Cara Menyusun Laporan Perjalanan Dinas Dan Contohnya

Perjalanan dinas menjadi salah satu cara perusahaan untuk memperluas jaringan, mengembangkan kapasitas sumber daya manusia, dan memperkuat hubungan dengan mitra bisnis. Karyawan sering ditugaskan melakukan perjalanan kerja ke berbagai daerah, baik dalam kota maupun lintas daerah, untuk menghadiri rapat, mengikuti pelatihan, atau menjalin kemitraan baru sesuai kebutuhan bisnis perusahaan.

Setelah menyelesaikan perjalanan dinas, karyawan umumnya diminta untuk membuat laporan perjalanan sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Laporan ini mencakup kegiatan yang dilakukan selama perjalanan, tujuan perjalanan, serta berbagai rincian biaya yang timbul, seperti biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi. Informasi ini membantu perusahaan dalam mengelola anggaran, sekaligus sebagai dasar verifikasi untuk proses penggantian biaya (reimbursement) bagi karyawan.

Dengan laporan ini, perusahaan dapat meninjau apakah perjalanan yang dilakukan sudah mengikuti kebijakan internal yang berlaku, dan apakah setiap pengeluaran didokumentasikan secara rinci sesuai ketentuan yang berlaku.

Pengertian Laporan Perjalanan Dinas

Laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang memuat informasi lengkap mengenai perjalanan yang dilakukan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan.

Dalam laporan ini, karyawan menjelaskan tujuan perjalanan, aktivitas yang telah dilaksanakan, serta rincian biaya yang dikeluarkan selama perjalanan tersebut.

Biasanya, rincian biaya mencakup transportasi, akomodasi, konsumsi, dan pengeluaran lainnya yang relevan dengan perjalanan dinas. Laporan ini juga mencakup hasil kegiatan, seperti pencapaian tertentu yang berkaitan dengan tujuan perjalanan, untuk memberikan gambaran mengenai manfaat perjalanan tersebut bagi perusahaan.

Tujuan Dibuatnya Laporan Perjalanan Dinas

Menyusun dokumen laporan perjalanan dinas ini penting karena memiliki sejumlah tujuan, yaitu:

1. Transparansi Aktivitas dan Pengeluaran

Laporan perjalanan dinas membantu perusahaan memperoleh transparansi mengenai kegiatan yang dilakukan karyawan selama perjalanan dinas serta pengeluaran yang terjadi.

Perusahaan dapat memverifikasi bahwa perjalanan tersebut dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, baik itu untuk rapat, pelatihan, atau kegiatan bisnis lainnya.

2. Pengelolaan Anggaran dan Akuntabilitas

Sebagai dokumen keuangan, laporan perjalanan dinas bermanfaat bagi HR dan departemen keuangan dalam memantau efisiensi penggunaan anggaran.

Rincian biaya yang terdapat dalam laporan ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi apakah pengeluaran sesuai dengan cost control (pengendalian biaya) ataupun cost management (pengelolaan biaya).

Dengan analisis yang baik terhadap laporan ini, perusahaan dapat mengoptimalkan anggaran perjalanan dinas dan mencegah pemborosan.

3. Pelacakan dan Verifikasi Pengeluaran

Laporan perjalanan dinas menyediakan data yang jelas mengenai pengeluaran, seperti biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi.

Data ini sangat berguna bagi divisi keuangan dalam memverifikasi pengeluaran yang diajukan oleh karyawan selama proses penggantian biaya (reimbursement).

Baca juga: Cara Menyusun SOP Reimbursement yang Efektif

4. Evaluasi Kinerja dan Efektivitas Perjalanan

Melalui laporan perjalanan dinas, perusahaan dapat menilai apakah perjalanan yang dilakukan telah memberikan hasil yang diharapkan dan berkontribusi positif bagi bisnis. Hasil evaluasi ini menjadi bahan pertimbangan dalam merencanakan strategi perjalanan dinas di masa mendatang, terutama dalam hal efisiensi dan pencapaian tujuan perusahaan.

