Menyusun Struktur Divisi Keuangan Perusahaan yang Ideal dan Efektif

Menyusun struktur yang tepat untuk divisi keuangan sebuah perusahaan bukanlah tugas yang mudah. Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam menentukan jumlah dan jenis posisi yang diperlukan untuk mengelola keuangan dengan efektif tanpa membebani perusahaan dengan biaya yang berlebihan.

Struktur yang terlalu “gemuk” dapat menyebabkan inefisiensi dan pemborosan sumber daya, sementara struktur yang terlalu “ramping” mungkin tidak mampu menjawab kebutuhan pengelolaan keuangan yang kompleks.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu struktur divisi keuangan, tugas dan tanggung jawabnya, fungsi yang diembannya, serta bagaimana menyusun struktur organisasi yang tepat untuk memastikan bahwa departemen ini dapat beroperasi secara efisien dan efektif.

Apa itu Divisi Keuangan Perusahaan?

Accounting department, atau divisi keuangan perusahaan, adalah bagian sistem dari sebuah perusahaan yang berperan penting dalam pengelolaan dan pelaporan keuangan.

Keberadaan divisi keuangan sangat penting karena beberapa alasan:

1. Transparansi Keuangan

Dengan adanya pencatatan yang akurat dan laporan keuangan yang jelas, perusahaan dapat memberikan informasi yang transparan kepada pemangku kepentingan seperti investor, kreditur, dan otoritas pajak.

2. Dukungan Pengambilan Keputusan

Laporan dan analisis keuangan yang disediakan oleh departemen akuntansi membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan forecasting bisnis, strategi bisnis, investasi, dan operasional perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Keuangan

Divisi keuangan memiliki beberapa tugas utama, antara lain:

1. Mencatat Transaksi Keuangan

Departemen ini mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan, mulai dari pembelian bahan baku hingga pembayaran gaji karyawan.

2. Mengelola Buku Besar

Buku besar adalah catatan utama yang mencakup semua transaksi keuangan perusahaan. Departemen keuangan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa buku besar diperbarui secara teratur dan akurat.

3. Menyusun Laporan Keuangan

Departemen ini menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kesehatan keuangan perusahaan dan digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan-keputusan strategis.

4. Menganalisis Keuangan Perusahaan

Melakukan analisis terhadap data keuangan untuk mengidentifikasi tren, varians, dan potensi masalah.

5. Pengendalian Biaya

Memantau dan mengendalikan biaya operasional untuk memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran dan tidak melampaui batas yang ditetapkan.

Apa Saja yang Ada Di Dalam Struktur Organisasi Divisi Keuangan?

Sebuah struktur yang baik memungkinkan adanya pembagian tugas yang jelas, jalur komunikasi yang efisien, serta pengawasan yang memadai terhadap semua aktivitas keuangan perusahaan.

Berikut adalah penjelasan mengenai struktur divisi keuangan beserta peran dan tanggung jawab dari setiap jabatan di dalamnya:

1. Chief Financial Officer (CFO)

Chief Financial Officer (CFO) adalah posisi tertinggi dalam departemen keuangan, yang bertanggung jawab atas keseluruhan aspek keuangan perusahaan.

CFO melaporkan langsung kepada CEO atau Direktur Utama dan memiliki peran krusial dalam memastikan kesehatan keuangan perusahaan.

Tugas utama CFO meliputi pengawasan terhadap semua aktivitas keuangan, pengesahan laporan keuangan, serta pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan investasi, pembiayaan, dan pengelolaan risiko keuangan.

CFO juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua regulasi keuangan yang berlaku.

Baca juga: Perbedaan CFO dan VP of Finance: Kapan Keduanya Dibutuhkan Oleh Perusahaan?

2. Finance Manager / Controller

Finance Manager, yang juga sering disebut sebagai Controller, bertanggung jawab untuk mengelola operasional sehari-hari dari accounting department.

Posisi ini mengawasi seluruh tim akuntansi dan memastikan bahwa proses pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan keuangan berjalan dengan lancar.

Tugas utama Finance Manager meliputi pembuatan laporan keuangan, pengawasan terhadap kepatuhan kebijakan keuangan, serta pemantauan efisiensi operasional departemen.

Finance Manager juga sering kali menjadi penghubung antara CFO dan tim akuntansi, serta bertanggung jawab atas penerapan strategi keuangan yang ditetapkan oleh manajemen.

