Perbedaan Faktur Penjualan dan Pembelian: Cara Efektif Mengelola Keduanya!

Faktur atau invoice adalah dokumen tertulis yang menguraikan detail transaksi antara penjual dan pembeli, mulai dari barang atau jasa yang diberikan hingga jumlah yang harus dibayarkan beserta syarat pembayarannya.

Pada perusahaan, baik skala besar maupun UMKM, faktur digunakan untuk mencatat pendapatan dari sisi penjual dan pengeluaran dari sisi pembeli.

Memahami perbedaan antara faktur penjualan dan faktur pembelian sangatlah penting bagi bisnis untuk mengelola keuangannya dengan efektif. Selain memastikan dokumentasi transaksi yang tepat, pengelolaan faktur yang baik juga dapat membantu perusahaan memantau arus kas, dan memenuhi kewajiban pajak.

Dalam artikel ini, akan dibahas perbedaan antara faktur penjualan dan faktur pembelian, fungsi dan manfaat masing-masing, serta bagaimana bisnis dapat mengelola kedua jenis faktur ini dengan lebih mudah dan efisien.

Pengertian Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Faktur penjualan dan faktur pembelian merupakan dua jenis faktur yang umum digunakan dalam proses transaksi bisnis.

1. Faktur Penjualan

Faktur penjualan, atau sering disebut juga sebagai sales invoice, adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli.

Faktur ini menjadi bukti bahwa suatu transaksi jual beli telah terjadi antara penjual dan pembeli, sekaligus menjadi alat untuk mencatat pendapatan bagi pihak penjual.

Biasanya, faktur penjualan memuat rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah barang, harga per unit, nilai pajak (jika ada), serta total yang harus dibayar oleh pembeli.

2. Faktur Pembelian

Di sisi lain, faktur pembelian adalah dokumen yang diterima oleh pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa dari penjual.

Dari perspektif pembeli, faktur ini digunakan sebagai catatan atas pengeluaran yang dilakukan pembeli untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan.

Faktur pembelian biasanya mencantumkan rincian seperti nama dan identitas penjual, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, jumlah barang, total harga, serta tanggal pembelian.

Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Meskipun faktur penjualan dan faktur pembelian pada dasarnya adalah satu dokumen yang sama, keduanya memiliki perbedaan mendasar tergantung dari perspektif pihak yang menggunakannya, yakni penjual dan pembeli.

Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara faktur penjualan dan faktur pembelian yang perlu dipahami oleh pelaku bisnis:

Jenis-jenis Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Dalam kegiatan bisnis, faktur penjualan dan faktur pembelian dapat disesuaikan dengan kebutuhan transaksi yang berbeda.

Berikut adalah jenis-jenis faktur yang umumnya digunakan dalam proses penjualan dan pembelian:

1. Jenis-jenis Faktur Penjualan

a. Faktur Penjualan Tunai

Faktur penjualan tunai adalah faktur yang dikeluarkan oleh penjual ketika pembeli melunasi pembayaran secara langsung saat transaksi terjadi.

Faktur ini mencatat transaksi yang dilakukan secara tunai dan memuat rincian barang atau jasa yang dijual beserta harga totalnya.

Faktur tunai umumnya lebih sederhana karena tidak mencantumkan detail jatuh tempo atau syarat pembayaran.

b. Faktur Penjualan Kredit

Faktur penjualan kredit dikeluarkan oleh penjual ketika pembeli melakukan pembelian dengan cara pembayaran angsuran atau kredit.

Faktur ini mencantumkan informasi penting seperti syarat dan tanggal jatuh tempo pembayaran, serta ketentuan penalti jika terjadi keterlambatan pembayaran.

Faktur kredit lebih kompleks dan sangat penting bagi penjual untuk mengelola piutang usaha dengan baik.

c. Faktur Proforma (Proforma Invoice)

Faktur proforma adalah faktur sementara yang diberikan kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan.

Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pengingat pembayaran dan bukan sebagai faktur resmi.