Jenis-jenis Laporan Perjalanan Dinas

Laporan perjalanan dinas mencakup berbagai jenis dokumen yang membantu perusahaan dalam memantau, mengelola, dan mengevaluasi aktivitas perjalanan karyawan.

Setiap jenis laporan memiliki peran dan fungsi spesifik dalam pengelolaan perjalanan dinas. Berikut ini adalah beberapa jenis laporan perjalanan dinas yang sering dibutuhkan oleh perusahaan.

1. Laporan Pengeluaran

Laporan ini berfokus pada rincian biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, termasuk biaya transportasi, akomodasi, makanan, transportasi lokal, serta pengeluaran lainnya yang relevan.

Setiap biaya harus diuraikan secara detail dan disertai dengan bukti pembayaran yang sah. Laporan pengeluaran membantu perusahaan dalam memverifikasi pengeluaran dan memproses klaim reimbursement secara akurat dan transparan.

2. Laporan Itinerary dan Kegiatan Perjalanan

Laporan ini mencakup jadwal rencana perjalanan dan ringkasan aktivitas yang telah dilakukan selama perjalanan dinas.

• Rencana Itinerary: Memuat jadwal perjalanan yang telah direncanakan sebelumnya, lengkap dengan tanggal, waktu, lokasi, dan deskripsi singkat dari setiap kegiatan yang akan dilakukan.
• Kegiatan yang Dilaksanakan: Setelah perjalanan selesai, karyawan menambahkan ringkasan kegiatan aktual yang telah dilakukan, seperti pertemuan yang dihadiri, presentasi yang diberikan, atau kegiatan bisnis lainnya. Bagian ini berfungsi untuk mengevaluasi apakah semua aktivitas yang direncanakan terlaksana dan memberikan informasi tentang kontribusi kegiatan tersebut terhadap tujuan perusahaan.

3. Laporan Keuangan

Laporan ini mencakup berbagai aspek keuangan yang lebih luas terkait dengan perjalanan dinas, membantu perusahaan mengevaluasi dampak finansialnya.

• Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement): Menunjukkan sumber dan jumlah kas yang masuk serta keluar dari perusahaan yang terkait dengan perjalanan dinas.
• Laporan Laba Rugi (Income Statement): Menunjukkan apakah perusahaan mampu menghasilkan laba setelah memperhitungkan biaya perjalanan dinas, membantu manajemen menilai efisiensi biaya perjalanan.
• Neraca Keuangan (Balance Sheet): Memberikan gambaran mengenai posisi keuangan perusahaan, termasuk dampak dari pengeluaran perjalanan dinas.

Dengan tiga jenis laporan ini, perusahaan dapat memantau perjalanan dinas karyawan dari aspek keuangan dan aktivitas, sehingga lebih mudah dalam pengelolaan dan evaluasi perjalanan.

Format Dan Cara Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

Laporan perjalanan dinas yang disusun dengan baik dapat mempermudah perusahaan dalam proses evaluasi dan klaim biaya. Nah untuk itu, penting bagi kamu mengetahui struktur dan format dari laporan perjalanan dinas.
Berikut ini adalah format yang biasanya umumnya digunakan untuk menyusun laporan perjalanan dinas:

1. Heading

Heading merupakan bagian awal yang mencakup informasi dasar mengenai identitas penulis dan tujuan laporan. Informasi yang perlu dicantumkan di bagian ini meliputi:

• Tanggal pembuatan laporan
• Nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas
• Nama penerima laporan (biasanya manajer atau atasan langsung)
• Jabatan, departemen, dan tujuan perjalanan dinas
• Topik atau subjek laporan perjalanan dinas

2. Pendahuluan

Pendahuluan berisi informasi tentang tujuan dan latar belakang perjalanan dinas. Dalam bagian ini, karyawan menjelaskan alasan dan tujuan utama perjalanan, baik untuk menghadiri rapat, pelatihan, atau kegiatan lainnya.

