8 Strategi Efektif Mengelola Keuangan Usaha untuk Pertumbuhan Bisnis Berkelanjutan

Dalam menjalankan bisnis, salah satu hal terpenting yang harus selalu diperhatikan adalah pengelolaan keuangannya. Bukan hanya saat modal awalr sudah tersedia, namun selama bisnis running, pengelolaan keuangan yang tepat menjadi kunci untuk memastikan bisnis terus tumbuh dan berkembang.

Mungkin sebagian dari kita menganggap bahwa pengelolaan keuangan hanya sekadar memastikan arus kas tercatat dengan baik. Namun, kenyataannya, mengelola keuangan usaha adalah proses yang melibatkan perencanaan strategis yang matang.

Alokasi dana yang tepat, pengendalian biaya, hingga pemanfaatan keuntungan untuk pengembangan usaha adalah beberapa elemen yang harus diperhatikan.

Nah, dalam artikel ini akan dibahas cara mengelola keuangan usaha/bisnis yang dapat kamu ikuti untuk memastikan sistem keuangan di perusahaan berjalan dengan sehat.

Mengapa Mengatur Keuangan Usaha itu Penting?

Mungkin dari sebagian kita bertanya, mengapa keuangan usaha perlu diatur?

Nah, berikut ini adalah beberapa alasannya.

1. Menjaga Stabilitas Finansial

Dengan catatan keuangan yang jelas, kamu dapat menjaga keseimbangan antara pendapatan dan pengeluaran, memastikan usaha memiliki cukup dana untuk operasional sehari-hari.

2. Memastikan Kelancaran Arus Kas (Cash Flow)

Pengelolaan arus kas yang baik memungkinkanmu untuk dapat melacak setiap pemasukan dan pengeluaran. Hal ini memudahkan dalam mengidentifikasi potensi masalah, seperti pengeluaran yang berlebihan atau pendapatan yang tidak seimbang, sehingga langkah-langkah perbaikan dapat segera dilakukan.

3. Mengoptimalkan Sumber Daya

Manajemen keuangan yang baik memungkinkan penggunaan sumber daya secara lebih efisien. Dengan anggaran yang terencana, kamu dapat memprioritaskan pengeluaran, mengalokasikan dana pada area yang mendatangkan manfaat terbesar, dan meminimalkan pemborosan.

4. Menghadapi Tantangan Bisnis

Dunia bisnis selalu berubah, kamu harus siap menghadapi berbagai tantangan seperti perubahan tren pasar, kenaikan harga bahan baku, atau fluktuasi ekonomi.

Dengan rencana pengelolaan keuangan yang baik, usaha yang kamu jalankan dapat beradaptasi untuk menghadapi masa-masa yang sulit.

5. Menghindari Kerugian Besar

Keuangan bisnis yang tidak dikelola dengan baik berisiko mengalami kerugian hingga berujung kebangkrutan. Banyak bisnis gagal bukan karena produknya yang buruk, tetapi karena kurangnya manajemen keuangan yang memadai.

6. Membuka Peluang untuk Mendapatkan Suntikan Dana

Sistem keuangan yang transparan dan stabil membuka peluang bagi usaha kamu untuk mendapatkan pendanaan eksternal, seperti pinjaman bank atau investasi dari pihak ketiga.

Investor dan pemberi pinjaman cenderung tertarik pada bisnis yang memiliki catatan keuangan yang baik dan prospek pertumbuhan yang jelas.

7. Memungkinkan Pertumbuhan Usaha

Dengan pengelolaan keuangan yang baik, kamu dapat mengidentifikasi peluang-peluang baru, seperti menjalin kemitraan strategis atau memperluas jaringan distribusi, yang bisa mendongkrak penjualan dan meningkatkan visibilitas bisnis.

Misalnya, laba yang dihasilkan dapat diinvestasikan kembali dalam promosi yang lebih luas atau riset pasar untuk memahami tren konsumen terbaru.

Cara Mengelola Keuangan Usaha

Pengelolaan keuangan usaha juga memiliki kemiripan dengan pengelolaan keuangan pribadi, seperti pentingnya disiplin, pencatatan yang rapi, serta perencanaan yang matang.

Namun, perbedaannya adalah, keuangan usaha jauh lebih kompleks karena melibatkan aspek produksi, distribusi, serta kerjasama dengan berbagai pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Nah, berikut ini adalah cara mengelola keuangan usaha yang baik dan sehat.

1. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis

Pertama untuk dapat mengevaluasi kinerja usaha dengan baik, kamu perlu memisahkan keuangan pribadi dengan keuangan bisnis.

Langkah yang bisa dilakukan adalah membuka rekening bank yang terpisah untuk bisnis. Gunakan rekening tersebut hanya untuk transaksi yang berkaitan dengan usaha, seperti pembayaran pemasok, gaji karyawan, dan penerimaan pembayaran dari pelanggan.

Dengan memisahkan rekening pribadi dan bisnis, kamu dapat melihat dengan jelas arus masuk dan keluar uang yang spesifik untuk bisnis. Hal ini memudahkan kamu dalam mengevaluasi performa keuangan bisnis, tanpa terpengaruh oleh pengeluaran pribadi yang tidak terkait.

