Bagaimana Kyrim Menjaga Data Invoice dan Vendor Tetap Aman dan Rahasia

Di era digital seperti sekarang ini, informasi seperti data invoice, harga, dan detail vendor merupakan aset berharga yang harus dijaga kerahasiaannya. Apabila data sensitif ini bocor, maka dapat berisiko merusak reputasi perusahaan dan mengurangi kepercayaan mitra bisnis.

​​Kyrim sebagai platform manajemen pengeluaran (spend management) berbasis aplikasi/website, membantu perusahaan dalam mengelola proses keuangan bisnis dan juga data vendor dengan lebih efisien. Namun, dengan semakin banyaknya data sensitif yang dikelola melalui teknologi, muncul keraguan dari perusahaan terkait keamanan data tersebut.

Apakah informasi harga di invoice benar-benar aman? Bagaimana Kyrim memastikan data penggunanya tidak disalahgunakan?

Nah, artikel ini bertujuan untuk menjawab keraguan tersebut dengan memberikan penjelasan mendalam tentang langkah-langkah yang diambil Kyrim untuk melindungi data penggunanya.

Solusi Keamanan Data oleh Kyrim

Proses onboarding vendor melibatkan pengumpulan data pribadi atau finansial, seperti nomor rekening bank, kontrak, atau informasi pajak. Data ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan.

Oleh karenanya, keamanan data menjadi prioritas utama bagi perusahaan yang ingin menjaga kerahasiaan informasi sensitifnya seperti harga di invoice dan data vendor.

Kyrim, sebagai spend management platform, menghadirkan serangkaian solusi keamanan untuk memastikan data pengguna tetap aman dan terlindungi dari ancaman siber.

Berikut adalah fitur yang dimiliki Kyrim untuk menjawab kebutuhan keamanan data tersebut.

1. Dukungan Teknologi Enkripsi

Kyrim menggunakan Advanced Encryption Standard (AES), standar enkripsi yang diakui secara global. Teknologi ini memastikan informasi sensitif seperti detail login pengguna dan informasi pribadi lainnya dienkripsi dengan sangat aman.

Enkripsi bekerja dengan mengubah data menjadi format berupa kode yang tidak dapat dipahami tanpa kunci dekripsi. Enskripsi mencegah siapa pun selain penerima yang sah untuk melihat isi data.

Platform Kyrim juga didukung oleh Secure Socket Layer (SSL) terkini dengan sertifikasi RSA 2048 yang memastikan data yang dikirim pengguna terlindungi dengan aman.

Autentikasi pengguna dijaga menggunakan token Bearer yang dihasilkan melalui JSON Web Token (JWT) yang menjamin bahwa hanya pengguna yang berhak dan yang bisa mengakses informasinya.

2. Otentikasi Berlapis

Kyrim meningkatkan keamanan melalui implementasi Multi-factor Authentication (MFA).

Untuk mengakses akun, pengguna diharuskan melewati beberapa tahap verifikasi identitas. Ini termasuk penggunaan kata sandi yang kuat, One-Time Password (OTP) yang dihasilkan menggunakan teknologi HMAC-SHA256, dan opsi autentikasi biometrik.

Kombinasi metode verifikasi ini menciptakan penghalang yang kuat melawan upaya akses tidak sah. 

Implementasi MFA juga secara efektif mengurangi risiko pengambilalihan akun oleh peretas, dengan memerlukan verifikasi tambahan untuk setiap aktivitas mencurigakan, dan memberikan perlindungan tambahan terhadap serangan.

3. Kebijakan Kontrol Akses yang Ketat

Kyrim menyediakan sistem kontrol akses yang memastikan hanya pengguna yang memiliki izin tertentu yang dapat mengakses data sensitif. 

Sistem kontrol akses ini dirancang menggunakan hak akses berbasis peran (role-based access control/RBAC). Hal ini memastikan setiap pengguna hanya dapat melihat dan memodifikasi data yang relevan dengan tugasnya.

Selain itu, Kyrim juga mengimplementasikan audit log yang merekam setiap tindakan/aktivitas yang dilakukan pada platform. Fitur ini sangat berguna untuk memantau dan mendeteksi aktivitas yang mencurigakan dan meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan.

4. Infrastruktur Berbasis Cloud yang Aman

Kyrim menggunakan infrastruktur berbasis cloud yang mematuhi standar keamanan internasional ISO 27001. Infrastruktur ini menawarkan penyimpanan data terdistribusi untuk mengurangi risiko kehilangan data dan proteksi terhadap serangan DDoS.

Untuk memperkuat pertahanan terhadap serangan DDoS, Kyrim mengimplementasikan proteksi pada berbagai lapisan, termasuk di level network dan service/programming. 

Di level network, Kyrim menggunakan teknologi yang dirancang untuk mendeteksi dan menangkal serangan sebelum mencapai server sehingga mengurangi potensi gangguan pada layanan.

Selain itu, Kyrim juga mengintegrasikan middleware pembatas akses dalam layanannya. Middleware ini efektif dalam membatasi permintaan berulang ke API publik dan mengelola akses klien API, web crawling, dan tugas lain yang memerlukan pembatasan frekuensi. 

Dengan ini, Kyrim menjamin infrastrukturnya resisten terhadap ancaman yang dapat mengganggu operasional perusahaan.

5. Otomatisasi dan AI untuk Efisiensi Operasional

Kyrim memanfaatkan teknologi otomatisasi dan AI untuk menyederhanakan proses operasional dan menjaga keamanan data pengguna. 

Kyrim menggunakan sistem otomatis yang memungkinkan vendor memasukkan data mereka sendiri saat proses onboarding. Demikian pula, karyawan dapat mengajukan klaim reimbursement dengan cara yang lebih sederhana. 