3. Financial Analyst (Cost & Management Accountant)

Financial Analyst, yang sering kali merangkap sebagai Cost & Management Accountant, memiliki tugas utama untuk menganalisis data keuangan dan biaya.

Peran ini bertanggung jawab membantu perusahaan mengidentifikasi area-area yang memerlukan pengendalian biaya serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Financial Analyst juga bertanggung jawab atas penyusunan laporan analisis keuangan, pengendalian anggaran, serta pelaporan kinerja keuangan kepada manajemen.

Dengan keahlian analisisnya, posisi ini membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis yang didasarkan pada data keuangan yang akurat dan relevan.

4. Internal Auditor

Internal Auditor bertugas untuk memastikan bahwa semua aktivitas keuangan dan operasional perusahaan dilakukan sesuai dengan kebijakan, prosedur, dan regulasi yang berlaku.

Internal Auditor melakukan audit internal secara rutin untuk menilai efektivitas pengendalian internal dan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

Tugas lainnya termasuk mengidentifikasi risiko keuangan yang mungkin dihadapi perusahaan dan memberikan rekomendasi perbaikan kepada manajemen.

Internal Auditor melaporkan hasil temuannya kepada Finance Manager dan CFO, serta membantu dalam persiapan untuk audit eksternal.

5. Tax Accountant

Tax Accountant bertanggung jawab atas pemenuhan kewajiban pajak perusahaan.

Posisi ini memastikan bahwa semua aspek perpajakan, mulai dari perhitungan hingga pembayaran pajak, dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tugas utama Tax Accountant meliputi penyusunan laporan pajak tahunan, pengawasan terhadap pembayaran pajak, serta menjaga dokumentasi perpajakan yang lengkap dan akurat.

6. Accountant

Accountant memiliki tugas untuk mengelola catatan keuangan perusahaan. Posisi ini bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi keuangan, mengelola kas, bank, dan buku besar, serta menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan.

Accountant juga mengawasi proses penagihan (Accounts Receivable) dan pembayaran (Accounts Payable) untuk memastikan bahwa arus kas perusahaan berjalan dengan lancar.

Selain itu, Accountant bekerja sama dengan tim lain dalam struktur divisi keuangan perusahaan untuk memastikan bahwa semua data keuangan disusun dan dilaporkan secara akurat.

7. Accounts Receivable & Payable Clerk

Accounts Receivable & Payable Clerk bertanggung jawab atas pengelolaan piutang dan hutang perusahaan.

Tugas utama posisi ini meliputi pemrosesan faktur penjualan dan pembelian, verifikasi pembayaran, serta pemantauan arus kas terkait dengan piutang dan hutang.

Dengan memastikan bahwa tagihan diterima dan dibayar tepat waktu, Accounts Receivable & Payable Clerk membantu menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan mendukung pengelolaan arus kas yang efisien.

Baca juga: Cara Menagih Invoice yang Efektif dan Tetap Profesional

Alur Kerja dalam Divisi Keuangan

Dengan mengetahui alur kerja dalam divisi keuangan atau accounting department, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional dan memastikan bahwa semua aktivitas keuangan dilakukan dengan efisien dan tepat waktu.

Alur kerja yang jelas membantu dalam mengkoordinasikan tugas-tugas antar anggota tim dan meminimalkan risiko kesalahan.

Berikut adalah penjelasan mengenai alur kerja utama dalam sebuah struktur divisi keuangan perusahaan.

1. Penerimaan dan Pencatatan Transaksi Keuangan

Alur kerja dalam divisi keuangan perusahaan dimulai dengan penerimaan dan pencatatan transaksi keuangan.

Setiap transaksi yang terjadi, baik itu pemasukan maupun pengeluaran, harus segera dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan.

Transaksi pemasukan dapat mencakup penerimaan pembayaran dari pelanggan, sementara transaksi pengeluaran bisa berupa pembayaran kepada pemasok atau biaya operasional lainnya.

Accounts Receivable Clerk bertanggung jawab untuk mencatat semua pemasukan, sementara Accounts Payable Clerk mencatat semua pengeluaran. Proses pencatatan ini harus dilakukan secara real-time atau secepat mungkin untuk memastikan bahwa data keuangan yang tersedia selalu up-to-date dan akurat.

2. Verifikasi dan Pengawasan Transaksi

Setelah transaksi dicatat, langkah selanjutnya adalah verifikasi dan pengawasan untuk memastikan bahwa semua transaksi telah dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tidak ada kesalahan dalam pencatatan.