Beberapa elemen yang biasanya tercantum di dalam pendahuluan adalah:

• Tujuan spesifik perjalanan dinas
• Lokasi atau destinasi perjalanan
• Manfaat atau hasil yang diharapkan dari perjalanan dinas bagi perusahaan

3. Rincian Itinerary

Rincian itinerary memuat jadwal kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas, memberikan gambaran tentang alur waktu dan lokasi setiap kegiatan.

Informasi ini membantu perusahaan memahami agenda karyawan selama berada di luar kantor. Hal-hal yang biasanya dimasukkan dalam itinerary adalah:

• Tanggal dan waktu dari setiap kegiatan
• Lokasi atau tempat kegiatan berlangsung
• Deskripsi singkat mengenai kegiatan atau pertemuan yang diadakan

4. Isi Laporan (Kegiatan yang Dilakukan)

Bagian isi laporan adalah tempat karyawan merinci kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas. Setiap kegiatan dijelaskan secara jelas, termasuk manfaat yang mungkin diperoleh perusahaan dari kegiatan tersebut.

Karyawan dapat mencantumkan:

• Jenis kegiatan, seperti pertemuan, diskusi, presentasi, atau kunjungan
• Hasil atau manfaat dari setiap kegiatan yang relevan dengan tujuan perjalanan

Semua informasi disampaikan secara jujur dan transparan tanpa ada yang disembunyikan.

5. Rincian Pengeluaran

Bagian rincian pengeluaran mencatat semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. Laporan ini memudahkan perusahaan dalam proses verifikasi pengeluaran dan klaim reimbursement karyawan.

Beberapa elemen pengeluaran yang dicantumkan antara lain:

• Transportasi (biaya tiket pesawat, kereta, atau transportasi lokal)
• Akomodasi (biaya penginapan selama perjalanan)
• Konsumsi (biaya makan dan minum)
• Biaya tambahan lain seperti parkir, tips, atau pengeluaran mendesak

Setiap biaya harus dijelaskan dengan rinci dan disertai bukti pembayaran yang sah untuk memastikan pengeluaran sesuai kebijakan perusahaan.

6. Kesimpulan atau Evaluasi

Kesimpulan mencakup ringkasan hasil perjalanan dinas, apakah tujuan awal perjalanan sudah tercapai, dan evaluasi umum mengenai perjalanan.

Beberapa hal yang dapat dicantumkan di bagian ini meliputi:

• Pencapaian dari perjalanan dinas terkait tujuan awal
• Evaluasi fasilitas yang digunakan, seperti akomodasi dan transportasi
• Total pengeluaran yang terjadi selama perjalanan
• Manfaat yang diperoleh perusahaan dari kegiatan perjalanan
• Rekomendasi atau saran untuk perjalanan dinas di masa mendatang guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi

7. Lampiran

Lampiran berisi dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan sebagai bukti dari kegiatan dan pengeluaran yang tercantum dalam laporan.

Dokumen yang dilampirkan adalah:

• Tiket transportasi (pesawat, kereta, atau transportasi lokal)
• Bukti biaya akomodasi dan konsumsi
• Bukti pembayaran lainnya yang relevan untuk proses klaim reimbursement
• Notulensi pertemuan atau laporan tambahan yang mendukung kegiatan selama perjalanan dinas

Contoh Laporan Perjalanan Dinas

Berikut adalah contoh laporan perjalanan dinas yang bisa kamu gunakan sebagai panduan saat menyusun.

