Cara Menetapkan Gaji yang Adil untuk Karyawan Usaha Kecil

September 3, 2024

Bagi pelaku UMKM, terutama usaha mikro dan kecil, pasti bukan perkara mudah dalam menetapkan besaran gaji karyawannya. Tantangan ini muncul terutama ketika omzet usaha belum mencapai tingkat yang stabil atau besar.

Pelaku UMKM seringkali dihadapkan permasalahan pada keterbatasan sumber daya dan keuangan, yang mau tidak mau harus berhati-hati dalam mengelola biaya, termasuk biaya untuk gaji karyawan.

Mengingat skala usaha yang lebih kecil dibandingkan perusahaan besar, pelaku UMKM perlu mempertimbangkan berbagai aspek agar gaji yang diberikan tidak hanya memenuhi ketentuan hukum tetapi juga sejalan dengan kemampuan finansial bisnis.

Sebagaimana kita ketahui, gaji bukan hanya berfungsi sebagai bentuk pemenuhan kewajiban perusahaan bagi karyawan, tetapi juga menjadi faktor penentu dalam menjaga retensi karyawan, motivasi, dan produktivitasnya.

Nah, artikel ini hadir untuk memberikan panduan praktis bagi pelaku usaha kecil dalam menentukan gaji karyawan. Dengan memahami kriteria UMKM, aturan pemerintah terkait pemberian upah, dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan, pelaku usaha kecil dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai penetapan gaji untuk karyawannya.

Kriteria UMKM

Secara umum, UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) merujuk pada kegiatan usaha yang dijalankan oleh individu, kelompok, badan usaha kecil, maupun rumah tangga dengan skala operasi yang kecil.
Ketiga kategori usaha ini mencakup berbagai jenis usaha, mulai dari pedagang kaki lima hingga bisnis kecil yang telah mapan, namun belum mencapai skala perusahaan besar.

Usaha Mikro
- Modal Usaha: Usaha Mikro adalah usaha yang memiliki modal usaha sampai dengan Rp1.000.000.000 (satu miliar rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
- Omzet Tahunan: Omzet tahunan maksimal untuk Usaha Mikro adalah Rp2.000.000.000 (dua miliar rupiah).
Usaha Kecil
- Modal Usaha: Usaha Kecil memiliki modal usaha lebih dari Rp1.000.000.000 (satu miliar rupiah) sampai dengan paling banyak Rp5.000.000.000 (lima miliar rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
- Omzet Tahunan: Usaha Kecil memiliki omzet tahunan antara Rp2.000.000.000 hingga Rp15.000.000.000.
Usaha Menengah
- Modal Usaha: Usaha Menengah memiliki modal usaha lebih dari Rp5.000.000.000 (lima miliar rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000 (sepuluh miliar rupiah), tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
- Omzet Tahunan: Omzet tahunan untuk Usaha Menengah berkisar antara Rp15.000.000.000 hingga Rp50.000.000.000.

Aturan Pemerintah Terkait Pemberlakuan Gaji Karyawan UMKM

Peraturan pemerintah yang mengatur pemberian gaji karyawan untuk skala UMKM adalah Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. PP ini menjadi pedoman bagi pelaku usaha dalam menetapkan upah yang adil bagi karyawan, sambil tetap mempertimbangkan kemampuan usaha.

Salah satu poin utama dalam PP No. 36 Tahun 2021 adalah fleksibilitas yang diberikan kepada usaha mikro dan kecil dalam penerapan upah minimum provinsi (UMP).

Berbeda dengan perusahaan besar yang wajib membayar gaji minimal sesuai UMP yang ditetapkan oleh pemerintah daerah, UMKM diperbolehkan membayar upah di bawah UMP, asalkan memenuhi persyaratan tertentu.