Finance Manager dan Internal Auditor biasanya terlibat dalam tahap ini, di mana mereka memeriksa kembali bukti-bukti transaksi seperti faktur, kuitansi, dan laporan bank.

Verifikasi juga melibatkan pengecekan atas otorisasi transaksi, seperti memastikan bahwa semua pengeluaran telah disetujui oleh pihak yang berwenang.

Sebagai contohnya, dalam proses reimbursement, verifikasi dan pengawasan transaksi menjadi bagian penting untuk memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan oleh karyawan sesuai dengan SOP reimbursement atau kebijakan perusahaan.

Proses pengawasan ini penting untuk menjaga integritas keuangan perusahaan dan mencegah terjadinya kecurangan atau penyimpangan.

3. Pengelolaan dan Pengendalian Arus Kas

Setelah verifikasi, divisi keuangan mengelola arus kas perusahaan dengan memastikan bahwa semua tagihan diterima dan dibayar tepat waktu.

Pengelolaan arus kas melibatkan monitoring aliran masuk dan keluar uang untuk memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki cukup likuiditas untuk memenuhi kewajiban finansialnya.

General Cashier biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan uang tunai, termasuk penyimpanan uang tunai, cek, dan giro bilyet, serta penyiapan bukti kas masuk atau keluar.

Selain itu, Finance Manager juga memantau arus kas secara keseluruhan untuk mengidentifikasi potensi masalah likuiditas dan mengambil tindakan pencegahan jika diperlukan.

4. Penyusunan Laporan Keuangan

Langkah selanjutnya dalam alur kerja accounting department adalah penyusunan laporan keuangan.

Laporan keuangan ini mencakup laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas, yang disusun berdasarkan data transaksi yang telah diverifikasi.

Laporan keuangan harus disusun secara berkala, misalnya bulanan, triwulanan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Finance Manager atau Controller bertanggung jawab untuk memastikan bahwa laporan keuangan disusun dengan benar dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

Setelah disusun, laporan keuangan tersebut akan diperiksa dan disetujui oleh Chief Financial Officer (CFO) sebelum diajukan kepada manajemen atau pihak eksternal seperti pemegang saham dan otoritas pajak.

5. Analisis Keuangan dan Pengambilan Keputusan

Setelah laporan keuangan disusun, tahap berikutnya adalah analisis keuangan yang dilakukan oleh Financial Analyst atau Cost & Management Accountant.

Analisis ini melibatkan penilaian kinerja keuangan perusahaan, pengendalian biaya, dan identifikasi tren yang dapat mempengaruhi operasi perusahaan di masa depan.

Hasil analisis keuangan ini digunakan oleh manajemen untuk membuat keputusan strategis yang dapat mencakup pengalokasian sumber daya, perencanaan anggaran, atau pengambilan keputusan investasi.

CFO dan Finance Manager biasanya terlibat dalam proses ini untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada data yang akurat dan analisis yang mendalam.

6. Audit dan Kepatuhan

Tahap akhir dalam alur kerja divisi keuangan perusahaan adalah audit dan kepatuhan.

Internal Auditor secara rutin melakukan audit internal untuk memastikan bahwa semua aktivitas keuangan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan standar akuntansi yang berlaku.

Audit ini mencakup pengecekan terhadap transaksi, pencatatan, serta laporan keuangan.

Selain itu, Tax Accountant memastikan bahwa perusahaan memenuhi semua kewajiban perpajakan dan mematuhi peraturan pajak yang berlaku.

Jika ditemukan adanya penyimpangan atau ketidaksesuaian, auditor akan memberikan rekomendasi perbaikan kepada manajemen.

Penutup

Meskipun struktur organisasi yang efisien sangat penting, penting juga untuk memahami bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, disarankan untuk menyesuaikan struktur divisi keuangan dengan ukuran perusahaan, industri, dan kompleksitas operasionalnya.

Misalnya, perusahaan besar mungkin memerlukan divisi keuangan yang lebih kompleks dengan peran-peran yang lebih spesifik, sementara perusahaan kecil bisa mengadopsi struktur yang lebih sederhana namun tetap efisien.

Dalam era digital seperti sekarang ini, ada berbagai tools dan software yang dapat membantu tim keuangan bekerja lebih efisien dan akurat.

Salah satu solusi yang bisa kamu pertimbangkan adalah Kyrim, sebuah platform spend management yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran dengan lebih baik, meningkatkan visibilitas keuangan, dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih tepat.