6 Software Invoice Processing Terbaik yang Siap Bantu Bisnis Jauh Lebih Efisien

Apa kamu sering merasa kesulitan dalam mengelola proses pembuatan, pengiriman, dan pelacakan pembayaran invoice? Pernahkah tim keuanganmu terjebak dalam kesalahan saat input manual, pembayaran yang terlambat karena kelupaan, atau kesulitan menindaklanjuti pembayaran yang tertunda?

Biasanya berbagai permasalahan tersebut muncul ketika volume invoice yang harus diproses semakin besar seiring dengan semakin besarnya perusahaan. Jika tidak segera ditangani dengan cara yang baik, dapat mempengaruhi alur kas dan mempengaruhi produktivitas tim, hubungan dengan pelanggan atau pemasok, serta kelancaran operasional perusahaan.

Beruntungnya, di era digital ini, solusi untuk masalah tersebut telah tersedia. Teknologi automasi invoice (invoice automation) menawarkan cara yang lebih cerdas, efisien, dan akurat untuk mengelola proses invoice.

Menurut laporan dari Mordor Intelligence, pasar software automasi invoice diperkirakan akan mengalami pertumbuhan pesat dalam beberapa tahun ke depan. Nilai pasar ini diprediksi mencapai USD 5,32 miliar pada tahun 2029, dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 11,84%. Tren ini mencerminkan semakin banyaknya perusahaan yang beralih ke teknologi automasi untuk mengoptimalkan proses keuangannya, khususnya dalam pengelolaan piutang dan pembayaran.

Nah, melalui artikel ini, kami akan membahas lebih dalam tentang apa itu invoice processing, mengapa teknologi ini sangat penting bagi bisnis modern, bagaimana memilih software yang tepat untuk bisnis kamu dan daftar software processing invoice terbaik.

Apa Itu Invoice Processing?

Invoice processing adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk memproses faktur atau invoice yang diterima oleh sebuah perusahaan, mulai dari penerimaan faktur hingga pembayaran yang dilakukan kepada pemasok atau vendor.

Ada beberapa tahapan yang umumnya terlibat dalam invoice processing:

1. Penerimaan Invoice: Invoice diterima dari pemasok melalui berbagai cara (email, pos, atau portal).
2. Verifikasi dan Validasi: Faktur diperiksa untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum akurat, termasuk jumlah yang ditagihkan dan barang/jasa yang telah diterima sesuai dengan pesanan.
3. Persetujuan: Invoice yang telah diverifikasi kemudian dikirimkan untuk disetujui oleh pihak yang berwenang dalam organisasi.
4. Pembayaran: Setelah disetujui, pembayaran dilakukan sesuai dengan syareat dan ketentuan yang telah disepakati bersama.
   
   

Proses Manual vs Automasi Invoice Processing

Proses invoice processing yang dilakukan secara manual sering kali membutuhkan waktu yang lama, terutama jika volume faktur yang harus diproses cukup besar. Berikut adalah tantangan yang dihadapi saat menggunakan metode manual:

• Kesalahan Manusia: Pengisian data secara manual sering kali menyebabkan kesalahan, yang dapat mengarah pada kesalahan pembayaran atau kehilangan faktur.
• Keterlambatan Pembayaran: Dalam proses manual, tim keuangan mungkin kesulitan untuk melacak invoice yang harus dibayar tepat waktu, yang akhirnya dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran.
• Kurangnya visibilitas: Proses yang dilakukan secara manual dapat menyebabkan perusahaan kesulitan memantau status pembayaran atau memproses klaim atas faktur yang belum dibayar.

Mengapa Perlu Mengotomasi Invoice Processing?

Di sinilah invoice automation (automasi pemrosesan faktur) berperan. Menggunakan perangkat lunak automasi untuk proses invoicing memungkinkan perusahaan untuk mengelola faktur secara lebih efisien dan akurat.