Faktur proforma memuat rincian transaksi dan jumlah yang harus dibayar sebagai pratinjau atau konfirmasi sebelum transaksi final dilakukan.

d. Faktur Konsuler

Faktur konsuler digunakan untuk transaksi internasional atau kegiatan ekspor/impor barang.

Faktur ini mencantumkan informasi penting terkait barang yang diperdagangkan, termasuk deskripsi, harga, jumlah, negara asal, dan negara tujuan. Faktur ini juga dilengkapi dengan persetujuan dari konsulat atau perwakilan negara tujuan untuk keperluan perpajakan dan bea cukai.

e. Faktur Berulang (Repeating Invoice)

Faktur berulang adalah faktur yang dibuat secara otomatis dan terjadwal berdasarkan pola transaksi sebelumnya, misalnya untuk pelanggan dengan langganan bulanan.

Jenis faktur ini biasanya digunakan dalam bisnis yang memiliki pelanggan tetap atau transaksi berulang, seperti penyedia layanan langganan. Dengan faktur berulang, proses pembuatan faktur menjadi lebih efisien.

2. Jenis-jenis Faktur Pembelian

a. Faktur Pembelian Tunai

Faktur pembelian tunai diterima oleh pembeli ketika mereka melakukan pembayaran langsung saat barang atau jasa diterima.

Faktur ini biasanya sederhana dan langsung dicatat sebagai pengeluaran dalam arus kas perusahaan.

Faktur pembelian tunai berguna untuk memastikan bahwa pengeluaran langsung tercatat dalam pembukuan perusahaan.

b. Faktur Pembelian Kredit

Faktur ini memungkinkan pembeli untuk mengelola pembayaran yang dilakukan secara angsuran, serta mencatat utang usaha yang timbul dari transaksi tersebut.

Faktur pembelian kredit juga memuat informasi mengenai jatuh tempo pembayaran.

c. Faktur Pembelian Konsuler

Dalam transaksi internasional, faktur pembelian konsuler digunakan untuk pembelian barang dari luar negeri. Faktur ini mempermudah proses impor dan mengurangi risiko penolakan saat barang memasuki negara tujuan.

Cara Mengelola Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Bagi perusahaan, mengelola faktur yang baik dapat membantu menghindari kesalahan pencatatan dan memudahkan proses audit keuangan.

Berikut adalah cara untuk mengelola faktur penjualan dan faktur pembelian agar lebih efektif:

1. Mengelola Arsip Faktur dengan Rapi dan Sistematis

Pertama adalah mengarsipkan dokumen faktur dengan rapi. Baik faktur penjualan maupun pembelian harus disimpan yang rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Kamu bisa mengelompokkannya berdasarkan tanggal transaksi, nomor faktur, atau nama pihak yang terlibat dalam transaksi.

Jika faktur disimpan dalam bentuk fisik, pastikan dokumen tersebut ditempatkan di lokasi yang aman dan terlindung dari kerusakan.

Sedangkan jika faktur disimpan secara digital, backup data secara teratur dan gunakan sistem penyimpanan yang aman untuk menghindari risiko kehilangan data.

2. Mencatat Transaksi secara Teratur

Agar pencatatan arus kas tetap akurat, lakukan pencatatan setiap faktur penjualan dan pembelian secara teratur. Jangan menunda pencatatan, karena hal ini dapat menyebabkan penumpukan dokumen dan meningkatkan risiko kesalahan atau kelalaian.

3. Menghindari Duplikasi Faktur

Duplikasi faktur dapat menyebabkan kesalahan pencatatan atau bahkan pembayaran ganda (double invoice), yang tentunya merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk memeriksa kembali faktur sebelum dicatat untuk memastikan bahwa faktur tersebut belum pernah dicatat sebelumnya.

4. Mengatur Pengingat Pembayaran untuk Faktur Kredit (Invoice Tracking)

Ketika menggunakan faktur penjualan atau pembelian kredit, penting untuk mencatat tanggal jatuh tempo pembayaran dan syarat kredit yang telah disepakati.