Kedua proses tersebut dilakukan tanpa perlu mengirim dokumen secara manual melalui email atau chat, sehingga mengurangi risiko keamanan data yang terkait dengan pengiriman data manual.

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) Kyrim secara otomatis mengekstrak informasi penting dari dokumen, seperti jumlah, detail perusahaan, dan detail invoice, dengan tingkat akurasi yang sangat tinggi. 

Kyrim bermitra dengan Verihubs untuk implementasi OCR ini, yang telah terbukti memiliki tingkat akurasi sebesar 99%, khusus dalam proses verifikasi KYB (Know Your Business).

Kyrim juga menyederhanakan dan mempercepat proses transfer pembayaran melalui aplikasi dengan sistem persetujuan terpusat. 

Dalam aplikasi ini, manajer keuangan dapat menyetujui dan memproses pembayaran dalam satu dasbor, yang menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan banyak tools secara terpisah. 

Integrasi AI, seperti yang disediakan oleh ChatGPT dan bank penyedia API, mendukung sistem ini dengan tingkat akurasi sebesar 99%, memastikan keputusan yang dibuat cepat dan akurat.

Baca juga: Penyebab, Jenis Invoice Fraud Dan Cara Mencegahnya

Bagaimana Kyrim Meningkatkan Kepercayaan dalam Kolaborasi Vendor

Kerjasama antara perusahaan dan vendor sangat bergantung pada modal kepercayaan. Vendor membutuhkan jaminan datanya, seperti informasi pembayaran dan kontrak, diproses dengan aman dan transparan.

Dalam hal ini, Kyrim sebagai software invoice processing menawarkan solusi ideal yang mampu menjawab kebutuhan tersebut, sekaligus memastikan keamanan dan efisiensi dalam pengelolaan data vendor.

1. Transparansi dalam Pengelolaan Data

Kyrim memastikan seluruh proses pengelolaan data vendor, mulai dari onboarding hingga pembayaran, dilakukan dengan transparansi penuh. Vendor dapat dengan mudah memantau:

• Status pembayaran invoice secara real-time.
• Informasi yang telah dikirimkan selama proses onboarding.
• Rincian transaksi yang tercatat dengan jelas dan akurat.

Dengan transparansi ini, vendor dapat memastikan tidak ada datanya yang disalahgunakan.

2. Keamanan Data yang Terjamin

Keamanan data pengguna merupakan prioritas utama Kyrim. Untuk memastikan perlindungan maksimal, Kyrim menerapkan sistem keamanan yang mencakup enkripsi tingkat tinggi guna melindungi informasi sensitif, seperti nomor rekening bank dan detail kontrak yang telah diuji dan tersertifikasi ISO/IEC 27001:2022. 

Selain itu, Multi-factor Authentication (MFA) digunakan untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses data, sehingga risiko akses ilegal dapat diminimalkan. 

Platform Kyrim juga dilengkapi dengan audit log yang mencatat setiap aktivitas/tindakan sehingga semua aktivitas/tindakan yang dilakukan oleh pengguna dapat ditelusuri secara transparan. Hal ini upaya Kyrim untuk memberikan kepercayaan serta rasa aman dan nyaman dalam menggunakan layanan Kyrim bagi penggunanya.

3. Penyederhanaan Proses Onboarding

Proses onboarding yang berbelit sering kali menjadi sumber frustrasi bagi vendor.

Kyrim menghadirkan solusi dengan sistem otomatisasi yang dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses. 

Vendor dapat mengisi data hanya dengan sekali klik melalui integrasi dokumen digital, sementara verifikasi otomatis memastikan dokumen disetujui dengan lebih cepat. 

Selain itu, sistem notifikasi yang terintegrasi memberikan informasi real-time kepada vendor mengenai status onboarding. 

Dengan pendekatan yang lebih cepat dan efisien ini, vendor merasa dihargai dan mendapatkan prioritas dari perusahaan. 

Hal inilah yang mampu menciptakan pengalaman kerja sama yang lebih positif dan mendukung hubungan bisnis jangka panjang.

4. Pembayaran Tepat Waktu

Vendor sering kali merasa tidak nyaman jika pembayaran tertunda tanpa alasan yang jelas. Kyrim memastikan:

• Pengelolaan pembayaran dilakukan secara tepat waktu melalui fitur otomatisasi.
• Vendor dapat memantau jadwal pembayaran dan mendapatkan notifikasi jika pembayaran telah diproses.
• Rekonsiliasi data pembayaran dilakukan secara akurat untuk menghindari kesalahan.

Kyrim berkomitmen untuk mematuhi regulasi yang mengatur khususnya di bidang sistem pembayaran di Indonesia dengan menerapkan penilaian berbasis risiko dalam setiap pengembangan fitur dan/atau layanan Kyrim. 

Kyrim dalam memberikan layanannya kepada pengguna juga memperhatikan regulasi yang berlaku. Layanan ini melibatkan pencegahan tindak pidana, termasuk pencucian uang (PU) dan pendanaan terorisme serta organisasi teroris. Selain itu, Kyrim juga berupaya mencegah pendanaan proliferasi senjata pemusnah massal (PPSM).

Itulah ulasan mengenai bagaimana Kyrim menjaga data vendor tetap rahasia dan aman. Kyrim dirancang untuk memberikan visibilitas penuh kepada pengguna dalam setiap tahap pengelolaan data. 

Meskipun memberikan transparansi, Kyrim tetap menjaga privasi data pengguna dengan menerapkan kebijakan kontrol akses dan otentikasi berlapis. Kyrim memastikan data sensitif hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.