Beberapa manfaat utama dari automasi invoice processing antara lain:

• Efisiensi Waktu: Automasi memungkinkan proses faktur dilakukan dengan lebih cepat, tanpa perlu campur tangan manual. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproses setiap faktur, sehingga tim keuangan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
• Mengurangi Kesalahan: Dengan otomatisasi, data dimasukkan dan diproses dengan akurasi yang lebih tinggi, mengurangi risiko kesalahan manusia dalam perhitungan atau pengolahan informasi.
• Transparansi yang Lebih Baik: Otomatisasi memungkinkan pelacakan status faktur secara real-time, memberikan visibilitas yang lebih baik tentang pembayaran yang terutang, faktur yang sudah dibayar, atau faktur yang tertunda.
• Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok: Pembayaran yang tepat waktu dan akurat membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok, yang sangat penting dalam menjaga kelangsungan pasokan barang dan jasa.
• Meningkatkan Cash Flow: Pengingat otomatis dan pelacakan pembayaran memastikan faktur dibayar tepat waktu, yang membantu menjaga cash flow perusahaan tetap stabil.

Baca juga: Cara Mengelola dan Memperbaiki Arus Kas

Cara Memilih Software Invoice Processing yang Tepat

Setelah memahami pentingnya automasi dalam proses faktur, langkah selanjutnya adalah mengetahui faktor-faktor yang perlu diperhatikan saat memilih perangkat lunak yang tepat.
Berikut adalah beberapa panduan praktis yang dapat membantumu dalam memilih software pengelolaan invoice yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis

Sebelum memutuskan untuk menggunakan software invoice processing, penting untuk memahami kebutuhan bisnis kamu.
Setiap perusahaan memiliki persyaratan yang berbeda terkait pengelolaan invoice. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Volume Invoice: Apakah bisnis kamu menangani sejumlah besar invoice setiap bulan, atau hanya sejumlah kecil? Beberapa software invoice processing lebih cocok untuk bisnis kecil dengan sedikit faktur, sementara yang lain lebih baik untuk perusahaan besar dengan volume tinggi.
• Jenis Invoice: Apakah kamu hanya menangani faktur dari pemasok, atau juga faktur dari pelanggan? Pastikan software dapat menangani berbagai jenis transaksi sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.
• Sumber Pemasukan: Jika kamu bekerja dengan banyak pemasok internasional atau memiliki transaksi lintas negara, kamu akan membutuhkan software yang mendukung multi-currency dan integrasi dengan sistem pembayaran global.

Menentukan kebutuhan spesifik ini akan membantu kamu mengevaluasi apakah software invoice processing yang kamu pilih sudah sesuai dengan kebutuhan ataukah belum.

2. Keamanan Data

Pastikan software invoice processing yang kamu pilih menawarkan tingkat keamanan yang cukup untuk melindungi data sensitif, seperti informasi pembayaran, data pelanggan, dan detail transaksi.

• Enkripsi Data: Periksa apakah software menggunakan enkripsi untuk melindungi data dalam transit dan saat disimpan.
• Autentikasi Pengguna: Pastikan software memiliki fitur autentikasi pengguna, seperti login berbasis dua faktor, untuk mencegah akses yang tidak sah.
• Backup dan Pemulihan: Periksa apakah software menyediakan fitur backup otomatis dan pemulihan data untuk menghindari kehilangan data yang penting.

Baca juga: Cara Kyrim Menjaga Keamanan Data Penggunanya

3. Kemudahan Penggunaan

Software invoice processing yang efektif harus mudah digunakan oleh tim keuangan yang terlibat dalam proses pembayaran dan pengelolaan faktur. Jika software terlalu rumit atau memerlukan pelatihan yang panjang, ini dapat mengurangi produktivitas.

• Antarmuka Pengguna (UI): Pastikan antarmuka pengguna (UI) software tersebut intuitif dan mudah dinavigasi.
• Dukungan Pengguna: Pilih software yang menawarkan dukungan pelanggan yang responsif. Pastikan ada dokumentasi yang memadai, video tutorial, dan layanan pelanggan yang siap membantu jika tim kamu menemui masalah.

