Cara Membuat Proforma Invoice Profesional dan Bebas Kesalahan

Tahukah kamu bahwa proforma invoice bukanlah faktur resmi yang mengikat secara hukum? Dokumen ini berfungsi sebagai estimasi tagihan awal yang memberikan gambaran detail transaksi, seperti harga, kuantitas, dan syarat pembayaran, sebelum barang dikirim atau jasa diberikan.

Meski terlihat sederhana, banyak staf yang kurang memahami fungsi dan peran penting proforma invoice dalam menjaga kelancaran transaksi bisnis.

Kurangnya pemahaman ini dapat memunculkan berbagai masalah, mulai dari kesalahan penyusunan dokumen hingga ketidakjelasan dalam berkomunikasi dengan pelanggan.

Akibatnya, transaksi bisa tertunda, timbul ketidakpuasan, atau bahkan hilangnya kepercayaan dari mitra bisnis.

Oleh karena itu, memahami apa itu proforma invoice dan bagaimana menyusunnya dengan tepat sangatlah penting.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai tagihan awal atau estimasi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang dikirimkan atau jasa diberikan.

Dengan proforma invoice, pembeli dapat memahami secara rinci tentang apa yang akan diterimanya, berikut dengan jumlah total yang harus dibayar, serta syarat dan ketentuan yang berlaku.

Dalam hal ini, proforma invoice lebih menyerupai penawaran harga (quotation) atau estimasi yang detail. Dokumen ini dapat membantu pembeli membuat keputusan apakah akan melanjutkan transaksi atau tidak, sebelum faktur resmi diterbitkan.

Baca juga: Cara Menyusun Request for Quotation (RFQ)

Fungsi Dasar Proforma Invoice

Proforma invoice sering digunakan dalam situasi berikut:

1. Sebagai Informasi Awal dan Estimasi Biaya

Proforma invoice berfungsi untuk memberikan informasi awal kepada pembeli mengenai estimasi jumlah harga barang atau jasa yang dibeli. Dengan estimasi ini, pembeli dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi tentang apakah mereka akan melanjutkan pembelian atau tidak.

2. Menyediakan Rincian Produk atau Jasa

Dokumen ini mencatat seluruh produk atau jasa yang akan dibeli, termasuk kuantitas, harga satuan, dan total biaya. Dengan rincian ini, pembeli dapat memverifikasi semua detail sesuai dengan pesanannya. Jika ada ketidaksesuaian, perbaikan dapat dilakukan sebelum transaksi resmi terjadi.

3. Pembayaran di Muka

Ketika penjual membutuhkan pembayaran di muka untuk memastikan dana tersedia sebelum barang diproduksi atau dikirim.

4. Transaksi Bertahap

Dalam proyek besar yang melibatkan beberapa tahap penyelesaian, proforma invoice dapat digunakan untuk mendokumentasikan biaya pada setiap tahap.

5. Perdagangan Internasional

Dalam pengiriman barang lintas negara, proforma invoice digunakan untuk memberikan rincian awal kepada pembeli dan mendukung dokumentasi bea cukai.

Manfaat Proforma Invoice

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan proforma invoice:

1. Meningkatkan Kepercayaan terhadap Penjual

Ketika penjual memberikan dokumen yang terstruktur dan informatif seperti proforma invoice, pembeli cenderung merasa lebih percaya terhadap profesionalisme bisnis penjual.

2. Mengurangi Kesalahan dalam Transaksi

Dengan mencantumkan rincian yang lengkap, proforma invoice membantu menghindari kesalahan, seperti kesalahan dalam harga, jumlah barang, atau syarat pembayaran.

Pembeli dapat meninjau dokumen ini terlebih dahulu dan meminta koreksi jika ada ketidaksesuaian, sehingga potensi sengketa dapat diminimalkan.

3. Menyediakan Dasar untuk Faktur Pajak

Dalam beberapa kasus, proforma invoice dapat menjadi referensi awal untuk pembuatan faktur pajak.

Dokumen ini membantu penjual untuk memastikan bahwa semua rincian transaksi telah lengkap dan akurat sebelum dokumen pajak resmi diterbitkan.

4. Membantu Menghindari Keterlambatan Pembayaran

Proforma invoice memberikan gambaran awal kepada pembeli tentang jumlah yang harus dibayarkan dan tenggat waktu yang diharapkan. Hal ini memungkinkan pembeli untuk mempersiapkan dana yang diperlukan, sehingga mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

5. Mendukung Pengelolaan Arus Kas

Bagi penjual, proforma invoice membantu memastikan dana tersedia sebelum produksi barang atau pemberian jasa dimulai.
Sedangkan dalam transaksi dengan pembayaran di muka, dokumen ini membantu menegaskan jumlah yang harus dibayar sehingga arus kas tetap terkelola dengan baik.

