat persetujuan, yang dapat mengurangi produktivitasnya dalam tugas-tugas lainnya.

10. Penipuan dalam Proses Pembayaran

Proses Account Payable yang tidak terkontrol dengan baik dapat sangat rentan terhadap risiko penipuan.

Penipuan bisa terjadi melalui berbagai cara, seperti pengalihan pembayaran kepada rekening yang salah atau pembuatan faktur palsu.

Studi dari The Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) menunjukkan bahwa penipuan dalam Account Payable cukup umum terjadi dan telah berdampak pada 18% perusahaan besar dan 29% usaha kecil. Lebih lanjut lagi, studi tersebut menunjukkan bahwa usaha kecil dengan karyawan berjumlah hingga 100 orang lebih rentan terhadap kasus invoice fraud (penipuan faktur).

Misalnya, dalam beberapa kasus, penipuan ini dapat melibatkan pihak internal perusahaan yang mengubah detail pembayaran atau vendor palsu yang mengirimkan faktur fiktif.

11. Pemrosesan AP Manual yang Memakan Waktu

Pemrosesan faktur secara manual, terutama yang berbasis kertas, memakan waktu yang sangat lama dan dapat menyebabkan human error.

Staf AP harus mengumpulkan dan memeriksa faktur, mencocokkannya dengan purchase order (PO), mencatat informasi ke dalam sistem akuntansi, serta mengelola dan menyimpan dokumen fisik yang terkait dengan transaksi tersebut.

Jika ada ketidaksesuaian, mereka perlu menangani pekerjaan ulang, baik itu mencari dokumen yang hilang, memperbaiki kesalahan entri, atau berkoordinasi dengan departemen lain untuk mengklarifikasi masalah.

Implementasi Otomatisasi AP dengan Kyrim

Di tengah tantangan yang dihadapi staf Account Payable (AP), otomatisasi AP muncul sebagai solusi yang sangat diperlukan.

Namun, agar otomatisasi dapat berjalan dengan baik, perusahaan perlu memilih platform yang tepat untuk mendukung implementasi yang mulus dan optimal.

Salah satu solusi terbaiknya adalah Kyrim, sebuah perangkat lunak otomatisasi AP yang dirancang untuk menangani segala tantangan dalam pemrosesan invoice dan pembayaran secara lebih efisien.

Lalu, bagaimana Kyrim dapat membantu perusahaan untuk mengatasi kendala yang sering dihadapi oleh staf AP? Berikut ini solusi yang Kyrim berikan dalam menyederhanakan dan meningkatkan alur kerja AP.

1. Mengurangi Langkah Manual dalam Proses AP

Salah satu kendala utama dalam pengelolaan AP adalah tingginya ketergantungan pada proses manual. Entri data, pengkodean faktur, penyimpanan file, dan verifikasi pembayaran sering kali dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Di sinilah Kyrim masuk untuk memberikan solusi.

Kyrim mengotomatisasi langkah-langkah manual ini dengan memanfaatkan teknologi canggih seperti Optical Character Recognition (OCR) yang didukung oleh AI.

OCR dapat membaca dan mengekstrak data dari faktur dengan akurat, mengidentifikasi informasi penting seperti nomor faktur, tanggal, jumlah, dan detail pemasok tanpa perlu intervensi manusia.

Data yang diekstrak secara otomatis kemudian disimpan dalam sistem, siap untuk diproses lebih lanjut. Hal ini mengurangi ketergantungan pada input manual dan meminimalkan kesalahan yang sering terjadi pada proses manual.

2. Mengurangi Biaya Operasional dan Pengelolaan Dokumen

Kyrim secara efektif mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pemrosesan faktur manual dan berbasis kertas.

Dengan mengotomatisasi proses, Kyrim mengurangi kebutuhan untuk menyimpan dan memelihara dokumen fisik, yang biasanya memerlukan ruang penyimpanan dan biaya tambahan.

Selain itu, Kyrim dapat mengurangi biaya terkait pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen faktur. Semua faktur dapat disimpan dalam format elektronik yang mudah diakses dan dikelola, yang memungkinkan pengelolaan dokumen yang lebih efisien dan hemat biaya.

Di sisi lain, otomatisasi juga mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manual, seperti kesalahan dalam entri data yang dapat memicu pembayaran yang salah.