4. Dukungan Multi-Pengguna dan Kolaborasi

Jika perusahaan kamu memiliki beberapa departemen atau anggota tim yang terlibat dalam proses invoice, pilih software yang mendukung multi-pengguna dan memungkinkan kolaborasi secara real-time.

Fitur ini memungkinkan beberapa anggota tim untuk mengakses dan memproses faktur pada waktu yang bersamaan, sehingga dapat mempercepat alur kerja.

Namun, pastikan kamu memilih software yang memungkinkan pengaturan hak akses untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit informasi tertentu.

5. Biaya dan Skalabilitas

Biaya perangkat lunak invoice processing bervariasi. Pastikan kamu memilih solusi yang menawarkan nilai terbaik dengan harga yang wajar.

• Biaya Berlangganan: Banyak software invoice processing menggunakan model berlangganan bulanan atau tahunan. Pilih solusi yang sesuai dengan anggaran kamu.
• Skalabilitas: Pastikan software dapat dengan mudah disesuaikan saat perusahaan kamu tumbuh, baik dalam hal volume faktur maupun jumlah pengguna.

Top 6 Software Invoice Processing Terbaik

Di bawah ini adalah enam pilihan software invoice processing terbaik yang dapat membantu kamu mengelola faktur dengan lebih mudah dan efisien.

1. Kyrim

Kyrim adalah software invoice processing yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses pengelolaan faktur, memungkinkan bisnis untuk mengelola semua faktur dan pembayaran dalam satu tempat.

Dengan teknologi AI dan OCR canggih, Kyrim mengotomatiskan entri data sehingga kamu bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Fitur Unggulan:

• AI & OCR Automation: Teknologi AI Kyrim secara otomatis mengisi data dari berbagai jenis file dan dokumen, mempercepat proses pengelolaan faktur.
• Approval Workflow: Dengan sistem maker dan checker, Kyrim memastikan kontrol penuh atas pengeluaran perusahaan.
• Bulk Invoice Processing: Proses pembayaran kepada berbagai vendor hanya dengan satu klik, menghemat waktu dan tenaga.
• Vendor Onboarding: Proses onboard vendor yang mudah, mulai dari dokumen perjanjian hingga integrasi data.
• Invoice Tracking for Vendors: Vendor dapat mengunggah dan melacak status pembayaran faktur dengan mudah, memberikan transparansi dan kontrol yang lebih besar atas proses keuangan.
• Global Transfer: Kyrim mempermudah transfer pembayaran faktur ke berbagai negara dengan biaya lebih rendah, proses yang transparan, dan waktu penyelesaian lebih cepat.

2. Peakflo

Peakflo ini dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatisasi proses penagihan dan menerima pembayaran dengan lebih cepat.

Peakflo juga memberikan visibilitas terhadap status faktur, memungkinkan bisnis untuk melacak tagihan yang belum dibayar dan mempercepat penerimaan pembayaran.

Fitur Unggulan:

• Customizable Invoices: Peakflo memungkinkan kamu mendesain invoice yang sesuai dengan identitas brand perusahaan kamu.
• Add E-signatures to Your Invoices: Fitur ini memungkinkan kamu untuk menambah otorisasi yang cepat, aman, dan mudah.
• Automated Reminders: Peakflo mengotomatisasi pengingat pembayaran kepada pelanggan.
• Real-Time Tracking: Peakflo memungkinkan kamu untuk memantau status pembayaran dengan akurat. kamu dapat melihat dengan jelas mana invoice yang telah dibayar dan mana yang masih tertunda.
• Seamless Integration: Peakflo dapat diintegrasikan dengan sistem ERP yang sudah ada, memungkinkan alur kerja yang lebih efisien dan mengurangi kesalahan akibat entri data manual.
• Multi-Currency Support: Peakflo mendukung berbagai mata uang, memungkinkan bisnis untuk menangani pelanggan internasional dengan lebih mudah.