Apakah Proforma Invoice Mengikat Secara Hukum?

Proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Meskipun dokumen ini mencakup banyak informasi yang terdapat pada faktur penjualan (sales invoice) final, ada perbedaan penting yang membuat proforma invoice tidak dapat digunakan sebagai dokumen hukum resmi.

Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai sifat hukum proforma invoice:

1. Tidak Mengikat secara Hukum

Berbeda dengan faktur penjualan atau kontrak yang mengikat secara hukum, proforma invoice hanya bersifat sebagai dokumen pendahuluan atau estimasi. Artinya:

• Pembeli tidak diwajibkan membayar jumlah yang tercantum pada proforma invoice.
• Jumlah yang terutang tidak dicatat sebagai hutang pembeli atau piutang penjual dalam laporan keuangan.
• Tidak dapat digunakan untuk klaim pajak seperti PPN (VAT) atau pengembalian dana.

2. Tidak Dapat Digunakan dalam Akuntansi

Salah satu perbedaan utama antara proforma invoice dan faktur penjualan adalah proforma tidak dapat digunakan untuk pencatatan akuntansi. Berikut adalah beberapa implikasinya:

• Tidak sah untuk pelaporan pajak: Proforma invoice tidak menetapkan “titik pajak” (tax point), yang merupakan waktu resmi penjualan terjadi untuk keperluan pelaporan PPN atau pajak lainnya.
• Tidak dicatat sebagai transaksi keuangan: Jumlah pada proforma invoice tidak dicatat sebagai pendapatan bagi penjual atau sebagai hutang bagi pembeli.

3. Kapan Proforma Invoice Menjadi Mengikat?

Meskipun proforma invoice itu sendiri tidak mengikat, dokumen ini dapat menjadi dasar untuk perjanjian hukum jika:

• Pembeli memberikan konfirmasi tertulis atau pembayaran uang muka berdasarkan rincian dalam proforma invoice.
• Setelah pembayaran dilakukan, penjual biasanya mengeluarkan faktur penjualan resmi.
• Barang atau jasa telah dikirimkan sesuai dengan rincian pada proforma invoice, yang kemudian disusul oleh penerbitan faktur penjualan.

Perbedaan Proforma Invoice dengan Jenis Faktur Lain

Untuk memahami posisi proforma invoice dalam proses transaksi, mari kita telaah perbedaannya dengan jenis faktur lain.

1. Proforma Invoice vs. Faktur Penjualan (Sales Invoice)

2. Proforma Invoice vs. Faktur Komersial (Commercial Invoice)

3. Proforma Invoice vs. Memo Kredit (Credit Memo)

4. Proforma Invoice vs. Faktur Pajak

Cara Membuat Proforma Invoice

Membuat proforma invoice yang profesional dan informatif memerlukan perhatian terhadap detail serta pemahaman tentang komponen penting yang harus dicantumkan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat proforma invoice dengan baik:

1. Kumpulkan Informasi yang Dibutuhkan

Sebelum mulai membuat proforma invoice, pastikan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menyusun dokumen. Informasi ini meliputi:

• Detail barang atau jasa yang akan dijual (deskripsi, kuantitas, harga satuan).
• Informasi kontak penjual dan pembeli.
• Syarat pembayaran dan pengiriman.
• Estimasi biaya tambahan, seperti pajak atau ongkos kirim.

2. Gunakan Template atau Buat Tata Letak

Menggunakan template adalah cara yang praktis untuk memastikan proforma invoice terlihat profesional dan konsisten. Kamu dapat menggunakan template yang tersedia di aplikasi seperti Microsoft Word, Google Docs, atau perangkat lunak akuntansi.

Jika kamu membuat tata letak sendiri, pastikan formatnya mencakup semua elemen penting:

• Header dengan judul “Proforma Invoice”.
• Ruang untuk nomor faktur, tanggal penerbitan, dan detail pembeli.

3. Tambahkan Informasi Perusahaan dan Pembeli

Cantumkan informasi lengkap tentang perusahaan, termasuk:

• Nama perusahaan.
• Alamat lengkap.
• Nomor telepon dan email.
• Logo perusahaan (opsional, untuk memperkuat identitas merek).

Tambahkan juga informasi pembeli, seperti:

• Nama atau nama perusahaan pembeli.
• Alamat lengkap.
• Detail kontak (telepon/email).

4. Tulis Nomor Faktur dan Tanggal Penerbitan

Berikan nomor faktur unik untuk mempermudah identifikasi dokumen. Nomor ini berguna untuk membantu dalam administrasi dan pelacakan transaksi.

Tambahkan tanggal penerbitan untuk menunjukkan kapan dokumen dibuat.