Selain itu, jika keuangan dipisahkan, pencatatan pajak menjadi lebih mudah dan akurat, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam pengisian laporan pajak.

2. Buat Rencana Keuangan

Mengelola keuangan usaha tidak terlepas dari perencanaannya. Nah, kamu perlu melakukan serangkaian langkah berikut ini.

a. Membuat Proyeksi Pendapatan dan Pengeluaran

Kamu bisa membuat proyeksi pendapatan bisnis berdasarkan perkiraan penjualan selama periode tertentu, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Setelah itu, susun anggaran yang mencakup semua jenis pengeluaran, mulai dari biaya produksi, pemasaran, hingga operasional.

b. Menetapkan Target Keuangan

Langkah berikutnya, tentukan target keuntungan yang ingin dicapai setiap bulan, triwulan, atau tahun. Target ini harus realistis dan sesuai dengan kapasitas bisnis saat ini.

Dengan menetapkan target keuangan yang jelas, kamu akan memiliki panduan yang lebih baik dalam mengelola dana dan membuat keputusan bisnis yang strategis.

c. Fokus pada Prioritas Pengeluaran

Dalam bisnis, tidak semua pengeluaran memiliki urgensi yang sama. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan prioritas dalam penggunaan dana.

Biaya operasional dan produksi harus menjadi fokus utama, sedangkan pengeluaran yang tidak mendesak atau dapat ditunda bisa diatur kemudian.

3. Perhatikan Arus Kas dan Lakukan Pencatatan yang Rapi

Mengelola keuangan usaha artinya mengelola arus kas atau cash flow.

Kamu harus rajin-rajin untuk menghitung arus kas guna mengetahui dengan jelas berapa banyak uang yang masuk dan keluar dari bisnis setiap waktu.

Pencatatan ini nantinya dapat memudahkan kamu untuk membuat laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca keuangan.

4. Kelola Utang Usaha dengan Baik

Utang yang tidak dikelola dengan baik dapat menjadi beban yang mengancam kelangsungan usaha. Untuk mengelolanya, kamu dapat memperhatikan tiga hal berikut ini.

a. Identifikasi Jenis Utang

Sebelum mengambil keputusan untuk berutang, pastikan kamu memahami jenis utang yang akan diambil.
Apakah utang tersebut bersifat jangka pendek atau panjang?

Utang jangka pendek harus dilunasi dalam waktu singkat, sementara utang jangka panjang memberikan fleksibilitas lebih, tetapi seringkali disertai dengan bunga yang lebih tinggi.

b. Prioritaskan Pembayaran Utang

Setelah utang diambil, buatlah jadwal pembayaran yang jelas. Prioritaskan pembayaran utang dengan bunga tinggi atau utang yang jatuh tempo lebih cepat untuk menghindari akumulasi bunga yang bisa membebani keuangan usaha.

Dengan kamu membayar utang tepat waktu, reputasi usahamu akan tetap terjaga di mata pemberi pinjaman.

Selain itu, pembayaran utang tepat waktu juga dapat menjaga skor kredit usahamu tetap baik. Skor kredit yang bagus sangat penting karena akan memengaruhi kemampuanmu untuk mendapatkan pinjaman di masa mendatang.

c. Hindari Utang yang Tidak Produktif

Jangan mengambil utang untuk keperluan yang tidak produktif. Utang yang diambil harus dialokasikan untuk hal-hal yang memberikan dampak positif bagi perkembangan usaha, seperti investasi dalam peralatan baru, pengembangan produk, atau ekspansi bisnis.

5. Sediakan Dana Cadangan atau Tabungan

Salah satu cara terbaik untuk mengelola keuangan bisnis adalah dengan menyediakan dana cadangan atau tabungan bisnis.

Dana ini akan sangat berguna dalam situasi darurat atau saat bisnis menghadapi ketidakpastian, seperti penurunan penjualan, krisis ekonomi, atau kebutuhan mendesak lainnya.

Sebagai panduan umum, bisnis dapat menyisihkan sekitar 10-20% dari laba bersih untuk dimasukkan ke dalam dana cadangan.

Angka ini bisa disesuaikan tergantung pada jenis usaha dan tingkat risiko yang dihadapi.

6. Perhatikan Kontrak dengan Pihak Ketiga

Dalam menjalankan bisnis, kerja sama dengan pihak ketiga seringkali diperlukan.

Pihak ketiga bisa berupa pemasok (vendor), distributor, investor, atau mitra bisnis lainnya.

Salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam kerja sama ini adalah isi dari kontrak persetujuan yang ditandatangani kedua belah pihak.

Misalnya, jika kontrak mensyaratkan pembayaran dalam waktu 30 hari, pastikan bahwa bisnis kamu memiliki cukup likuiditas untuk memenuhi kewajiban tersebut.

Dengan memperhatikan dan menjalankan isi kontrak secara cermat, usaha kamu dapat terhindar dari risiko finansial dan masalah hukum yang mungkin muncul di kemudian hari.