3. Paper ID

Paper ID adalah software invoice processing yang lebih fokus pada solusi untuk bisnis yang membutuhkan pengelolaan account receivable.

Platform ini memungkinkan bisnis untuk membuat dan mengirim faktur dengan cepat, mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, serta mengelola faktur secara lebih efisien.

Fitur Unggulan:

• Pembuatan invoice digital dan pengiriman otomatis.
• Integrasi dengan aplikasi keuangan dan pembayaran.
• Keamanan data yang terjamin dan akses cloud yang fleksibel.

4. Mekari Pay

Mekari Pay adalah software invoice processing yang menyediakan solusi lengkap untuk mengelola penagihan dan pembayaran bisnis secara terintegrasi.

Dengan Mekari Pay, kamu bisa membuat faktur, mengatur pengingat pembayaran, dan memproses pembayaran dengan mudah.

Fitur Unggulan:

• Pembayaran Online: Kirim invoice melalui email atau share-link, dan biarkan pelanggan memilih metode pembayaran seperti transfer bank, kartu kredit, atau QRIS.
• Konfirmasi Pembayaran Otomatis: Pembayaran pelanggan otomatis terkonfirmasi tanpa perlu verifikasi manual.
• Integrasi dengan Jurnal: Semua pembayaran otomatis tercatat dengan akurat di sistem Jurnal tanpa pengecekan manual.

5. Invoice2go

Invoice2go adalah platform untuk pemilik usaha kecil, freelancer, dan profesional yang memudahkan pengelolaan tagihan dan pembayaran.

Fitur Unggulan:

• Pembuatan Invoice: Buat dan kirim invoice kepada pelanggan dalam hitungan menit dengan antarmuka yang mudah digunakan.
• Pelacakan Pengeluaran: Catat dan sesuaikan pengeluaran dengan invoice yang telah dibuat untuk mempermudah laporan keuangan.
• Manajemen Pelanggan: Simpan dan kelola data pelanggan dalam satu tempat untuk memudahkan referensi dan hubungan yang lebih terorganisir.

6. Aspire

Aspire membantu perusahaan untuk mengelola proses penagihan invoice dengan cara yang efisien. Dengan fitur otomatisasi, Aspire memudahkan perusahaan untuk menerima pembayaran lebih cepat, tanpa repot melakukan rekonsiliasi manual.

Fitur Unggulan:

• Membuat dan Mengirim Invoice: Buat faktur yang tampak profesional dan sesuai dengan ketentuan pajak yang berlaku. Kirimkan langsung ke klien lewat email dalam waktu singkat, lengkap dengan informasi pembayarannya.
• Dapatkan Pembayaran Lebih Cepat: Atur pengingat otomatis agar klien membayar tepat waktu. Fitur ini dapat mengurangi kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran dan memberi pemberitahuan saat pembayaran telah diterima.
• Pemantauan Arus Kas: Menyediakan gambaran umum tentang arus kas secara otomatis, dan menandai faktur yang sudah dibayar begitu pembayaran diterima.

Apa yang membuat Kyrim berbeda?

Kyrim menyederhanakan seluruh proses invoicing dan pembayaran dengan fitur yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Dengan sistem manajemen invoicing, Kyrim memungkinkan kamu untuk mengelola dan mengelompokkan semua invoice dalam satu tempat.

Proses pembayaran langsung (payout) yang otomatis memastikan tidak ada pembayaran yang tertunda, mengurangi risiko kesalahan manual, dan mempercepat alur kerja finansial.

Kyrim juga menawarkan onboarding vendor yang cepat dan mudah, memungkinkan kamu untuk mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok. Selain itu, keamanan data yang terjamin memastikan informasi keuangan tetap aman.

Mulailah sekarang dengan menjadwalkan demo gratis dan lihat bagaimana Kyrim dapat mengoptimalkan pengelolaan invoice dan pembayaranmu!