Invoice Tracking Memastikan Invoice Cepat Lunas Tanpa Harus Banyak Drama

Proses penagihan pembayaran sering kali menjadi salah satu momen paling penuh drama. Tim Account Receivable (AR) kerap dihadapkan pada tantangan melacak status invoice yang sudah dikirimkan ke pelanggan.

Masalah seperti visibilitas yang terbatas, data yang tersebar, hingga pelanggan yang kurang responsif kerap menjadi kendala utama dalam memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Tidak jarang, proses penagihan ini menjadi sumber frustrasi, baik bagi tim AR maupun pelanggan.

Di satu sisi, tim AR berusaha keras mencari informasi akurat tentang invoice yang tertunda, sementara di sisi lain, pelanggan mungkin tidak merasa urgensi untuk segera melunasi tagihan.

Alhasil, drama antara kedua belah pihak pun tidak terhindarkan.

Di sinilah peran otomatisasi invoice tracking menjadi sangat penting, yaitu untuk membantu AR memantau status setiap invoice, proses penagihan menjadi lebih efisien dan pelanggan lebih mudah untuk melakukan pembayaran.

Apa Itu Invoice Tracking?

Invoice tracking adalah proses pemantauan tagihan untuk memastikan setiap tagihan yang dikirim kepada pelanggan dapat dilacak dari awal hingga selesai dibayar.

Dengan invoice tracking, staf Account Receivable memiliki visibilitas untuk melihat status masing-masing invoice—apakah sudah jatuh tempo, tertunda, atau sudah dibayar.

Dengan begitu, staf AR dapat menindaklanjuti secara efektif jika ada keterlambatan, sekaligus memperbaiki proses internal agar penagihan menjadi lebih efisien.

Baca juga: 11 Permasalahan yang Sering Dihadapi Account Receivable (AR) dan Solusinya

Mengapa Invoice Tracking Penting bagi Bisnis?

Sebelumnya sudah sedikit disinggung mengenai manfaat invoice tracking. Nah, selengkapnya alasan mengapa invoice tracking sangat penting bagi bisnis adalah sebagai berikut:

1. Mencegah Keterlambatan Pembayaran yang Mengganggu Arus Kas

Saat invoice tidak dibayar tepat waktu, arus kas bisnis menjadi terganggu, dan ini bisa berdampak langsung pada operasional sehari-hari.

Dengan invoice tracking, pengguna dapat memantau status pembayaran secara real-time, sehingga tahu kapan pembayaran jatuh tempo dan dapat segera menindaklanjuti jika ada invoice yang terlambat.

2. Mempermudah Pengelolaan Pengeluaran dan Rencana Keuangan

Dengan invoice tracking, staf Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP) memiliki visibilitas yang lebih jelas terhadap arus masuk kas dan dapat merencanakan pengeluaran dengan lebih baik.

3. Menghindari Biaya dan Denda Akibat Keterlambatan Pembayaran

Banyak kontrak bisnis menyebutkan denda jika pembayaran terlambat. Dengan invoice tracking, pelanggan dapat menerima pengingat untuk segera melunasi invoice, sehingga terhindar dari potensi denda.

Baca juga: Cara Menghitung Penalty Fee yang Ditetapkan dalam Kontrak Supplier

4. Memudahkan Audit dan Kepatuhan Hukum

Invoice tracking membantu mencatat setiap transaksi dengan rapi dan akurat, sehingga jika ada audit atau pemeriksaan keuangan, perusahaan memiliki bukti dan dokumentasi lengkap.

4 Tahapan Dalam Melakukan Invoice Tracking

Berikut adalah empat tahapan sebelum dan saat melakukan invoice tracking agar tagihan segera dibayarkan oleh pelanggan.

1. Tetapkan Syarat Pembayaran yang Jelas dan Transparan

Langkah pertama untuk mencegah keterlambatan pembayaran adalah dengan menetapkan syarat pembayaran yang jelas di awal kerja sama.

Syarat ini harus mencakup informasi seperti tanggal jatuh tempo, metode pembayaran yang diterima, serta penalti untuk keterlambatan pembayaran.

2. Selalu Cek Ulang Informasi Invoice Sebelum Dikirimkan

Kesalahan kecil pada invoice, seperti nomor atau jumlah yang salah, dapat menjadi penyebab keterlambatan pembayaran.

Pastikan semua informasi pada invoice, termasuk tanggal, jumlah, dan deskripsi produk atau layanan, sudah benar sebelum dikirimkan.

3. Pantau Aging Invoice (umur invoice)

Pantauan terhadap “aging” atau umur dari masing-masing invoice dapat membantu kamu mengidentifikasi mana saja yang sudah melewati tanggal jatuh tempo atau memerlukan tindak lanjut segera.

Dengan laporan aging invoice, kamu dapat melihat dengan cepat berapa lama invoice telah berstatus belum dibayar, dan menentukan langkah untuk menagihnya.