5. Cantumkan Deskripsi Barang atau Jasa

Bagian ini adalah inti dari proforma invoice. Tuliskan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dijual, termasuk:

• Nama atau jenis barang/jasa.
• Kuantitas.
• Harga satuan.
• Total harga untuk setiap jenis barang/jasa.

Pastikan deskripsi barang/jasa ditulis dengan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan bagi pembeli.

6. Tentukan Mata Uang dan Total Harga

Jika transaksi dilakukan lintas negara, cantumkan mata uang yang digunakan (misalnya, USD, EUR, atau IDR).

Tambahkan total harga dari semua barang atau jasa, termasuk perincian biaya tambahan seperti pajak (jika ada) atau ongkos kirim.

7. Tambahkan Syarat Pembayaran dan Pengiriman

Jelaskan syarat pembayaran dengan jelas, seperti:

• Apakah pembayaran dilakukan di muka, saat barang diterima, atau dengan sistem cicilan.
• Metode pembayaran yang digunakan meliputi transfer bank, kartu kredit, ataukah yang lainnya.
• Untuk pengiriman, sertakan detail seperti:
• Estimasi waktu pengiriman.
• Metode pengiriman (kurir, ekspedisi, atau lainnya).
• Biaya pengiriman (jika ada).

8. Sertakan Pernyataan “Proforma Invoice“

Pastikan dokumen diberi label “Proforma Invoice” dengan jelas. Tambahkan juga pernyataan seperti “Ini bukan faktur pajak” untuk menghindari kesalahpahaman bahwa dokumen ini adalah tagihan resmi.

9. Tinjau dan Pastikan Dokumen Lengkap

Setelah menyusun proforma invoice, kamu dapat memeriksa kembali semua informasi untuk memastikan tidak ada kesalahan. Pastikan angka, deskripsi barang, dan syarat sudah sesuai dengan kesepakatan awal dengan pembeli.

10. Simpan dan Kirim Dokumen

Setelah proforma invoice selesai, simpan dokumen dalam format yang mudah dibagikan, seperti PDF. Kirimkan dokumen ini kepada pembeli melalui email atau platform lain yang disepakati.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Membuat Proforma Invoice

Untuk memastikan proforma invoice berfungsi dengan baik, penting untuk menghindari kesalahan umum yang sering terjadi. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus dihindari saat membuat proforma invoice:

1. Tidak Menyertakan Informasi yang Lengkap

Proforma invoice yang tidak mencantumkan detail lengkap tentang transaksi dapat menimbulkan kebingungan bagi pembeli. Informasi yang sering terlewat meliputi:

• Deskripsi barang atau jasa.
• Kuantitas dan harga satuan.
• Informasi kontak penjual dan pembeli.

Cara Menghindarinya:

• Gunakan template yang mencakup semua informasi penting dalam sebuah invoice, seperti deskripsi barang, kuantitas, dan harga.
• Pastikan informasi kontak dan pelanggan tercantum dengan jelas.

2. Ketidakjelasan dalam Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan yang tidak jelas dapat menyebabkan salah pengertian antara penjual dan pembeli. Misalnya, jika tidak ada kejelasan tentang waktu pembayaran atau metode pengiriman, pembeli mungkin tidak tahu bagaimana melanjutkan transaksi.

Cara Menghindarinya:

• Tuliskan syarat pembayaran dengan jelas, termasuk metode pembayaran dan tenggat waktu.
  Sertakan informasi pengiriman, seperti estimasi waktu pengiriman dan biaya pengiriman (jika ada).

3. Kesalahan dalam Harga

Harga yang tidak akurat adalah salah satu kesalahan paling umum dalam proforma invoice. Kesalahan ini dapat terjadi karena:

• Salah menghitung total harga.
• Tidak mencantumkan diskon yang telah disepakati.
• Tidak memasukkan biaya tambahan, seperti pajak atau ongkos kirim.

Cara Menghindarinya:

• Periksa kembali setiap perhitungan sebelum mengirimkan dokumen.
• Pastikan semua diskon, pajak, dan biaya lainnya tercantum dengan jelas.
• Gunakan software invoice processing untuk mengurangi risiko kesalahan perhitungan manual.

Kelola proses pembayaran invoice dari vendor dengan lebih terorganisir dan efisien menggunakan Kyrim Spend Management Platform. Platform ini membantu memastikan setiap proforma invoice yang diterima dari vendor dapat ditinjau, disetujui, dan diproses tanpa hambatan.

Hindari kesalahan dalam pengelolaan pembayaran dan tingkatkan transparansi transaksi bisnis kamu. Daftar sekarang di Kyrim Spend Management Platform untuk mengoptimalkan manajemen pengeluaran perusahaan!