Pengaturan pengingat otomatis, baik dalam sistem akuntansi atau kalender digital, membantu kamu terhindar dari keterlambatan pembayaran dan mengurangi risiko terkena penalti atau denda.

Untuk faktur penjualan kredit, pengingat ini berguna agar penjual dapat menagih pembayaran tepat waktu dan menjaga arus kas.

Sementara untuk faktur pembelian kredit, pengingat membantu pembeli untuk melunasi tagihan sesuai kesepakatan dan menjaga hubungan baik dengan pemasok.

5. Melakukan Rekonsiliasi Secara Berkala

Lakukan rekonsiliasi antara data faktur dengan laporan bank atau buku besar secara berkala untuk memastikan tidak ada kesalahan atau transaksi yang terlewat.

Rekonsiliasi ini bertujuan untuk menjaga keakuratan pencatatan dan membantu mendeteksi kesalahan atau ketidaksesuaian dengan cepat.

Rekonsiliasi rutin ini juga memberikan gambaran yang jelas mengenai kondisi keuangan perusahaan, baik dari sisi pendapatan maupun pengeluaran.

6. Mengutamakan Kepatuhan terhadap Peraturan Pajak

Faktur penjualan dan pembelian memiliki fungsi penting dalam pelaporan pajak. Perusahaan perlu memastikan setiap faktur sesuai dengan aturan perpajakan yang berlaku, terutama dalam hal PPN ataupun pelaporan pajak lainnya.

Selalu pastikan faktur mencantumkan informasi pajak dengan benar, terutama jika perusahaan adalah Pengusaha Kena Pajak (PKP).

7. Memanfaatkan Sistem Digital untuk Pengelolaan Faktur

Beralih ke sistem digital dalam pengelolaan faktur dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Sistem digital, seperti spend management platform, memungkinkan perusahaan untuk mencatat, mengarsipkan, dan mengelola faktur dengan lebih mudah.

Kelola Faktur dengan Mudah Menggunakan Kyrim Spend Management Platform

Dalam era digital yang semakin canggih, perusahaan tidak lagi perlu mengelola faktur secara manual yang rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu.

Kyrim Spend Management Platform hadir sebagai solusi modern untuk membantu bisnis mengelola faktur dengan lebih mudah, cepat, dan efisien.

Platform ini menawarkan fitur-fitur canggih yang mendukung pengelolaan faktur penjualan dan pembelian, memudahkan divisi akuntan untuk mencatat dan membuat laporan keuangan.

Berikut adalah beberapa fitur unggulan yang ditawarkan oleh Kyrim Spend Management Platform untuk mempermudah pengelolaan faktur:

1. Manajemen Faktur Otomatis

Salah satu tantangan dalam pengelolaan faktur adalah memastikan pencatatan yang akurat dan menghindari penumpukan dokumen.

Dengan Kyrim, perusahaan dapat mengotomatiskan proses pencatatan faktur secara digital. Platform ini memungkinkan bisnis untuk memindai dan mengunggah faktur dalam bentuk digital, yang akan disimpan dan diatur dengan sistematis.

2. Keamanan Data Terjamin

Keamanan data adalah prioritas utama Kyrim Spend Management Platform. Semua data faktur dan informasi keuangan yang diunggah ke dalam sistem dilindungi dengan teknologi enkripsi.

Selain itu, platform ini juga menawarkan fitur autentikasi ganda (two-factor authentication) untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi keuangan perusahaan.

5. Akses Multi-User dengan Pengaturan Hak Akses

Bagi perusahaan yang memiliki tim keuangan yang terdiri dari beberapa anggota, Kyrim memungkinkan pengelolaan faktur dengan akses multi-user.

Admin dapat mengatur hak akses sesuai dengan peran masing-masing pengguna, memastikan bahwa setiap tim hanya dapat mengakses data yang relevan dengan tugasnya. Fitur ini meningkatkan efisiensi tim dalam mengelola faktur dan membantu perusahaan menjaga kerahasiaan informasi sensitif.