Menurut PP No. 36 Tahun 2021, ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi oleh pelaku UMKM ketika menetapkan gaji karyawan:

Gaji Ditentukan Berdasarkan Kesepakatan: Gaji karyawan di UMKM dapat ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara pemilik usaha dan karyawan.
Persentase dari Konsumsi Masyarakat: Salah satu acuan yang dapat digunakan dalam menetapkan gaji adalah rata-rata konsumsi masyarakat di tingkat provinsi. Gaji minimal yang diberikan oleh pelaku UMKM harus setidaknya 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di provinsi tempat usaha beroperasi.
Persentase di Atas Garis Kemiskinan: Selain itu, gaji minimal juga harus setidaknya 25% lebih tinggi dari garis kemiskinan di provinsi tersebut.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Menetapkan Gaji Karyawan Usaha Kecil

Berikut ini beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan oleh pelaku UMKM dalam menetapkan gaji karyawan.

1. Konsumsi Masyarakat Tingkat Provinsi

Pemerintah mengarahkan agar gaji minimal yang diberikan oleh UMKM setidaknya 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di provinsi tempat usaha tersebut beroperasi. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa gaji yang diterima karyawan cukup untuk memenuhi kebutuhan hidup dasar mereka.

Sebagai contoh, jika rata-rata konsumsi masyarakat di suatu daerah adalah Rp3.500.000 per bulan, maka gaji minimal yang sebaiknya diberikan oleh pelaku UMKM adalah Rp1.750.000.

2. Garis Kemiskinan Provinsi

Selain konsumsi masyarakat, garis kemiskinan di tingkat provinsi juga menjadi acuan penting dalam menetapkan gaji. Pemerintah menetapkan bahwa gaji minimal harus setidaknya 25% lebih tinggi dari garis kemiskinan di provinsi tersebut.

Misalnya, jika garis kemiskinan di suatu provinsi adalah Rp800.000 per bulan, maka gaji minimal yang harus diberikan adalah sekitar Rp1.000.000 per bulan.

3. Kesepakatan antara Pengusaha dan Karyawan

Meskipun pemerintah memberikan fleksibilitas bagi UMKM untuk tidak mengikuti upah minimum provinsi (UMP), gaji yang ditetapkan harus disepakati bersama dengan karyawan.

Negosiasi antara karyawan dan pelaku usaha saat interview rekrutmen kerja diperlukan untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak.

Pengusaha harus mampu menjelaskan kondisi finansial usaha, sementara karyawan dapat menyampaikan kebutuhan dan harapan mereka terkait gaji. Kesepakatan yang dicapai dengan cara ini cenderung menghasilkan hubungan kerja yang harmonis dan meningkatkan loyalitas karyawan.

4. Kondisi Keuangan Usaha

Sebelum menetapkan gaji, pelaku UMKM harus menilai pendapatan bruto dan laba usaha untuk menentukan berapa banyak yang dapat dialokasikan untuk pemberian upah.

Idealnya, biaya gaji karyawan berada dalam zona aman, yaitu antara 15% hingga 30% dari pendapatan bruto. Jika biaya gaji tersebut melebihi batas ini, usaha mungkin akan kesulitan untuk berkembang atau bahkan bertahan.

5. Perubahan Ekonomi dan Inflasi

Perubahan ekonomi, termasuk inflasi, juga harus dipertimbangkan dalam menetapkan gaji. Inflasi dapat mengurangi daya beli karyawan, sehingga gaji yang sebelumnya dianggap memadai mungkin perlu disesuaikan agar tetap relevan dengan kondisi ekonomi terkini. Pelaku UMKM perlu memantau perkembangan ekonomi dan bersiap untuk menyesuaikan gaji karyawan jika diperlukan.

Cara Menentukan Gaji Karyawan UMKM

Berikut adalah beberapa metode yang dapat digunakan oleh UMKM dalam menetapkan gaji karyawan.

1. Menghitung Pendapatan Bruto sebagai Dasar Perhitungan

Pendapatan bruto mencerminkan total penerimaan yang diperoleh usaha sebelum dikurangi biaya operasional dan pajak. Dengan mengetahui pendapatan bruto, pelaku UMKM dapat menentukan persentase yang dapat dialokasikan untuk biaya penggajian.