3. Deteksi Penipuan dan Keamanan yang Lebih Baik

Salah satu fitur unggulan dari Kyrim adalah vendor onboarding yang dapat digunakan untuk memvalidasi rekening bank milik vendor.

Fitur yang dimilikinya dapat memastikan informasi rekening bank vendor valid, sehingga risiko kesalahan pembayaran dapat diminimalkan.

4. Menyederhanakan Proses Persetujuan Pembayaran

Ketika berbagai pihak terlibat dalam verifikasi dan persetujuan faktur, ada kemungkinan besar terjadinya keterlambatan atau kelalaian dalam pembayaran.

Kyrim mengatasi masalah ini dengan menyederhanakan alur persetujuan. Sistem ini secara otomatis mengarahkan faktur ke pihak yang tepat untuk persetujuan berdasarkan kebijakan perusahaan dan keputusan persetujuan sebelumnya.

5. Meningkatkan Efisiensi dan Kecepatan Proses

Kyrim memungkinkan pemrosesan faktur dengan lebih cepat dan lebih akurat, sehingga tim AP dapat menutup buku lebih efisien setiap bulan dan menghindari penundaan dalam pengelolaan pembayaran.

Dengan sistem yang lebih cepat dan efisien, staf AP dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat, yang memungkinkan mereka untuk berfokus pada aktivitas yang lebih bernilai.

6. Implementasi yang Mudah dan Skalabilitas yang Tinggi

Salah satu keuntungan besar dari Kyrim adalah kemudahan implementasi dan skalabilitasnya. Kyrim dirancang untuk skalabilitas, yang berarti sistem ini dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang berkembang.

Baik perusahaan kecil maupun besar, Kyrim dapat menangani volume faktur yang tinggi dan mengakomodasi perubahan dalam alur kerja.

Bagaimana Otomatisasi AP Kyrim Dapat Membantu Mengurangi Biaya?

Berikut adalah beberapa cara otomatisasi AP dengan Kyrim dapat membantu perusahaan mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan faktur dan pembayaran:

1. Mengurangi Biaya Tenaga Kerja

Salah satu biaya terbesar dalam proses AP manual adalah biaya tenaga kerja. Semakin banyak karyawan yang terlibat dalam pemrosesan faktur, semakin tinggi biaya yang dikeluarkan perusahaan.

Dengan Kyrim, banyak langkah manual dalam proses AP dapat diotomatisasi sehingga dapat mengurangi ketergantungan pada jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam proses ini.

2. Mengurangi Biaya Kesalahan dan Pembayaran Ganda

Dalam sistem AP manual, kesalahan entri data adalah masalah yang umum terjadi. Kesalahan ini dapat menyebabkan pembayaran ganda, pembayaran yang salah, atau bahkan keterlambatan pembayaran yang dapat merusak hubungan dengan pemasok.

Kyrim mampu memastikan pembayaran dilakukan dengan benar pada pertama kali pemrosesan fakturnya.

3. Mempercepat Waktu Pemrosesan dan Meningkatkan Arus Kas

Dalam sistem manual, staf AP sering kali harus memeriksa, memasukkan, dan memverifikasi faktur satu per satu, yang dapat memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu, tergantung pada volume faktur yang diterima.

Dengan Kyrim, proses ini menjadi jauh lebih cepat. Otomatisasi memungkinkan pemrosesan faktur dalam hitungan menit, bukan hari.

Pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur mempercepat siklus pembayaran, memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal yang ditawarkan oleh pemasok.

Dengan memanfaatkan diskon ini, perusahaan dapat menghemat uang dan meningkatkan pengelolaan arus kas secara keseluruhan.

4. Mengurangi Biaya Penyimpanan dan Pengelolaan Dokumen Fisik

Kyrim memungkinkan perusahaan untuk beralih ke penyimpanan dokumen elektronik yang lebih efisien. Semua faktur yang diproses dapat disimpan dalam sistem secara digital, memudahkan akses dan pencarian.

Selain mengurangi biaya ruang penyimpanan fisik, penyimpanan elektronik juga lebih aman dan efisien, mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.

Bagaimana tertarik untuk menyederhanakan proses account payable di perusahaan? Coba demo gratisnya sekarang dengan klik tautan di bawah ini ya!