Cara Menghitung Besaran Penalty Fee dari Supplier

Mengelola keuangan perusahaan, khususnya dalam hal pembayaran kepada vendor atau supplier, adalah salah satu tanggung jawab utama tim Account Payable (AP). Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah penalty fee atau denda keterlambatan pembayaran.

Lebih dari sekadar biaya tambahan, penalty fee juga dapat memengaruhi hubungan bisnis dengan vendor dan pemasok, yang pada akhirnya dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan.

Besaran fee ini biasanya telah disepakati dalam kontrak atau syarat pembayaran (terms & conditions) sejak awal kerja sama. Meski tujuannya adalah untuk mendorong pembayaran tepat waktu, besaran penalty fee yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan masalah yang lebih besar bagi perusahaan.

Penerapan besaran penalty fee sendiri bervariasi, tergantung pada kebijakan vendor dan jenis industri. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami bagaimana penalty fee dihitung dan cara menilainya apakah wajar atau tidak.

Artikel ini akan membahas cara menghitung besaran penalty fee dari supplier berdasarkan kontrak yang telah disepakati. Tidak hanya itu, kami juga akan mengulas metode penghitungan yang umum digunakan, faktor-faktor yang memengaruhi besaran fee, serta strategi untuk mengelola dan meminimalkan dampaknya.

Baca juga: Kendala yang Sering Dihadapi Staf Account Payable

Apa Itu Penalty Fee?

Penalty fee adalah biaya tambahan yang dikenakan oleh penyedia barang atau jasa kepada pelanggan yang tidak memenuhi kewajiban sesuai dengan kesepakatan.

Contoh dalam Kontrak Vendor, misalnya, sebuah perusahaan memiliki kontrak dengan vendor untuk menyediakan bahan baku. Jika perusahaan terlambat membayar invoice lebih dari tenggat waktu yang disepakati, vendor dapat mengenakan penalty fee.

Dalam lingkup bisnis, penalty fee juga dapat berlaku sebaliknya, di mana pelanggan selaku pengguna jasa dapat mengenakan denda kepada penyedia layanan jika kewajiban kontrak tidak terpenuhi.

Secara umum, tujuan utama dari penalty fee dalam kontrak adalah untuk:

1. Mendorong Kepatuhan Pada Kesepakatan

Penalty fee bertindak sebagai pengingat dan pendorong bagi pihak yang terlibat dalam kontrak untuk mematuhi syarat dan ketentuan.

Dengan adanya konsekuensi finansial, perusahaan diharapkan lebih disiplin dalam menjalankan kewajibannya, terutama terkait jadwal pembayaran atau pelaksanaan tugas.

2. Mengompensasi Kerugian Finansial

Pengenaan penalty fee membantu pihak yang dirugikan, seperti vendor atau supplier, untuk menutup kerugian akibat gangguan operasional atau dampak finansial dari ketidakpatuhan pihak lain.

Apakah Semua Vendor Memberlakukan Penalty Fee?

Tidak semua vendor menerapkan penalty fee secara ketat. Beberapa vendor mungkin:

• Memberikan grace period (masa toleransi keterlambatan) sebelum denda mulai berlaku.
• Menghapus penalty fee untuk keterlambatan yang sifatnya insidental, terutama jika perusahaan memiliki hubungan baik dan catatan pembayaran yang baik sebelumnya.

Namun, penting bagi perusahaan untuk selalu membaca kontrak dengan seksama sebelum menjalin kerja sama, karena kebijakan penalty fee biasanya sudah dicantumkan sejak awal.

Memahami syarat ini membantu perusahaan mempersiapkan strategi pembayaran yang lebih baik untuk menghindari biaya tambahan.

Jenis Metode Penghitungan Penalty Fee

Vendor biasanya menentukan besaran penalty fee berdasarkan kebijakan internal yang telah disepakati dalam kontrak atau syarat pembayaran (terms & conditions). Secara umum, ada tiga metode utama dalam penghitungan penalty fee:

1. Persentase dari Total Tagihan

Metode ini adalah yang paling umum digunakan. Penalty fee dihitung sebagai persentase dari jumlah tagihan yang jatuh tempo dan biasanya dikenakan per periode waktu tertentu, seperti per bulan.