7. Lakukan Analisis Strategi Keuangan Kompetitor

Kamu perlu memahami bagaimana kompetitor bisnismu mengelola harga jual dan biaya produksi.

Jika kompetitor menawarkan produk serupa dengan harga lebih rendah, lakukan analisis bagaimana mereka mengelola biaya produksi atau sumber daya yang dimilikinya.

Setelah itu, lakukan juga benchmarking untuk membandingkan kinerja keuangan bisnis kamu dengan kompetitor. Hal ini melibatkan analisis indikator keuangan seperti margin keuntungan, return on investment (ROI), dan efisiensi operasional.

Dengan begitu, kamu dapat menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas produk/layanan.

8. Gunakan Laba untuk Pengembangan Usaha

Salah satu tanda keberhasilan dalam menjalankan usaha adalah kemampuan untuk menghasilkan laba. Namun, laba yang diperoleh harus digunakan dengan cara yang tepat agar dapat mendukung pertumbuhan bisnis.

Nah, ada beberapa cara untuk mengelola laba yaitu:

a. Alokasikan Laba untuk Pengembangan Produk

Salah satu cara terbaik untuk menggunakan laba adalah dengan menginvestasikannya kembali dalam pengembangan produk.

Bisnis yang terus berinovasi dan meningkatkan kualitas produk atau layanan akan lebih mampu bersaing di pasar.

Pengembangan produk juga dapat membuka peluang untuk menjangkau target pasar yang lebih luas.

b. Ekspansi Usaha

Laba juga bisa digunakan untuk melakukan ekspansi usaha, baik dalam bentuk pembukaan cabang baru, memperluas jangkauan pemasaran, atau meningkatkan kapasitas produksi.

Ekspansi yang direncanakan dengan baik akan meningkatkan volume penjualan dan membuka lebih banyak peluang untuk pertumbuhan pendapatan di masa depan.

c. Investasi dalam Teknologi dan Infrastruktur

Sebagian laba dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional melalui investasi dalam teknologi dan infrastruktur.

Misalnya, kamu bisa berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris, peralatan produksi yang lebih modern, software akuntansi ataupun software spend management (software manajemen pengeluaran) yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.

Manfaat Kyrim Software Spend Management dalam Pengelolaan Keuangan Usaha

Dalam pengelolaan keuangan bisnis, mengendalikan pengeluaran merupakan aspek yang krusial untuk menjaga kesehatan keuangan jangka panjang.

Salah satu alat yang dapat membantu dalam pengelolaan pengeluaran adalah Kyrim Software Spend Management.

Dengan software ini, kamu dapat mengatur anggaran, memantau pengeluaran, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Berikut adalah beberapa manfaat utama Kyrim untuk mengelola keuangan usaha:

1. Pengendalian Pengeluaran yang Lebih Efektif, Transparan dan Akuntabilitas

Perangkat lunak ini memungkinkan kamu untuk melihat seluruh pengeluaran secara real-time dan memberikan laporan rinci mengenai bagaimana uang dibelanjakan.

Setiap pengeluaran dapat dilacak berdasarkan divisi, proyek, atau bahkan individu. Dengan fitur ini, kamu dapat mengetahui siapa yang melakukan pengeluaran, untuk apa pengeluaran tersebut, dan bagaimana pengeluaran tersebut berdampak pada anggaran bisnis.

Dengan visibilitas penuh, Kyrim memastikan bahwa setiap pengeluaran dapat dipertanggungjawabkan.

2. Perencanaan Anggaran yang Lebih Terstruktur

Dengan Kyrim, pemilik usaha dapat merencanakan dan mengelola anggaran dengan lebih sistematis. Perangkat lunak ini memberikan alat yang dapat digunakan untuk menetapkan anggaran berdasarkan kebutuhan bisnis yang berbeda, mulai dari operasional hingga proyek-proyek khusus.

3. Otomatisasi Pencatatan Pengeluaran

Dengan otomatisasi berbagai tugas yang biasanya dilakukan secara manual, Kyrim dapat menghindarkan kamu dari kesalahan manusia yang umum terjadi dalam pencatatan manual.

Selain itu, kamu juga bisa lebih fokus pada kegiatan strategis lainnya yang lebih bernilai dibandingkan harus mengurusi aktivitas administratif terkait pengeluaran.

4. Optimalisasi Alur Persetujuan Pengeluaran

Software ini juga memudahkan proses persetujuan pengeluaran, terutama dalam bisnis yang memiliki banyak divisi atau departemen. Dengan fitur alur persetujuan otomatis, pengeluaran dapat disetujui dengan cepat tanpa perlu proses manual yang berbelit-belit.

5. Keamanan Data dan Integrasi yang Terkelola

Dengan enkripsi data dan protokol keamanan yang ketat, software ini melindungi semua informasi pengeluaran dari risiko peretasan atau kehilangan data.

Jika kamu ingin tahu lebih lanjut dengan bagaimana teknologi ini bisa membantu mengoptimalkan kinerja usaha, kamu bisa langsung menghubungi tim Kyrim untuk mendapatkan solusi terbaik.

Klik tombol di bawah ini untuk mengatur jadwal konsultasi.