Laporan Perjalanan Dinas Kunjungan dan Evaluasi Kerja Sama dengan Mitra Resto di Surabaya

Tanggal  : 20 Oktober 2024
Nama Penulis : Arief Santoso
Jabatan : Sales Manager
Departemen : Penjualan dan Pemasaran
Nama Perusahaan : PT Makanan Sejahtera
Topik Laporan : Laporan Kunjungan dan Evaluasi Kerja Sama dengan Mitra Resto di Surabaya

1. Pendahuluan

Tujuan Perjalanan:
Tujuan dari perjalanan dinas ini adalah untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja dan pencapaian penjualan produk PT Makanan Sejahtera di beberapa mitra restoran dan kafe di kota Surabaya.
Selain itu, kunjungan ini bertujuan untuk memperbarui kontrak kerja sama, membangun relasi lebih erat dengan mitra, dan memperkenalkan produk baru kami yang diharapkan dapat meningkatkan penjualan di daerah tersebut.

Destinasi Perjalanan:
Surabaya, Jawa Timur

Hasil yang Diharapkan:
Diharapkan adanya peningkatan volume pesanan dari mitra restoran, penguatan kerja sama dengan pemilik usaha mitra, serta pengenalan produk baru yang dapat mendiversifikasi menu mereka.

2. Rincian Itinerary

• Tanggal: 15 Oktober 2024
  Waktu: 09.00 – 17.00
  Lokasi: Kantor Pusat Mitra Resto Surabaya
  Kegiatan: Diskusi dengan manajer regional tentang pencapaian target penjualan triwulan, identifikasi masalah, dan peluang.
• Tanggal: 16 Oktober 2024
  Waktu: 10.00 – 15.00
  Lokasi: Resto Dapur Nusantara, Surabaya
  Kegiatan: Presentasi produk baru dan diskusi untuk integrasi produk ke dalam menu restoran, serta pemantauan efektivitas strategi promosi yang berjalan.
• Tanggal: 17 Oktober 2024
  Waktu: 10.00 – 14.00
  Lokasi: Cafe Segar Alam, Surabaya
  Kegiatan: Evaluasi kemitraan serta diskusi tentang kontrak baru dan rencana peningkatan volume pemesanan produk.

3. Isi Laporan (Kegiatan yang Dilakukan)

Selama perjalanan dinas ini, saya melakukan beberapa pertemuan dengan mitra-mitra utama di Surabaya:

• Diskusi Pencapaian Penjualan dengan Manajer Regional
  Kegiatan ini dilakukan pada 15 Oktober 2024. Dalam diskusi ini, kami membahas kinerja triwulan ketiga dan beberapa kendala yang dihadapi dalam mendistribusikan produk ke mitra di area Surabaya. Kami mengidentifikasi bahwa persediaan yang tidak merata menjadi salah satu tantangan utama, dan solusinya adalah memperkuat alur komunikasi antara kantor pusat dan cabang.
• Presentasi Produk Baru di Resto Dapur Nusantara
  Pada 16 Oktober 2024, saya memperkenalkan produk minuman berbahan dasar teh hijau organik. Pihak Dapur Nusantara tertarik untuk memasukkan produk ini sebagai bagian dari menu sehat mereka. Kesepakatan awal telah tercapai, dan uji coba produk dijadwalkan untuk dua bulan ke depan.
• Pembaharuan Kontrak dengan Cafe Segar Alam
  Pada 17 Oktober 2024, saya berdiskusi dengan pemilik Cafe Segar Alam mengenai pembaharuan kontrak kerja sama. Diskusi ini mencakup rencana peningkatan volume pemesanan dan tambahan dukungan promosi dari pihak perusahaan untuk mendorong penjualan di kafe tersebut.

4. Rincian Pengeluaran

5. Kesimpulan atau Evaluasi

Dari perjalanan dinas ini, beberapa pencapaian signifikan berhasil diperoleh:

• Tujuan Awal Tercapai: Kunjungan ini berhasil memperkuat kerja sama dengan mitra di Surabaya serta memperkenalkan produk baru kami dengan respons yang positif.
• Evaluasi Fasilitas: Fasilitas akomodasi dan transportasi yang disediakan memadai dan mendukung pelaksanaan tugas dengan lancar.
• Manfaat Perusahaan: Kunjungan ini membuka peluang pasar baru dengan produk yang diperkenalkan, dan perpanjangan kontrak dengan mitra diharapkan dapat meningkatkan penjualan bulanan di wilayah ini.
• Rekomendasi untuk Perjalanan Selanjutnya: Disarankan agar perusahaan mempertimbangkan tambahan dukungan promosi di area Surabaya dan meningkatkan frekuensi kunjungan perwakilan penjualan ke daerah tersebut untuk membangun hubungan yang lebih solid dengan mitra lokal.