Contoh Kasus:

• Total Tagihan: Rp100 juta
• Penalty Fee: 2% per bulan keterlambatan
• Denda: Rp100 juta x 2% = Rp2 juta per bulan

Kelebihan:

• Sederhana dan transparan.
• Proporsional dengan nilai tagihan, sehingga tidak memberatkan perusahaan kecil dengan tagihan yang lebih kecil.

Kekurangan:

• Bisa menjadi beban yang cukup besar jika keterlambatan berlangsung lama atau jika nilai tagihan sangat besar.

2. Flat Rate (Tarif Tetap)

Dalam metode ini, penalty fee dihitung sebagai jumlah tetap, biasanya per hari, minggu, atau bulan keterlambatan, tanpa memperhatikan nilai total tagihan.

Contoh Kasus:

• Flat Rate: Rp500 ribu per minggu keterlambatan
• Keterlambatan: 3 minggu
• Denda: Rp500 ribu x 3 = Rp1,5 juta

Kelebihan:

• Mudah dipahami dan dihitung.
• Tidak bergantung pada nilai tagihan, sehingga cocok untuk vendor dengan volume transaksi kecil.

Kekurangan:

• Bisa dianggap tidak adil untuk tagihan dengan nominal kecil karena fee tetap sama.
• Kurang fleksibel dalam situasi dengan variasi tagihan besar.

3. Bunga Berbasis Compound (Bunga Majemuk)

Metode ini menghitung penalty fee berdasarkan total tagihan awal yang sudah ditambahkan dengan penalty fee sebelumnya. Dengan kata lain, bunga dihitung secara bertahap dan terakumulasi.

Contoh Kasus:

• Total Tagihan: Rp100 juta
• Penalty Fee: 1% per bulan, dihitung compound
• Bulan Pertama: 1% x Rp100 juta = Rp1 juta
• Bulan Kedua: 1% x (Rp100 juta + Rp1 juta) = Rp1,010,000
• Total Denda (Keterlambatan 2 Bulan): Rp1 juta + Rp1,010,000 = Rp2,010,000

Kelebihan:

• Memberikan insentif kuat untuk segera melunasi pembayaran.
• Lebih menguntungkan bagi vendor jika keterlambatan berlangsung lama.

Kekurangan:

• Lebih kompleks dalam perhitungan.
• Dapat memberatkan perusahaan yang mengalami keterlambatan berkepanjangan.
• Tidak semua negara atau industri mengizinkan metode ini karena bisa dianggap tidak adil.

Faktor yang Mempengaruhi Besaran Penalty Fee

Besaran penalty fee yang dikenakan oleh vendor tidak ditentukan secara sembarangan. Ada sejumlah faktor yang memengaruhi keputusan vendor terkait nominal dan metode penghitungan penalty fee dalam kontrak, yaitu:

1. Industri

Jenis industri sangat berperan dalam menentukan besaran penalty fee. Dalam beberapa sektor, keterlambatan pembayaran bisa berdampak besar pada operasional, sehingga penalty fee cenderung lebih tinggi.

Contohnya, dalam industri manufaktur, keterlambatan pembayaran dapat mengganggu rantai pasok, sehingga vendor di sektor ini biasanya memberlakukan penalty fee yang ketat untuk mendorong pembayaran tepat waktu. Sebaliknya, dalam industri jasa, penalty fee mungkin lebih fleksibel karena dampaknya terhadap operasional relatif kecil.

2. Hubungan Bisnis

Hubungan antara perusahaan dan vendor juga memengaruhi fleksibilitas besaran penalty fee.

Vendor yang memiliki hubungan bisnis yang baik dengan perusahaan cenderung lebih longgar dalam menetapkan atau menerapkan denda. Reputasi pembayaran perusahaan, misalnya, sangat memengaruhi.

Jika perusahaan memiliki catatan pembayaran yang baik, vendor mungkin bersedia mengurangi atau menghapus penalty fee untuk keterlambatan yang terjadi sesekali.

Selain itu, vendor yang ingin menjaga kemitraan jangka panjang biasanya memberikan kelonggaran dalam penerapan penalty fee.

3. Nilai dan Volume Transaksi

Besaran tagihan dan frekuensi transaksi juga menjadi pertimbangan vendor dalam menetapkan penalty fee. Untuk tagihan besar, vendor cenderung menggunakan persentase dari total tagihan untuk mencegah kerugian finansial yang besar akibat keterlambatan.