Baca juga: Cara Menagih Invoice dengan Cara yang Baik

4. Manfaatkan Sistem Otomatisasi untuk Proses Invoicing

Menggunakan software invoice processing adalah salah satu cara paling efektif untuk menagih pembayaran dari pelanggan.

Software otomatisasi invoice ini memungkinkan kamu untuk mengirimkan invoice secara otomatis, mengatur pengingat untuk pembayaran jatuh tempo, dan mengelola semua data invoice dalam satu platform terpusat.

Dengan begitu, kamu dapat melacak status pembayaran secara otomatis tanpa perlu intervensi manual. Tim keuangan di perusahaan kamu dapat menghemat waktu dan fokus pada tugas-tugas strategis lain yang lebih berkontribusi terhadap pertumbuhan bisnis.

Bagaimana Kyrim Membantu Invoice Tracking di Bisnis Kamu?

Kyrim hadir sebagai solusi modern yang dirancang untuk membantu penggunanya dalam mengelola dan melacak invoice dengan lebih efisien.

Dengan berbagai fitur unggulan, Kyrim mendukung pengguna dalam memantau status pembayaran, mempercepat siklus penagihan, dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.

Berikut adalah cara bagaimana Kyrim dapat membantu bisnis kamu dalam invoice tracking:

1. Pelacakan Invoice Secara Real-Time

Kyrim memungkinkan kamu untuk memantau status setiap invoice secara real-time, mulai dari saat dikirim hingga pembayaran diterima.

Dengan akses ke informasi ini, pengguna dapat:

• Memeriksa status pembayaran invoice
• Melihat detail jumlah yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo; dan
• Mengunduh salinan invoice secara mandiri.

Visibilitas yang lengkap ini membantu pengguna untuk segera mengambil tindakan jika ada pembayaran yang tertunda, dan memastikan tidak ada invoice yang terlewatkan atau terlupakan.

2. Pengingat Pembayaran Otomatis

Salah satu fitur penting yang ditawarkan Kyrim adalah pengingat pembayaran otomatis. Dengan fitur ini, pelanggan akan menerima notifikasi secara berkala sebelum tanggal jatuh tempo, sehingga mereka diingatkan untuk membayar tepat waktu.

Pengingat otomatis ini mengurangi beban administrasi dalam mengingatkan pelanggan secara manual dan memastikan proses penagihan berjalan lancar.

3. Fitur Email Notifikasi Khusus

Kyrim memungkinkan pengguna untuk menambahkan email PIC (Person-in-Charge) langsung saat mengirim invoice. Dengan fitur ini, pengguna dapat:

• Memastikan invoice diterima oleh pihak yang bertanggung jawab.
• Mengirim notifikasi ke beberapa email PIC jika diperlukan, sehingga tidak ada komunikasi yang terlewat.

Fitur ini sangat berguna bagi bisnis dengan proses persetujuan yang kompleks atau membutuhkan koordinasi lintas departemen.

4. Penyimpanan Data yang Terpusat dan Aman

Kyrim menyediakan sistem penyimpanan data terpusat yang menyimpan semua informasi invoice dalam satu platform.

Data yang terpusat ini memudahkan pengguna untuk mengakses dan mengelola informasi kapan saja, tanpa harus mencari dokumen secara manual.

Sistem ini juga dilengkapi dengan enkripsi dan keamanan data, sehingga pengguna dapat memastikan bahwa semua data keuangan terlindungi dengan baik dan aman dari akses illegal.

Baca juga: Bagaimana Kyrim Menjaga Data Penggunanya Tetap Aman dan Rahasia

5. Menjamin Kepatuhan dan Kemudahan Audit

Kyrim menyimpan catatan setiap transaksi dan perubahan status invoice, yang sangat berguna dalam proses audit. Pengguna dapat dengan mudah mengekspor data yang dibutuhkan untuk audit dan memastikan semua proses pencatatan dilakukan telah sesuai.

6. Laporan untuk Pengambilan Keputusan

Kyrim menyediakan laporan komprehensif yang dirancang untuk membantu pengguna memahami status keuangan bisnis mereka dengan lebih jelas. Dengan laporan ini, pengguna dapat:

• Mendapatkan real-time receipt dan notifikasi pembayaran terkirim. 
  Dengan adanya fitur ini, pengguna tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencari-cari informasi terkait status pembayaran.
• Melihat daftar invoice berdasarkan status pembayaran. Status pembayaran seperti lunas, jatuh tempo, atau tertunda dapat diakses dengan mudah. 
• Mengidentifikasi pelanggan berdasarkan riwayat pembayaran. Pengguna dapat mengetahui pelanggan yang selalu tepat waktu atau cenderung sering terlambat dalam membayar tagihan.

Laporan ini dapat membantu pengguna untuk menyusun strategi yang lebih efektif untuk mempercepat proses pelunasan berdasarkan informasi yang tersedia.

Bagaimana tertarik untuk mencoba fitur invoice tracking dari Kyrim? Bisa coba gratis demonya dengan klik tombol di bawah ini, ya!