6. Lampiran

• Tiket pesawat PP Jakarta – Surabaya
• Bukti biaya akomodasi dan konsumsi
• Bukti transportasi lokal
• Notulensi hasil pertemuan dengan mitra

Perbandingan Metode Klaim Reimbursement: Konvensional vs. Kyrim – Spend Management Platform

Metode Konvensional: Klaim Reimbursement Manual

Metode konvensional biasanya melibatkan dokumen kertas atau spreadsheet untuk melaporkan pengeluaran, yang memerlukan waktu dan ketelitian yang cukup tinggi. Pada metode ini, karyawan harus:

1. Mengumpulkan dan mencatat semua bukti pengeluaran (struk, invoice, dll.).
2. Memasukkan data pengeluaran ke dalam formulir atau spreadsheet.
3. Mengirimkan laporan pengeluaran secara manual kepada bagian keuangan untuk diverifikasi.
4. Menunggu proses persetujuan dan pencairan reimbursement.

Kekurangan Metode Konvensional:

• Memakan waktu: Setiap laporan pengeluaran membutuhkan rata-rata 20 menit untuk diselesaikan, dan itu belum termasuk waktu untuk verifikasi tambahan jika ada kesalahan.
• Rentan terhadap kesalahan: Data yang dimasukkan secara manual sering kali menyebabkan kesalahan dan ketidakakuratan, sehingga membutuhkan revisi yang menghabiskan waktu dan biaya tambahan.
• Tidak efisien dan tidak skalabel: Dengan semakin banyaknya karyawan, metode ini akan semakin lambat dan tidak praktis untuk diterapkan secara masif.
• Biaya tambahan: Menurut Global Business Travel Association, perusahaan rata-rata menghabiskan $58 per laporan reimbursement satu kali perjalanan bisnis. Sementara, jika ada revisi, perusahaan bisa mengeluarkan hingga $52 lebih untuk satu laporan.

Kyrim: Solusi Modern untuk Klaim Reimbursement

Kyrim hadir untuk memudahkan proses klaim reimbursement perjalanan dinas dengan fitur-fitur unggulan yang menjadikan pengelolaan pengeluaran lebih efisien, cepat, dan transparan. Berikut kelebihan yang akan kamu dapatkan dengan Kyrim:

1. Multi-Level Approval Queues

Proses klaim lebih aman dan transparan dengan sistem persetujuan bertingkat, melibatkan manager, maker, dan checker. Setiap pengajuan reimbursement melewati tahapan yang memastikan keamanan dan validitas pengeluaran.

2. Submit on the Go

Ajukan reimbursement kapan saja, di mana saja. Kyrim memudahkan kamu untuk mengirimkan pengeluaran perjalanan dinas secara praktis tanpa terikat waktu atau lokasi.

3. Masukkan Semua Pengeluaran Sekaligus

Tidak perlu ribet mengajukan satu per satu—dengan Kyrim, kamu bisa memasukkan seluruh pengeluaran perjalanan sekaligus, sehingga menghemat waktu dan tenaga.

4. OCR untuk Pengisian Otomatis

Fitur OCR dari Kyrim mengurangi pekerjaan manual dengan otomatis mengisi data dari bukti pengeluaran Anda. Hal ini mempercepat proses klaim dan mengurangi risiko kesalahan input.

Dengan fitur-fitur ini, Kyrim memastikan setiap klaim reimbursement perjalanan dinas kamu lebih cepat, akurat, dan aman. Coba Kyrim, Jadwalkan Demo Sekarang!