Sebagai pedoman umum, idealnya biaya penggajian berada dalam kisaran 15% hingga 30% dari pendapatan bruto. Persentase ini dianggap sebagai zona aman yang memungkinkan usaha tetap memiliki cukup dana untuk biaya operasional lainnya dan untuk pertumbuhannya di masa depan.

Misalnya, jika pendapatan bruto bulanan sebuah usaha kecil adalah Rp40.000.000, maka alokasi untuk biaya gaji karyawan sebaiknya berada di antara Rp6.000.000 hingga Rp12.000.000

2. Simulasi Perhitungan Gaji Berdasarkan Ketentuan Minimal dari Pemerintah

Melalui PP No. 36 Tahun 2021, Pemerintah memberikan pedoman tentang gaji minimal yang harus dibayarkan oleh pelaku usaha kecil. Gaji minimal ini dihitung berdasarkan dua acuan, yaitu konsumsi masyarakat tingkat provinsi dan garis kemiskinan provinsi.

Sebagai contoh:

Gaji minimal berdasarkan konsumsi masyarakat: Minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di provinsi tersebut. Jika rata-rata konsumsi adalah Rp3.500.000, maka gaji minimal yang harus diberikan adalah Rp1.750.000.
Gaji minimal berdasarkan garis kemiskinan: Minimal 25% di atas garis kemiskinan. Jika garis kemiskinan adalah Rp800.000, maka gaji minimal yang harus diberikan adalah Rp1.000.000.

Dengan menggunakan ketentuan ini, pelaku UMKM dapat melakukan simulasi untuk menentukan berapa banyak karyawan yang dapat dipekerjakan sesuai dengan alokasi anggaran penggajian yang telah ditentukan.

Sebagai ilustrasi, bayangkan seorang pelaku usaha kecil di suatu daerah memiliki pendapatan bruto bulanan sebesar Rp40.000.000. Berdasarkan pedoman pemberian upah tersebut, berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil:

Tentukan alokasi biaya penggajian: Jika alokasi biaya penggajian ditetapkan sebesar 20% dari pendapatan bruto, maka total anggaran untuk gaji adalah Rp8.000.000.
Hitung gaji minimal: Dengan mempertimbangkan garis kemiskinan dan
konsumsi masyarakat pada daerah tersebut, gaji minimal yang ditetapkan adalah antara Rp1.000.000 hingga Rp1.750.000.
Menentukan jumlah karyawan: Dengan anggaran Rp8.000.000, usaha ini dapat mempekerjakan maksimal 8 karyawan, tergantung pada besaran gaji yang dipilih dalam rentang yang sesuai dengan ketentuan pemerintah.

Selain menetapkan gaji pokok, pelaku UMKM juga perlu mempertimbangkan kebijakan kenaikan gaji dan insentif. Kenaikan gaji bisa didasarkan pada kinerja, masa kerja, atau peningkatan skill yang dimiliki karyawan. Insentif seperti bonus, komisi, atau tunjangan tambahan juga bisa diberikan sebagai bentuk apresiasi dan motivasi bagi karyawan.

Penting bagi pelaku UMKM untuk melakukan evaluasi berkala terhadap kebijakan pemberian upah. Kondisi ekonomi yang berubah, seperti inflasi atau perubahan pasar, dapat mempengaruhi daya beli masyarakat. Oleh karena itu, penyesuaian gaji perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa gaji yang diberikan tetap relevan dan kompetitif.

Nah terakhir, untuk membantu pelaku usaha dalam mengelola pengeluaran, termasuk sistem penggajian/payroll, Kyrim hadir memberikan solusi. Dengan Kyrim, kamu bisa mengelola pembayaran gaji karyawan secara efisien dalam satu aplikasi. Kyrim memanfaatkan teknologi Optical Character Recognition (OCR) dan kecerdasan buatan (AI) untuk memproses data dokumen pembayaran dengan cepat dan akurat.