Sebaliknya, untuk transaksi kecil dengan volume tinggi, vendor mungkin memilih metode flat rate untuk menyederhanakan proses administrasi.

4. Risiko Finansial Vendor

Vendor dengan risiko finansial yang tinggi, seperti likuiditas yang terbatas atau margin keuntungan yang tipis, biasanya menetapkan penalty fee yang lebih tinggi untuk melindungi arus kasnya.

Dengan memahami faktor-faktor yang memengaruhi besaran penalty fee ini, tim AP dapat mengevaluasi kewajaran fee, membandingkan dengan praktik umum di industri yang sama.

Selain itu, pemahaman ini membantu perusahaan untuk menetapkan strategi negosiasi yang tepat dengan vendor.

Cara Mencegah Penalty Fee yang Merugikan

Penalty fee dapat menjadi beban finansial yang cukup besar bagi perusahaan jika tidak dikelola dengan baik.

Selain itu, keterlambatan pembayaran yang berulang dapat merusak hubungan dengan vendor dan memengaruhi reputasi perusahaan. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa cara efektif untuk mencegah penalty fee.

1. Gunakan Sistem Pengingat Jatuh Tempo

Salah satu penyebab umum terjadinya keterlambatan pembayaran adalah kelalaian dalam mengingat tenggat waktu.

Dengan menggunakan software akuntansi atau sistem invoice processing, perusahaan dapat memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Sistem ini memberikan notifikasi sebelum jatuh tempo, sehingga tim AP memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan dokumen atau dana yang diperlukan.

2. Prioritaskan Pembayaran Vendor Strategis

Vendor yang menyediakan barang atau jasa penting untuk operasional perusahaan harus menjadi prioritas utama dalam jadwal pembayaran.

Identifikasi vendor berdasarkan tingkat kepentingannya bagi perusahaan, lalu susun jadwal pembayaran yang memastikan mereka menerima pembayaran tepat waktu.

3. Lakukan Three-Way Matching

Three-way matching adalah proses mencocokkan Purchase Order (PO), Delivery Note, dan invoice sebelum pembayaran dilakukan.

Proses ini memastikan tidak ada kesalahan dalam dokumen yang dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Langkah-langkahnya meliputi memastikan jumlah barang dalam PO sesuai dengan Delivery Note, memeriksa apakah jumlah yang tercantum dalam invoice sudah sesuai, dan memastikan dokumen telah disetujui oleh pihak terkait sebelum pembayaran dilakukan.

Dengan memastikan konsistensi dokumen, proses pembayaran dapat dipercepat dan keterlambatan dapat dihindari.

4. Kelola Arus Kas dengan Lebih Baik

Manajemen arus kas yang buruk sering kali menjadi penyebab utama keterlambatan pembayaran.

Perusahaan harus memiliki proyeksi arus kas yang jelas dan akurat untuk memastikan dana yang tersedia cukup untuk memenuhi kewajiban pembayaran.

Mengelola arus kas sering kali menjadi tugas yang kompleks, dari memastikan pembayaran tepat waktu hingga menghindari penalty fee yang memberatkan.

Tapi, kamu tidak perlu khawatir lagi! Kyrim, sebagai platform Spend Management, hadir untuk membantu menyederhanakan pengelolaan akun hutangmu.

Dengan Kyrim, kamu bisa:

✅ Memantau Jatuh Tempo Secara Otomatis – Dapatkan pengingat untuk setiap pembayaran sebelum tenggat waktu, sehingga tidak ada lagi risiko terlambat.

✅ Otomasi Proses Pembayaran – Kelola pembayaran dengan efisien menggunakan fitur otomatisasi yang meminimalkan kesalahan manual.

✅ Three-Way Matching yang Cepat – Cocokkan PO, Delivery Note, dan Invoice dalam satu platform tanpa kerumitan.

Dengan Kyrim, tim Account Payable tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan hubungan dengan vendor tetap terjaga. Mulai kelola pembayaranmu dengan lebih profesional dan efisien bersama Kyrim!

Tertarik mencoba? Kunjungi Contact Sales Kyrim sekarang dan temukan bagaimana kami bisa membantu bisnismu. 💼🚀